企業(yè)辦公自動(dòng)化建設(shè)的需求分析與建議

企業(yè)辦公自動(dòng)化建設(shè)的需求分析與建議[摘要]：隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，企業(yè)辦公自動(dòng)化建設(shè)不斷提出更高的需求,這就要求我們不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn),使用更為先進(jìn)的技術(shù)開發(fā)出成熟實(shí)用的系統(tǒng)。文章主要闡述了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能需求，以及對(duì)系統(tǒng)平臺(tái)的要求，以及如何選擇辦公自動(dòng)化產(chǎn)品提出了建議。定制開發(fā)和購買現(xiàn)有成熟產(chǎn)品可以滿足不同企業(yè)辦公自動(dòng)化建設(shè)的需求，企業(yè)可以更具自己的實(shí)際情況選擇適合自己的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。[關(guān)鍵詞]:辦公自動(dòng)化OAAbstract:Alongwiththetechnicalunceasingprogress,theenterpriseofficeautomationconstructionproposedunceasinglyahigherdemand,thisrequestsourunceasinglylessonslearned,usesthemoreadvancedtechnologydevelopmentmaturepracticalsystem.Thearticlemainlyelaboratedtheofficeautomationsystem'sfunctiondemand,aswellastothesystemplatform'srequest,howaswellasdidchoosetheofficeautomationproducttoputforwardtheproposal.Hascustom-madethedevelopmentandthepurchaseexistingmatureproductmaysatisfythedifferententerpriseofficeautomationconstructionthedemand,theenterprisemayhaveownactualsituationchoicetosuitownofficeautomationsystem.keyword:Officeautomation;OA引言辦公自動(dòng)化（簡(jiǎn)稱為OA——OfficeAutomation），是一個(gè)不斷發(fā)展的概念，是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)（主要是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)），使辦公室部分工作逐步物化于各種現(xiàn)代化設(shè)備中，由辦公室人員與設(shè)備共同構(gòu)成，服務(wù)于某種目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)；其目的是盡可能充分利用現(xiàn)代技術(shù)資源與信息資源，提供日常辦公的各項(xiàng)功能，從而提高生產(chǎn)工作效率、簡(jiǎn)化辦事步驟、加快辦公速度、節(jié)省日常開支等，事實(shí)上，網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的出現(xiàn)以及所具備的自動(dòng)化功能已正給水利系統(tǒng)帶來一場(chǎng)內(nèi)部管理的革命。建設(shè)一個(gè)合適的辦公自動(dòng)化平臺(tái)，在其上建立適應(yīng)辦公自動(dòng)化需求的,功能強(qiáng)大的、應(yīng)用開發(fā)容易的、方便管理的、易于維護(hù)的、界面友好的各種應(yīng)用，是企業(yè)辦公信息系統(tǒng)成功的關(guān)鍵。系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)充分考慮到企業(yè)目前及今后幾年的業(yè)務(wù)發(fā)展需要，使系統(tǒng)在實(shí)施后具有較高的使用價(jià)值和較長(zhǎng)的生命周期，系統(tǒng)實(shí)施后，應(yīng)從各方面提高企業(yè)的信息共享、信息傳遞、信息管理的效率。