國際航運集團公司行政中心管理流程制度

國際航運集團公司行政中心管理流程制度第一章ISO文件管理流程第二章合同評審流程第三章管理評審流程第四章固定資產管理流程第五章檔案管理規(guī)定第六章印鑒管理規(guī)定第七章XX集團企業(yè)文化宣貫管理流程第八章XX集團品牌宣傳管理規(guī)定第九章XX集團活動策劃管理流程第十章會議及接待流程第十一章網(wǎng)站建設管理流程第十二章車輛安全管理規(guī)定行政中心管理流程制度（一）、組織結構行政中心總經理行政中心總經理制度與管理公共關系網(wǎng)站管理司制度與管理公共關系網(wǎng)站管理司機秘書（二）、崗位職責總經理崗位職責1、負責集團企業(yè)文化的建設與宣貫;2、負責集團ISO體系與制度建設;3、負責集團品牌資產的管理;4、負責集團公共關系、企業(yè)營銷策劃與傳播;5、負責集團網(wǎng)站的建設與管理;6、負責集團文秘、接待、辦公用房、車輛、檔案、印鑒等行政事務管理;7、負責集團黨委、團委、工會的日常工作。制度與管理1、負責編制、修訂集團質量管理體系文件，每年換版一次；2、負責協(xié)助管理者代表對集團質量管理體系運行情況進行監(jiān)督，保證質量管理體系的正常運轉；3、負責集團內審員的培訓工作；4、負責組織和實施集團質量管理體系外部審核工作；5、參與集團內部審核工作；6、負責集團ISO制度的實施與考評；7、協(xié)助實施企業(yè)文化的宣貫。公共關系1、協(xié)助行政中心總經理進行企業(yè)文化建設和實施工作；2、負責集團各項文化活動的策劃和組織工作，如各項競賽、慶典活動等；3、負責集團文化宣傳用品的制作，如文化掛板、員工手冊、通訊錄等；4、負責集團成立新公司或并購新公司的文化宣貫工作；5、協(xié)助行政中心總經理實施集團的重大營銷和品牌推廣活動；6、負責集團的媒體公關與宣傳；7、負責集團信息的收集、審核和發(fā)布；8、負責集團名稱規(guī)范和VI標準的制定和應用，及對各中心體系名稱和VI應用的指導和監(jiān)督檢查；9、負責集團的品牌注冊和管理；10、負責集團各種宣傳材料標準的制定、更新與發(fā)布；11、負責集團各項禮品、營銷用品的設計制作、發(fā)放和管理；12、負責集團文化宣貫和品牌推廣各項檔案的保存和管理。網(wǎng)站管理1、負責集團內、外部網(wǎng)站的設計、制作，日常維護和管理優(yōu)化；2、內、外部網(wǎng)站的中文版、英文版中的主要公共信息及新聞欄目的更新，修改。3、負責集團各體系和各公司的網(wǎng)站建設的審查并提供技術支持4、負責集團網(wǎng)站方面培訓5、負責內部溝通交流員工問題和客戶問題及時匯總處理或答復文秘、接待1、按照集團董事長、總裁指示，安排日常工作及其他事務性工作。2、負責安排集團董事長、總裁出差日程并下發(fā)出差報告。3、參加集團CEO辦公會、辦公會并及時整理、發(fā)放會議紀要及項目、合同的會簽。4、負責集團公章的保管并嚴格按規(guī)定使用。5、負責協(xié)助組織集團管理評審會及各類大型會議、活動的準備工作。6、負責集團ISO文件及通知的評審、下發(fā)及簽收工作。7、負責集團檔案室的管理及向各中心按時收集檔案。8、負責集團總部固定資產的管理。9、負責各中心、各體系、公司車輛處置及購置的審批。10、負責集團董事長、總裁的日常報銷及訂票、訂房工作。11、負責建立董事長國內外公務活動記錄臺帳。12、負責集團會議室的會務服務及配套設施管理。13、負責集團前臺及總部前臺人員的管理和培訓。14、負責集團級客人的接待。15、負責行政中心報刊分發(fā)及重要報刊的存檔。16、負責茶水間及茶具保潔工作。17、負責行政中心文件打印、復印及傳真工作。18、協(xié)助實施企業(yè)文化的宣貫。司機1、負責辦理公司車輛變更、轉籍、報廢的各項手續(xù)；2、負責辦理集團車輛的養(yǎng)路費、入港證；3、集團客人車輛接待服務；4、負責領導車輛維修、保養(yǎng)、衛(wèi)生、整潔；5、認真完成領導安排的各項任務；6、確保行車安全。7、協(xié)助實施企業(yè)文化的宣貫。（三）流程制度第一章ISO文件管理流程定義、適用范圍集團總部行政中心、財務中心、信息中心、人力資源中心、投資發(fā)展中心下發(fā)的集團級會議紀要、公文、集團級通知需按照本流程操作，行政中心負責組織文件的最終評審及下發(fā)。流程2.1相關中心起草擬下發(fā)的文件；2.2如需要征求相關公司意見，可通過E-mail調查問卷、會議討論、網(wǎng)上交流等方式進行；2.3報行政中心進行文字審核、修改；2.4提交相關人員評審、會簽；2.5批準后由行政中心按發(fā)放范圍通過書面及內網(wǎng)形式發(fā)放各單位；2.6評審表、文件及簽收單存檔。規(guī)定、權限3.1行政中心負責集團ISO文件、集團級會議紀要、通知的編號、下發(fā)及存檔；3.2文件接收單位建立文件臺帳并書面存檔，同時負責將文件精神傳達本單位相關人員。