時(shí)間管理培訓(xùn)

時(shí)間管理探討如何合理利用時(shí)間做好有價(jià)值的事葉茂2009-22023/12/71講座主題為什么需要時(shí)間管理時(shí)間管理的目標(biāo)時(shí)間管理的方法立即就做制定工作計(jì)劃（SMART原則）按部就班做事（PDCA原則）“立即就做”的經(jīng)理人堅(jiān)持良好的習(xí)慣結(jié)合實(shí)際工作參考書(shū)目2023/12/72為什么需要時(shí)間管理請(qǐng)回答幾個(gè)小問(wèn)題:是否覺(jué)得你的時(shí)間總不夠用?是否覺(jué)得總有太多工作要做?是否經(jīng)常到最后一分鐘才完成工作？是否需要加班，甚至還要利用周末來(lái)完成本該在上班時(shí)間完成的工作？是否渴望更多的放松或者休假？2023/12/73為什么需要時(shí)間管理剛才的五個(gè)小問(wèn)題，每回答一個(gè)“是”，得一分。您的得分是幾分呢？如果你跟我一樣，得了5分，那你應(yīng)該感到高興！因?yàn)椋簭默F(xiàn)在開(kāi)始，你可以逐步克服這些困難可以在工作和生活中得到你最在意的東西也有足夠的時(shí)間和家人相處，做自己想做的事

2023/12/74為什么需要時(shí)間管理為什么人們總感覺(jué)時(shí)間不夠用？一方面感覺(jué)勞累過(guò)度，一方面覺(jué)得沒(méi)有效率？答案很簡(jiǎn)單：雖然我們大多數(shù)都接受過(guò)高等教育，但是我們沒(méi)有接受過(guò)如何提高工作效能與效率的培訓(xùn)。（沒(méi)有參加今天的培訓(xùn)^_^）很多白領(lǐng)階層，并不知道怎樣安排自己的日常工作。顯而易見(jiàn)，有些事不被清楚地指出，你將永遠(yuǎn)不會(huì)在意。——卡里爾．紀(jì)伯倫（KahlilGibran詩(shī)人、畫(huà)家）2023/12/75時(shí)間管理的目標(biāo)“時(shí)間管理”題目太大，我所知有限。所以我們的出發(fā)點(diǎn)和目標(biāo)都是務(wù)實(shí)的，結(jié)合實(shí)際工作，還沒(méi)有上升到理論說(shuō)教的層次學(xué)習(xí)合理安排時(shí)間的方法更好掌控你的工作使工作更輕松確定什么對(duì)你最重要完成你最重要的事2023/12/76時(shí)間管理的方法立即就做制定工作計(jì)劃(SMART原則)按部就班地做事(PDCA原則)把事情做正確“立即就做”的經(jīng)理人堅(jiān)持良好的習(xí)慣2023/12/77立即就做—杜絕“待處理”當(dāng)你第一次接觸一件事情的時(shí)候，就開(kāi)始著手去做。從你的辦公桌開(kāi)始，著手處理完所有拖欠的工作規(guī)律地，持續(xù)的，日復(fù)一日的“立即就做”“立即就做”會(huì)徹底改變你的辦事方式和生活方式，讓你工作效率比以往提高二至三倍！2023/12/78立即就做--克服拖延在工作中，很不起眼的拖延比什么都浪費(fèi)時(shí)間把用在拖延事情上的心思放到“立即就做”上克服拖延的要點(diǎn)：當(dāng)問(wèn)題小時(shí)就去解決它，而且要“一遍過(guò)關(guān)”理清思路，少受打擾消滅積壓的工作。馬克吐溫說(shuō)：“如果你不得不吞掉兩只青蛙，那就先吞大的那只吧，而且不要花太多時(shí)間來(lái)看青蛙”面向未來(lái)而不是面向過(guò)去停止焦慮，逐步找到信心2023/12/79立即就做—養(yǎng)成果斷的工作習(xí)慣成功者都花很少的時(shí)間來(lái)做決定，但是會(huì)花很長(zhǎng)的時(shí)間來(lái)改變一個(gè)決定設(shè)想一下這個(gè)決定可能的最壞結(jié)果，如果你覺(jué)得自己可以接受這個(gè)最壞結(jié)果，就著手去做吧巴頓說(shuō)：“如果你對(duì)一個(gè)計(jì)劃的把握是80%，你就應(yīng)該竭盡全力”富蘭克林有一個(gè)幫助下決定的方法：把一張紙對(duì)折，在左邊寫(xiě)下應(yīng)該做這個(gè)決定的理由，在右邊寫(xiě)下不應(yīng)該做這個(gè)決定的理由。