檔案數(shù)字化管理投標(biāo)方案（技術(shù)標(biāo)）

1檔案數(shù)字化管理投標(biāo)方案第一章項目整體設(shè)想及策劃 第一節(jié)項目背景分析 一、檔案數(shù)字化概述 二、檔案數(shù)字化的優(yōu)勢 三、檔案數(shù)字化的內(nèi)容 第二節(jié)項目需求分析 二、項目總體要求 三、數(shù)字化加工需求及技術(shù)要求 五、售后服務(wù)要求 第三節(jié)項目設(shè)想及策劃 一、項目實施計劃 二、本項目分析 33第四節(jié)項目重難點分析 38一、大幅面檔案數(shù)字化硬件設(shè)備的配置 二、大幅面檔案數(shù)字化軟件的選擇及安裝 三、大幅面檔案數(shù)字化圖像效果處理 第二章項目組織機構(gòu)與人員管理 第一節(jié)組織機構(gòu) 46一、組織機構(gòu)設(shè)置的原則 2第二節(jié)人員管理 一、人員管理方式 49 第三節(jié)部門崗位職責(zé) 第三章項目進度計劃控制方案 第一節(jié)進度計劃 60一、項目設(shè)計計劃 60二、歷史檔案數(shù)字化掃描實施計劃 第二節(jié)進度計劃控制方案 二、工作進度控制的人員保障 四、進度管理的獎懲措施 第四章數(shù)字化管理實施方案 第一節(jié)數(shù)字化加工系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作流程 二、檔案整理 七、數(shù)據(jù)掛接 3 十一、檔案實體驗收入庫 十二、數(shù)字化工作文檔整理 十三、項目驗收 79第二節(jié)檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)功能 一、數(shù)字化加工系統(tǒng)功能特點 二、數(shù)字化加工系統(tǒng)功能模塊 三、數(shù)字化加工 四、任務(wù)管理 六、數(shù)字化加工系統(tǒng)工位設(shè)計 七、數(shù)字化加工系統(tǒng)權(quán)限分級設(shè)置 九、數(shù)字化加工系統(tǒng)安全機制 十、數(shù)據(jù)保密 十一、數(shù)據(jù)備份、恢復(fù) 十二、回收站介紹 十三、日志管理介紹 99十四、與相關(guān)系統(tǒng)之間的銜接及整合 第三節(jié)檔案交接方案 第四節(jié)項目驗收方案 4二、檔案掃描驗收電子文件的提交 三、驗收不合格電子文件的退回和返工 五、項目驗收流程 七、成果移交 第五章售后服務(wù)方案 第一節(jié)售后服務(wù)原則 一、以業(yè)務(wù)為中心的可行性原則 二、重在措施的可靠性原則 三、安全性及保密性原則 四、適應(yīng)性原則 第二節(jié)售后服務(wù)內(nèi)容 一、售后服務(wù)內(nèi)容 三、售后服務(wù)方式 四、質(zhì)保期及響應(yīng)時間安排 第六章項目管理制度 第一節(jié)人員管理制度 二、實際操作管理 三、通訊及存儲設(shè)備管理 5四、工作日志管理 六、請銷假制度管理 九、巡回檢查制度 十、檔案追溯表制度 十一、安全文明操作管理制度 第二節(jié)檔案數(shù)字化安全管理制度 一、檔案實體的安全管理 二、數(shù)字化場所的安全管理 三、數(shù)字化加工設(shè)備安全管理 四、檔案數(shù)字化成果安全管理 第三節(jié)其他管理制度 一、項目設(shè)備管理制度 二、檔案實物管理制度 三、檔案庫房管理制度 四、檔案統(tǒng)計制度 五、檔案交接管理 六、原檔案保護措施 七、檔案安全存放 八、操作安全管理 第七章項目保障體系 6第一節(jié)項目質(zhì)量控制方案 一、確定職責(zé)制 二、落實檔案整理、安全和宣傳工作 三、完善檔案管理措施 第二節(jié)檔案掃描質(zhì)量保障 一、掃描作業(yè)質(zhì)量保障 二、加工數(shù)據(jù)質(zhì)量控制 第三節(jié)檔案整理質(zhì)量保障 一、整理作業(yè)質(zhì)量保障 第四節(jié)檔案資料的安全、保密措施 一、加強保密制度的學(xué)習(xí) 二、簽訂保密協(xié)議，建立保密員制度 第八章項目應(yīng)急預(yù)案 第一節(jié)應(yīng)急總預(yù)案 一、應(yīng)急準(zhǔn)備 二、應(yīng)急響應(yīng) 三、應(yīng)急響應(yīng)流程圖 第二節(jié)受災(zāi)檔案搶救預(yù)案 一、搶救原則 7 六、炭化檔案的搶救 第三節(jié)疫情防控應(yīng)急預(yù)案 一、基本原則 本方案目錄中的內(nèi)容在文檔內(nèi)均有詳細(xì)闡述，如8說明一、如招標(biāo)文件評分標(biāo)準(zhǔn)要求“項目整體設(shè)想及策劃”詳情可見本文第一章。二、如招標(biāo)文件評分標(biāo)準(zhǔn)要求“項目組織機構(gòu)與人員管理”詳情可見本文第二章。三、如招標(biāo)文件評分標(biāo)準(zhǔn)要求“項目進度計劃控制方案”詳情可見本文第三章。四、如招標(biāo)文件評分標(biāo)準(zhǔn)要求“數(shù)字化管理實施方案”詳情可見本文第四章。五、如招標(biāo)文件評分標(biāo)準(zhǔn)要求“售后服務(wù)方案”詳情可六、如招標(biāo)文件評分標(biāo)準(zhǔn)要求“項目管理制度”詳情可七、如招標(biāo)文件評分標(biāo)準(zhǔn)要求“項目應(yīng)急預(yù)案”詳情可9(二)其他法律法規(guī)。(以下內(nèi)容根據(jù)招標(biāo)文件及項目實際情況進行修改)第一章項目整體設(shè)想及策劃第一節(jié)項目背景分析(一)簡介檔案是企業(yè)開展業(yè)務(wù)活動的重要工具和憑證性信息記(二)基本介紹技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)成為“無墻界檔案”,檔案庫也從文件實體的保管基本變成數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是對傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)檔室通過電腦查閱電子檔案，也可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)遠(yuǎn)程閱第二節(jié)項目需求分析單位擬委托第三方機構(gòu)，按照相關(guān)檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)定，通過檔案的電子化目錄錄入、檔案掃描等手段依托檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)機關(guān)文書檔案數(shù)字化檢索、借閱等功能，并對紙質(zhì)文書檔案重新進行整理和歸檔。二、項目總體要求1.檔案著錄要求檔案著錄嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)則操作，不允許存在著錄項缺失、著錄內(nèi)容不準(zhǔn)確、著錄標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等問題，檔案數(shù)字化的著錄項目應(yīng)主要包括：檔號、全宗號、全宗單位名稱、責(zé)任者、文件編號、文件題名、目錄號、案卷號(件號)、順序號、保管期限、頁號(頁數(shù))、歸檔年度、文件形成時間、密級等。除此之外，在做檔案數(shù)據(jù)庫字段設(shè)計時，要預(yù)留出檔案鑒定、劃控時產(chǎn)生的開放、控制使用、廢止失效等信息字段，為檔案管理的后續(xù)工作做好準(zhǔn)備。2.工作環(huán)境需求桌椅，以及整個加工過程中所用裝訂線紙張、卷皮、檔案盒、防霉防蟲藥等耗材，數(shù)字化加工軟件、電腦、掃描設(shè)備、打印機、復(fù)印機、裝訂所需的設(shè)備、監(jiān)控視頻、周轉(zhuǎn)硬盤、油墨耗材以及維修等。合同簽訂后，在XX個工作日內(nèi)，將有關(guān)設(shè)備、人力配置等總體配備完畢。3.項目人員要求我公司在簽訂合同時成立項目組，指定專人負(fù)責(zé)該項目，加工期間項目組負(fù)責(zé)人及工作人員均不得隨意更換，若確需更換需征得甲方同意。本項目的我公司應(yīng)按需求直接為我公司所使用的項目實施人員必須為本法人員工(或必須為本法人或控股公司員工),且具有檔案整理相關(guān)工作經(jīng)驗2年以上。4.項目管理要求我公司配有檔案掃描工作流程管理系統(tǒng)，加強全過程管理。確保各環(huán)節(jié)工作符合檔案工作相關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章、據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求，并列出具體的項目操作標(biāo)準(zhǔn)及流程、項目實施計劃、人員及保證措施，建立完整、規(guī)范的工作記錄。我公司在XX單位指定地點實施各項工作。項目實施過程中，我公司接受XX單位的實時檢查與監(jiān)督。三、數(shù)字化加工需求及技術(shù)要求(一)加工流程及技術(shù)要求1.檔案接收我公司應(yīng)配合XX單位建立庫存臺賬目錄明細(xì)。我公司按照與XX單位共同制訂的計劃分批次對需要進行數(shù)字化加工的檔案及資料進行搬遷，檔案遷移由我公司負(fù)責(zé)。我公司應(yīng)指定專人在XX單位檔案室?guī)旆績?nèi)對卷內(nèi)檔案進行核驗、復(fù)核確認(rèn)無誤后，雙方共同簽署《檔案出庫交接單》,辦理交接手續(xù)后，由我公司安排人員完成檔案裝卸、搬運、上架2.目錄錄入要求根據(jù)檔案實體對電子目錄進行逐條錄入，錄入完之后要核對，發(fā)現(xiàn)或缺少或不完整的電子目錄要進行補錄和完善，確保檔案與目錄對應(yīng)。重點檢查檔號(包括各組成部分)、題名、保管期限、成立日期、責(zé)任者、密級等必錄項的內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。我公司需根據(jù)檔案目錄數(shù)據(jù)庫錄入的要求進行目錄數(shù)據(jù)錄入，要求目錄與檔案原件目錄一致、完整準(zhǔn)確。目錄錄入關(guān)鍵字(案卷級檔號、檔號、題名、文號、責(zé)任者、文件形成日期、保管期限、盒號、件號、頁數(shù)、歸檔年度等)準(zhǔn)確率為100%,部分全宗中文書檔案字體為潦草的手寫體、草體、繁體，要求在錄入的過程中仔細(xì)、認(rèn)真地辨認(rèn)，正確率達(dá)到100%;如有不清楚的地方，可咨詢XX單位檔案管理人員，相互配合完成。對于某些特定檔案，如人員名冊等，需根據(jù)XX單位要求，逐頁進行目錄錄入，便于后期檔案的查3.