標準化格式 XX集團會議通知下發(fā)評審表文件號：文件名稱起草單位核稿人日期評委成員發(fā)放范圍投資發(fā)展中心、人力資源中心、行政中心、財務中心、信息中心XX集運、XX物流、XX船管、XX船經、XX油輪、XX運輸、XX發(fā)展、潤豐航運、海之豐工貿、XX碼頭前灣物流、捷豐、愛通、青啤、香港船代、韓進箱站、海陽商船、集裝箱儲運、怡豐、上海下關輪渡評審結論評審意見：批準年月日XX集團會議紀要下發(fā)評審表文件號：文件名稱起草單位核稿人日期評委成員發(fā)放范圍投資發(fā)展中心、人力資源中心、行政中心、財務中心、信息中心XX集運、XX物流、XX船管、XX船經、XX油輪、XX運輸、XX發(fā)展、潤豐航運、海之豐工貿、XX碼頭前灣物流、捷豐、愛通、青啤、香港船代、韓進箱站、海陽商船、集裝箱儲運、怡豐、上海下關輪渡評審結論評審意見：評審人會簽：批準年月日XX集團質量管理體系文件評審表文件ISO注冊號：SITCISO（2006）第號文件名稱起草單位核稿人行政中心復印份數(shù)傳達范圍評委成員發(fā)放范圍投資發(fā)展中心、人力資源中心、行政中心、財務中心、信息中心XX集運、XX物流、XX船管、XX船經、XX油輪、XX運輸、XX發(fā)展、潤豐航運、海之豐工貿、XX碼頭前灣物流、捷豐、愛通、青啤、香港船代、韓進箱站、海陽商船、集裝箱儲運、怡豐、上海下關輪渡評審結論評審意見：評審人會簽：批準年月日集團級通知下發(fā)評審表文件號：文件名稱起草單位核稿人行政中心復印份數(shù)傳達范圍評委成員發(fā)放范圍投資發(fā)展中心、人力資源中心、行政中心、財務中心、信息中心XX集運、XX物流、XX船管、XX船經、XX油輪、XX運輸、XX發(fā)展、潤豐航運、海之豐工貿、XX碼頭前灣物流、捷豐、愛通、青啤、香港船代、韓進箱站、海陽商船、集裝箱儲運、怡豐、上海下關輪渡評審結論評審意見：評審人會簽：批準年月日XX國際航運集團文件簽收單標題:ISO注冊號:SITCISO（2006）第號收文單位簽名收文單位簽名行政中心XX船經人力資源中心XX船管投資發(fā)展中心潤豐航運財務中心XX散貨信息中心XX碼頭XX集運XX車隊XX物流XX油輪XX發(fā)展口岸公司海之豐工貿公司合資公司存檔(行政中心):備注:發(fā)文單位:下發(fā)日期:第二章合同評審流程定義、適用范圍集團各中心、各體系、各公司對外簽訂合同前應遵照該評審流程執(zhí)行，凡雙方存在長期合作關系，或者單次金額超過壹萬元的交易需訂立合同。流程2.1供方資格審核：我方應按照《供方評價表》審核簽約對方經營資質及履約能力，對方簽約經辦人是否有授權委托書，及授權范圍與合同簽訂內容是否一致等內容，并約定將簽約方的營業(yè)執(zhí)照復印件留存。2.1.1一次性合同應建立供方評價。2.1.2長期供方應建立年度評價。2.2合同評審2.2.1簽署合同前應填寫《合同評審表》并附上審核資料，由相關部門（須包括財務部門）對合同進行聯(lián)合評審，按合同類型分類，需提供的評審資料如下：A.采購合同——供方評價表、采購品性價分析B.投資、收購合同——投資收益測算、并購目標信息、并購方案、財務分析C.銷售合同（詳見各體系、公司合同評審流程要求）2.2.2須集團簽訂的合同或經常性合同范本應同時報集團評審；2.2.3財務人員參與經濟合同談判或評審，重大合同應增加律師專業(yè)評審過程；2.2.4因特殊情況不能訂立合同的，應填寫合同評審表對合作方進行聯(lián)合評審。2.3合同編號：公司代碼+年度+評審次數(shù)編號+序號公司代碼可由各公司自行設定編號規(guī)則，集團五大中心代碼為：行政中心AD、財務中心FN、信息中心IT、投資發(fā)展中心PL、人力資源中心HR；B.年度為四位阿拉伯數(shù)字；C.評審次數(shù)編號為大寫英文字母,第一次為A,其次為B,以此類推；D.序號長度為3位，如001；E.合同年度評審及延期時原合同評審號不變；F.如對方提供合同號，我方應重新編寫合同評審號。2.4合同的審批權限2.4.1以集團名義對外簽訂的合同：集團董事長或其書面授權人；2.4.2以各體系、公司名義對外簽訂的合同：各體系總裁或其書面授權人，各公司總經理。2.4.3各體系、各公司的簽約權限按照人力資源中心的總經理授權書范圍執(zhí)行。2.5合同蓋章：憑已會簽完畢的合同評審表在正本合同上蓋章，并加蓋騎縫章。2.6付款：經濟合同簽訂后，其中一份正本以及立項申請表或合同評審表交財務中心，財務中心按照合同約定條款審核收付款。2.6.1采購合同A.在付款前除了符合合同規(guī)定以外，必須有驗收手續(xù)，涉及庫存管理的須有保管人簽收。B.以上手續(xù)齊備后附復印件，向財務部門報送資金預算，財務部門按照相關手續(xù)入資產、存貨、費用等賬目，固定資產管理員按規(guī)定入資產臺帳。2.6.2銷售合同A.銷售合同按照約定期限收款，并將逾期欠款及時通知相關部門。B.涉及庫存管理的須有出庫登記，財務部門按照相關手續(xù)核銷資產、存貨等帳目。2.6.3其他經濟合同A.投資合同：驗資后必須提供驗資報告，作為長期股權投資入賬依據(jù)之一。B.兼并收購合同：收購款須取得發(fā)票、收據(jù)、財產權證等后支付。C.工程合同：附驗收報告及決算報告。2.7存檔2.7.1集團合同歸檔參照《檔案管理制度》執(zhí)行，由各中心自行負責；各體系、各公司由其相應部門統(tǒng)一管理；2.7.2各體系、各公司以集團名義簽訂的合同，正本須在集團統(tǒng)一歸檔；2.7.3各中心、各體系、各公司應指定專人按合同編號建立《合同管理臺帳》，負責對合同進行動態(tài)管理。