旅游景區(qū)物資采購標準化管理工作手冊

旅游景區(qū)物資采購標準化管理工作手冊機構(gòu)設置與崗位職責┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈采購管理制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈景區(qū)物資倉儲管理制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈物品采購常用管理表格┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈物品申購單┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈領(lǐng)料單┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈市場調(diào)查登記表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈供應商情況登記表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈供應商商品明細表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈物品驗收登記表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈倉庫盤點表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈第一節(jié)機構(gòu)設置與崗位職責機構(gòu)設置采購部經(jīng)理采購部經(jīng)理采購主管倉儲主管食品采購員物品采購員統(tǒng)計員物料倉管理員食品倉管理員收貨員運輸員崗位職責采購部經(jīng)理負責制定采購、倉儲方面的管理制度與工作流程等。負責所有采購單和訂購單的審批工作。負責組織制定年度采購計劃和月度采購計劃。負責采購合同的審核、簽署及執(zhí)行的監(jiān)督工作。負責指導庫存各類商品的周轉(zhuǎn)，并隨時掌握庫存情況。負責組織對大宗采購物資的質(zhì)量檢查工作。負責本部門員工培訓與考核工作。負責指導各類采購、倉儲資料及合同文件的整理、匯總與歸檔工作。完成上級交辦的其他工作。采購主管負責景區(qū)物資采購方面的調(diào)度和督導工作。負責掌握和溝通供貨渠道，確保所需物資的正常供應。負責審查各部門的采購申請計劃，合理安排采購時間。負責定期走訪供應商，協(xié)調(diào)個方面關(guān)系。負責采購人員的業(yè)務與技能培訓工作。負責起草和審查有關(guān)采購合同，參與大宗訂貨的業(yè)務談判和訂貨合同的簽署，并監(jiān)督合同的執(zhí)行和落實，解決合同執(zhí)行過程中的問題。加強對采購人員的思想教育，確保在采購過程中遵紀守法。完成領(lǐng)導交辦的其他工作。倉儲主管負責景區(qū)一級庫房的日常管理工作。負責倉庫物資保管和收發(fā)的日常督導工作，嚴格審查部門領(lǐng)用物品數(shù)量，對不符合規(guī)定或超出規(guī)定的領(lǐng)用，有權(quán)詢問和不予簽發(fā)。及時掌握存貨情況，了解貨物的消耗量，督促管理員及時填制倉庫補充申購單。負責抽查倉庫物品保管狀況，檢查物帳是否相符。定期巡查庫房，負責庫存物資安全保衛(wèi)工作，做好防腐、防盜、防火、防蟲害、防鼠等工作，確保物資完好無損。檢查物資碼放，做到整潔美觀。及時填報積壓、廢舊物資處理報表，減少資金占壓。負責倉管人員的業(yè)務培訓與考核工作。完成領(lǐng)導交辦的其他工作。采購員負責食品、物品的詢價和采購工作。嚴格執(zhí)行采購程序，認真按照經(jīng)過審批的采購申請單進行，不超計劃購貨，不延誤進貨，不購進假貨。保證采購物品質(zhì)量好、價格低、份量足、能適用。嚴格執(zhí)行財務制度，各種票據(jù)要嚴格保管，及時做好采購記錄。完成領(lǐng)導交辦的其他工作。統(tǒng)計員負責統(tǒng)計各部門采購工作計劃，及時收集倉儲、采購工作總結(jié)及相關(guān)業(yè)務報告。嚴格按照財務規(guī)定辦事，做好帳務工作。經(jīng)常深入庫房，與管理員配合，做好帳、卡、物符合。認真做好統(tǒng)計工作，確保日常記錄清楚，單據(jù)齊全。負責各種報表填報工作。完成領(lǐng)導交辦的其他工作。倉庫管理員負責庫存物資逐項建立登記卡片，每天將出入庫物品在卡上做加減，結(jié)出余數(shù)，做到物卡相符。