對(duì)比后，應(yīng)該就能做出決斷了2023/12/710養(yǎng)成“立即就做”的工作習(xí)慣將一個(gè)行為有規(guī)律的堅(jiān)持三十天，就能形成一個(gè)習(xí)慣強(qiáng)調(diào)行動(dòng)為導(dǎo)向的生活方式：敢于行動(dòng)，維持良好的工作狀態(tài)改變拖延的壞習(xí)慣2023/12/711立即就做—做到盡善盡美是生產(chǎn)一臺(tái)勞斯萊斯幻影還是標(biāo)致307？問(wèn)自己：這個(gè)工作我做的怎樣才算最好？客戶或者公司希望我們做到怎樣？

“把事情做對(duì)”，需要先確定什么是“對(duì)”，然后就可以“立即就做”了做一件事情前，要有合理的判斷和計(jì)劃。千萬(wàn)不要立即去做一些“愚蠢的事情”2023/12/712立即就做—總結(jié)和建議立即行動(dòng)起來(lái)，消滅積壓的工作清查你的電子郵件和其他信息，立即給等待了很久的客戶回復(fù)吧決定哪些是應(yīng)該做的，哪些是必須做的人都有懈怠拖延的時(shí)候。這種情況下，可以想想自己必須吞的兩只青蛙2023/12/713工作計(jì)劃的目的做計(jì)劃的目的是讓事情明晰起來(lái)，明確一天或一段時(shí)間應(yīng)該做什么。一個(gè)既定計(jì)劃只有得到貫徹執(zhí)行，才能產(chǎn)生效益。計(jì)劃=整理,計(jì)劃=愿望,計(jì)劃=約束2023/12/714制定工作計(jì)劃的方法制定工作目標(biāo)和計(jì)劃的通用原則(SMART)Specialize確定性—指績(jī)效考核要切中特定的工作指標(biāo)，不能籠統(tǒng)Measurable可度量—指績(jī)效指標(biāo)是數(shù)量化或者行為化的，驗(yàn)證這些績(jī)效指標(biāo)的數(shù)據(jù)或者信息是可以獲得的Attainable可達(dá)到—指工作計(jì)劃在付出努力的情況下可以實(shí)現(xiàn)，避免設(shè)立過(guò)高或過(guò)低的目標(biāo)；Relevant實(shí)際性—計(jì)劃的實(shí)際性是指在現(xiàn)實(shí)條件下可行、可操作Time-bound時(shí)效性—注重完成績(jī)效指標(biāo)的特定期限2023/12/715Specialize—明確性所謂明確就是要用具體的語(yǔ)言清楚地說(shuō)明要達(dá)成的行為標(biāo)準(zhǔn)。很多團(tuán)隊(duì)不成功的重要原因之一就因?yàn)槟繕?biāo)和計(jì)劃定的模棱兩可，或沒(méi)有將目標(biāo)有效的傳達(dá)給相關(guān)成員。計(jì)劃設(shè)置要有項(xiàng)目、衡量標(biāo)準(zhǔn)、達(dá)成措施、完成期限以及資源要求，使大家能夠很清晰的看到計(jì)劃完成到什么樣的程度。2023/12/716Measuable—可度量指計(jì)劃應(yīng)該是明確的，而不是模糊的。應(yīng)該有明確的標(biāo)準(zhǔn)或數(shù)據(jù)，作為衡量是否達(dá)成目標(biāo)的依據(jù)。如果制定的計(jì)劃沒(méi)有辦法衡量，就無(wú)法判斷這個(gè)計(jì)劃是否實(shí)現(xiàn)。計(jì)劃目標(biāo)的衡量標(biāo)準(zhǔn)遵循“能量化的量化，不能量化的質(zhì)化”2023/12/717Attainable—可達(dá)到目標(biāo)設(shè)置要堅(jiān)持員工參與、上下左右溝通，使擬定的工作目標(biāo)在組織及個(gè)人之間達(dá)成一致。既要使工作內(nèi)容飽滿，也要具有可達(dá)性?？梢灾贫ǔ鎏饋?lái)“摘桃”的目標(biāo)，不能制定出跳起來(lái)“摘星星”的目標(biāo)。