標準化格式供方評價表公司名稱：供方名稱供方經營資質（營業(yè)額、從業(yè)人數(shù)、營業(yè)執(zhí)照復印件）對其過去提供產品或服務質量進行的評價對供方現(xiàn)場考察的情況其對于建議、要求的改進情況其他必要的評價年度評價評價結論：評價人：日期：合同名稱合作方名稱主管部門相關部門必選項：1、合同標的金額：7、維護費：2、《供方評價表》8、保修期：3、違約責任：9、對爭議的處理：4、付（收）款方式：5、付（收）款人名稱、銀行賬號：6、合同有效期（是否自動延續(xù)）：可選項：1、合作方主體經營資質（營業(yè)執(zhí)照、財務報表等）：2、合作方履約能力：評審意見：主管部門評價人：日期：評審意見：相關部門評價人：日期：批準人：被授權簽約人:日期：合同評審表合同評審號：公司代碼+年度+評審次數(shù)編號+序號合同管理臺帳公司名稱:合同評審號合同名稱客戶名稱合同簽訂日合同到期日展期備注第一次第二次第三次第三章管理評審流程定義、適用范圍管理評審是各級管理者就質量方針和戰(zhàn)略目標，對經營和管理體系的運行情況進行的正式評價，包括評價體系改進的機會和變更的需要，是使管理體系持續(xù)有效并能適應外部變化的重要措施。本流程適用于集團董事長、總裁及各體系總經理對管理體系的評審。流程2.1管理評審的準備2.1.1制定評審計劃,包括評審目的、日期、內容、參加人員等；2.1.2將日程安排及預算立項提交辦公會評審；2.1.3下發(fā)會議通知，通知內容包括時間、地點、參加人員、日程安排、需提交的資料；2.1.4召開預備會議，討論并確定管理評審的輸入內容，包括上次管理評審決議的落實及跟蹤、內審/外審的結果、企業(yè)的經營管理情況、質量方針及戰(zhàn)略目標的完成情況、采取的糾正和預防措施、改進的建議及其他認為應評審的內容；2.1.5會場方面的準備工作（參照會議接待流程）。2.2管理評審的實施2.2.1做出管理評審報告，即管理評審輸出，內容包括本次評審目的、內容、參加人員、評審議題、評審結論、評審決定及實施要求等；2.2.2報告由管理者代表審定后，按集團發(fā)文程序審批下發(fā)。2.3管理評審后續(xù)工作2.3.1各公司、各部門主管領導負責評審決定的有效實施；2.3.2行政中心負責監(jiān)督實施，并在下次管理評審會上報告。規(guī)定及權限3.1各中心、各體系、各公司提交的工作報告內容應包括：=1\*GB3①上一次管理評審會制定的戰(zhàn)略規(guī)劃及實施情況；=2\*GB3②經營成果分析及與去年同期/預算對比分析；=3\*GB3③下一期戰(zhàn)略規(guī)劃及實施：a.環(huán)境趨勢分析與環(huán)境相適應的戰(zhàn)略規(guī)劃與戰(zhàn)略相一致的組織能力分析組織能力優(yōu)先排序優(yōu)先排序的組織能力解決方案與產品相適用的1-5年預算（年度會議用）3.2集團管理評審分半年和全年兩次；各體系和各公司每季度召開一次；組織機構、經營策略或資源發(fā)生重大變化時可由總裁決定增加管理評審的頻次。標準化格式跨體系會議申請表項目編號：2006-SITC-AD001-發(fā)送至:sitc-Administration@會議名稱申請單位申請時間預算金額提交資料會議日程、參會人員、預算、會議資料行政中心意見年月日財務中心意見年月日信息中心意見年月日人力資源中心意見年月日投資發(fā)展中心意見年月日辦公會評審意見年月日批準年月日項目負責人：年月日注：如無特別注明，項目評審通過后有效期為壹個月，逾期作廢。第四章固定資產管理流程定義、適用范圍固定資產指使用年限一年以上，單位價值2000元以上的資產，包括集團經營性資產、非經營性資產及網(wǎng)絡設備等。管理權責2.1經營性資產——由集團投資發(fā)展中心負責集團經營性資產的審批管理，包括船舶、集裝箱、經營用車輛、土地、兼并收購等。2.2非經營性資產——由集團行政中心負責辦公車輛的購置、處置的審批管理及總部固定資產等。2.3網(wǎng)絡安全設備——由集團信息中心負責集團服務器、路由器、交換機等的審批管理。2.4各體系、公司固定資產由各體系、公司指定專人統(tǒng)一管理，建立固定資產臺帳。流程3.1固定資產的審批3.1.1按照管理權責的規(guī)定，各體系、公司辦公車輛、服務器、路由器、交換機、網(wǎng)絡安全設備以及經營性資產的購置、處置，需提交各主管中心，由集團審批；3.1.2其它資產由各體系、公司自行審批。（筆記本電腦及臺式電腦的品牌型號由集團信息中心確定）3.2固定資產的付款、核銷3.2.1財務根據(jù)簽批的固定資產購置、處置申請表付款或核銷賬目；3.2.2資產管理部門將實物賬簿、實物資產明細表作相應變更。3.3固定資產的臺帳3.3.1各體系、各公司及時更新固定資產臺帳，每年盤點后需將臺帳報備行政中心；3.3.2購置、處置后需在一周內反饋各分管中心資產管理員。3.4固定資產的核算3.4.1財務部門憑經批準的固定資產申請表、發(fā)票、驗收報告，辦理固定資產入帳；3.4.2財務部門要設置三級明細帳或通過固定資產的輔助核算實現(xiàn)對固定資產的明細核算。3.5固定資產的退還3.5.1應填寫資產退還單，分別由單位負責人、資產管理人員、退還人簽字，同時相應調整資產臺帳，財務部門相應調整賬目；3.5.2固定資產退還后，若暫無使用人，應由本單位固定資產管理員履行保管職責。3.6固定資產的盤點3.6.1每年十二月份由資產實物管理部門、資產使用部門、財務部門對固定資產進行一次盤點，帳實核對以確保資產的安全完整；3.6.2盤點后，資產實物管理部門將修正后的臺帳上報財務部門進行帳實核對，并將盤點報告及原因分析上報總經理簽字后存檔。