企業(yè)辦公自動(dòng)化業(yè)務(wù)需求分析企業(yè)現(xiàn)狀分析對(duì)于地方企業(yè)而言，由于企業(yè)自身信息化基礎(chǔ)比較薄弱，計(jì)算機(jī)軟、硬件配置較差，員工的素質(zhì)也參差不齊，其經(jīng)濟(jì)實(shí)力并不雄厚，企業(yè)管理和決策者對(duì)辦公自動(dòng)化認(rèn)識(shí)還不足，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:首先，認(rèn)為辦公自動(dòng)化即是利用現(xiàn)有的先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)，將原來的手工模式轉(zhuǎn)為電子模式而已，把企業(yè)的辦公自動(dòng)化與桌面辦公系統(tǒng)如:office等混為一潭，針對(duì)現(xiàn)在工作人員的日常工作，而不愿增加這方面的投入，而制約了企業(yè)信息系統(tǒng)的建設(shè)。其次，企業(yè)在運(yùn)作過程中，重視通過優(yōu)化業(yè)務(wù)過程的效率來提高生產(chǎn)效率、提高資金使用效率、加強(qiáng)對(duì)財(cái)、物管理的ERP、SCM、CRM等系統(tǒng)，而忽視通過優(yōu)化管理過程來提高企業(yè)的日常辦公與決策效率、提高企業(yè)反應(yīng)速度、決策能力、加強(qiáng)管理過程規(guī)范性的企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。還有部分企業(yè)決策者為了節(jié)約資金，購買成型的通用辦公自動(dòng)化軟件，甚至使用免費(fèi)的辦公自動(dòng)化軟件，但通用的辦公自動(dòng)化軟件與企業(yè)的實(shí)際運(yùn)作有所差異，系統(tǒng)維護(hù)方面是一大難題，系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)及數(shù)據(jù)有極大的安全隱患。與此同時(shí)，企業(yè)為了適應(yīng)信息革命的要求，提高自身的競(jìng)爭(zhēng)力，建立符合企業(yè)特色的辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)時(shí)在必行。企業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的共享與轉(zhuǎn)移知識(shí)管理對(duì)企業(yè)來說，其作用己經(jīng)越來越重要了。如何將企業(yè)員工頭腦中的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)盡快和盡可能地保留在公司的知識(shí)庫中，提供多種形式的共享和轉(zhuǎn)移，轉(zhuǎn)化為企業(yè)的智力資源，這對(duì)于企業(yè)來說將是至關(guān)重要的。3、移動(dòng)辦公協(xié)同辦公企業(yè)普遍存在著部門內(nèi)和部門間的信息溝通和共享方面的問題，需要一個(gè)信息交流和溝通平臺(tái)。在企業(yè)的運(yùn)作過程中，存在大量的文檔需要在不同的人員和部門間簽核流轉(zhuǎn)，特別是那些管理水平比較高、嚴(yán)格按照質(zhì)量認(rèn)證體系執(zhí)行的企業(yè)更是如此。方便的消息提醒機(jī)制系統(tǒng)通過整合電子郵件系統(tǒng)和即時(shí)通訊系統(tǒng)為用戶提供電子郵件、手機(jī)短信和即時(shí)消息服務(wù)。電子郵件的整合方式為單點(diǎn)登錄、統(tǒng)一用戶管理、WebMail；即時(shí)通訊服務(wù)的整合方式為單點(diǎn)登錄、統(tǒng)一用戶管理、服務(wù)隨系統(tǒng)啟動(dòng)。并通過電子郵件和即時(shí)通訊系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)中待辦事宜、催辦督辦、公告通知等的郵件、即時(shí)消息、短信提醒。