QS9000內(nèi)部品質(zhì)稽核

QS9000內(nèi)部品質(zhì)稽核目

錄一、

稽核的類型與發(fā)展二、

內(nèi)部稽核規(guī)劃三、

執(zhí)行稽核與查驗四、

稽核之改善行動五、

體系條文復(fù)習(xí)與稽核重點六、

程序范例與表格七、

測驗一、稽核的類型與發(fā)展可區(qū)分為:產(chǎn)品質(zhì)量稽核,體系(制度)稽核,財務(wù)(會計)稽核等.1.1產(chǎn)品質(zhì)量稽核又稱為:產(chǎn)品標志認證1.2體系(制度)稽核1.2.1ISO9000(QS9000)對品質(zhì)稽核之定義為:

確定質(zhì)量活動和有關(guān)結(jié)果是否符合計劃的安排,以及這些安排是否有效地實施并適合于達到預(yù)定目標的、有系統(tǒng)的、獨立的檢查.1.2.2ISO14011對環(huán)境管理體系審核的定義為:1.2.3最新標準:ISO19011:品質(zhì)及/或環(huán)境管理體系稽核指南

１.稽核依目的或主題區(qū)分2.根據(jù)稽核的實施單位區(qū)分:-可分有內(nèi)部稽核和外部稽核,內(nèi)部稽核又稱為第一方稽核,而外部稽核有兩種類型,即第二方稽核和第三方稽核.認證機構(gòu)企業(yè)自身客戶供應(yīng)商第三方第一方第二方2.1內(nèi)部稽核-“內(nèi)部稽核”是組織自己對自己的質(zhì)量或環(huán)境管理體系,稽核驗證其是否待續(xù)滿足規(guī)定的要求并且有效運行,它為有效的管理評審和矯正預(yù)防措施提供信息,其目的是向管理者證實體系運行的有效性.-內(nèi)部體系稽核的動機:1)符合質(zhì)量或環(huán)境管理標準條文所要求2)作為管理者的管理手段3)重視預(yù)防及不斷改進質(zhì)量或環(huán)境管理4)在外部稽核前發(fā)現(xiàn)并矯正不足之處2.2第二方稽核第二方稽核是顧客(客戶)或客戶代表對供貨方或潛在的供貨方進行的稽核通常有兩種情況:*一種是在有合同關(guān)系的情況下,驗證供貨方的質(zhì)量或/及環(huán)境管理體系是否持續(xù)滿足規(guī)定的要求并且有效運行*另一種情況是當(dāng)有建立合同關(guān)系的意向時,對供貨方的質(zhì)量保證能力進行初步的評價※進行第二方稽核的動機:1)基于合同或企業(yè)自己對供貨商(采購)管理制度中規(guī)定2)為顧客評價、選擇供貨方提供依據(jù)、以減少顧客可能承受的風(fēng)險3)為供貨方的質(zhì)量或環(huán)境管理體系提供幫助

4)加強溝通、以增進彼此間對質(zhì)量與環(huán)境的理解2.3第三方稽核第三方稽核是認證機構(gòu)對組織的稽核,稽核的對象是組織的質(zhì)量管理或環(huán)境管理能力.它為許多潛在的顧客提供信任,它要求第三方認證機構(gòu)必須具有獨立性、公正性.※第三方稽核的動機:1)希望獲得體系認證與證書登于國際機構(gòu)名冊中2)提高企業(yè)的市場競爭能力3)減少采購方、客戶的多頭重復(fù)審核4)促進企業(yè)獲取最新管理信息并運用以提升管理水平3.體系稽核特點3.1受稽核的體系必須有完整性及規(guī)范化,如此,才有可能對其運作進行比較和評價,才具備稽核的必要條件.

所謂“完整性”與規(guī)范化主要體現(xiàn)在:3.1.1組織依其分工原則已建立體系文件,且符合國際標準要求之所有適用事項;3.1.2體系文件既要分層分類,又要相互聯(lián)系;3.1.3體系文件的控制和更改必須加以文件化規(guī)定并符合標準上之條文要求.3.2體系稽核是一種正規(guī)的評審活動,其“正規(guī)”體現(xiàn)為:3.2.1體系稽核的依據(jù)應(yīng)該明確;3.2.2體系稽核應(yīng)按照書面的程序和檢查工具(如查驗表、流程圖等)進行;3.2.3體系稽核要使用規(guī)定的報告與記錄

3.2.4稽核只采用基于事實的信息—客觀證據(jù)

