xx置業(yè)（房地產）公司行政辦公管理制度

xx置業(yè)（房地產）公司行政辦公管理制度一、辦公設施及辦公用品管理制度-二、電話管理制度--三、印章管理制度--四、文檔管理體制制度書文案管理制度--五、值班管理制度--六、車輛管理制度-七、會議管理制度-八、請示報告制度九、辦公區(qū)環(huán)境規(guī)定-十、關于節(jié)能降耗的管理規(guī)定--XXX集團管理制度文件名稱部門總裁辦發(fā)布日期2018年3月26日文件編號AJ/ZCBZDN001版本號0次1編制:審核:批準：共1頁各部門的辦公設施由總裁辦統(tǒng)一管理。每年末由總裁辦對各部門使用的辦公設施按固定資產和低值易耗品分類登記、盤存。各部門應負責對所使用的辦公設施進行維護和保養(yǎng)，如因人為原因使辦公設施遭到破壞的，應照價賠償。辦公用品的發(fā)放與領用由總裁辦統(tǒng)一負責。各部門應于每月27日前到總裁辦領取《辦公用品申購單》，如實填寫所需物品，然后交總裁辦審核，經總裁或分管領導簽字后統(tǒng)一購買，并登記入庫。總裁辦于每月3日前發(fā)放各部門需要的辦公用品，各部門應指派專人領取，非《辦公用品申購單》內所列物品以及非指定領取時間內總裁辦拒絕發(fā)放。五、各部門臨時需要的緊急物品，應經分管領導簽字，報總裁同意后，方可購買。六、未經總裁辦審核，私自購買的辦公用品財務不予報銷。

XXX集團管理制度文件名稱部門總裁辦發(fā)布日期2018年3月26日文件編號AJ/ZCBZDN002版本號0頁次1編制:審核:批準:共1頁二、電話管理制度一、本公司的電話，主要是為工作及方便開展業(yè)務之用，禁止員工在公司內打私人電話。二、員工打電話，用語應盡量簡潔、明確，以減少通話時間。三、總機接外線電話至分機時，一般電話鈴聲響五次無人接聽時即掛線。四、總臺文員接聽外線電話的標準用語為：“您好，XXX集團！”對方告知分機電話時，說：“請稍等!”如分機占線，說“電話占線，請稍后再撥!”接聽內線電話的用語為：“您好，總臺!”其他內容視情回答，總的要求是規(guī)范、簡潔、禮貌。五、長途電話的管理由總裁辦負責。禁止員工在公司掛私人長途電話。因工作需要掛長途電話的，需填寫“長途電話登記表”，注明部門、通話人、對方地區(qū)及單位、因何業(yè)務通話等，并經總裁辦同意后方予掛撥。未經總裁辦同意，私自掛長途電話的，一次扣考評分一分。六、值班人員不按上述規(guī)定，手續(xù)不全即幫他人掛長途電話的，除電話費由其負責外，每發(fā)現(xiàn)一次扣考評分一分。XXX集團管理制度文件名稱部門總裁辦發(fā)布日期2018年3月26日文件編號AJ/ZCBZDN003版本號0頁次1編制:審核:批準:共1頁公司印章由總裁辦根據(jù)工商注冊通知單到公安局印章廠統(tǒng)一刻制，統(tǒng)一保管。公司印章的使用代表公司行為的嚴肅性，印章保管者應恪守職業(yè)道德。絕不允許子公司或部門私自刻制印章，如有違反，并給公司造成經濟損失，集團將按國家有關法律追究其法律責任。二、各部門需用印章，應首先填寫《用章申請單》，經總裁或分管領導簽字后，方可蓋印。三、嚴禁把印章蓋在空白便箋或空白合同上，一經發(fā)現(xiàn)對印章保管者扣考評分10分/次.，.如造成嚴重后果，將依法追究其相應法律責任。四、如需將公章借出，除填寫《用章申請單》外，還應出具借條，經總裁或分管領導同意后方可借出。對因玩忽職守造成公司印章丟失，并給公司造成嚴重后果者予以除名，同時公司將依法追究其法律責任。