2023/12/718Relevant—實(shí)際性一方面領(lǐng)導(dǎo)者樂(lè)觀地估計(jì)了當(dāng)前形勢(shì)，低估了達(dá)成目標(biāo)所需要的條件和資源另外，可能花了大量的時(shí)間、資源，甚至人力成本，最后確定的目標(biāo)根本沒(méi)有多大實(shí)際意義2023/12/719Time-bound—時(shí)限性時(shí)間計(jì)劃具有時(shí)間限制，根據(jù)工作任務(wù)的權(quán)重、事情的輕重緩急，擬定出完成目標(biāo)項(xiàng)目的時(shí)間要求，定期檢查項(xiàng)目的完成進(jìn)度，及時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)展的變化情況根據(jù)工作計(jì)劃的異常情況變化及時(shí)地調(diào)整工作計(jì)劃2023/12/720按部就班做事合理安排工作時(shí)間表，用好大塊時(shí)間分批處理你的工作拋開(kāi)價(jià)值不大的信息，爭(zhēng)取從一開(kāi)始就避免接觸2023/12/7212023/12/722按部就班做事合理安排工作重要，緊急不重要，緊急重要，不緊急不重要，不緊急先輕重還是先緩急？？2023/12/723按部就班做事—PDCA原則計(jì)劃(Plan)—制定工作計(jì)劃，明確工作目標(biāo)執(zhí)行(Do)—按照計(jì)劃執(zhí)行檢查(Check)—定期檢查和總結(jié)工作情況處理(Act)—根據(jù)檢查情況，調(diào)整工作，處理善后2023/12/724“立即就做”的經(jīng)理人使平凡的人做不平凡的事—企業(yè)和經(jīng)理人的責(zé)任使他人的工作更加有條理好好利用新節(jié)約出的時(shí)間采用更有效的方法分配工作2023/12/725經(jīng)理人應(yīng)該—從自己做起人的天性，總會(huì)把失敗歸結(jié)于“外因”，其實(shí)更多時(shí)候要從自己身上找原因要求員工做到的制度和規(guī)范，自己必須帶頭遵守從自己做起，合理安排工作與生活2023/12/726經(jīng)理人應(yīng)該—關(guān)注工作過(guò)程合理授權(quán)，經(jīng)理人的工作質(zhì)量取決于正確授權(quán)的能力幫助員工專注于工作過(guò)程，確保工作質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)，使員工工作更輕松不要同時(shí)讓員工背負(fù)太多事情，通過(guò)合理分工或裁減，讓員工集中精力于問(wèn)題的一小部分在員工做了后，追蹤他們是否完成所需工作2023/12/727經(jīng)理人應(yīng)該—團(tuán)隊(duì)建設(shè)從古至今，團(tuán)隊(duì)的凝聚力幾乎是團(tuán)隊(duì)?wèi)?zhàn)斗力的決定性因素每個(gè)人都會(huì)受到團(tuán)隊(duì)其他成員影響了解公司戰(zhàn)略，并通過(guò)自己的言行向下屬說(shuō)明公司戰(zhàn)略。讓員工知道我們要做什么，正在做什么幫助員工提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力2023/12/728堅(jiān)持良好的習(xí)慣養(yǎng)成并堅(jiān)持良好習(xí)慣沒(méi)有技巧和捷徑，只有憑借你的毅力和執(zhí)著（Sticktoit）向大家推薦一本書(shū)：《世界最好的推銷員》使用日程表(Agenda)來(lái)幫助你檢查是否保持了良好的工作習(xí)慣2023/12/729怎樣開(kāi)會(huì)—為什么需要培訓(xùn)開(kāi)會(huì)開(kāi)會(huì)是組織內(nèi)部或組織之間進(jìn)行溝通和交流的基本手段美國(guó)有一本專門(mén)關(guān)于會(huì)議的小冊(cè)子《羅伯特議事規(guī)則》，在一定程度上可以說(shuō)影響了整個(gè)美國(guó)社會(huì)的運(yùn)行效率和民主程度全世界每天要招開(kāi)170000次會(huì)議2023/12/730怎樣開(kāi