3.2.5體系稽核須由有資格的人員進行,進行第三方審核時,應(yīng)該由國家注冊或具國際性機構(gòu)注冊評審員進行稽核;3.2.6外部稽核依據(jù)合同,內(nèi)部稽核依據(jù)管理者安排與指派

3.3質(zhì)量體系稽核是一種抽樣調(diào)查活動二、內(nèi)部稽核規(guī)劃(Planing)

1.1稽核員的資格條件

1.2稽核員素質(zhì)所謂素質(zhì)：主要是指個人的知識,基本能力和具體工作能力以及道德修養(yǎng)等在某一工作領(lǐng)域中的綜合表現(xiàn).1.3稽核員應(yīng)具備的能力

1.3.1基本能力包括:1.3.2具體的工作能力包括:1.稽核員人力資源規(guī)劃2.內(nèi)部稽核的事(主題)規(guī)劃2.1內(nèi)部稽核的目的

2.1.1審核文件體系是否完整且符合標準要求

2.1.2審核執(zhí)行之記錄是否符合文件之規(guī)定;2.1.3驗證體系運作是否適切有效,及持續(xù)不斷改進

2.1.4為提交管理審查活動作報告

2.1.5為順利迎接外部稽核而準備2.2稽核范圍

2.2.1所有要素?2.2.2部份要素?2.3稽核行程3.內(nèi)部稽核“時間”之規(guī)劃

3.1定期性內(nèi)稽:3.1.1中、大型企業(yè)單位,事務(wù)多—可用“年度計劃表”及“稽核通知單”(參閱范例);3.1.2小型企業(yè)—僅在程序文件中規(guī)定一段月份內(nèi)執(zhí)行及使用“稽核通知單”即可.3.2不定期稽核可依“管理者代表”或“最高主管”于下列時機提出:3.2.1組織結(jié)構(gòu)重大變更,如新設(shè)立某一單位或取消某一單位后之權(quán)責(zé)變化:3.2.2品管、管理代表或經(jīng)理級以下高階主管異動;3.2.3

定期性內(nèi)稽后或外稽后,針對不符合項較多要素或單位再一次進行臨時性內(nèi)稽;3.3審核員與被審核單位主管時間之沖突性解決4.內(nèi)部稽核“地”(場所)之規(guī)劃4.1所有體系相關(guān)單位?部份單位?4.2首次及末次(結(jié)束)會議場所?4.3若有不同廠區(qū)單位之審核?5.內(nèi)部稽核“物”的規(guī)劃5.1國際標準條文5.2手冊/程序文件5.3審核工具:若需查驗表或記錄表,不符合報告(或矯正措施要求單),稽核總結(jié)報告(或缺失分布表)…..等三、執(zhí)行稽核與查檢1.1首次會議的內(nèi)容1.1.1稽核組成員與受稽核方有關(guān)人員見面、認識;1.1.2重申稽核的范圍、目的、行程安排與隨機變化性;1.1.3簡要介紹實施稽核所采用方法和程序;1.1.4確認稽核組所需要的資源已備齊1.2首次會議的參加人員一般首次會議由管理代表主持,參加人員應(yīng)有稽核組全體成員,受稽核方主管人員及有關(guān)負責(zé)人員.1.3首次會議召開時間召開首次會議的時間一般只需要15-30分鐘,但這不是絕對的,首次會議時間盡可能不要太長,管理代表應(yīng)掌控整個會議的進程,既要達到會議的目的,又不能過分拖延會議時間,以免影響后續(xù)的稽核工作.1.稽核首次(起始)會議2.現(xiàn)場稽核2.1現(xiàn)場稽核前應(yīng)注意的問題2.1.1稽核組長或管理代表應(yīng)全面負責(zé)稽核工作:1)

掌控稽核計劃:2)

掌控稽核進度:3)

掌控氣氛:4)掌控稽核的客觀性:5)

掌控紀律:6)

掌控稽核結(jié)果:2.1.2要相信樣本且稽核員應(yīng)親自隨機抽取樣本:2.1.3當(dāng)發(fā)現(xiàn)不符合項時,應(yīng)調(diào)查其本質(zhì)