XXX集團管理制度文件名稱部門總裁辦發(fā)布日期2018年3月26日文件編號AJ/ZCBZDN004版本號0頁次1編制:審核:批準:共1頁四、文書檔案管理制度集團的文件由總裁辦負責起草和審核，總裁簽發(fā)。各部門的業(yè)務文件由各部門起草，總裁辦審核，總裁簽發(fā)。二、文件簽發(fā)后，送總裁辦統(tǒng)一安排打印，并送回起草部門核對，核對無誤后方能復印、蓋章。三、文件統(tǒng)一由總裁辦負責發(fā)送。文件的原稿由總裁辦分類存檔備查。四、集團的發(fā)文由總裁辦專人負責簽收，并分類登記，報總裁批閱后，轉有關領導和部、室辦理。五、傳閱文件由總裁辦負責收回，對領導指示的文件，總裁辦應及時組織傳達、落實。六、檔案的管理應使用統(tǒng)一的檔案盒，標簽醒目，排放整齊有序，且每一盒內要列明存放目錄，便于查找；使用電子辦公系統(tǒng)發(fā)放的文件要拷盤存檔。七、任何部門和個人借閱檔案，必須經總裁同意，并在借閱單上簽字后方可借閱。檔案的借閱原則上只給復印件。XX集團制度文件名稱部門總裁辦發(fā)布日期2018年3月26日文件編號AJ/ZCBZDN005版本號0頁次1編制:審核:批準:共1頁五、值班管理制度一、本公司節(jié)假日期間需要安排值班的，由總裁辦統(tǒng)一安排。二、值班員工因病或其它原因不能值班的，應先行請假或請其他員工代班，否則，按曠工處理。三、值班時間以作息制度為準。四、值班人員應高度負責，注意防火、防盜，保持辦公區(qū)域的清潔衛(wèi)生，做好電話記錄。五、值班人員遇有突發(fā)事件可先行處理，如其職權不能處理的，應立即通報并請示主管領導辦理。六、值班員工收到電文應分別按下列方式處理：1、屬于職權范圍內的可即時處理。2、非職權所及，視其性質應立即聯(lián)系有關部門負責人處理。七、值班員工如遇緊急事件處理得當，使公司減少損失者，公司視其情節(jié)給予嘉獎，如因玩忽職守給公司造成重大損失的，酌情給予扣考評分1－100分并追究其相應法律責任。八、員工值班津貼，結合《勞動法》和公司相關制度規(guī)定執(zhí)行。XXX集團管理制度文件名稱部門總裁辦發(fā)布日期2018年3月26日文件編號AJ/ZCBZDN006版本號0頁次1編制:總裁辦審核:袁家銀批準:葛忻廠共2頁六、車輛管理制度一、為加強本公司車輛的保管及有效使用，特制定本制度。二、本制度中所指車輛系指公司的客、貨車輛。三、本公司的車輛由總裁辦負責管理。各子公司車輛由子公司總經辦或主管行政管理干部負責管理。四、車輛應由專職司機駕駛，需由他人駕駛時，應盡駕駛人員責任，不得交給無證照人員駕駛，專職司機負責車輛的檢查、保養(yǎng)與維修，確保行車安全。五、與車輛相關的證件、保險卡等資料由駕駛人員保管。如遺失，由此產生的費用由駕駛人員負責。駛員須嚴格遵守交通法規(guī)，不準酒后駕車，不準闖紅燈，不準不顧路面情況強行超車，確保行車安全。若發(fā)生交通安全事故，須立即找交警處理，公司將根據(jù)事故損失大、小以及交警處理意見給予相應處罰：若交警判定我公司駕駛員負全責，事故損失額在一萬元以上，責任人須承擔保險公司理賠后的盡損失30％，并扣除當月全部考評分（一萬元以內扣考評分70分）若因違反交通法規(guī)發(fā)生較嚴重交通事故，交警判定我公司駕駛員負全責，不論事故損失金額多少，責任人須承擔保險公司理賠后的全部盡損失，并扣除當月全部考評分，給予工資降一級的處分；若負主要責任，責任人須承擔保險公司理賠后的盡損失的70％的費用，扣除當月全部考評分。