管理原則4.1管理原則：“實物”與“帳務”分開管理的原則；臺帳、實物（固定資產卡片）、財務帳簿三統(tǒng)一的原則。4.2編號規(guī)則：公司簡稱（最多5個漢字）+購置時間（年度、月份共6位數(shù)字）+資產類別（3位數(shù)字）+資產順序編號（4位數(shù)字）。4.3資產臺帳：必須詳實完整，實行資產責任人制，原則上應按資產的最小單位登記。4.4資產標簽：資產編號后，辦公桌椅、可移動櫥柜及電子設備需貼固定資產標簽，資產標簽的內容包括：資產編號、類別、資產名稱、規(guī)格型號、購買時間。4.5集團固定資產分類：001船舶、002集裝箱、003機械設備、004運輸車輛、005辦公車輛、006辦公家具、007電子設備、008營業(yè)用房租、倉庫及其他建筑物、009非生產經營用房及其他、010其他。4.6集團固定資產的折舊年限：船舶15年；集裝箱10年；機械設備10年；運輸車輛5年；辦公車輛5年；辦公家具、電子設備5年；營業(yè)用房屋、倉庫及其他建筑10-20年；資產殘值率統(tǒng)一確定為5%。標準化格式XX集團固定資產處置申請表項目編號：2006-SITC-AD002-發(fā)送至：sitc-Administration@時間：年月日申請單位：資產編號資產名稱購買時間帳面原值帳面凈值實際收回金額12合計現(xiàn)有同類資產使用情況說明處置原因體系評審意見財務中心意見/簽字行政中心意見/簽字人力資源中心意見/簽字投資發(fā)展中心意見/簽字信息中心意見/簽字集團評審意見批準反饋購買日期購買型號購買價格XX集團固定資產購置申請表項目編號：2006-SITC-AD003-發(fā)送至：sitc-Administration@時間：年月日申請單位：序號資產名稱及型號數(shù)量預計單價預計金額實際情況（財務人員填寫）12合計現(xiàn)有同類資產使用情況說明購置原因體系評審意見財務中心意見/簽字行政中心意見/簽字人力資源中心意見/簽字投資發(fā)展中心意見/簽字信息中心意見/簽字集團評審意見批準反饋購買日期購買型號購買價格第五章檔案管理規(guī)定定義、適用范圍為了規(guī)范集團級各類檔案的歸檔、查閱、借閱流程以及檔案管理人員的工作職責，特作此規(guī)定，各體系公司可參考執(zhí)行。流程2.1檔案歸檔流程2.1.1凡入檔文件、資料等必須完整并分類索引，建立目錄，不得有丟失、污損、涂改、蟲蛀和變質等，對破損的文件材料應托裱；2.1.2檔案材料應由各單位專人負責統(tǒng)一收集，依據(jù)歸檔時間要求，按時送交檔案室。詳細如實填寫《檔案交接明細表》，一式兩份交接雙方簽字為準，并復印一份放入檔案文件夾內作為目錄；2.1.3需保密的檔案須密封后貼上封條并由本中心經理簽字；2.1.4財務檔案由財務中心負責保管，各中心可自行保存部分檔案，但要在總部建立檔案目錄，檔案管理員將每年對其進行檢查；2.1.5需銷毀的檔案經向集團報告批準后方能進行銷毀，參見《XX集團檔案銷毀申請表》。2.2檔案查閱、借閱流程2.2.1查閱檔案時需填寫《檔案借閱登記表》；2.2.2如要復印檔案原件或將原件帶出檔案室時須由相關中心、公司總經理簽批。2.3檔案管理員工作流程2.3.1按檔案類別、歸檔時間定期向各中心收集；2.3.2建立檔案目錄冊；2.3.3定期檢查、整理檔案室。規(guī)定及權限3.1集團各體系、各公司應設有專門檔案室及管理員，并參照總部檔案分類表進行管理。3.2非檔案管理人員不得進入檔案室，查閱檔案一律在辦公室進行，查閱資料要注意愛護檔案，妥善使用，確保完整無損。3.3不得私自轉借、復印、抄錄、圈注、涂改、折卷，所查文件如系案卷，只準翻閱有關部分，并要保密，閱后立即歸還。3.4檔案的分類與歸檔時間：集團級檔案分類子目錄歸檔時間保存時間負責部門行政類ISO文件半年10年行政中心ISO外審資料、報告每年10年CEO辦公會、集團辦公會、管理評審會的會議紀要半年10年宣傳類每期《XX園》每年永久有關刊登集團的各種報紙及雜志半年公司內部每期宣傳欄內容記錄半年集團宣傳畫冊電子版（出版日期）每年聲像類所有集團級會議、活動等的錄像、照片、磁帶等隨時永久合同類集團級合同半年永久IT軟件類IT中心開發(fā)的與程序有關的全套資料（程序代碼等）；隨時10年IT中心數(shù)據(jù)備份每年10年項目類項目資料半年10年投資發(fā)展中心合資公司全套資料、董事會紀要每年永久證照類集團及各公司營業(yè)執(zhí)照、銀行開戶許可證、稅務登記證、外匯登記證、法人代碼證、其他國家批準的經營許可證、土地及重要資產的所有權證書隨時永久經營類合資公司經營分析報告每年10年集團各公司經營總結及分析報告每月10年財務中心人力資源分析報告每月10年人力資源中心審計類ISO內審資料、報告;監(jiān)察部內部審計資料及報告每年10年培訓類培訓全套資料每年永久訴訟類應訴、訴訟及投訴次年1月15日10年紀要類各中心負責召開的專題會紀要半年10年各中心考評類各中心績效考評表每年永久船舶類有關船舶的各類資料（船舶貸款、銀行貸款合同、交船資料、船舶規(guī)范、賣船合同）每年永久XX發(fā)展4.