檔案整理(1)將不規(guī)范的檔案進行整理、清點核對：逐卷、逐件、逐頁核對檔案排序、檔案數(shù)量、檔案編號、清點頁數(shù)，并在目錄中添加每件應(yīng)掃描頁數(shù)。(對于原頁碼錯編或漏編的檔案，需根據(jù)檔案實體的情況重新編號，并根據(jù)更正后的頁號打印新的卷內(nèi)目錄以替換原有的卷內(nèi)目錄。)(2)清除檔案積塵：對粉塵進行處理。(3)檔案修補展平：對開裂檔案進行簡易修補過程中(4)拆卷：按照相關(guān)規(guī)則要求，拆卷應(yīng)保持檔案完整、整潔，對影響掃描質(zhì)量的裝訂物(如訂書釘、別針、其他固定器具)、裝訂線要先拆除，拆除原件上裝訂物時應(yīng)注意保件)中的掃描件和暫不掃描件區(qū)分開，暫不掃描的檔案應(yīng)與(1)掃描模式(2)圖像內(nèi)容完整(3)掃描卡紙?zhí)幚?4)圖像清晰度(5)數(shù)量核查一文件的實際掃描張數(shù)與前處理人員填寫的文件張數(shù)是否(6)紙質(zhì)檔案掃描最后的電子文檔儲存，每一個步驟都要有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求，不得影響掃描文件的質(zhì)量以及原檔案文件的安全性和完5.圖像處理圖像處理后保證圖像信息與原檔案內(nèi)容完全一致，不刪除頁面任何有用信息，包括正文內(nèi)容、頁眉、頁腳、手寫注釋和印鑒等。圖像畫幅數(shù)要與紙質(zhì)加工流程表單上保持一致，準(zhǔn)確無誤。每個畫幅的前后順序要與原紙質(zhì)檔案順序保持一致，不一致時應(yīng)及時進行調(diào)整。掃描的頁面內(nèi)容基本居中顯示，不出現(xiàn)明顯偏左或偏右現(xiàn)象。不準(zhǔn)出現(xiàn)頁面內(nèi)容殘缺或?qū)⑵渌撁嫘畔呷氡卷摰拿宽撚跋褚曈X上基本無偏差。對方向不正確的圖像進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。去污：在保證文件內(nèi)容完整的前提下，影像頁無掃描過程中帶來的無損，無黑邊，外觀達(dá)到清晰、平直、干凈。對圖像頁面中出現(xiàn)的影像圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點、黑線、黑框、黑邊等進行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可讀性和理解性的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則，由于檔案本身因陳舊、破損或不潔等造成頁面上有污點的，如果在頁面視圖下無法看清?；蛟撐埸c嵌在文本行中無法清除，可不予清除。保證掃描圖像字跡清晰、顏色恰當(dāng)，不宜過淺或過深，不出現(xiàn)字跡筆畫殘缺或字跡畫筆疊合而影響閱讀的情況，檔(1)檢查圖像完整性、偏斜度、清晰度、失真度、圖(2)檢查檔案漏掃、多掃等情況；(3)檢查圖像文件排列順序與檔案原件是否一致；(4)檢查圖像文件命名是否規(guī)范；(5)檢查圖像數(shù)據(jù)與實際目錄信息是否相符；(6)根據(jù)質(zhì)檢情況填寫質(zhì)檢記錄單，跟蹤并監(jiān)督質(zhì)檢圖像文件命名格式：第一級目錄為圖像文件的保存路徑，為根目錄下的一級目錄；第二級目錄名為全宗號；第三級目錄名為年度+保管期限+檔案標(biāo)識+卷號；文件名為件號+子件號(2位)+頁號(3位)+擴展名。全部檔案進行彩色掃描并使用硬盤存儲為TIFF和JPG格式，進而合并成多頁PDF格式，存儲圖像壓縮模式的選擇，應(yīng)以保證畫面質(zhì)量無損的前提下，盡量減小存儲容量為準(zhǔn)9.數(shù)據(jù)掛接數(shù)字化加工過程中形成的圖像數(shù)據(jù)，通過影像質(zhì)檢確認(rèn)“合格”后，以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。利用專業(yè)掛接工具軟件，通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，以實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量、快速掛接。保證目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的一一對應(yīng)關(guān)系，不得錯掛、漏掛，確保掛接準(zhǔn)確率達(dá)到100%。10.檔案還原將拆分掃描的紙質(zhì)檔案重新裝訂，恢復(fù)其原貌。在完成掃描后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求線裝。力對齊”要求，即裝訂線一側(cè)邊緣對齊，案卷內(nèi)頁面下邊緣對齊。要保持卷內(nèi)文件的排列順序不變，不得漏頁、錯頁，不壓字，裝訂牢固、不掉頁，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。對原檔案整理過程中產(chǎn)生的錯誤進行修改。如認(rèn)真核對檔案頁碼總數(shù)是否正確，核對文件排列順序是否正確，發(fā)現(xiàn)錯誤的地方及時糾正，不能處理的上報管理人員。經(jīng)核對無誤的檔案，以文件左邊沿和下邊(底邊)沿為準(zhǔn)，依次整理整齊，夾上卷封裝訂成冊；對原來已打孔裝訂的檔案，在裝訂時應(yīng)盡可能利用原孔裝訂，不能按原孔而需重新打孔的檔案，打孔時應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定沿檔案文件左邊適當(dāng)處打孔，確保三點一線，既不漏頁系線時要按照標(biāo)準(zhǔn)方法操作，線不可太長或太短，系線裝訂成冊的檔案必須保證每頁都裝訂成功，不可有漏裝11.數(shù)據(jù)質(zhì)檢為保證項目的總體實施質(zhì)量，要求加工方對數(shù)字化各環(huán)節(jié)進行全面檢查，要求我公司具有質(zhì)量檢測軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)質(zhì)量檢測經(jīng)驗，通過電子檔案質(zhì)量檢測軟件能自動檢測數(shù)字化成果的可讀性、DPI、總頁數(shù)、是否有缺頁漏頁、是否有空白頁、數(shù)據(jù)掛接是否完整等。對錯誤或不規(guī)范的數(shù)據(jù)及時進行修正，并做好相應(yīng)的自檢錯誤記錄登記，在自檢合格后方能提交XX單位驗收。具體質(zhì)檢目標(biāo)如下：檔案裝訂：檢查所有檔案的裝訂還原情況，差錯率控制掃描圖像檢查：漏掃率控制為零。圖像質(zhì)量檢查：檢查所圖像的質(zhì)量情況，優(yōu)質(zhì)率達(dá)到98%其余字段錄入錯誤率≤1%。條目與圖像掛接檢查：掛接正確率達(dá)到100%。檔案原始材料：100%不缺失。12.檔案入庫質(zhì)檢完成后要及時歸還檔案。我公司要保持檔案原件的如發(fā)現(xiàn)丟失、損壞、圈劃或涂改等應(yīng)申報XX單位進行處理，順序錯誤、卷內(nèi)文件顛倒、裝訂不符要求等情況，要求重新進行處理。與XX單位項目管理人員辦理書面歸還手續(xù)，檔案清點合格率達(dá)100%。13.數(shù)據(jù)備份單位，包括無壓縮TIFF、JPG格式和多頁雙層PDF格式，以移動硬盤存儲格式向XX單位移交。備份數(shù)據(jù)也應(yīng)進行檢驗，備份數(shù)據(jù)的檢驗內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)是否準(zhǔn)確、是否攜帶病毒，是否加密等，數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽，以便查找和管14.數(shù)字化成果管理及數(shù)據(jù)安全為保障數(shù)字化加工成果安全性，確保從數(shù)據(jù)批次生產(chǎn)驗整性、可用性得到100%保障。我公司應(yīng)向XX單位提供檔案(1)每一批次的數(shù)據(jù)驗收通過后，應(yīng)立即進行數(shù)據(jù)保碼一起打包進入數(shù)據(jù)保真保全平臺進行不斷監(jiān)測及保真保(3)我公司按照網(wǎng)絡(luò)安全二級等保和XX單位的其他安(1)檔案實體驗收逐卷(件)交接檔案實體，核對檔案數(shù)量。檔案實體驗收要100%自查，后續(xù)出現(xiàn)相關(guān)問題我公司應(yīng)無條件解決。如司要求賠償并追究法律責(zé)任。檢查檔案還原質(zhì)量是否合格，要求檔案拆卷后需按原位置裝訂。保證卷內(nèi)順序按原頁碼排列，頁面無損毀，涂改、破損、丟失。檔案還原如有問題，我公司應(yīng)及時返工進行補救。(2)樣品數(shù)據(jù)驗收我公司應(yīng)先期完成100卷且不少于2萬頁檔案數(shù)字化加工樣品，并將樣品數(shù)據(jù)交由XX單位預(yù)檢，驗收合格后，所有檔案數(shù)字化加工成品均應(yīng)符合樣品標(biāo)準(zhǔn)。(3)數(shù)據(jù)抽檢以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括個全宗的檔案進行抽檢，數(shù)據(jù)驗收時抽檢的比率不低于10%。若連續(xù)2個批次驗收不合格，則視為數(shù)字化加工我公司違約。我公司應(yīng)擁有檔案數(shù)字化加工質(zhì)檢管理軟件，并提供用戶質(zhì)檢報告。每月定期向XX單位提供數(shù)字化情況進展報告和費用使用及結(jié)余情況。(4)驗收指標(biāo)目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯誤，不完全對應(yīng)，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯誤等質(zhì)量問題時，都視為不合格產(chǎn)品。檔案裝訂：檢查所有檔案的裝訂還原情況，差錯率小于萬分之一。掃描圖像：漏掃率為零。16.資料移交(1)成果移交我公司根據(jù)驗收結(jié)論，對存在問題進行整改，并將修改正確的備份數(shù)據(jù)移交XX單位。(2)資料移交我公司應(yīng)將檔案整理登記、掃描登記、質(zhì)檢記錄、驗收記錄等日志臺賬資料，監(jiān)控視頻資料完整移交XX單位，并確保數(shù)據(jù)的可讀性。(3)數(shù)據(jù)銷毀我公司應(yīng)在XX單位負(fù)責(zé)管理人員的現(xiàn)場監(jiān)督下，將工作站上的數(shù)據(jù)全部、徹底刪除，并以磁盤格式化、重復(fù)寫入數(shù)據(jù)等形式確保數(shù)據(jù)的不可恢復(fù)性。(二)數(shù)字化場所安全管理要求1.