在正常行駛中若發(fā)生交通事故，交警判定我公司駕駛員負主要責任，事故金額在一萬元以上，責任人須承擔保險公司理賠后盡損失的20％費用，扣除當月70％考評分；一萬元以下，須承擔保險公司理賠后的盡損失的20％，扣除當月考評分50分。在正常行駛中若發(fā)生交通事故，交警判定我公司駕駛員負50％責任，事故金額在一萬元以上，責任人承擔保險公司以及對方理賠后的盡損失的15％，扣當月考評分40分；一萬元以下，責任人承擔理賠后的盡損失的15％，扣當月考評分30分。在正常行駛中若發(fā)生交通事故，交警判定我公司駕駛員負次要責任，事故金額在一萬元以上，責任人承擔保險公司以及對方理賠后的盡損失的5％，扣當月考評分15分；在一萬元以下，責任人承擔保險公司以及對方理賠后的盡損失的3％，扣當月考評分5分。在正常行駛中若發(fā)生交通事故，交警判定對方負全責，我公司駕駛員沒有責任，對當事駕駛員不作任何處理。七、各單位需要使用車輛時，應首先填寫《派車單》一式二份，經用車部門主管簽字后，由總裁辦調派，無派車單司機可拒絕出車。根據(jù)出車日程，如實填寫《行車記錄表》，交總裁辦審核。行車記錄表上所載里程數(shù)應與車輛里程表相符，不符的數(shù)應由司機負責交納相差里程的油費。九、班后，節(jié)假日，車輛不使用時須停放公司指定的車庫，不準駕車辦私事。若違反規(guī)定造成損失，將對責任人按照本制度第六款第二條處理。駕駛員須認真做好車輛的清潔衛(wèi)生，認真做好車輛保養(yǎng)，對車輛進行定期檢查和維護，確保車輛的完好率，保證車輛的安全行駛。如因車輛維護保養(yǎng)不好，在執(zhí)行公務中，車輛發(fā)生故障耽誤工作，將酌情扣考評分2－8分。車輛出現(xiàn)故障，駕駛員須立即向主管匯報，填寫車輛修理申請單，經批準后立即送修；如果在出長途中出現(xiàn)故障，駕駛員須立即打電話給主管，經批準后就地找修理廠檢修；車輛送修理廠檢修，主管應陪同駕駛員一同前往談判確定維修項目，價格，簽訂維修合同。車輛在修理廠修理期間，駕駛員須在現(xiàn)場跟蹤監(jiān)督車輛的修理質量，嚴格把關驗收。如因監(jiān)督、檢查、把關驗收不認真，致使車輛檢修質量差，貽誤工作，將酌情給予扣考評分2－10分。XXX集團管理制度文件名稱部門總裁辦發(fā)布日期2018年3月26日文件編號AJ/ZCBZDN007版本號0頁次1編制:審核:批準:共1頁七、會議管理規(guī)定為規(guī)范會議管理，提高會議質量，特制定本制度。會議的通知與安排由總裁辦負責，涉及上級單位在集團召開的會議或業(yè)務會，由集團業(yè)務對口部門協(xié)助總裁辦做好會務工作。集團經營管理周工作總結與計劃例會定于每周一中午12:30召開，參會人員：管委會全體成員，集團各部室副經理、各子公司副總經理（包括三總師）以上人員。周例會須作會議紀要下發(fā)各單位。淮南公司在淮南自行召開。周例會后，各部門主管還應召集本部門全體人員會議，檢討上周工作以及討論如何完成本周工作計劃，并作會議紀要。總裁辦負責督察各單位開會情況，收集會議記錄交管委會成員備查。若總裁辦檢查出有單位沒有按時召開本部門落實周計劃會議，或沒有會議記錄，人力資源中心將對該單位主要領導扣月考評分3分/次。集團經營管理月計劃與總結月例會定于每月上旬的第一周的周五下午15：00召開，各部室主管以上人員及子公司部門（包括淮南兩個公司）副經理以上人員參加。其它會議的召開由集團總裁或分管領導批準，會議時間及參會人員由總裁辦提前一天通知（緊急會議除外）。五、各部門、公司會期必須服從集團統(tǒng)一安排，各種會議、業(yè)務洽談不應安排在集團例會同期進行；必須堅持小會服從大會，局部服從整體的原則。