日常辦公系統(tǒng)化一般在企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中均包括了企業(yè)日常行政辦公的常用流程，有效的信息資源利用機(jī)制和整合信息的系統(tǒng)，如信息發(fā)布、會(huì)議管理、工作計(jì)劃、會(huì)議室預(yù)定、出差申請(qǐng)、辦公用品管理、財(cái)務(wù)報(bào)銷、文件流程等，以幫助企業(yè)提高日常辦公的效率。系統(tǒng)應(yīng)用平臺(tái)分析整個(gè)系統(tǒng)應(yīng)通過將各類電子文檔(如:Word文檔、各種電子表格、圖形、音視頻、圖像等)、文檔數(shù)據(jù)庫和關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的有效結(jié)合，融合先進(jìn)的辦公思想、的互惠互利的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，共同發(fā)展、共同進(jìn)步。由于所建的信息化系統(tǒng)與企業(yè)傳統(tǒng)的管理實(shí)踐存在一定的差異，易形成各種阻力及消極因素，磨合期較長(zhǎng)。2、定制開發(fā)模式定制開發(fā)模式，即針對(duì)企業(yè)管理規(guī)范和業(yè)務(wù)需求，以專項(xiàng)定制開發(fā)為主，除特別因素外，如財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等，一般不選擇購買成熟的商品化軟件系統(tǒng)，主要形式有：自主開發(fā)及合作開發(fā)。企業(yè)可以選擇有實(shí)力的廠商，通過軟件定制實(shí)現(xiàn)企業(yè)的辦公自動(dòng)化需求。廠商可完全根據(jù)企業(yè)的具體經(jīng)營管理模式、業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全方位的定制開發(fā)，能滿足企業(yè)總體規(guī)劃的相關(guān)要求，其使用范圍可覆蓋整個(gè)企業(yè)。廠商通過提供全周期的跟蹤軟件開發(fā)服務(wù)，可以有效降低企業(yè)項(xiàng)目的投資成本和風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)提供完善的技術(shù)解決方案，以此來確保軟件質(zhì)量、可維護(hù)性及其擴(kuò)展性。更好的獲得項(xiàng)目新需求和適應(yīng)變更需要，為企業(yè)開發(fā)出高質(zhì)量的產(chǎn)品。在開發(fā)過程中采取模擬現(xiàn)有的管理模式和業(yè)務(wù)流程的方法，一般情況下，不會(huì)改變現(xiàn)行經(jīng)營管理，或變動(dòng)較少，對(duì)現(xiàn)行經(jīng)營管理產(chǎn)生有利或不利的作用也比較??；由于企業(yè)事先已經(jīng)搭建了自己的平臺(tái)，廠商可以直接在此平臺(tái)上開發(fā)?？梢允∪ハ惹巴顿Y一部分。但定制開發(fā)模式同樣也存在不足之處，主要表現(xiàn)在：（1）定制開發(fā)模式涉及的要素、環(huán)節(jié)過多，其應(yīng)用效果取決于系統(tǒng)集成商的技術(shù)水準(zhǔn)和力量以及對(duì)項(xiàng)目目的、需求等諸多要素的理解，通常情況下，必須等到整個(gè)項(xiàng)目開發(fā)完畢后，才能切實(shí)了解所開發(fā)的各個(gè)系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用效果；故建議必須選擇大中型軟件公司，特別是有類似研發(fā)經(jīng)驗(yàn)的公司，作為企業(yè)信息化建設(shè)的系統(tǒng)集成商（軟件開發(fā)商），以保證企業(yè)信息化建設(shè)的應(yīng)用效果；（2）定制開發(fā)模式的費(fèi)用差異較大，主要是兩大要素?zé)o法準(zhǔn)確估計(jì)，一是開發(fā)時(shí)間，二是所需人力資源，導(dǎo)致定制開發(fā)模式中占成本比例最高的人力成本無法確定，總成本也就無法予以確定；而且如果費(fèi)用的預(yù)決算相差太大，系統(tǒng)集成商可能為減少損失，選擇減少功能或提高預(yù)算，進(jìn)而增加了企業(yè)信息化建設(shè)的難度；（3）定制開發(fā)模式通常因?yàn)槿狈υ敿?xì)技術(shù)資料，使用不便，造成故障率偏高，軟件系統(tǒng)必須不斷的進(jìn)行維護(hù)改進(jìn)工作，方能正常使用，通常由內(nèi)部技術