我公司須在合同中進行責(zé)任約定(保密安全協(xié)議另簽);我公司須對其工作人員進行身份審查和登記備案，并與參與該項目的所有員工簽訂保密協(xié)議，同時工作人員身份證、個人簡歷及相關(guān)證件復(fù)印件提交XX單位審核保存；我公司在工作期間必須遵守XX單位的相關(guān)保密制度。2.檔案數(shù)字化加工形成的各種影像資料和紙質(zhì)資料所有權(quán)歸XX單位所有。在項目結(jié)束時都必須向XX單位進行移交(其中紙質(zhì)資料必須整理成冊后移交),不得下載、留存、持有和使用XX單位的任何檔案信息，違者承擔(dān)相應(yīng)的法律3.數(shù)字化加工場所應(yīng)配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)播功能的設(shè)備(相機、手機、U盤等);不得以任何形式將各項檔案資料帶出指定工作現(xiàn)場，不得以任何形式進行泄(1)制定現(xiàn)場管理制度。包括對員工紀(jì)律、考勤管理、(2)規(guī)范項目保障措施。該項要求加工單位在培訓(xùn)保(3)提供保密管理方案。保密管理方案要求包括保密管理原則、組織機構(gòu)與工作職責(zé)、人員管理、保密載體管理、保密場所與設(shè)備管理、保密項目管理、泄密事件處理、保密紀(jì)律等內(nèi)容。(4)完善安全管理方案。安全管理方案的完善包括安全管理原則、現(xiàn)場安全管理、人員安全管理、設(shè)備安全管理、檔案安全管理、信息安全措施以及項目應(yīng)急方案。(三)其他要求本項目制作的數(shù)字化產(chǎn)品的所有權(quán)歸XX單位所有。我位同意、授權(quán)的情況下，不得擅自將產(chǎn)品轉(zhuǎn)讓給第三方使用及用于樣本展示，否則將承擔(dān)一切經(jīng)濟和法律責(zé)任。四、檔案管理系統(tǒng)要求(一)檔案收集1.檔案著錄要求檔案著錄有利用計算機自動處理的特點，有一系列錄入時的輔助功能，實現(xiàn)檔案著錄自動化和智能化，滿足多用戶錄入，以減輕檔案管理員的工作強度，縮短工作周期，提高工作效率。2.檔案目錄著錄把紙質(zhì)檔案的關(guān)鍵欄目按檔案標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)成電子目錄，并具(1)主題詞自動標(biāo)引：當(dāng)文件標(biāo)題或題名輸入之后，主題詞會自動產(chǎn)生(產(chǎn)生的主題詞是從主題詞庫里提取的)。(2)自動復(fù)制：錄入人員在錄入時可以自動復(fù)制指定的條目內(nèi)容，只需要在這基礎(chǔ)上改個別欄目即可。(3)工作量統(tǒng)計：可以很方便地統(tǒng)計出每人每天或某段時間的工作量(總共錄入了多少數(shù)據(jù))。(4)必須著錄：檔案管理員可以設(shè)定錄入人員必須著錄的欄目(按照檔案標(biāo)準(zhǔn)著錄規(guī)范設(shè)定)。(5)批量修改：對于一批有相同數(shù)據(jù)的欄目，用戶可以一次性批量著錄(如100條記錄，保管期限都為短期，可以通過批量修改把100條一次性全部改為短期)。(6)檔案查詢：可以多種方式查找自己錄入的內(nèi)容。3.數(shù)字化處理能實現(xiàn)室藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，可將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成(1)掃描：可以直接關(guān)聯(lián)目錄進行多件掃描，默認(rèn)為jpg格式，用戶也可以選擇其他掃描件格式。(2)掃描件處理：對掃描件進行轉(zhuǎn)換、糾偏、去黑點等掃描質(zhì)檢工作。對一些質(zhì)量很差需要重掃的檔案，可以刪除，然后重新掃描。(3)已經(jīng)電子化的檔案：針對已經(jīng)電子化的檔案可以直接導(dǎo)入本系統(tǒng)，并和目錄自動形成關(guān)聯(lián)關(guān)系。4.導(dǎo)入導(dǎo)出把已經(jīng)存在的電子檔案可以通過導(dǎo)入接口進入本系統(tǒng)，可以把本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)以多種格式進行導(dǎo)出備份。(二)檔案管理檔案保管工作是整個檔案工作的重要組成部分，是一個獨立的工作環(huán)節(jié)；是貫徹檔案工作基本原則、維護檔案的完整和安全的重要環(huán)節(jié)；檔案保管工作質(zhì)量的高低，對提高檔案管理水平具有重大影響。1.保管期限鑒定在檔案整理之前可以批量地對保管期限進行鑒定，確定每份文件的保管期限。2.確定檔案分類按照不同檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)和本單位分類特色，把檔案進行有序的分類存放。3.歸一件依據(jù)檔案管理的規(guī)范，將需要作為一件存放的多份文件進行歸一件操作，如請示和批復(fù)歸為一件，如整理后發(fā)現(xiàn)歸一件錯誤可取消操作。4.一文一件自動歸檔按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》,采用各種分類方案，實現(xiàn)一文一件新的檔案管理辦法，操作簡便。5.取消歸檔對錯誤的歸檔，檔案管理員可以取消，并重新歸檔。6.插入歸檔歸檔時如何有漏歸的文件，檔案管理員可以在指定的地方進行插入歸檔，插入歸檔的文件的件號會從指定的地方重新編，后面已經(jīng)歸好檔的文件的件號也會自動重新編。7.自動組卷本系統(tǒng)在新增新的立卷方式的同時還保留了舊的立卷方式，便于處理歷史記錄，更是適應(yīng)了不同單位的不同需求。8.調(diào)閱檔案通過兩種不同的檢索方式(表格檢索、全庫檢索、全文檢索)快速查找到所需的文件條目及對應(yīng)的原稿，顯示其精9.報表設(shè)計及導(dǎo)出方便靈活，可以設(shè)計出符合該報社的各類檔案上所需的報表，并對其報表打印輸出(如歸檔文件目錄，會計案卷目錄及卷內(nèi)目錄，科檔總目錄及分類目錄等等)。10.統(tǒng)計分析根據(jù)用戶的不同統(tǒng)計要求(如：按保管期限統(tǒng)計它的記錄數(shù)或按密級統(tǒng)計其記錄數(shù)等等),以簡單扼要的表格方式表述統(tǒng)計匯總的結(jié)果，反映統(tǒng)計研究對象在數(shù)量方面的具體表現(xiàn)和有關(guān)聯(lián)系，并輸出其統(tǒng)計表，還可以自動統(tǒng)計上報年(三)檔案利用1.檔案檢索提供簡單檢索、高級檢索及模糊檢索等多種快捷搜索方式，讓用戶能快速查詢到所需要的檔案。2.利用統(tǒng)計統(tǒng)計出不同時間段檔案的利用率。3.系統(tǒng)維護(1)詞組設(shè)置對檔案的著錄、整理規(guī)范等進行定義。(2)結(jié)構(gòu)定義定義檔案的著錄欄目和檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)。(3)用戶管理及權(quán)限分配各全宗的系統(tǒng)管理員可以對本全宗的部門、角色、用戶進行管理，并定義用戶的檔案操作權(quán)限(具體到條目級)。(4)系統(tǒng)日志對登錄用戶的操作進行實時的記錄，確保數(shù)據(jù)的安全4.數(shù)據(jù)備份用戶可自主選擇對數(shù)據(jù)庫自動或手動的備份，一鍵操1.售后服務(wù)期限：項目驗收交付使用后，我公司要提供三年免費質(zhì)量保證和售后服務(wù)，并有三年期滿后提供有償服務(wù)的技術(shù)支持方案。2.售后服務(wù)方式及響應(yīng)時間：采用現(xiàn)場維護方式，我公司24小時熱線響應(yīng)，在接到電話要求后必須在2小時內(nèi)到達(dá)維護地點，以保證數(shù)據(jù)的安全運行。3.售后服務(wù)問題解決時間：一般問題在4小時內(nèi)解決，嚴(yán)重問題我公司要及時提出用戶可接受的解決方案和服務(wù)第三節(jié)項目設(shè)想及策劃1.隨著信息技術(shù)的突飛猛進的發(fā)展及其在各個領(lǐng)域的信息、檢索信息、刪除信息以及匯總信息等。XX單位檔案信息化的管理不會像傳統(tǒng)保存紙質(zhì)檔案那樣占用大量的空間，其具有占用較小的空間、較大的信息量、較強的應(yīng)用能力、較快的信息傳送。并且能夠?qū)崟r地提取所需的檔案信息資源，大大提高了工作效率，是XX單位檔案管理的質(zhì)的飛躍。電子文件是以新的信息載體，通常以磁性材料以及光學(xué)材料來作為檔案的載體，必將慢慢占據(jù)主體地位而替代紙質(zhì)檔案。使XX單位檔案管理工作效率產(chǎn)生實質(zhì)性的飛躍。因此，我們要轉(zhuǎn)變原有的觀念、更新知識、不斷學(xué)習(xí)新的事物以及經(jīng)驗，摸索XX單位檔案管理信息化的科學(xué)方法，進而形成高效率以及合理的XX單位檔案管理制度。(二)XX單位檔案管理信息化現(xiàn)狀檔案的類別很多，有三大類分別為土地管理檔案、測繪管理檔案以及礦產(chǎn)管理檔案包含十三小類。因此類別很多，資料也相對豐富，雖然各部門也在推行檔案信息化，但是由于體制、利益、軟件限制等各方面的因素使得檔案信息共享化還不夠充分，影響工作效率。1.檔案管理信息化的規(guī)范化工作有待提高。由于各種原因，有的檔案管理部門存在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)薄弱，不同檔案的差別性很大、系統(tǒng)軟件移植性較差；檔案電子化、自動化尚無統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。不能夠比較全面的推廣、實施，延遲了XX單位檔案管理信息化的發(fā)展。2.檔案管理歸檔程序混亂，存儲不安全。電子信息文檔的歸檔是使用計算機對存檔完畢的有保存價值的電子信息進行整理、分類并轉(zhuǎn)化成為統(tǒng)一的電子文檔的工作。而有的檔案管理部門并未就電子信息的歸檔做出統(tǒng)一的規(guī)定及要求。電子信息的存儲載體有的是電腦硬盤，有的是光盤等，形式不一，不利于資料的安全存放。3.部分檔案室以及設(shè)備配置較低，設(shè)備更新不及時，對錄入后的資料保管不夠重視。電子信息檔案有優(yōu)點，也有缺點，對于存儲的電子信息資料，如果發(fā)生病毒攻擊、存放載體損壞，會造成數(shù)據(jù)丟失。因此，必須加強對后期的電子信加強防病毒工作，以及定期對數(shù)據(jù)庫異地備份、加密工作，4.部分檔案缺少復(fù)合型人才。電子信息的歸檔不僅需要XX單位工作人員具備相關(guān)檔案專業(yè)的知識，而且還要求具備計算機的操作能力。這樣的信息高技術(shù)人才缺乏，特別是檔案管理以及信息處理的復(fù)合型人才，需要著力培養(yǎng)或者引進。把XX單位檔案管理信息化推向?qū)嵸|(zhì)化的工作中去。