收發(fā)貨后，負責物品的重新碼堆整理。對易腐蝕、易燃、有毒害物品要分類重點保管。負責做好倉庫防火、防盜、防腐、防鼠、防蟲害等防范工作。及時檢查物資庫存情況，并協(xié)助財務做好定期盤點工作。堅持每天巡視庫房，保持庫房整齊清潔。完成領(lǐng)導交辦的其他工作。收貨員熟練掌握所進貨物性能、質(zhì)量標準、衛(wèi)生標準和數(shù)量要求等。嚴格執(zhí)行驗貨手續(xù)與有關(guān)規(guī)定，嚴肅認真驗貨，不徇私情。對暫由其他部門臨時購入的物資，應到現(xiàn)場驗貨，不準委托他人辦理。負責做好驗貨日常記錄，單據(jù)清楚齊全。完成領(lǐng)導交辦的其他工作。運輸員嚴格按照工作指令，認真完成運輸任務。各類單據(jù)要認真填寫和保管。熟悉各種運輸工具的使用，定期維修和保養(yǎng)。嚴格按照工作流程和規(guī)章制度實施操作，確保運輸工作安全。完成領(lǐng)導交辦的其他工作。第二節(jié)采購管理制度一、制定采購計劃由公司各部門根據(jù)年度物資消耗率、損耗率和對第二年的預測，在每年年底編制采購計劃和預算，報財務部審核。計劃外采購或臨時增加的項目，應制定相應計劃和書面說明，一并上報財務部審核。采購計劃一式二份，自存一份，交財務部一份。二、審批采購計劃財務部將各部門的采購計劃和報告匯總，并進行審核。財務部根據(jù)企業(yè)本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率，第二年的營業(yè)指標和營業(yè)預測等情況做出年度采購物資的預算。將匯總的采購計劃和預算報總經(jīng)理審批。經(jīng)批準的采購計劃交財務經(jīng)理監(jiān)督實施，對計劃外未經(jīng)批準的采購要求，財務部有權(quán)拒絕付款。三、物資采購采購員根據(jù)核準的采購計劃與申請，按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單位等要求，適時進行采購，以保證及時供應。大宗用品或長期需要的物資，根據(jù)核準的計劃可以向有關(guān)的工廠、公司、商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、品種和供貨需求。計劃外或臨時少量急需品，經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人批準后可以進行采購，以保證需要。四、物資驗收入庫無論是直撥還是需要入庫的采購物資，都必須經(jīng)倉庫驗收員驗收。驗收時根據(jù)訂貨的樣板，按照質(zhì)量對照發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單，然后需直撥的按手續(xù)直撥，需入庫的按規(guī)定入庫。五、報銷和付款付款采購大宗物資的付款需通過會計審核，并經(jīng)確認批準后方可付款。支票結(jié)帳一般由出納根據(jù)采購員提供的準確數(shù)字或單據(jù)填寫支票，若由采購員領(lǐng)空百支票與對方結(jié)帳，金額必須限制在一定的范圍內(nèi)。按企業(yè)財務制度規(guī)定，付款在200以上者，要使用支票或委托銀行付款結(jié)帳，200元以下者可支付現(xiàn)款（參照執(zhí)行）。超過200元要求付現(xiàn)金者，必須經(jīng)財務部經(jīng)理審查批準后方可付款，但現(xiàn)金必須控制在1000元范圍內(nèi)（參照執(zhí)行）。報銷采購員報銷必須憑倉庫驗收員簽字的發(fā)票或連同驗收單，經(jīng)出納審核是否經(jīng)批準或在計劃預算內(nèi)，核準后方可予以報銷。采購員若向個體戶購買商品，可通過稅務部門開發(fā)票，因急需而賣方又無發(fā)票者，應由賣方寫出收獲證明并簽名蓋章，有采購員及隨行人員兩人以上證明，及倉庫驗收員的驗收證明，經(jīng)部門經(jīng)理和財務經(jīng)理批準后方可給予報銷。六、關(guān)于采購用車常規(guī)情況采購人員外出采購，原則上自己解決交通問題，公司給與采購員每月100元交通補助（參照執(zhí)行）。應急情況應急采購需公司派遣車輛的，采購人員須向公司總經(jīng)辦或行政后勤部申請，批準后指派車輛協(xié)助采購。七、采購管理流程使用部門填寫《采購申請單》→部門經(jīng)理核實并簽名確認→采購員多方詢價、選擇、填寫價格、質(zhì)量→使用部門確認，分管領(lǐng)導審核→總經(jīng)理審批→采購員實施采購→驗收，入庫→采購員根據(jù)有關(guān)財務規(guī)定辦理報銷或結(jié)算手續(xù)→倉庫通知使用部門領(lǐng)用第三節(jié)景區(qū)物資倉儲管理制度一、物品的保管規(guī)定物品驗收合格后，即進入保管程序。