2.1.4要從問題的各種表現(xiàn)形式去尋找客觀證據(jù),對不符合項的判定應(yīng)重客觀事實,重書面證據(jù),不輕信口頭說明.2.1.5稽核員應(yīng)與被稽核方負責(zé)人共同確認事實2.1.6始終保持客觀、公正的態(tài)度在稽核過程中,稽核員切忌先入為主,未到現(xiàn)場就已有了結(jié)論,更不可以主觀臆斷代替客觀證據(jù).3.搜集客觀證據(jù)3.1搜集客觀證據(jù)的方法稽核員收集證據(jù)的方法通常有面談、檢查文件、現(xiàn)場觀察和抽取記錄樣本等.3.1.1通過提問、面談和傾聽搜集信息3.1.1.1

搜集信息的主要方法是以詢問的姿態(tài)提問,提問的方法和技巧:3.1.1.2

提問的8個朋友:6W2HWho(何人)

What(何事)When(何時)Where(何地)

Which(何物)Why(何故)How(怎么樣做)

Howmuch(做到什么程度)3.1.1.3

開放式提問開放式提問有以下幾種形式:-主題式提問:-擴展式提問:-征求意見式提問但需注意,重復(fù)性提問不可使用太多,否則受稽核方人員可能認為你沒有認真聽取他的回答,或認為你的交流能力有限.

-假設(shè)性提問

-

封閉式提問封閉式提問一般用“是”或“不是”來回答3.1.2通過查閱各種文件、數(shù)據(jù)、記錄搜集信息體系中的各種文字材料,包括質(zhì)量體系文件、工藝文件、圖紙、報告、各種記錄等、凡是標準條文內(nèi)、客戶合約中或法規(guī)及其他規(guī)定要求的記錄,都是有用的信息.-在收集信息的過程中,稽核員應(yīng)注意做好筆記-“永遠不要相信你自己的記憶”-記錄一定要簡明扼要,能夠說明問題-記錄的對象和內(nèi)容如下表:3.1.3現(xiàn)場觀察稽核員通過生產(chǎn)及工作現(xiàn)場的觀察,了解各種控制措施的執(zhí)行情況和有效性,此方法通?？梢园l(fā)現(xiàn)許多不符合規(guī)定要求的客觀證據(jù).例如:違反工藝要求的行為:產(chǎn)品制造過程中缺少工藝要求的工序、檢驗設(shè)備、量規(guī)儀器超期使用等等.下表所列為一些在現(xiàn)場可能遇到的人物,其表現(xiàn)形態(tài)以及可供選擇的對策.3.1.4抽取樣品※抽樣原則3.1.4.1抽取的樣本應(yīng)具有各種情形下代表性者,能夠普遍起初地反映受稽核的體系原貌.3.1.4.2抽取樣本必須遵循隨機抽樣的原則,而且要求稽核員最好親自抽樣

,如果條件不允許,可在稽核員的監(jiān)督下進行.3.1.4.3樣本可以是成品、半成品、原物料、合同、文件、記錄、設(shè)計圖紙等等.3.1.4.4抽樣雖是隨機的,但抽樣范圍應(yīng)覆蓋質(zhì)量體系的全部要素.3.1.4.5抽取樣本的數(shù)量,沒有統(tǒng)一的要求,各評鑒機構(gòu)有各處的原則,但應(yīng)該滿足具有足夠代表性的要求.3.1.4.6一旦在所抽取的樣本中發(fā)現(xiàn)疑點,或根據(jù)需要,進一步擴大抽樣范圍,以查明問題的真相.3.1.4.7需注意的是,不要在某一部門窮追不舍,不查到問題誓不甘休,那樣容易使被稽核方產(chǎn)生對立情況,而且亦使稽核失去了公正性.

3.2稽核方法3.2.1稽核路線在實際稽核中通常有以下三種跟蹤質(zhì)量體系的途徑3.2.1.1順流追溯法3.2.1.2

逆流追溯法3.2.1.3

交叉法3.2.2稽核方式3.2.2.1

按部門稽核3.2.2.2按要素稽核3.2.2.3

建議按要素進行稽核時,往往一個要素涉及許多部門,稽核員要稽核許多部門才能完成,且多個要素均會涉及某一個部門,造成每個部門要接受多次稽核,其效率較低,而且影響各部門的工作.在實際稽核中,大多采用按部門稽核的方法.