5)部分檔案管理信息的開發(fā)利用以及資源共享不夠。為社會服務(wù)是檔案功能的初衷和目的，電子信息化為這一目的的實現(xiàn)提供了新的載體，提高了檔案的使用效率。但是，(三)檔案信息化管理發(fā)展趨勢1.XX單位檔案管理信息化的主要特征。(1)信息化文件可以在XX單位檔案信息化管理的日常工作中隨時歸檔，以及在某一工作時間段歸納歸檔。另外，文件還可以把相關(guān)文檔、信息放到服務(wù)器上，供相關(guān)人員調(diào)閱、索引、查找，實現(xiàn)文檔信息的便捷傳遞性。這樣就保證了文檔的及時傳輸、便捷保管及其效率和完整性。(2)信息化檔案可以隨時編輯和修改并且不留痕跡，因此，作為檔案固定文件資料，在管理過程中，要對電子信息文件進行加密處理、身份信息真?zhèn)我约皵?shù)字簽名等等，這樣才能保證信息數(shù)據(jù)的原始性、真實性、準(zhǔn)確性，不至于在信息傳輸、調(diào)用過程中出現(xiàn)信息的錯誤。(3)為了在以后方便查詢、檢索，在對信息化文檔進行新建、歸檔的時候可以根據(jù)分類、檢索給予其文件相應(yīng)的檔案號、分類號并且對應(yīng)其唯一的文件編號，另外應(yīng)該在歸檔的時候給予其關(guān)鍵詞、標(biāo)題以及備注說明等。(4)XX單位檔案系統(tǒng)在日常工作中必然會使用多種軟件，這種狀況也形成不同的文件格式，這也就需要文件檔案歸檔的時候?qū)ξ募褂猛ㄓ玫?、統(tǒng)一的文件格式，這樣以便于文檔的傳輸、存儲，更有利于便捷的閱讀文檔信息。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前檔案信息化工作的要求。(1)實時的記錄、收集資料并歸檔。在檔案信息處理過程中，能夠有意識地收集、整合資料，不易造成資料的存放遺失及存放空間的龐大，不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的資料整理(2)電子信息能做到按要求規(guī)范、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在處理檔案管理信息的過程中，使用電子化的方式在對其信息進行收集、分類、整理、歸檔過程中很容易做到統(tǒng)一的格式、規(guī)范的要求。(3)管理信息化能做到管理規(guī)范，信息傳遞、調(diào)閱方便快捷。電子信息往往以數(shù)據(jù)方式存儲，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)千張的龐大的體積甚至一個小小的U盤都完全可以容納，很方便日常的調(diào)閱、管理。同時，系統(tǒng)各部門也可以實現(xiàn)同時調(diào)閱、共享、復(fù)制同一份文件。實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，可以為XX單位系統(tǒng)提供一個開放的資源共享平臺，極大地提高其工作第四節(jié)項目重難點分析一、大幅面檔案數(shù)字化硬件設(shè)備的配置1.大幅面檔案數(shù)字化掃描設(shè)備的選擇XX單位檔案的類別很多，其中大部分為土地管理檔案、測繪管理檔案以及礦產(chǎn)管理檔案、其中圖紙較多。因此在本掃描儀和數(shù)碼相機的選擇應(yīng)有所側(cè)重。大幅面掃描儀能夠高質(zhì)量、高速度完成大幅面檔案數(shù)字化工作，但是價格相對昂貴；普通數(shù)碼相機相對掃描儀來說，價格較為低廉，適用于普通紙質(zhì)如小幅面A4檔案的數(shù)字化工作，但對大幅面檔案若用數(shù)碼相機完成則非常困難。如對于大幅面零號圖紙數(shù)字化，要使圖像清晰，需要分多區(qū)拍攝再合成。因此，在實際工作中，大幅面檔案大多采用大幅面掃描儀，數(shù)碼相機則很2.大幅面檔案數(shù)字化硬件設(shè)備的配置(1)大幅面掃描儀是核心部件，目前一般使用A0大幅面項目圖紙掃描儀。它的選用極為重要，應(yīng)根據(jù)企業(yè)數(shù)字化的主要應(yīng)用范圍來選擇最適合的掃描儀，以力求達(dá)到最佳的(2)大幅面掃描儀對計算機的最低配置為奔騰4超線樣才能獲得所標(biāo)示的性能指標(biāo)。服務(wù)器可根據(jù)需要選擇，可選專用服務(wù)器，也可使用高配置的微機來替代。但至少需配(3)如若檔案數(shù)字化以大幅面藍(lán)圖為主，繪圖儀配置可選質(zhì)優(yōu)價廉的大幅面黑白噴墨繪圖儀(打印機)。二、大幅面檔案數(shù)字化軟件的選擇及安裝1.大幅面檔案數(shù)字化軟件選擇隨大幅面掃描儀(如SmartLF)所配送的掃描應(yīng)用軟件只有一般的功能。都是以方便非專業(yè)用戶的操作為目的來設(shè)計的。對于需求更多功能的用戶也有豐富的軟件可供選擇，比如掃描到文件軟件canWorks、專業(yè)的圖像編輯軟件Preditor、項目圖紙檔案數(shù)字化管理軟件等，可為掃描系統(tǒng)提供更多的掃描控制功能和更多的特性。我公司選用的是掃描到文件軟件ScanWorks.VD4.5.5。它可以完全控制自己的掃描流程，能滿足對更多掃描控制功(1)大幅面檔案整理進行技術(shù)修復(fù)。褶皺不平的原件，應(yīng)先進行相應(yīng)處理(壓平或燙平等)后再進行數(shù)字化加工。對竣工檔案資料應(yīng)拆除裝(2)大幅面檔案數(shù)字化掃描參數(shù)的設(shè)定大幅面檔案數(shù)字化掃描參數(shù)的設(shè)定關(guān)系到掃描圖像質(zhì)(3)選擇掃描色彩模式和存儲格式般采用TIFF(G4)格式存儲。對保存年代久遠(yuǎn)的圖紙可采用一般采用JPEG格式存儲。提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容(4)介質(zhì)操作控制掃描速度與圖像的清晰度成反比。掃描速度的調(diào)整，應(yīng)由慢速向快速調(diào)整，零號圖紙速度不宜選太快，大幅面舊圖盡量選慢速。掃描尺寸按圖幅選定，不標(biāo)準(zhǔn)的圖紙可選用自動尺寸設(shè)置。(5)黑白圖閾值設(shè)定掃描軟件ScanWorks提供了獨有的IAT(自適應(yīng)閾值消藍(lán))技術(shù)，能夠準(zhǔn)確、快速地將質(zhì)量很差的舊圖或臟圖掃描成高質(zhì)量的文檔，從根本上解決了在黑白二值消藍(lán)時由于參數(shù)設(shè)置不準(zhǔn)確時反復(fù)掃描的問題。軟件內(nèi)置的三個閾值參數(shù)，能夠適應(yīng)絕大多數(shù)的各類圖紙進行自適應(yīng)消藍(lán)工作，能夠以在線或離線的方式任意進行固定閾值調(diào)整與設(shè)置或自適應(yīng)閾值的調(diào)整與設(shè)置。黑白圖閾值通常選擇“自適應(yīng)”,根據(jù)藍(lán)圖情況設(shè)置前景和背景閾值，并選取允許掃描后調(diào)整(6)分辨率設(shè)定在理論上，分辨率越高越好，但過高的分辨率會導(dǎo)致文件存儲空間過大，因此，合適的設(shè)定值應(yīng)是以達(dá)到最佳輸出品質(zhì)的最低分辨率。根據(jù)不同需要設(shè)定不同的掃描分辨率，原則上以掃描后的圖像清晰、完整和不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。一般文字(OCR)、黑白二值、灰度圖像、彩色圖片選擇分辨率大于等于200dpi。如果大幅面圖紙掃描后只以圖像文件保存，或打印底圖用，掃描時一般選擇分辨率在100或200dpi。如果圖紙掃描后需要矢量化，則掃描時分辨率選擇應(yīng)大于等于300dpi。1.黑白圖閾值調(diào)整掃描后應(yīng)先對黑白圖閾值進行再調(diào)整，根據(jù)窗口顯示的藍(lán)圖顏色的深淺情況，調(diào)整前景和背景值。零號圖紙窗口顯示的是重疊圖像，應(yīng)按1:1顯示情況下調(diào)整前景和背景值。然后才能對其他掃描參數(shù)進行調(diào)整。2.圖像旋轉(zhuǎn)與糾偏對掃描后方向不正確的圖像應(yīng)進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進行糾偏處理，以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)?，F(xiàn)大多數(shù)項目掃描儀配套的糾偏軟件都是采用手工劃線，逐個文件的糾偏。有時要經(jīng)過幾次劃線才能達(dá)到糾偏的效果。企業(yè)掃描大批量圖紙，可采用項目圖紙掃描文件批量糾偏系統(tǒng)，對掃描文件進行批量自動糾偏。3.矩形剪裁和去污處理大幅面圖紙掃描后，為了有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間，圖像應(yīng)進行裁邊處理，去除多余的邊?？蛇x取圖像的外邊框線，或局部剪裁。對于不規(guī)則外形的圖像，要選擇比實際面積大一些的標(biāo)準(zhǔn)圖像尺寸進行掃描，剪裁功能可以方便地切掉不需要的圖像邊緣部分。對大批量的可采用自動去除圖紙四周的多余白邊的項目圖紙批量裁邊處理系統(tǒng)。去污處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。根據(jù)圖面臟點程度，黑白圖按像素大小去臟點，從小到大選取值進行。藍(lán)圖圖面比較差時，去污值也不4.降低分辨率操作當(dāng)掃描后圖像非常清晰時，可降低分辨率選取新的分辨率，分別以降低前后這兩個分辨率將打印出來的效果進行比較。如果看不出兩張圖像的差別，甚至可選取更低的掃描分辨率，若低的分辨率可看出差別，則表示上一次為最佳分辨5.大幅面檔案數(shù)字化的應(yīng)用(1)提高圖紙檔案的利用率圖紙檔案由于按傳統(tǒng)方法存儲歸檔，存放的數(shù)量多、時間跨度長，人工查詢圖紙檔案速度慢、用戶利用十分不便。圖紙檔案數(shù)字化管理后，用戶可以便捷、準(zhǔn)確地查找到自己需要的圖紙檔案。圖紙檔案數(shù)字化后，可保存在單位的服務(wù)器中，網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)中的用戶只要有相應(yīng)的權(quán)限，圖紙檔案的利用可以不受時間和空間的限制，就能快速查閱到自己所需要的圖紙檔案，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，大大提高檔案的利用效率。另外，企業(yè)在外地制作設(shè)備，大幅面圖紙檔案無法用傳真機傳到設(shè)備制造廠，大幅面圖紙檔案數(shù)字化后，用戶可打印成A4發(fā)傳真或直接通過電子郵件發(fā)送。圖紙采用大幅掃描經(jīng)過消藍(lán)黑白處理后，容量僅是消藍(lán)前十幾分之一，也便于郵件的發(fā)送。(2)有利于保護大幅圖紙檔案原件由于大幅面圖紙相關(guān)部門經(jīng)常反復(fù)查閱，容易變臟、變模糊，其原件容易損壞或丟失，給檔案復(fù)查調(diào)閱帶來影響。