標準化格式檔案交接明細表交接時間：______年____月____日交出單位：_____________檔案類別：_________________________________________________子目錄：_________________________________________________目錄序號日期文件標題份數(shù)備注12345678910交出人：__________接收人：__________監(jiān)交人：___________歸檔簽收：_____________檔案借閱登記表借閱日期借閱人檔案內容份數(shù)歸還日期批準人XX集團檔案銷毀申請表項目編號：2006-SITC-AD004-發(fā)送至:sitc-Administration@申請單位檔案類別行政類□業(yè)務類□宣傳類□聲像類□合同類□IT軟件類□項目類□証照類□訴訟類□審計類□培訓類□紀要類□船舶類□歸檔時間保存時間檔案內容行政中心意見年月日財務中心意見年月日人力資源中心意見年月日信息中心意見年月日投資發(fā)展中心意見年月日辦公會評審意見年月日批準年月日項目負責人：年月日注：如無特別注明，項目評審通過后有效期為壹個月，逾期作廢。第六章印鑒管理規(guī)定定義、適用范圍規(guī)范集團各類印鑒的管理和使用流程。印鑒分類：行政類印鑒——行政公章、法人章業(yè)務類印鑒——業(yè)務專用章、校對章、簽單章、報關章、合同章等財務類印鑒——財務專用章、發(fā)票專用章、結算專用章等黨團組織印鑒——黨委章、團委章、工會章流程2.1行政印鑒用印程序文件類別簽批人隨附文件蓋印集團級體系、公司級合同、協(xié)議法人代表或法人代表授權人法人代表或法人代表授權人立項審批表、合同評審表公章集團ISO文件董事長/總裁、各中心總經理集團發(fā)文評審表公章其他對外文件如保函、證明、申請、介紹信等董事長/總裁、總裁授權人、中心總經理總裁／總經理或總裁／總經理授權人公章2.2其他印鑒的用印程序2.2.1業(yè)務印鑒由各體系、公司根據(jù)業(yè)務流程制訂印鑒管理規(guī)定備查；2.2.2財務印鑒由財務中心按照財務行業(yè)規(guī)則及工作流程制訂印鑒管理規(guī)定備查。2.3印鑒的制作、更新、報廢2.3.1行政印鑒：由用印單位根據(jù)總經理授權書的權限自行刻制，印樣在行政中心備案，每年更新；印鑒報廢經集團批準后由用印單位負責收回、銷毀；2.3.2業(yè)務印鑒：由各體系、公司自行刻制并管理，印鑒報廢需由負責部門收回；2.3.3財務印鑒：用印單位向財務中心申報審批通過后，由財務中心安排刻制，印鑒報廢需由財務中心負責收回。規(guī)定及權限3.1集團的行政類印鑒、黨團組織印鑒由集團行政中心管理。3.2各體系、公司行政印鑒、業(yè)務印鑒由各體系、公司管理。3.3集團范圍內的財務印鑒由集團財務中心總經理管理。3.4集團所有印鑒必須有專人保管使用，并建立嚴格的用印程序及臺帳；3.5集團公章使用前需填寫《印鑒使用申請單》，并由用印單位經理簽字。3.6印鑒一律不得外借；內部借用須經總經理簽批。3.7不得在提單、保函、介紹信等空白單據(jù)上簽章。3.8以上印鑒管理人員如不能親自履行管理職責，應書面授權他人代管。標準化格式印鑒備案表備案單位：時間：印鑒名稱管理人使用人印模印鑒名稱管理人使用人印模印鑒報廢申請申請單位：時間：印鑒名稱報廢說明申請人印模中心/部門審批意見批準第七章XX集團企業(yè)文化宣貫管理流程1定義、適用范圍：本流程適用于集團建立新公司或并購新公司后的企業(yè)文化宣貫工作，其他各體系公司可參照執(zhí)行。2流程：2.1安排XX歷史、文化、戰(zhàn)略宣講，同時發(fā)放集團宣傳畫冊、員工手冊；2.2新公司辦公區(qū)域懸掛XX文化掛板；（內容見VI手冊）2.3選擇當?shù)匾患揖C合性媒體，刊登專題；在專業(yè)媒體刊登專題新聞，如有必要，刊登大篇幅的封面或專訪；2.4在集團網(wǎng)站、宣傳欄、《XX園》等做內部推廣；2.5對新公司名稱、名片、信箋、門頭等VI要素進行整改，匯總新公司電話號碼；2.6幫助新公司重新編制宣傳畫冊；2.7對原公司的政府等公共關系單位、參加協(xié)會情況進行登記備案；2.8安排ISO管理文件宣講，發(fā)放集團制度匯編；2.9集團內審作為重點審核項目。3.新建、并購公司信息發(fā)布：3.1新聞、專題刊登需遵循《XX集團品牌宣傳管理規(guī)定》中的新聞發(fā)布流程規(guī)定。第八章XX集團品牌宣傳管理規(guī)定1定義、適用范圍：本流程適用于集團的品牌管理與推廣,其他各體系公司可參照執(zhí)行。2品牌管理方針：統(tǒng)一形象、一個聲音3流程：3.1品牌注冊：3.1.1品牌注冊的內容：主品牌：“SITC”、“新XX”、“XX”副品牌：“XX集團”、“SITCGROUP”、“SITCLines”、“SITCLogistics”等3.1.2品牌注冊事項由集團行政中心統(tǒng)一辦理；.4注冊范圍：包含中國以及XX業(yè)務涉及的各個國家和地區(qū)。3.2品牌形象VI管理：3.2.1集團行政中心對集團VI規(guī)范進行統(tǒng)一制定，并向各中心、各體系、各公司下發(fā)書面和電子版；3.2.2集團VI規(guī)范內容包括：承包XX集團名稱使用規(guī)范（見附件1）XX集團VI手冊（見附件2）A.企業(yè)標志、文字規(guī)范、企業(yè)顏色B.名片、信封、信紙、傳真紙、形象墻、司旗、賀年卡、筆記本、文化理念掛版等C.廣告格式標準、新聞發(fā)布標準格式3.2.3VI規(guī)范部分內容需每年更新一次，行政中心負責對各公司執(zhí)行情況進行監(jiān)督。