(shù)人員通過不斷的改進(jìn)開發(fā)來完成，技術(shù)要求也比較高，使用維護(hù)費(fèi)用相對(duì)較高；（4）定制開發(fā)模式要求技術(shù)人員以軟件設(shè)計(jì)開發(fā)能力為主，軟件系統(tǒng)維護(hù)管理為輔，除軟件系統(tǒng)的日常維護(hù)管理外，必須能隨時(shí)根據(jù)業(yè)務(wù)要求，開發(fā)新的應(yīng)用模塊，或針對(duì)現(xiàn)有軟件系統(tǒng)的缺陷，進(jìn)行修改工作；（5）定制開發(fā)模式因流程限制，只能在整個(gè)系統(tǒng)初步開發(fā)完成，進(jìn)入試運(yùn)行階段后，才能確切知道該系統(tǒng)能否滿足企業(yè)的要求，在這個(gè)較長(zhǎng)時(shí)間的開發(fā)過程中所需的各種費(fèi)用，包括時(shí)間費(fèi)用、人力成本等是非常巨大的，導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)增加，如不成功，則損失很大；定制開發(fā)模式因存在實(shí)際應(yīng)用、技術(shù)及實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)以及實(shí)施周期等諸多不明確因素，應(yīng)用在小型的、功能明確且不涉及管理模式調(diào)整變動(dòng)的信息系統(tǒng)中較為可行；另一方面，由于系統(tǒng)集成商（軟件開發(fā)商）的能力，對(duì)企業(yè)管理制度的了解，以及管理認(rèn)知上的差距，定制開發(fā)模式僅僅只能滿足于簡(jiǎn)單的模擬企業(yè)現(xiàn)有管理模式，無法或沒有將現(xiàn)代管理規(guī)范加入到信息系統(tǒng)中，這也是定制開發(fā)模式最大的弱點(diǎn)。當(dāng)然定制開發(fā)模式也有其優(yōu)點(diǎn)，主要是“一把手工程”較易到位，企業(yè)內(nèi)部對(duì)管理重視和管理創(chuàng)新的認(rèn)識(shí)較易統(tǒng)一，各種阻力及消極因素較易消除，所建的信息化系統(tǒng)與企業(yè)傳統(tǒng)的管理實(shí)踐結(jié)合較好。3、租賃模式由于租賃模式簡(jiǎn)化了中間過程，可以直接拿成熟的應(yīng)用模式而且無需自購硬件、軟件版權(quán)，簡(jiǎn)單、快捷、成本低?？梢詾槠髽I(yè)省下一大部分費(fèi)用。由于部分企業(yè)屬于新建，因?yàn)閷?duì)需求還不明朗，變化性較大，盲目投入大筆資金自建系統(tǒng)不如先租用。在發(fā)展到一定階段，在開始籌建自己的系統(tǒng)。這樣可以大大減少風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)IT技術(shù)能力差的中小企業(yè)，無法掌控復(fù)雜的IT系統(tǒng)實(shí)施過程，也無法維護(hù)IT系統(tǒng)，不如租用系統(tǒng)效果好。對(duì)資金暫時(shí)緊張的客戶，租用系統(tǒng)無需大規(guī)模投入，可以輕松開始辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)。在辦公自動(dòng)化建設(shè)的開始階段，我們建議采用租用的方式，充分發(fā)揮租用的靈活、低風(fēng)險(xiǎn)、低收入的優(yōu)點(diǎn)。當(dāng)自身發(fā)展到一定的階段，具備了自建系統(tǒng)能力后，再根據(jù)具體投資收益分析，確定選擇定制開發(fā)模式或者購買成熟軟件方式更合適。結(jié)束語在現(xiàn)代企業(yè)管理規(guī)范中，企業(yè)信息化并不是企業(yè)管理的目的，而僅僅是企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代管理的一種方法和手段。所以在企業(yè)信息化建設(shè)的過程中，不僅要考慮計(jì)算機(jī)技術(shù)以及人員等方面的因素，更重要的是管理方面的因素；即如何通過流程重組、業(yè)務(wù)重組，改變現(xiàn)有管理模式，規(guī)范管理行為，并采用計(jì)算機(jī)這一高科技手段，通過企業(yè)信息化建設(shè)，在現(xiàn)代管理規(guī)范的基礎(chǔ)上，建立符合企業(yè)自身要求的企業(yè)管理制度。這就是企業(yè)信息化建設(shè)的關(guān)