如果將圖紙檔案數(shù)字化后，用戶可以借助計算機調(diào)閱圖紙，借閱圖紙檔案原件的借調(diào)頻率，有利于圖紙長期保存，降低檔案原件丟失與損壞的風(fēng)險，延長圖紙檔案原件壽命。還可以大幅減少復(fù)本數(shù)量，從而避免了反復(fù)抽調(diào)圖紙原件，曬印圖紙所造成的紙張和人員的浪費。(3)替代人工描繪底圖大幅面藍(lán)圖檔案資料在老企業(yè)中使用率較高，特別是設(shè)備更新和檢修中需要曬制大批藍(lán)圖，利用頻繁的底圖破損較嚴(yán)重?，F(xiàn)很多企業(yè)中引進的裝置和交鑰匙項目等都只有藍(lán)圖而沒有底圖。曬制藍(lán)圖所用的底圖以往都是由人工描圖，工作強度大。在一些企業(yè)原有的描圖員大都轉(zhuǎn)崗，無人描圖。通過大幅面藍(lán)圖檔案數(shù)字化后可以又好又快打印出底圖，能夠完全替代人工描繪底圖。(4)加快圖紙檔案修改、設(shè)計速度企業(yè)的技術(shù)改造、產(chǎn)品開發(fā)、項目施工時，特別是擴產(chǎn)改造，往往只需借助已有的圖紙檔案，并在此基礎(chǔ)上對部分圖紙進行局部修改，即可完成一個新的設(shè)計任務(wù)。如果采用手工修改，通常需要重復(fù)畫一遍，費時費力。若將已有的圖紙通過數(shù)字化輸入計算機后，采用專業(yè)的圖像光柵編輯軟這樣既加快了設(shè)計速度，又降低了設(shè)計成本。(5)組成大幅數(shù)字復(fù)印系統(tǒng)大幅掃描儀與大幅面繪圖儀通過計算機連接就能組成大幅面數(shù)字式復(fù)印系統(tǒng)，可以替代大幅面數(shù)碼項目復(fù)印機，構(gòu)成一個集掃描、拷貝、打印多功能一體的系統(tǒng)，因此，對企業(yè)現(xiàn)有的數(shù)字化加工設(shè)備進行充分整合，使其應(yīng)用途徑得第二章項目組織機構(gòu)與人員管理第一節(jié)組織機構(gòu)一、組織機構(gòu)設(shè)置的原則公司組織機構(gòu)是公司存在和運行的制度體現(xiàn)與保障，使公司成為法人組織的必要條件，也是公司實現(xiàn)有效治理的基礎(chǔ)。公司組織機構(gòu)設(shè)置的原則，是指在公司法和公司章程的框架下構(gòu)造公司的組織機構(gòu)，明確其各自的職權(quán)范圍，協(xié)調(diào)相互運作關(guān)系，以期望實現(xiàn)良好的公司治理時所應(yīng)貫徹的基本精神和規(guī)則性要求。為了實現(xiàn)上述目標(biāo)，公司組織機構(gòu)設(shè)置過程中遵循和堅持了以下原則：(一)決策權(quán)、執(zhí)行權(quán)和監(jiān)督權(quán)三權(quán)分立原則。公司的決策權(quán)屬于股東大會決策機構(gòu)。公司日常經(jīng)營活動的執(zhí)行權(quán)屬于由執(zhí)行董事任命的經(jīng)理層。對公司經(jīng)營活動的監(jiān)督權(quán)屬于監(jiān)事。(二)服務(wù)并服從于公司經(jīng)營目標(biāo)實現(xiàn)的原則。組織機構(gòu)存在的前提是目標(biāo)，其唯一的目的是促使目標(biāo)實現(xiàn)。所以公司的組織機構(gòu)設(shè)置必須服從并服務(wù)于公司經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)，且組織機構(gòu)的大小必須與目標(biāo)相匹配。(三)利益與成果相結(jié)合的原則。機構(gòu)設(shè)置時公司組織機構(gòu)成員的利益同公司經(jīng)營管理的好壞緊密地結(jié)合起來。通過科學(xué)設(shè)置，將公司主要管理人員的利益與公司目標(biāo)連為一體，使公司和主要管理人員實現(xiàn)“榮辱與共、共同發(fā)展”的目標(biāo)。(四)高效和因事設(shè)崗的原則。公司要實現(xiàn)目標(biāo)必須講究效率，機構(gòu)設(shè)置時切忌因人設(shè)一個坑，貪多增設(shè)、盲目縮小都不利于任務(wù)的完成。(五)效率優(yōu)先、兼顧成本的原則。組織設(shè)計是保證管理效率的前提，同時，管理方式、手段既有效率的因素，也有成本的要素，需要具體事情具體對其次，管理效率、管理成本也是應(yīng)該考慮的重要因素，兩者(六)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與層次管理原則。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)是各項工作協(xié)調(diào)進行和實現(xiàn)總目標(biāo)的決策保證，分級層次管理則是充分發(fā)揮各級管理人員積極性的機制保障。公司的經(jīng)營戰(zhàn)略和重大決策權(quán)屬執(zhí)行董事，日常工作的管理與經(jīng)營權(quán)力則逐級授權(quán)，實行層次化管理。在層次管理中，要根據(jù)工作性質(zhì)任務(wù)、工作量分設(shè)相關(guān)部門和層次，做到層層負(fù)責(zé)、分級管理、上下配合、左右協(xié)調(diào)。上級不應(yīng)越級直接指令基層工作人員辦事，下級要堅持按程序逐層請示匯報制度。當(dāng)在上下級任務(wù)有矛盾時，應(yīng)服從上一級總?cè)蝿?wù)的要求，形成一個完整、有機的系統(tǒng)。(七)精簡和素質(zhì)第一的原則。機構(gòu)設(shè)立要貫徹精簡的原則，要重視不圖人多，人多不以及工作特點而合理設(shè)立。公司組織機構(gòu)各類人員的配備，應(yīng)當(dāng)堅持素質(zhì)第一的原則。只有具備相關(guān)知識和技能的人員，才能在崗位上真正發(fā)揮作用。(八)封閉原則。組織設(shè)計要使功能塊間形成聯(lián)系的封閉回路。要使組織正常、穩(wěn)定地運行，組織各部門間的封閉是一個至關(guān)重要的即輸入與輸出形成封閉回路，而且在組織體系內(nèi)部也要形成一個封閉回路。只有構(gòu)成封閉回路的關(guān)系，才能形成相互制約、相互作用的回復(fù)運動，保證各分支機構(gòu)按照組織的要求運轉(zhuǎn)，達(dá)到有效管理的目的。質(zhì)量監(jiān)督管理部第二節(jié)人員管理(一)綜合一體化管理方式我公司將檔案數(shù)字化管理項目的管理方式確定為綜合一體化管理。在管理運作過程中，我們將發(fā)揮我公司雙向共管方式、超前引導(dǎo)、超前管理、超前服務(wù)的三超方式，以及軟、硬件結(jié)合方式等項目管理經(jīng)驗，使綜合一體化管理收到(二)激勵機制以人為本是我公司重要的經(jīng)營理念，它堅持以人為中心，尊重人，理解人，關(guān)心人，培養(yǎng)人，以激勵員工上進、實現(xiàn)員工的自身價值為出發(fā)點，倡導(dǎo)和營造既相互尊敬、相互信任，又有明確的行為規(guī)則這樣一種和諧有序的舒暢環(huán)境，實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)的管理目標(biāo)。根據(jù)上述以人為本的宗旨，幾年來，我公司在實踐中總結(jié)出了行之有效的員工激勵機制：目標(biāo)激勵、崗位激勵、效(三)監(jiān)督與自我約束機制1.監(jiān)督機制在檔案數(shù)字化管理項目過程中，將嚴(yán)格按照有關(guān)法律、法規(guī)要求開展工作，定期向我XX單位報告工作，檢討運作事務(wù)，提交財務(wù)報告書，并制訂出日常工作計劃，分解量化到部門及每個崗位，實行目標(biāo)管理責(zé)任制，每年對管理目標(biāo)進行考核。嚴(yán)格按我公司質(zhì)量體系運作，對每個項目的服務(wù)過程建立原始記錄，通過現(xiàn)場檢查、部門自查、內(nèi)、外部質(zhì)量審核，確保管理工作的監(jiān)督機制有效運作。具體做法是：(1)公開監(jiān)督制：公布服務(wù)監(jiān)督投訴電話，設(shè)立經(jīng)理信箱，24小時受理投訴。所有員工佩戴工作牌上崗，以便于1(2)員工評議制：我公司將對各項管理活動實行監(jiān)督、跟蹤、反饋，對XX單位或其他來源的信息做到有分析、有處理、有跟蹤、有反饋。實行閉環(huán)管理，使每一位員工的合(3)定期報告制：項目培訓(xùn)部定期向XX單位、我公司及上級主管單位定期報告工作，檢討服務(wù)管理事宜，確保實現(xiàn)我公司標(biāo)書中的承諾。(1)我公司在服務(wù)管理過程中，將嚴(yán)格執(zhí)行國家、政府發(fā)布的有關(guān)法規(guī)、條例和實施細(xì)則。(2)各部門在管理中將嚴(yán)格貫徹我公司質(zhì)量體系。(3)巡視檢查制：由各部門主管對各部門員工進行定期或不定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。對重大質(zhì)量問題或多次重復(fù)出現(xiàn)的問題，由管理層檢討并制定糾正和預(yù)防措施。(4)實行考核淘汰制：我公司將每年對員工進行全方位考核，實行5%淘汰制，對主管以上人員實行述職考核，不合格者調(diào)離崗位或淘汰。我公司對管理負(fù)責(zé)人進行述職考核，不合格降級或調(diào)回重新培訓(xùn)。(四)信息反饋及處理機制沒有糾正和預(yù)防措施，質(zhì)量體系就不能順利貫徹，沒有信息反饋和處理，我公司就無法保證優(yōu)良的管理服務(wù)。1.我公司將單獨設(shè)立相應(yīng)的客服部門工作為主要的信(1)定期向XX單位提供一份工作報告書，包括收支賬(2)我公司每半年向上級主管部門匯報檔案數(shù)字化管(3)員工意見箱。(4)員工的反饋信息。(5)新聞媒介。(按實際情況填寫)(一)項目人員基本情況表序號姓名性別崗位學(xué)歷職稱經(jīng)驗備注123456789(二)管理人員匯總表關(guān)鍵崗位人數(shù)(三)擬派項目經(jīng)理履歷表1.一般情況姓名年齡學(xué)歷畢業(yè)學(xué)院專業(yè)職務(wù)職稱擬任何職務(wù)參加工作時間2.個人簡歷時間專業(yè)工作經(jīng)歷序號項目名稱該項目中任何職12345公章。本表可在不改變格式的情況下根據(jù)具體需要自行增(四)其他項目管理人員履歷表姓名性別年齡職務(wù)職稱學(xué)歷參加工作時間從事管理工作年限已完成項目情況合作單位項目名稱規(guī)模開始、完成日期是否在服務(wù)期質(zhì)量關(guān)復(fù)印件等)(五)人員崗位分配表部門崗位姓名證書號到崗情況履職情況服務(wù)單位監(jiān)督機構(gòu)處理意見監(jiān)督抽查人員簽字：XX年XX月XX日1.