六、會議主持人、與會單位和人員應做好參會的有關準備工作（包括擬定會議議程、提案、匯報總結提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案、決議、決定草案等）。七、參會人員應保持飽滿的精神狀態(tài)，杜絕出現(xiàn)萎靡不振的情緒。需要發(fā)言時應積極主動，嚴禁沉默不語，發(fā)言應語言簡明扼要，條理清晰。八、會議期間，與會人員的手機應關機或處于靜音狀態(tài)。會場內嚴禁大聲喧嘩或交頭接耳，禁止中途退場。九、各種會議組成人員應準時參加會議，嚴禁遲到或缺席。如遇特殊情況不能到會，須提前1小時向總裁辦說明原因，由總裁辦向會議主持人報告，否則，視作無故缺席；無故遲到1分鐘扣減考核成績1分，遲到5分鐘以上扣考核成績3分。十、本規(guī)定解釋權歸總裁辦。XXX集團管理制度文件名稱部門總裁辦發(fā)布日期2018年3月26日文件編號AJ/ZCBZDN008版本號0頁次1編制:審核:批準:共1頁八、請示報告制度為建立良好的工作秩序，進一步規(guī)范集團的辦事程序，提高工作和辦事效率，特制定本制度。 一、請示或報告工作應堅持逐級請示報告的原則，非特殊情況，不得越級請示或報告工作。二、請示工作可采取發(fā)送《呈簽表》及口頭請示兩種形式進行，重大、重要工作的請示，必須報送《呈簽表》。三、《呈簽表》的報送，需經本部門及集團有關職能部門審核后，再報集團分管領導、集團總裁審批。審批時間一般不超過1個工作日，緊急工作事宜，需及時簽署審核、審批意見。四、請示的工作事項辦畢后，查辦部門負責人（承辦人）應及時向有關領導匯報辦理情況，便于集團領導統(tǒng)籌安排下一步工作。五、涉及費用支出的事項，未經請示不得擅自決定，否則，其費用由有關責任人自理。六、本規(guī)定也適用使用電子辦公系統(tǒng)的請示與報告。XXX集團管理制度文件名稱部門總裁辦發(fā)布日期2018年3月26日文件編號AJ/ZCBZDN009版本號0頁次1編制:審核:批準:共1頁九、辦公區(qū)環(huán)境衛(wèi)生管理規(guī)定為創(chuàng)造一個整潔有序的工作環(huán)境，養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習慣，不斷提升企業(yè)整體形象，特制定本規(guī)定。一、CEO室、副總裁室、總裁助理室的衛(wèi)生及花木、魚的養(yǎng)護由總裁辦負責，做到窗明幾凈、花木葉凈、魚水清潔；二、集團各部室（公司）的衛(wèi)生各自負責。每天早晨員工應提前10分鐘到崗搞好衛(wèi)生。辦公桌臺面擺放要整齊有序，嚴禁雜亂無章，與工作無關的物品不準放在辦公桌面上。每天下班前將自己桌面的物品、椅子整理歸位，并切斷電源、關好門窗后方可離崗。三、辦公區(qū)域內的公共部分衛(wèi)生由總裁辦安排值日。每天值日的員工應提前20分鐘到崗清理衛(wèi)生，值日范圍包括辦公室走道、接待大廳等。四、每周五下午下班前10分鐘進行衛(wèi)生大掃除，各部室統(tǒng)一清理自己辦公室的門窗、臺面、墻角等處的衛(wèi)生。五、各單位應安排每周或每日衛(wèi)生負責人，按月排班并報總裁辦備案。值班人員工應認真負責，切忌流于形式?？偛棉k公室對每天值日情況要進行檢查，對敷衍了事、不負責任的人員給予扣考評分1分的處理，對衛(wèi)生管理較差的單位和責任人員將在局域網上給予通報批評，并責令整改。六、集團各部室、公司員工在工作時間嚴禁吸煙(業(yè)務洽談時除外)，違規(guī)一次，扣考評分一分。