3.3品牌資料的制作：3.3.1制作權限：集團行政中心負責制作及更新集團品牌宣傳資料；各體系公司負責制作及更新各自體系公司的品牌宣傳資料。3.3.2品牌資料內容及更新頻率：宣傳畫冊半年更新一次、宣傳畫冊電子版隨時更新，禮品和促銷品一年更新一次；宣傳畫冊、宣傳畫冊電子版更新后，由行政中心統(tǒng)一發(fā)放給各體系、公司；畫冊電子版注明版本后以光盤形式下發(fā)。3.4XX員工著裝規(guī)范：3.4.1周一至周四XX員工必須著正裝；3.4.2周五XX員工可著便裝，但不得穿無領無袖上衣、超短裙、短褲、拖鞋。3.5辦公用房的租賃裝修：3.5.1根據(jù)租賃、搬遷、裝修等不同情況填寫《XX集團辦公租房及裝修申請表》；3.5.2各體系、各公司需在簽定合同前向總部行政中心提交申請；3.5.3總部行政中心拿出意見后提交集團辦公會評審；3.5.4集團辦公會評審后，由總部行政中心一周內將意見反饋給各體系。3.6日常新聞發(fā)布：3.6.1各體系、公司新聞發(fā)布內容e-mail給集團行政中心。3.6.2集團行政中心或辦公會審核后統(tǒng)一對外發(fā)布。3.7對外提供保密信息、數(shù)據(jù)：（指對外提供的業(yè)務數(shù)據(jù)、財務數(shù)據(jù)、戰(zhàn)略規(guī)劃、投資信息、股權信息）3.7.1填寫《XX集團保密信息、數(shù)據(jù)發(fā)布申請表》；3.7.2各體系、各公司需在對外提供信息數(shù)據(jù)前向總部行政中心提交申請；3.7.3總部行政中心拿出意見后提交集團辦公會評審；3.7.4集團辦公會評審后，由總部行政中心一周內將意見反饋給各體系、各公司，并跟進實施情況；3.7.5各體系、公司按照集團統(tǒng)一標準格式對外提供信息數(shù)據(jù)。3.7.6對外提供的文本中應包括保密條款，條款內容為：貴方對我方提供數(shù)據(jù)負有保密責任，任何轉載或提供第三方需經我方書面同意。3.8廣告宣傳：（指對外發(fā)布的各種形式的業(yè)務、形象廣告）3.8.1行政中心、各體系公司填寫《XX集團廣告發(fā)布申請表》，提交行政中心進行形象審核3.8.2由總部行政中心一周內將意見反饋給各體系、各公司，并跟進實施情況。3.8.3各體系、公司業(yè)務廣告由體系公司按照評審結果自主實施；集團形象廣告由行政中心統(tǒng)一實施。3.8.4各體系、公司按照集團廣告標準格式發(fā)布廣告；3.8.5在廣告中牽涉到信息、數(shù)據(jù)的發(fā)布，請參照第（七）條實施。3.9危機控制：3.9.1危機范圍：對企業(yè)的正?；顒釉斐芍卮蟾蓴_；導致媒體大量報道；引起公眾關注；從政府干預、法律糾紛、財務損失等多方面對企業(yè)產生影響的事件。危機管理的目標：最大限度的減少危機對企業(yè)的潛在傷害；幫助企業(yè)控制危機局面；盡最大可能保護企業(yè)的聲譽。3.9.3危機控制：如出現(xiàn)危機信號，各體系公司要即刻上報集團行政中心，在此之前不擅自對外發(fā)放與危機有關的信息；由行政中心負責組織危機的應對，包括確定信息傳播的媒介；擬定統(tǒng)一的傳播內容和傳播口徑，召開新聞發(fā)布會等等。危機善后工作：評估總結；徹底整頓改進。3.10內部信息傳遞：傳遞載體包含內容主辦單位更新頻率宣傳欄新聞、圖片行政中心每月兩期樓外橫幅賀詞等行政中心即時《XX園》投稿文章、新聞、圖片行政中心季刊XX內網(wǎng)新聞、制度與文件、企業(yè)文化、案例、信息月報、美好生活、論壇等等行政中心隨時4標準化格式：XX集團辦公租房及裝修申請表項目編號：2006-SITC-AD005-發(fā)送至：sitc-Administration@申請單位申請性質租賃□擴大面積□搬遷□裝修□其他□原面積申請面積預算金額租期主要條件提交文件①房屋地理位置說明；②平面設計圖及形象墻設計圖；③租賃費用明細、裝修費用明細、網(wǎng)絡工程費用明細行政中心意見年月日財務中心意見年月日人力資源中心意見年月日信息中心意見年月日投資發(fā)展中心意見年月日辦公會評審意見年月日批準年月日實施情況反饋及歸檔：項目負責人：年月日注：如無特別注明，項目評審通過后有效期為壹個月，逾期作廢。XX集團廣告宣傳發(fā)布申請表項目編號：2006-SITC-AD006-發(fā)送至：sitc-Administration@申請單位申請項目①宣傳畫冊或宣傳片②廣告宣傳③加入?yún)f(xié)會金額提交內容①宣傳畫冊樣本或宣傳片文稿；②廣告宣傳設計稿；③對外新聞：新聞內容、新聞圖片行政中心意見年月日財務中心意見年月日人力資源中心意見年月日信息中心意見年月日投資發(fā)展中心意見年月日辦公會評審意見年月日批準年月日實施情況反饋及歸檔：項目負責人：年月日注：如無特別注明，項目評審通過后有效期為壹個月，逾期作廢。XX集團保密信息、數(shù)據(jù)發(fā)布申請表項目編號：2006-SITC-AD007-發(fā)送至：sitc-Administration@申請單位提供數(shù)據(jù)類型業(yè)務數(shù)據(jù)財務數(shù)據(jù)戰(zhàn)略規(guī)劃投資信息股權信息其他保密協(xié)議□需要保密協(xié)議□不需要保密協(xié)議數(shù)據(jù)內容：相關中心意見年月日評審意見年月日批準年月日注：如無特別注明，項目評審通過后有效期為壹個月，逾期作廢。