監(jiān)督抽查人員每次現(xiàn)場監(jiān)督抽查時，對檔案數(shù)字化管理項目部關(guān)鍵崗位人員任命文件的符合性及到崗履職情況進行抽查記錄。2.項目部關(guān)鍵崗位人員應(yīng)注明所從事的具體專業(yè)工作3.對人員配備不達(dá)標(biāo)、擅自變更、不到崗或不按規(guī)定履職的簽發(fā)限期整改通知書，并在處理意見欄目中說明。(六)項目人員資質(zhì)證書職務(wù)姓名職稱執(zhí)業(yè)或職業(yè)資格證明備注證書名稱證書編號專業(yè)第三節(jié)部門崗位職責(zé)序號項目角色項目職責(zé)和崗位工作描述1項目負(fù)責(zé)人對整個項目負(fù)責(zé)，對項目整體實施過程進行監(jiān)控，協(xié)調(diào)管理項目所需資源以及外部關(guān)系2項目經(jīng)理管理整個加工現(xiàn)場的日常事務(wù)，安排生產(chǎn)進度、負(fù)責(zé)質(zhì)量監(jiān)督管理及資料暫存崗位；同時，負(fù)責(zé)與XX單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行協(xié)調(diào)溝通3技術(shù)經(jīng)理監(jiān)督日常運行過程中的技術(shù)動態(tài)；同時負(fù)責(zé)影像數(shù)據(jù)導(dǎo)庫、與檔案管理系統(tǒng)掛接工作4軟件工程師保證系統(tǒng)運行穩(wěn)定5硬件工程師負(fù)責(zé)加工現(xiàn)場設(shè)備維護以及設(shè)備運行狀對故障做出及時響應(yīng)6工藝管理員負(fù)責(zé)根據(jù)檔案資料特點設(shè)計和確定具體的檔案整理和數(shù)字化加工的生產(chǎn)流程和工藝，并根據(jù)實際資料和生產(chǎn)情況及時對流程和工藝進行改進或調(diào)整7培訓(xùn)工程師負(fù)責(zé)對各操作組長、品質(zhì)管理員、操作人員進行檔案加工相關(guān)的業(yè)務(wù)、技術(shù)和系統(tǒng)操作培訓(xùn)，并負(fù)責(zé)對相關(guān)人員進行培訓(xùn)考核8生產(chǎn)組長各班組組長參與實際操作負(fù)責(zé)每個操作崗位的工作監(jiān)督、問題確認(rèn)協(xié)調(diào)等工作9品質(zhì)管理員資料的裝訂檢查、索引正確性檢查、影像清晰度檢查等質(zhì)量保證工作，規(guī)范各節(jié)點操作方法，提高工作效率，為后備人員進行培訓(xùn)資料交接員負(fù)責(zé)資料進入加工中心的數(shù)量確認(rèn)，為每卷資料建立唯一標(biāo)識，負(fù)責(zé)資料在數(shù)字化中心的存放，在加工過程中對每個使用的操作員進行登記檔案整理員對資料進行張數(shù)確認(rèn)，在確認(rèn)完成后進行拆卷，并按照相關(guān)規(guī)范對資料進行分類整理掃描人員將資料掃描進入系統(tǒng)，使用各種適合紙張的掃描儀，A3高速、平板或者A0無紙操作員掃描完成后資料的后續(xù)處理，包括頁碼錄入、影像分類、索引信息錄入等檔案裝訂員在掃描完成后對檔案重新進行裝訂后備人員為不可避免的人員變動的做補充，隨時準(zhǔn)備待命上崗第三章項目進度計劃控制方案第一節(jié)進度計劃一、項目設(shè)計計劃時間段(工作日)需求分析概要設(shè)計詳細(xì)設(shè)計前期準(zhǔn)備和調(diào)研設(shè)備測試方案優(yōu)化二、歷史檔案數(shù)字化掃描實施計劃時間段(月)1234567數(shù)字化設(shè)備進入數(shù)字化加工數(shù)字化后期處理初驗培訓(xùn)經(jīng)驗第二節(jié)進度計劃控制方案一、合理安排工作進度接到XX單位委托的任務(wù)后，我們將充分熟悉任務(wù)資料，依據(jù)XX單位要求的進度目標(biāo)，合理安排相關(guān)人員并制定工作進度計劃表，并報與XX單位確認(rèn)，待XX單位確定計劃后，進行工期倒排，嚴(yán)格按任務(wù)進度節(jié)點執(zhí)行。二、工作進度控制的人員保障公司安排項目負(fù)責(zé)人成立項目部，各專業(yè)技術(shù)人員均有豐富的大型檔案或檔案數(shù)字化加工工作經(jīng)驗，足以滿足XX單位同時委托若干項目業(yè)務(wù)。及時向XX單位匯報項目工程的進度、做到每日一匯報，每日一總結(jié)，每日確認(rèn)已完工程是否符合進度要求，如進度滯后于進度計劃，或未按倒排節(jié)點完成，應(yīng)及時調(diào)整工作時間及人員進行進度糾偏，保證整體任務(wù)的進度依據(jù)計劃完成。力爭提前三到五天完成工作。四、進度管理的獎懲措施1.嚴(yán)格執(zhí)行公司關(guān)于項目進度管理的獎懲制度。2.對檔案數(shù)字化加工工作進度沒有按照XX單位公司的進度要求完成的人員，公司將按獎懲制度予以處罰。每延遲一天，項目負(fù)責(zé)人扣發(fā)當(dāng)月獎金，相應(yīng)責(zé)任人扣發(fā)當(dāng)月獎金。延遲一周，項目負(fù)責(zé)人及相應(yīng)責(zé)任人扣發(fā)全年獎金。3.對超過合同規(guī)定日期的，則撤換項目負(fù)責(zé)人及相應(yīng)責(zé)4.對檔案數(shù)字化加工項目部按進度要求加班加點的工作人員，公司將發(fā)加班費。5.對按時或提前完成進度要求的人員，公司將給予表彰或獎勵，并納入年終考評。第四章數(shù)字化管理實施方案第一節(jié)數(shù)字化加工系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作流程利用本公司數(shù)字化生產(chǎn)線軟件，以加工流水線方式來進檔案原件整理車圖像處理系統(tǒng)西蛋處理系統(tǒng)質(zhì)檢系統(tǒng)圖像掃描和處理質(zhì)最檢測卷要逐卷(件)清點，重點檔案須逐頁清點，填寫調(diào)卷單。 (資料及檔案內(nèi)的成冊材料不能拆),按要求區(qū)分掃描件和非掃描件(我方將指派專人審核),并對褶皺不平影響掃描質(zhì)量的原件先進行相應(yīng)處理(壓平或熨平等),確保較薄紙張(如信紙、便箋紙)、破損紙張、底灰較深(如草漿紙、油印紙)、字跡較淺(如鉛筆字跡)等紙張質(zhì)地狀況較差的對沒有編制頁號或編制頁號不規(guī)范的檔案重新編制頁布襯墊手工修裱。整理人員將領(lǐng)用來的檔案按不同的頁面規(guī)格將其分類：1.高掃：單張的A4及A4以下頁面可直接過掃描儀高速進紙器的紙張，將其歸為一類。2.平板：不能直接過掃描儀高速進紙器的紙張(如合同、票據(jù)、A3頁面及以上)需用平板掃描或大幅掃描儀，將其歸各類別之間用彩色隔頁紙隔開，以便于掃描人員區(qū)分，從而提高掃描效率.資料整理人員完成任務(wù)之后會打印出一張主流程單。處理單生成完畢后，資料整理人員在其指定地方簽名并將分好類的檔案及處理單一并放在指定工作臺，等待下一工位人員領(lǐng)取。目錄著錄人員根據(jù)檔案案卷及卷內(nèi)文件信息，結(jié)合檔案軟件進行索引錄入，索引信息庫直接跟生產(chǎn)線軟件庫連接，當(dāng)一卷文件目錄完后，會自動在生產(chǎn)線軟件中生成等待任可分配一卷或多卷文件，工位操作人員都會根據(jù)此批次號來完成本工位的任務(wù)。1.索引信息錄入界面文件但記錄(R編輯但)視圖M選項(O)原文(D首條上移下移末茶添加冊除PP保存存加職灘圍到冊2.生產(chǎn)線任務(wù)分配界面描述：批次號：山山3.條目著錄掃描文件的目錄進行條目著錄，著錄準(zhǔn)確度達(dá)到99%以上。對案卷中目錄有不準(zhǔn)確或錯漏的，要求根據(jù)文件內(nèi)容進行條目重新修改提煉，條目要求符合國家規(guī)則要求。將著錄后的檔案案卷級及文件級目錄錄入數(shù)據(jù)庫。著錄時如發(fā)現(xiàn)案卷張頁號漏編或者無張頁號，補編張頁號。文書檔案按照文件要求；專業(yè)檔案按照甲方專業(yè)檔案元根據(jù)有關(guān)文件要求，文書傳統(tǒng)案卷目錄錄入項有21個，其中必填項14個，文書傳統(tǒng)卷內(nèi)目錄錄入項有28個，其中必填項14個，文書簡化歸檔文件錄入項有28個，其中必填項12個。廠字段可空廠帶索引字段「簡單查詢字段廠分類查詢字段廠權(quán)限控制字段者詞號位日(名機號號數(shù)遷鍵時放指注示識件本案件物種子子技制在貞長歸附全淚子得轉(zhuǎn)格兄人伍甲甲基控生名需能備稱物案案址識V案卷(盒)內(nèi)有備考表的，在舊備考表上填寫。卷(盒)稅票，在備考表中注明頁碼、張數(shù)，同時在目錄備注項中注寧檔附注(番注》全案號廠密凝卡片網(wǎng)糖退出保存存加取滿×歷史檔案除重份不掃描外，其他都納入掃描范圍。根據(jù)檔案幅面的大小選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描，大幅面檔案采用大幅面掃描儀。辨率300dpi,特別珍貴檔案及照片檔案采用600dpi。圖像存儲格式為單頁TIFF。并在項目完成后，將所有檔案圖像，批量轉(zhuǎn)化為JPEG格式一套，其他要求與TIFF格式一致。掃描時根據(jù)紙張質(zhì)地、底色、薄厚程度等因素，設(shè)置最佳的掃描明暗度、對比度設(shè)置，保證原始掃描圖像效果與原件吻合。根據(jù)檔案幅面的大小和紙張狀況，選擇相應(yīng)掃描儀。其中大幅面檔案可采用大幅面工程掃描儀；同頁有兩個以上文件，需分別掃描后再進行合頁。為保護檔案原件，我方盡量使用平板掃描儀掃描，對于現(xiàn)代檔案紙張質(zhì)量較好適合高速掃描的，必須事先征得用戶同意，并做好記錄；對資料等質(zhì)檔案掃描工作流程表》上認(rèn)真登記掃描的頁碼和頁數(shù)，并核對每份文件的掃描頁碼、頁數(shù)與實際的文件頁碼、頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法。如果檔案為照片、圖片則用彩色掃描。高速掃描人員根據(jù)所分配任務(wù)在指定位置找到相應(yīng)案卷，按照流程單及生產(chǎn)線軟件上標(biāo)明信息進行掃描，掃描完畢后核實掃描頁面與生產(chǎn)線上應(yīng)完成頁面無誤后在流程單上簽名，將檔案一并遞交指定工作臺，等待下一工位人員領(lǐng)管超需平板掃描人員根據(jù)所分配任務(wù)在指定位置找到相應(yīng)案卷，按照流程單及生產(chǎn)線軟件上標(biāo)明信息進行掃描，平板掃描過程中有些紙張較薄的紙張，掃描時可用張白紙墊在其后，防止掃描出現(xiàn)透光和陰影現(xiàn)象，影響掃描效果。平板掃描完畢后核實掃描頁面與生產(chǎn)線上應(yīng)完成頁面無誤后在流程單上簽名，與檔案一并遞交指定工作臺，等待下一工位人nnEQ\*jc3\*hps11\o\al(\s\up6(1),2)普普普普普普又ms平數(shù)平平數(shù)平數(shù)卷期翻翻醚美觀的效果。