3.2.3稽核工具—查檢表及運用查檢表的作用:*明確訂定與稽核目標有關(guān)的檢查抽樣;*使稽核工作規(guī)范化,防止隨意性和盲目性;*保持目標明確和稽核主題,控制好稽核進程;*查檢表是稽核記錄的重要組成部份*防止重復(fù)和遺漏,保持稽核工作全面執(zhí)行;3.2.3.1要素查檢表3.2.3.2部門查檢表4.未次會議4.1現(xiàn)場稽核完成后,擬訂“稽核總結(jié)報告”前,先由稽核組長召集

稽核員召開內(nèi)部研討會,以交流各部門查看情形,并匯總每一稽核員所記錄之符合或不符合項,通常為30-60分鐘;4.2未次會議的目的:ISO10011-1<<質(zhì)量體系稽核指南

第1部份,稽核>>中規(guī)定:

“在稽核結(jié)束時,起草稽核報告之前,審核組應(yīng)同受稽核方的高層管理者和有關(guān)部門的負責(zé)人舉行一次會議.此會議的主要目的是向受稽核方的高層管理者說明稽核觀察結(jié)果,以使他們能夠清楚地理解稽核結(jié)果.”4.3未次會議的主要內(nèi)容:

?向管理代表或高層管理者及受稽核部門管理人員報告稽核的結(jié)果.(參閱“稽核總結(jié)

報告”或“不符合項目分布”為之)

?

說明稽核的局限性;

?由各稽核員宣讀稽核的不符合項事實:

?

被稽核部門就某些不合格觀察結(jié)果進行答辯及補充證據(jù);

?不符合事項經(jīng)責(zé)任部門主管確認后,由各稽核員開出“矯正措施要求單”,且要求一定日期前回復(fù)該單;

?不符合事項責(zé)任部門主管,應(yīng)依要求回復(fù)日期前,擬訂矯正措施送到稽核組長或指定單位,且須說明“預(yù)定完成日期”.5.稽核總結(jié)報告

(結(jié)論)5.1內(nèi)部稽核結(jié)論

5.1.1通常只敘述:符合/不符合事項及缺失最多前3-5要項及3-5單位;

5.1.2亦可判定某要素是嚴重

(主要,第一類)缺失、或是輕微(次要,第二類)缺失:1).嚴重缺失

--適用之條文要素一欠缺相關(guān)程序或文件加以規(guī)定.--文件之規(guī)定違反條文要求.

--某一要素之執(zhí)行度未達60%

--太多的次要缺失(許多認證公司界定超過5個)集中在某一要素中.

--第三方認證時,只要有一個“嚴重缺失”即是該次不通過推薦注冊.2).輕微缺失

--上述情形外,未遵守文件規(guī)定或與規(guī)定不符合之單一獨立事件.5.2.1結(jié)論有:可接受/有條件接受/不接受三種

5.2.2可接受—稽核中沒有一項“嚴重缺失”或達成一定評分(

若有規(guī)定),則可接受供貨商為“合格供貨商”.

5.2.3有條件接受—廠商可能有“嚴重缺失”，或距要求最低評分相差不多（一般10%）,而已經(jīng)清楚缺失之原因,并可擬訂“矯正措施”于一定期限中改善者.5.2.4不接受—廠商有多項“嚴重缺失”,或距要求最低評分相差很遠,而未見廠商有改善意

向及具體措施.5.2第二方外部稽核結(jié)論5.3.1缺失種類—除嚴重(主要,第一類)不符合及輕微(次要,第二類)

不符合外,另有所謂“觀察事項”及“建議事項”.5.3.1.1.觀察事項:沒有足夠的證據(jù)(記錄)顯示不符合文件或條文要求,但如此作法,在其同業(yè)中屬稀罕情況,有可能造成體系運作時缺失產(chǎn)生,待觀察是否有:客訴(QS9000/ISO9001)或環(huán)保單位告發(fā),鄰裹居民投訴(ISO14001)5.3.1.2.建議事項:建議可替代更佳的方法(受審查組織可自行決定接受或不接受5.3.2結(jié)論:5.3.2.1通過推薦注冊.5.3.2.2不通過推薦注冊—須至少三個月后整改時間,重新稽核(認證).5.3第三方外部稽核四、稽核之改善行動

1.不符合報告(NCN)或矯正措施要求單(CAR)稽核人員開單要點:

1.1明確所見單據(jù)編號、名稱、日期、或誰(工號)、或料號編號,什么單位

(地點),顯示情形,而此情形系違反某一文件編號、章節(jié)之規(guī)定,或條文某一要項.1.2同一要素/同一部門之不符合事項,可開在同一單內(nèi),但最好不超過3項.1.3文字表達—簡明、扼要、清楚、完整.1.4要求回復(fù)日期