保密承諾書以上為甲方提供給乙方的保密信息，而且此保密信息將僅用于上述用途，乙方對所有保密信息須嚴格保密，未經甲方事先書面同意，將不會向任何第三方披露。本承諾書從簽署日起十年內有效。本承諾書受中國法律管轄并按其解釋。NONDISCLOSUREPROMISESTheabovedataistheconfidentialinformationofferedbytheprovider.Itshallbeonlyusedfortheabovepurpose.Theacceptermustkeepsecretofitandnotdiscloseittoanythirdpartywithoutthewrittenpermissionoftheprovider.confidentialinformation.ThisPromisestakeseffectasofthesigningdateandlaststenyears.ThisPromisesisunderthejurisdictionofthelaw.confidentialinformation,theacceptershallcarryoutthisPromises第九章XX集團活動策劃管理流程1定義、適用范圍：本流程適用于集團各類營銷活動、文化活動和慶典活動的舉行，其他各公司可參照執(zhí)行。2流程：2.1營銷活動和文化活動：（典型活動：營銷發(fā)布、參展、集團競賽）2.1.1前期準備工作：與相關方聯(lián)系落實，作出活動的初步意向書。2.1.2辦公會評審：提交集團辦公會立項評審，內容包括（但不僅限于）：活動訴求目標項目名稱、時間、地點項目背景介紹及具體內容安排各方參加人員及范圍活動整體預算如需要，提交備選的公關公司2.1.3工作分工及跟進：做出前期各項準備工作分工及時間表；并召開第一次預備會議，確定工作組成員，明確工作時間和分工，及其他相關事宜；落實相關議程和細節(jié)問題；進行展位設計的前期工作，選擇2-3家展覽公司，進行比稿。2.1.4合同評審：將營銷合同、設計合同、公關合同、贊助合同等相關合同提交辦公會評審，通過后簽訂實施。2.1.5前期制作與活動準備：進行展位、宣傳材料、禮品等的制作；根據(jù)各活動議程，做出整體活動一覽表和現(xiàn)場工作詳細分工表；向活動相關人員發(fā)送活動通知；在此階段，每周召開一次工作協(xié)調會議；項目開始前1-2天，向主辦方領取各項參觀券和證件等相關資料。2.1.6現(xiàn)場工作：嚴格按照活動一覽表、現(xiàn)場工作詳細分工表兩份表格完成各項工作；四個原則：工作人員提前半小時就位原則每個項目實行唯一負責人制原則每天活動結束后召開總結會原則重點嘉賓保持聯(lián)系暢通，倒計時跟蹤確認原則2.1.7收尾工作：將剩余可用物資回收；跟進媒體報道情況，補發(fā)活動圖片；在集團內部利用各種途徑如內網(wǎng)、宣傳欄、XX園等對活動進行宣傳和報道；做出書面活動總結，內容包括經驗及成功之處、以后需改進之處、活動詳細決算；對活動相關文件資料、聲像圖片資料、媒體報道資料進行整理歸檔。2.2慶典活動：（典型活動：集團春節(jié)晚會）2.2.1前期準備工作：召開專題會，邀請集團領導參加，確定項目主題及項目形式，做出意向書。2.2.2工作分工及總體策劃：確定工作組成員，做出工作分工表，設節(jié)目組、舞美組、視頻組、主持組、會務組；召集工作組召開第一次預備會議：布置各組工作分工；根據(jù)專題會確定的項目主題，討論能夠充分體現(xiàn)主題的各項細節(jié)方案，如活動開場、各板塊內容、節(jié)目編排、舞臺設計等；要求各工作組提交各自的工作時間表和預算。2.2.3辦公會評審：匯總專題會及第一次預備會議的會議結果，做出項目初步方案提交集團辦公會評審，內容包括：項目時間、地點；項目主題及各板塊主體方案；嘉賓及參加人員范圍；工作分工及時間表；項目整體預算。2.2.4進入實質工作準備階段：節(jié)目組：根據(jù)主題編排整體節(jié)目，確定開場及幾大板塊內容；落實演員，組織排練；落實節(jié)目音樂、服裝、道具及化妝事宜；制作節(jié)目單；其他各組工作圍繞節(jié)目組工作展開，節(jié)目組負責整個工作組的協(xié)調工作。舞美組：選擇2-3家演藝公司，根據(jù)項目主題對舞美和燈光音響設計進行比稿，交由辦公會決定評審，確定最終的舞美和燈光音響方案；簽訂合同，進行前期制作；活動前一天，跟進舞美、燈光音響的搭建工作。視頻組：確定一家視頻制作公司，負責活動的文案策劃和視頻短片制作；如需要，設計新穎的抽獎方式，并落實該抽獎方式需要的一切軟件和硬件要求；落實整個活動的拍照、攝像及后期制作工作。主持組：確定活動主持形式和主持人選；與視頻組協(xié)調，編寫整場活動主持稿；主持人排練；落實主持人服裝、化妝事宜。會務組：負責整個活動的資金總控制工作，各組需根據(jù)預算領取現(xiàn)金和支票，每筆進行登記，最終統(tǒng)一核算報銷；發(fā)放活動通知，落實參加人數(shù)；落實酒店、餐費標準、菜單、工作餐等與酒店相關事宜，并簽訂合同；如需要，統(tǒng)一采購活動酒水、糖果點心；落實嘉賓名單，發(fā)放請柬，并跟進落實；負責座次安排，制作座次表；落實贊助金額，設置獎品，制作獎券，負責兌獎；采購娛樂道具，選擇婚慶公司對活動現(xiàn)場進行裝飾布置；確定活動進門禮品，并負責采購、包裝和現(xiàn)場發(fā)放。