圖像偏度不得大于1度，圖像拼接處信息要完上頁下頁指定避診保存圖像C11)另存圖像潔除(FB)裁剪10);貳日只按照相關(guān)規(guī)范要求以目錄數(shù)據(jù)庫內(nèi)該文件檔號對掃描采用在線、離線相結(jié)合的方式進行多套、異質(zhì)備份。離線備份載體應(yīng)選擇檔案級光盤，TIFF格式備份三套，分別標(biāo)JPEG格式采用在線備份即可。每張光盤只能刻錄一個全宗的引目錄(或歸檔文件目錄)各一套。光盤表面標(biāo)示光盤片編號并注明光盤內(nèi)目錄索引信息。并在光盤片刻錄完成后，與影像系統(tǒng)檔案進行比對一次，以確保檔案資料無遺漏及正確性，對于所有光盤片序號進行管七、數(shù)據(jù)掛接此工位是將所錄入的索引信息與掃描影像掛接的一個過程，所上載圖像根據(jù)案卷檔號及頁號進行逐一對應(yīng)掛接。如條目數(shù)據(jù)與掃描圖像頁面不匹配時，系統(tǒng)會自動提示，操作員根據(jù)提示對電子目錄或掃描圖像進行相應(yīng)改正，以保證電子目錄與掃描圖像對應(yīng)一致。批次文件列表左旋90度4)左旋90度4)下載上載資料導(dǎo)入TIF導(dǎo)入JFG保存導(dǎo)入修改批次正文，B其他(包括處理簽、定稿、草稿)。此操作在檔案數(shù)字化系統(tǒng)中進行處理，并將圖像稿本標(biāo)識存儲在數(shù)據(jù)庫瀏覽原文，對掃描件逐頁進行A\B標(biāo)記。左齊(裁口整齊)、下齊(地腳整齊),靠右側(cè)裝訂，裝訂在裝訂過程中，如遇有小頁面或沒有足夠裝訂空白頁留空白裝訂邊的正常大小頁面，用修裱檔案專用紙張接邊頁數(shù)順序、裝訂要求等進行檢查，合格率達(dá)到99%。履行檔紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中形成的工作文檔應(yīng)進行系統(tǒng)歸已完成數(shù)字化的所有檔案數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)及元數(shù)(1)階段驗收：完成一定量(單個全宗或若干全宗或月工作量)檔案數(shù)字化任務(wù)后，由XX單位組織人員對檔案提供專業(yè)的驗收軟件(或數(shù)字化系統(tǒng)集成數(shù)據(jù)質(zhì)檢功能),該軟件具備質(zhì)檢數(shù)據(jù)導(dǎo)入、設(shè)定抽檢比例、自動質(zhì)檢、提出階段驗收申請，填寫《紙質(zhì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)質(zhì)檢申請率應(yīng)不低于5%,對比各項指標(biāo)檢查檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，在《檔案(1)檔案實體：檔案整理、裝訂還原情況，完好率>99%,檔案原件100%不缺失。(2)圖像數(shù)據(jù)：圖像質(zhì)量情況完好率大于99%,漏掃率<0.5%,圖像文件的命名差錯率<0.2%。(3)目錄數(shù)據(jù)：以條目為檢查單位，檔號，題(人)名、密級、控制標(biāo)識等關(guān)鍵字段正確率=99.5%(原件字跡潦草、不清的，不計算在內(nèi)),其余字段錄入正確率>98%。(4)數(shù)據(jù)掛接：掛接正確率100%。對階段驗收合格的紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果數(shù)據(jù)及時進行卷內(nèi)目錄各2套。十五、成果移交1.移交內(nèi)容檔案目錄數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)、檔案數(shù)字化全文數(shù)據(jù)、紙質(zhì)檔案案卷目錄及卷內(nèi)目錄各2套和整理完畢的數(shù)字化工作文以目錄數(shù)據(jù)庫內(nèi)該文件檔號對掃描圖像建立文件夾。數(shù)據(jù)光盤內(nèi)文件電子影像存儲格式為TIFF格式及PDF格式各一套。掃描后的電子文件需要提交硬盤存儲和光盤存儲做備份之用，對光盤質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)如下：使用國際級檔案專用光盤，制作成影像存儲格式為單頁或多頁TIFF及PDF格式的數(shù)據(jù)光盤2套各2份。同一份文件，不跨越二片盤片號，文件影像存于符合標(biāo)準(zhǔn)的光盤片。光盤表面標(biāo)示光盤片編號并注明光盤內(nèi)目錄索引信息，在光盤片刻錄完成后，與實體檔案數(shù)據(jù)進行比對一次，以確保檔案資料無遺漏及正確性。光盤刻錄人員對于所有光盤片序號進行管理與記錄。2.移交驗收紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果數(shù)據(jù)移交時，接收方應(yīng)進行驗收。驗收內(nèi)容為：移交的載體是否完好、清潔，是否無劃痕、無損傷、無病毒；數(shù)據(jù)內(nèi)容是否完整、規(guī)范、準(zhǔn)確等。3.移交手續(xù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果數(shù)據(jù)移交時，填寫《檔案數(shù)字化成果移交接受登記表》;4.整理后檔案資料須運輸至XX單位指定庫房，并上架第二節(jié)檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)功能本項目數(shù)字化生產(chǎn)線根據(jù)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合公司多年來檔案數(shù)字化加工經(jīng)驗，開發(fā)符合本項目要求。系統(tǒng)涵蓋了檔案數(shù)字化加工處理的各個流程，包括條目錄入、檔案整理、檔案掃描、檔案糾錯、檔案掛接等各個環(huán)節(jié)。系統(tǒng)可根據(jù)實際加工業(yè)務(wù)情況進行流程和多工位的調(diào)配，達(dá)到檔案數(shù)字化加工結(jié)構(gòu)化、流程化，形成檔案數(shù)字化加工流水線。一、數(shù)字化加工系統(tǒng)功能特點根據(jù)本次檔案數(shù)字化加工流程，即調(diào)卷→信息轉(zhuǎn)入和錄入→拆卷整理→建立條碼標(biāo)識→數(shù)字化掃描→影像處理與關(guān)聯(lián)入庫→案卷還原→影像與數(shù)據(jù)檢查→還卷等，有清晰、完整的檔案數(shù)字化作業(yè)流程管理、角色管理、工位管理、任數(shù)字化生產(chǎn)線有合理的數(shù)字化加工作業(yè)流程設(shè)計功能，考慮了角色、工位與人員的數(shù)量匹配，不同類型掃描儀的匹配，異常情況處理(如補掃、重掃、補錄功能),庫存檔案掃描和新生檔案掃描的關(guān)系處理和需插入已掃描案卷的材生產(chǎn)線可通過接口從其他系統(tǒng)讀取歸檔信息的功能和錄入(或通過設(shè)置自動生成)檔號，盒號，卷內(nèi)文件目錄(可系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置缺省目錄，通過實際選擇錄入),架號等檔案信(一)影像處理功能(二)存儲管理功能(三)管理和查詢功能2.靈活的權(quán)限管理功能，系統(tǒng)可以對用戶組授權(quán)，也可以單獨對用戶進行授權(quán)，系統(tǒng)可以任意指定業(yè)務(wù)表中字段設(shè)為權(quán)限控制字段，根據(jù)字段的值進行使用授權(quán)。(四)多種格式輸出功能1.本公司數(shù)字化生產(chǎn)線可以將掃描的圖像文件，轉(zhuǎn)換成多種圖像格式，如JPG、TIF、多頁TIF等，或合并成PDF文供全文檢索功能。2.數(shù)字化生產(chǎn)線具有開放性的數(shù)據(jù)接口，良好的擴充能力，為與其他管理系統(tǒng)的連接留出擴展空間，滿足各種紙質(zhì)檔案掃描加工的需要；加工處理工位靈活設(shè)置，可根據(jù)掃描量的要求，隨時增加和減少每個工序上的工位數(shù)量，以至調(diào)(五)示例1.項目信息項目管理用戶管理工位集置系統(tǒng)設(shè)置新建項目林改項目張深項目馬附項目3.自動系統(tǒng)信息配置編輯器系統(tǒng)信息配置編輯器?允許自動創(chuàng)建□允許自動上傳?允許自動分配取消”分鐘分鐘分鐘4.批次維護田除批次x5.用戶管理項目管理用戶管理工位設(shè)置系統(tǒng)設(shè)置日志目錄版本信息添加工位修改工位冊除工位分配用戶2340處理紙型：優(yōu)先級：備注：x允許自動完成用戶名稱6.接收任務(wù)結(jié)束時間17.資料整理文件名曾通頁8.圖片糾錯R管)左是30度F4)右地90度Gs)1我單P10)保存圖像F11)另存圖像左旋轉(zhuǎn)QS)右旋轉(zhuǎn)(F8)晉晉L品掃高流程管理流程管理檢索瀏覽器利用客戶端利用用戶權(quán)限管理文檔分類管理加工流程管理統(tǒng)計報表文檔密級設(shè)定可根據(jù)用戶指定時間段將所掃描的圖像的總數(shù)按類別進行統(tǒng)計，用戶查詢的資料統(tǒng)計，完整的系統(tǒng)日志，可以統(tǒng)計每個工位，每個操作員的工作量。4.強大的系統(tǒng)備份及數(shù)據(jù)分發(fā)功能：可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的完整備份與恢復(fù)，增量備份與恢復(fù)，數(shù)據(jù)發(fā)布，外部數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出功能；光盤發(fā)布。五、信息利用1.提供多種查詢方式可錄入全部的索引值或部分索引值進行查詢檢索?？赏ㄟ^客戶端進行查詢，或通過瀏覽器的方式進行查詢。2.權(quán)限審核批準(zhǔn)沒有權(quán)限的用戶向上級管理者或系統(tǒng)管理員提出申請，獲得批準(zhǔn)的用戶可以在一定實際段內(nèi)查看某份影像文件。3.完整的權(quán)限控制查詢用戶權(quán)限得到了限制，可以根據(jù)需要定義多級用戶4.集成OCR和支持全文檢索系統(tǒng)可以捆綁集成OCR,支持全文檢索系統(tǒng)，用戶使用全文搜索可以實現(xiàn)模糊查詢，(可選件)。5.遠(yuǎn)程查詢利用和本地查詢利用相結(jié)合系統(tǒng)提供遠(yuǎn)程的Web查詢服務(wù)，可以實現(xiàn)資料的廣泛利6.數(shù)據(jù)加密傳輸查詢數(shù)據(jù)可以采用加密的方式在網(wǎng)絡(luò)上進行傳輸，防止六、數(shù)字化加工系統(tǒng)工位設(shè)計化信息結(jié)構(gòu)業(yè)轉(zhuǎn)換1.