)會(huì)—會(huì)議中的角色會(huì)議發(fā)起人會(huì)議主持人會(huì)議記錄人其他與會(huì)者2023/12/731怎樣開(kāi)會(huì)—會(huì)議發(fā)起人的責(zé)任明確會(huì)議目的和主要議程選擇與會(huì)者明確會(huì)議地點(diǎn)明確會(huì)議開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間提前發(fā)出會(huì)議邀請(qǐng)，并提供上面四條信息通知與會(huì)者做好準(zhǔn)備2023/12/732怎樣開(kāi)會(huì)—會(huì)議主持人的責(zé)任主持會(huì)議按議程循序展開(kāi)會(huì)議鼓勵(lì)與會(huì)者充分交流他們的觀點(diǎn)確保會(huì)議不跑題總結(jié)會(huì)議要點(diǎn)和會(huì)議結(jié)論2023/12/733怎樣開(kāi)會(huì)—會(huì)議記錄人的責(zé)任會(huì)議計(jì)時(shí)記錄會(huì)議議程記錄每個(gè)人的發(fā)言分發(fā)相關(guān)書(shū)面材料會(huì)后整理會(huì)議記錄2023/12/734怎樣開(kāi)會(huì)—與會(huì)者的責(zé)任根據(jù)會(huì)議目的做好準(zhǔn)備，并按時(shí)到會(huì)認(rèn)真傾聽(tīng)其他人的發(fā)言不要隨意打斷別人的發(fā)言清晰的交流，發(fā)言井井有條，切中要點(diǎn)2023/12/735怎樣開(kāi)會(huì)—應(yīng)該明確并力爭(zhēng)達(dá)到會(huì)議目標(biāo)讓大家充分發(fā)表意見(jiàn)控制會(huì)議時(shí)間，避免冗長(zhǎng)的會(huì)議會(huì)議結(jié)論或決定能夠有效執(zhí)行2023/12/736怎樣開(kāi)會(huì)—不應(yīng)該會(huì)議目的不明確與會(huì)人員不合適會(huì)議過(guò)多無(wú)用的聊天、討論沒(méi)有反饋或決定會(huì)議不準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始或結(jié)束會(huì)議每項(xiàng)議程沒(méi)有時(shí)間限制2023/12/737回顧與總結(jié)—我們學(xué)會(huì)了怎樣在日常工作中管理時(shí)間怎樣做工作計(jì)劃(SMART)怎樣按部就班做事(PDCA)怎樣帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)有效利用時(shí)間怎樣堅(jiān)持良好習(xí)慣怎樣開(kāi)會(huì)2023/12/738幾個(gè)有意思的事實(shí)工作繁忙的人與配偶或子女有意義的交流，平均每天少于兩分鐘；如果中了彩票，97%的人不愿從事現(xiàn)在的職業(yè)95%的書(shū)是由5%的人購(gòu)買的。所有出版物中95%沒(méi)有被實(shí)際用到過(guò)一次90%開(kāi)始鍛煉身體的人會(huì)在90天內(nèi)半途而廢90%的人在開(kāi)會(huì)時(shí)會(huì)做白日夢(mèng)我們認(rèn)為會(huì)發(fā)生的事情，往往有95%的可能不會(huì)發(fā)生75%的人都說(shuō)自己很累2023/12/739幾個(gè)關(guān)鍵事實(shí)花一個(gè)小時(shí)做計(jì)劃，行動(dòng)時(shí)可以節(jié)約10個(gè)小時(shí)。20%的時(shí)間可以創(chuàng)造80%的成果，另外20%的成果需要花費(fèi)80%的時(shí)間時(shí)間管理中，最有用的詞是“不”一件事情實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間往往比預(yù)期的時(shí)間多一倍我們可以記住10%的閱讀信息，20%的聽(tīng)覺(jué)信息，30%的視覺(jué)信息