人事檔案管理制度

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□目的

第一，保守檔案機(jī)密。現(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中，情報(bào)戰(zhàn)是競(jìng)爭(zhēng)的重要內(nèi)容，而檔案機(jī)密便是企

業(yè)機(jī)密

的一部分。對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。

第二，維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。

第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔

案材料

的前提和保證。

□人事檔案保管制度的基本內(nèi)容

建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材

料歸檔制度；檢查核對(duì)制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計(jì)制度。

(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔的大體程序是：首先對(duì)材料

進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體

位置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

(2)檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。

檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀

等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯(cuò)誤

等。

檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：

——突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：

——對(duì)有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。

——發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等

原因

引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：

①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；

②在檔案底賬上注銷；

③填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；

④按發(fā)文要求包裝、密封。

在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位

在收到檔案，核對(duì)無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時(shí)退回。

(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：

①對(duì)于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。

②庫房備有必要的防火、防潮器材。

③庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。

④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。

⑤無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。嚴(yán)禁吸煙。

⑥離開時(shí)關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。

(5)統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)：

①人事檔案的數(shù)量。

②人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。

③檔案整理情況。

④檔案保管情況。

⑤利用情況。

⑥庫房設(shè)備情況。

⑦人事檔案工作人員情況。

二、人事檔案利用制度

□目的

第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，

應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。

第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動(dòng)提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按

照這些制度行事，這是對(duì)工作人員的基本要求。

□人事檔案利用的方式

人事檔案的利用有多種方式：

(1)設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫房?jī)?nèi)或靠近庫房的地方，

以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點(diǎn)，如便于查閱指導(dǎo)，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟

失等。這是人事檔案利用的主要方式。

(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案；

公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時(shí)間不宜過長(zhǎng)，到期未還者應(yīng)及時(shí)

催還。

(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔

案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求

出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國(guó)等。

3.人事檔案利用的手續(xù)

在通過以上方式利用人事檔案時(shí)，必須符合一定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整安全的

重要保證。

(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請(qǐng)查閱者寫出查檔報(bào)告，在

報(bào)告

中寫明查閱的對(duì)象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章。負(fù)責(zé)

人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對(duì)申請(qǐng)報(bào)告進(jìn)行審核，若理由充分

，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。

(2)外借手續(xù)。

首先，借檔單位(部門)寫出借檔報(bào)告，內(nèi)容與查檔報(bào)告相似。

其次，借檔單位(部門)蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。

再次，人事檔案部門對(duì)其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。

然后，進(jìn)行借檔登記。把借檔的時(shí)間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人

員簽字。

最后，歸還時(shí)，及時(shí)在外借登記上注銷。

(3)出具證明材料的手續(xù)：?jiǎn)挝?、部門或個(gè)人需要由人事檔案部門出具證明材料時(shí)

，需履行以下

手