2.2.5項目啟動前工作：項目啟動前一周，召開第二次預備會議，將整體流程從頭到尾串聯(lián)一遍，及時發(fā)現(xiàn)修改問題。根據(jù)會議結果，做出活動當天整體流程表，包括各工作組每一時間的工作安排。項目啟動前五天，完成一次正式彩排，及時發(fā)現(xiàn)修改問題。2.2.6現(xiàn)場工作：嚴格按照活動當天整體流程表完成各項工作。五個原則：工作人員提前半小時就位原則每個項目實行唯一負責人制原則保證及時順暢的實時通訊原則重點嘉賓保持聯(lián)系暢通，倒計時跟蹤確認原則主桌及外籍嘉賓采取送餐原則2.2.7收尾工作：活動結束后，將剩余可用物資回收；在集團內部利用各種途徑如內網(wǎng)、宣傳欄、XX園等對活動進行宣傳和報道；做出書面活動總結，內容包括經驗及成功之處、以后需改進之處、活動詳細決算；對活動相關文件資料、聲像圖片資料進行整理歸檔。3標準化格式：XX集團活動策劃申請表項目編號：2006-SITC-AD008-發(fā)送至：sitc-Administration@申請單位申請項目金額提交內容①活動訴求目標；②項目名稱、時間、地點；③項目主題、背景介紹及具體內容安排；④各方參加人員及范圍；⑤活動整體預算；⑥如需要，提交備選的公關公司行政中心意見年月日財務中心意見年月日人力資源中心意見年月日信息中心意見年月日投資發(fā)展中心意見年月日辦公會評審意見年月日批準年月日實施情況反饋及歸檔：項目負責人：年月日注：如無特別注明，項目評審通過后有效期為壹個月，逾期作廢。XX集團活動工作分工及時間表分工項目項目組成員具體內容負責人準備材料完成時間備注XX集團活動一覽表時間活動內容地點參加人員現(xiàn)場負責人車輛安排風險控制XX集團慶典活動整體流程表時間主持人節(jié)目舞美燈光音響圖像道具獎品酒店布置餐飲接待及兌獎第十章會議及接待流程定義、適用范圍本流程適用于集團總部接待來訪客人及大型會議安排，其它各公司可參照執(zhí)行。流程2.1來訪接待2.1.1客人預約2.1.2與集團領導確認來訪日程,并確定參加人員；2.1.3為客人預定住宿酒店，安排車輛接送；2.1.4會前準備2.1.5由前臺接待人員引領入會議室；2.1.6安排宴請客人及車輛接送。2.2會議安排接待2.2.1確定會議議程、參會人員范圍、費用預算（場地、餐飲、住宿）報辦公會立項審批；2.2.2下發(fā)會議通知；2.2.3統(tǒng)計參會人員名單并收集會議相關資料；2.2.4召開預備會2.2.5會前準備2.2.6召開會議：簽到，做會議記錄，攝影攝像。2.2.7會后下發(fā)會議紀要并存檔2.2.8做費用決算及會后總結規(guī)定及權限3.1參加商務洽談及集團內部會議的人員均需提前五分鐘到達會場。3.2集團領導的客人來訪及接待日程由行政中心負責。3.3集團各中心、各公司的接待活動由各中心、各公司自行負責，需集團領導接見或陪同的應將具體日程安排發(fā)給行政中心文秘部確認。3.4所有接待活動若需調配集團車輛，需由行政中心文秘部統(tǒng)一安排。3.5集團領導參加的業(yè)內公開活動，重要客人來訪、會晤及集團重要會議等可參照《XX集團新聞、信息宣傳發(fā)布申請表》進行信息發(fā)布。標準化格式XX集團會議及接待活動安排表時間:地點:總負責人:選項√工作項目完成情況負責人備注會前準備工作□下發(fā)會議通知□相關文件收集□日程安排□統(tǒng)計人數(shù)□會議簽到表格□會議請柬□會標、桌標、橫幅□立項申請□費用預算□領取支票會中接待工作□會議簽到□車輛安排□餐飲住宿□會議室布置（幕布、白板、紙筆、茶水）□參會人員服裝要求□錄音□錄攝像□電腦、投影設備、視頻□會議記要□會議資料（書面/電子版）后續(xù)工作□資料存檔□費用決算□信息發(fā)布（內網(wǎng)、外網(wǎng)、媒體）5.會議類別會議名稱會議目的/內容會議頻次會議召集人參會人員會議記錄發(fā)放范圍集團董事會/股東會討論決定行使職工持股會的股東權利和義務及由董事會討論決定的事項。每年至少一次董事長董事會全體成員/全體股東大會會員董事會秘書全體會員集團CEO辦公會討論需由CEO決定的重大事項CEO辦公會根據(jù)需要召開CEOCEO指定的相關人員行政中心全體成員合資公司董事會預備會討論需提交董事會議題根據(jù)董事會召集時間CEO/總裁CEO、總裁、相關人員投資發(fā)展中心全體與會成員集團周工作例會評審集團五大中心提交的議題、立項、合同等及下周工作安排每周五下午或其他必要時總裁各中心總經理行政中心各中心、各體系、公司集團管理評審會確保質量管理體系持續(xù)有效地運行，對集團資源配置及戰(zhàn)略管理制度的貫徹、經營管理目標的評審每年兩次或其他必要時

總裁CEO、總裁、集團各中心、各體系、公司、合資公司行政中心集團各中心、各體系、公司審計報告評審會確保各中心、公司質量管理體系持續(xù)有效地運行不定期人力資源中心總裁、辦公會成員及相關人員人力資源中心各中心、各體系、合資公司月度經營分析會本月預算與實際對比；下月經營情況預測；溝通每月一次集團經營委員會主席委員委員會秘書全體與會成員投資分析會投資不定期集團投資委員會主席委員委員會秘書全體與會成員人力資源管理分析會人力資源管理每月一次集團人力資源管理委員會委員委員會秘書全體與會成員集團月度工作報告會集團各中心、各委員會月度報告每月20日總裁集團五大中心總經理、各委員會主席行政中心CEO、總裁、各中心總經理、各委員會主席第十一章網(wǎng)站建設管理流程1.定義、適用范圍：此