流水線管理控制臺數(shù)字化加工管理員負(fù)責(zé)數(shù)字化加工子系統(tǒng)的用戶管理、角色劃分、資料的統(tǒng)一管理、條碼打印，數(shù)字化加工任務(wù)分2.實體整理(手工整理)3.資料整理工位錄入整理后的原始資料信息(工作站若干臺)。4.掃描工位掃描操作員負(fù)責(zé)將原始資料以批次為單位進行批量掃(工作站若干臺，每臺配備高速掃描儀，數(shù)碼相機等資料錄入設(shè)備)。5.一校工位一校操作員負(fù)責(zé)檢查掃描操作員掃描出來的電子文件，對不符合最終質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)的文件標(biāo)識出來，并記錄此電子文件的具體質(zhì)量問題。6.圖像處理工位糾錯操作員負(fù)責(zé)將一校操作員標(biāo)識的有質(zhì)量問題的電子文件進行圖像處理，糾正、去污、去黑邊，拼接、裁剪、這些掃描后的電子文件質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。7.二校工位二校操作員的工作是檢查糾錯操作員是否將一校提出的質(zhì)量問題都完成了修改，還需要檢查是否還有其他的質(zhì)量問題。如果發(fā)現(xiàn)還有不符合質(zhì)量要求的電子文件，則通知糾錯操作員重新進行糾錯。8.上載工位對已經(jīng)通過質(zhì)量檢查的電子文件上載操作員首先對這些文件進行條碼識別，如果條碼識別成功則將這批文件上載七、數(shù)字化加工系統(tǒng)權(quán)限分級設(shè)置(Role-BasedpoliciesAccessControl)模型的權(quán)限管理系權(quán)限模型權(quán)限模型c校判(一)權(quán)限訪問機制提供集中管理權(quán)限的服務(wù)，負(fù)責(zé)提供用戶的鑒別、用戶信息、組織結(jié)構(gòu)信息，以及權(quán)限關(guān)系表的計算。如下圖所示。權(quán)限的訪問示意圖用戶信息用戶信息組織結(jié)構(gòu)權(quán)限關(guān)系proxy系統(tǒng)根據(jù)用戶，角色、操作、訪問策略和控制對象之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，同時考慮權(quán)限的正負(fù)向授予，計算出用戶的最小權(quán)限。在業(yè)務(wù)邏輯層采用SessionBean實現(xiàn)此服務(wù)，也可以發(fā)布成WebService。采用代理Proxy模式，集中控制來自應(yīng)用系統(tǒng)的所要訪問的權(quán)限計算服務(wù)，并返回權(quán)限關(guān)系表，可以通過訪問能力表CL和訪問控制表ACL兩種可選的訪問方式訪問權(quán)限管理系統(tǒng)。以基于框架的應(yīng)用系統(tǒng)為例，(1)首先采用基于表單的驗證，利用Servlet方式集中處理登錄請求。考慮到需要鑒別的實體是用戶，采用基于ACL訪問方式。用戶登錄時調(diào)用權(quán)限管理系統(tǒng)的用戶鑒別服以HashMap的方式存放到登錄用戶的我公司S果沒有我公司的Session或者過期，則被導(dǎo)向到登錄頁面，重新獲取權(quán)限。(2)直接URL資源采用基于CL訪問方式進行的訪問控制。如果用戶直接輸入URL地址訪問頁面，有兩種方法控制A.通過權(quán)限標(biāo)簽讀取CL進行控制；B.采取Filter模式，進行權(quán)限控制，如果沒有權(quán)限，則重定向到登錄頁面。(二)權(quán)限控制機制權(quán)限所要控制的資源類別是根據(jù)應(yīng)用系統(tǒng)的需要而定義的，具有的語義和控制規(guī)則也是應(yīng)用系統(tǒng)提供的，對于權(quán)限管理系統(tǒng)來說是透明的，權(quán)限將不同應(yīng)用系統(tǒng)的資源和操作統(tǒng)一對待。應(yīng)用系統(tǒng)調(diào)用權(quán)限管理系統(tǒng)所獲得的權(quán)限關(guān)系表，也是需要應(yīng)用系統(tǒng)來解釋的。按此設(shè)計，權(quán)限管理系統(tǒng)的通用性較強，權(quán)限的控制機制則由應(yīng)用系統(tǒng)負(fù)責(zé)處理。由于應(yīng)用系統(tǒng)的權(quán)限控制與特定的技術(shù)環(huán)境有關(guān)，以基于架構(gòu)的應(yīng)用系統(tǒng)為例來說明，系統(tǒng)主要的展示組件是頁面，采用標(biāo)記庫和權(quán)限控制組件共同來實現(xiàn)。利用標(biāo)簽來標(biāo)識不同級別資源，頁面權(quán)限標(biāo)簽將標(biāo)識頁遍歷頁面上的權(quán)限控制標(biāo)簽，讀取的控制權(quán)限。通過權(quán)限注冊組件將頁面上的權(quán)限控制對象以及規(guī)則注冊到權(quán)限管理信息系統(tǒng)中。應(yīng)用系統(tǒng)用戶登錄系統(tǒng)時，從權(quán)限管理系統(tǒng)獲得權(quán)限關(guān)用權(quán)限控制組件在業(yè)務(wù)邏輯中進行相應(yīng)的權(quán)限控制，尤其是和業(yè)務(wù)邏輯緊密聯(lián)系的控制對象實例的權(quán)限控制。八、分級授權(quán)該權(quán)限管理系統(tǒng)已成功應(yīng)用于系統(tǒng)的設(shè)計和開發(fā)實踐，型的權(quán)限具有以下優(yōu)勢：權(quán)限分配直觀、容易理解，便于使用；擴展性好，支持崗位、權(quán)限多變的需求；分級權(quán)限適合分層的組織結(jié)構(gòu)形式；重用性強。權(quán)限樹是指檔案組權(quán)限的覆蓋關(guān)系，檔案組是一個樹形結(jié)構(gòu)，每個檔案組可以有不受個數(shù)限制的電子檔案組。當(dāng)我們給某個用戶組賦予了某個檔案組的權(quán)限，那么這個用戶組同時也有了該檔案組的子檔案組權(quán)限，如果子檔案組也設(shè)置了權(quán)限，那么子檔案組權(quán)限優(yōu)先。例如：檔案組1有子檔案組2、3,檔案組2有子檔案組4、5,檔案組3有檔案組6,7,如下圖所示。11256437我們給某用戶組賦予檔案組1和檔案組3的權(quán)限，則用戶組在檔案組1、2、4、5的權(quán)限都與檔案組1的權(quán)限相同，在檔案組3、6、7的權(quán)限都與在檔案組3相同。數(shù)字化加工系統(tǒng)在系統(tǒng)安全上面，對數(shù)據(jù)庫信息采用了回收站管理理念，對硬盤存儲數(shù)據(jù)采用了分盤、分布備份的1.并發(fā)控制數(shù)據(jù)庫的完整性可以歸納為語義的完整性、運行的完整性的恢復(fù)問題。運行的完整性即并發(fā)性事務(wù)處理的控制(并發(fā)控制)。數(shù)據(jù)完整受損主要是出錯所致，如用戶程序、事務(wù)處理或系統(tǒng)有誤。數(shù)據(jù)的集中導(dǎo)致并行事務(wù)處理的出現(xiàn)，并行的事務(wù)處理可能會并發(fā)存取相同的數(shù)據(jù)。為防止并發(fā)存取和并發(fā)個性對數(shù)據(jù)完整性的危害，應(yīng)采取措施保證無誤無沖突的工作c基于隔離控制原理，這些措施目的在于使每項事務(wù)處理都覺得整個數(shù)據(jù)庫為其獨占，即邏輯模擬用戶操作環(huán)境。并發(fā)修改同一數(shù)據(jù)項時，可能會得出錯誤結(jié)果。所以在數(shù)據(jù)庫中當(dāng)某項事務(wù)正在修改一個數(shù)據(jù)項時，其他事務(wù)只能讀取，而不能修改。在多媒體檔案數(shù)據(jù)庫的設(shè)計過程中，采用數(shù)據(jù)庫鎖的機制可保護數(shù)據(jù)完整性。在一個事務(wù)內(nèi)由語句獲取的全部封鎖事務(wù)的SQL語句所做的修改在它提交之后所啟動的事務(wù)中才是可見的。在一個事務(wù)中由語句所獲取的全部封鎖在該事務(wù)提交或回滾時被釋放。在兩個不同級上提供讀一致性；語句級讀一致性和事務(wù)每個模塊均有其授權(quán)的用戶。每種數(shù)據(jù)也定義了用戶權(quán)限通過角色(Role),權(quán)限(Privilage)等的一系列授(1)某個特定用戶只能讀取而不能修改另一個用戶的(2)某個特定用戶只能運行數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的幾個存儲過程或者函數(shù)。(3)某個特定用戶自己能夠擁有修改某些數(shù)據(jù)的權(quán)力，但是卻無法給其他不擁有這個權(quán)限的用戶授予修改該數(shù)據(jù)某個特定用戶可以讀取數(shù)據(jù)但是無法創(chuàng)建新的表現(xiàn)空本系統(tǒng)設(shè)計分為數(shù)據(jù)庫管理員、數(shù)據(jù)庫使用人員和最終應(yīng)用系統(tǒng)使用人員三級管理，每級人員的權(quán)限逐次遞減。每級人員訪問數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)時都必須進行有效、可靠的用戶身份和權(quán)限驗證。不同用戶身份將具有不同的對數(shù)據(jù)的使用權(quán)限。未經(jīng)授權(quán)的用戶不能對數(shù)據(jù)進行訪問、修改。十、數(shù)據(jù)保密在遠(yuǎn)程訪問時，數(shù)據(jù)查詢結(jié)果要在網(wǎng)上傳送，這樣就要求傳送的數(shù)據(jù)安全。這就需要采用加密的方法來達(dá)到目的。本系統(tǒng)設(shè)計可采用VPNSSL技術(shù)來實現(xiàn)數(shù)據(jù)遠(yuǎn)程加密傳同樣，在數(shù)據(jù)傳輸過程中，為了防止電子文件被篡改，保證其真實性，也需要采用數(shù)據(jù)加密的技術(shù)實現(xiàn)。本系統(tǒng)設(shè)計采用數(shù)字水印技術(shù)來實現(xiàn)，將與電子文件內(nèi)容相關(guān)或不相關(guān)的一些標(biāo)示信息直接嵌入電子文件內(nèi)容當(dāng)中，但不影響原內(nèi)容的使用價值，且不容易被人覺察或注意到。通過這些隱藏在電子文件內(nèi)容中的信息，可以確認(rèn)其內(nèi)下應(yīng)用數(shù)據(jù)服務(wù)器份又有完全備份和增量式備份；3.歷史數(shù)據(jù)：當(dāng)數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)大量修改后，原來的數(shù)據(jù)要保留入歷史庫中，供以后用。在本系統(tǒng)設(shè)計過程中，充分利用數(shù)據(jù)備份軟件實現(xiàn)關(guān)系數(shù)據(jù)