倉管員負責將物品按特性分類分區(qū)保管、按先進先出調(diào)整物品擺放、碼放整齊，并做好防火、防蟲、防潮、防壓、防盜等保護措施。將每一種物品設立《進銷存卡或存卡》及《明細帳》，及時登記收發(fā)情況，并按永續(xù)盤存制盤點，每月與財務核對。代售品、退貨、危險品、瑕疵品及折舊品分開庫存，以便每月定期向上級匯報，并會同財務部門處理。嚴格注意物資保質(zhì)期限，做到先進先出。外包裝有保質(zhì)期的儲存期限與保質(zhì)期相同、無保質(zhì)期的散裝物料儲存期限根據(jù)其一般可使用期限而定，一般的原材料（包括：藥材、調(diào)料、酒水、小吃、香煙、凍品等）為六個月；物料用品（包括餐飲及客房用品、清潔及辦公用品、廚具等）為十二個月；低值易耗品（包括工服、維修用具、廚房用具、康體用品、餐廳用品、家具電器等）為十八個月。倉管員應每日巡查倉庫，發(fā)現(xiàn)毀損、變質(zhì)、丟失物品立即填寫《報損單》。由于人為原因造成的毀損、丟失將追究當事人責任并負責賠償，如因其他原因造成的則根據(jù)相關(guān)財務規(guī)定處理。所有倉儲物品按實際成本計價。二、物品的發(fā)出程序倉庫保管員根據(jù)有效的《領(lǐng)料單》發(fā)貨，并及時登記倉庫《明細帳》?！额I(lǐng)料單》需有申領(lǐng)部門經(jīng)理以上人員或其授權(quán)人簽名認可，經(jīng)手人領(lǐng)料時需在領(lǐng)料人處簽名。倉庫有固定的發(fā)貨時間；每月最后一日為倉庫盤點日，當日停止物資的收發(fā)。發(fā)貨以先進先出為原則,即先入庫物品的先出庫；倉庫可用不同的貨物標簽標識新貨舊貨。倉庫保管員對異常的發(fā)貨或超額發(fā)貨必須請示上級核準方可。三、退庫從倉庫領(lǐng)用之物資若有質(zhì)量問題，可在三日內(nèi)退回。倉庫主管應了解退庫的原因,若有異常應及時處理,做好相關(guān)記錄，并上報主管部門和公司財務部門，以便查明原因與責任人。不合格貨品如在驗收時應發(fā)現(xiàn)而未發(fā)現(xiàn)者，責任由保管驗收人負責；如屬假冒偽劣商品則轉(zhuǎn)采購負責處理。各部門領(lǐng)用物資（營運物資、工程物資）使用過程中如有剩余，可根據(jù)相關(guān)規(guī)定到倉庫辦理退庫手續(xù)。四、盤點總倉每月最后一日為盤點日，按永續(xù)盤存制對倉庫所有貨品實地盤點；二級倉庫根據(jù)具體情況約定盤點日期，公司財務安排人員監(jiān)盤。倉庫主管按盤點數(shù)編制《倉庫盤點表》，倉庫存檔一份，交財務二份,交采購部一份。倉庫主管將盤點數(shù)與倉庫物品《明細帳》核對，若有帳實不符，需書面說明情況，并向直屬上級和主管領(lǐng)導匯報。各二級倉庫盤點結(jié)存數(shù)可根據(jù)實際情況退回總倉處理。五、物品的存量控制程序倉庫會同使用部門根據(jù)各種物品的存儲特性、保存時間、使用及采購周期，制定最低庫存量和最高庫存量。當某一物品臨界于最低庫存量時，倉庫應馬上填寫《申購單》進行補倉，以保證日常經(jīng)營所需；最高庫存量時，倉庫應查找原因后向上級報告并提出處理意見。對于倉庫呆滯品、臨期品、到期品以及變質(zhì)、毀損物品，倉庫主管應提供書面報告，向直屬上級匯報，并經(jīng)公司財務處理，以便加速存貨周轉(zhuǎn)。六、有二級倉庫的部門參考一級倉庫的管理模式，制定本部門及屬下各功能組別分管的二級倉庫相應的管理制度。財務部于每月底偕同使用部門一起進行盤點。第四節(jié)物資采購常用管理表格一、物品申購單申購部門：申購日期：物品名稱用途/規(guī)格單位數(shù)量單價金額備注總金額大寫：萬仟佰拾元（小寫：元）總經(jīng)理：主管領(lǐng)導：財務經(jīng)理：采購經(jīng)理：部門經(jīng)理：申購人：二、領(lǐng)料單年月日部門領(lǐng)用人核發(fā)領(lǐng)用物品及規(guī)格用途數(shù)量單位單價總價采購部經(jīng)理：保管員：部門經(jīng)理：領(lǐng)用人：三、市場調(diào)查登記表地點： 時間：名稱規(guī)格售價進價供應商調(diào)查人備注名稱電話聯(lián)系人四、供應商情況登記表供應商名稱供應商地址聯(lián)系電話郵編稅務登記號法定代表人注冊資金開戶銀行/賬號年銷售額成立時間企業(yè)性質(zhì)合作