物資管理工作流程

物資管理工作流程一、組織機(jī)構(gòu)的建立及職責(zé)二、物資倉(cāng)庫(kù)、辦公室建設(shè)三、方案管理四、物資采購(gòu)管理五、物資的驗(yàn)收及倉(cāng)儲(chǔ)管理六、限額發(fā)料與核算管理七、物資根底資料管理八、轉(zhuǎn)物資及小型機(jī)具管理物資市場(chǎng)調(diào)查九、民用爆炸物品管理十、廢舊物資處理十一、物資工作紀(jì)律一、組織機(jī)構(gòu)的建立及職責(zé)工程進(jìn)場(chǎng)后立即成立物設(shè)部，設(shè)物資主管、采購(gòu)員、庫(kù)管員〔兼方案〕各一名，建立物資部崗位職責(zé)、制度，購(gòu)置辦公用品，所有內(nèi)業(yè)資料的表格配置齊全。工程部物設(shè)部機(jī)構(gòu)建立物設(shè)部的職責(zé)具體化責(zé)任部門及人員：物資部所有人員配合部門：辦公室二、物資倉(cāng)庫(kù)、辦公室建設(shè)倉(cāng)庫(kù)、辦公室建設(shè)的具體標(biāo)準(zhǔn)和要求按照標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求建立辦公室，建好低值易耗品、勞保用品、五金、小型機(jī)具等材料倉(cāng)庫(kù)。和其它部門一起建設(shè)好炸藥庫(kù)、水泥庫(kù)房、砂石料場(chǎng)、鋼筋〔型鋼〕加工場(chǎng)、現(xiàn)場(chǎng)材料堆碼場(chǎng)地及油料庫(kù)房等。責(zé)任部門及人員：物資部所有人員配合部門：辦公室、工程部、安質(zhì)部、試驗(yàn)室三、方案管理年、季、月物資需求方案應(yīng)根據(jù)施工組織設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)工程量、庫(kù)存量及年、季、月度施工方案〔建議方案〕編寫,要求如下：1、方案編制完成后需工程總工審核，分管領(lǐng)導(dǎo)、工程經(jīng)理審批后上報(bào)。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在季度末監(jiān)督方案執(zhí)行情況。2、因施工任務(wù)調(diào)整或變更設(shè)計(jì)，工程部在責(zé)任部門及人員：庫(kù)管員、物資主管配合部門：工程部—《物資需用量方案表》〔見(jiàn)附表1〕第一時(shí)間書面通知物設(shè)部，物設(shè)部及時(shí)調(diào)整計(jì)劃。3、方案的編制要標(biāo)準(zhǔn)、完整，明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求、供貨時(shí)間等。月度物資采購(gòu)方案根據(jù)需用部門提出的物資需用量方案，結(jié)合庫(kù)存情況按月編制《物資采購(gòu)申請(qǐng)方案表》，甲供、中國(guó)中鐵、局集中采購(gòu)物資按甲方、中國(guó)中鐵、局經(jīng)理部〔指揮部〕的要求編制方案并上報(bào)，每月末向公司物資部報(bào)次月物責(zé)任部門及人員：庫(kù)管員、物資主管配合部門：工程部—《物資采購(gòu)申請(qǐng)方案表》〔見(jiàn)附表2〕資采購(gòu)申請(qǐng)方案，如果有追加方案須提前10天向公司物資部申報(bào)。四、物資采購(gòu)管理物資的采購(gòu)方式招標(biāo)應(yīng)表達(dá)公開、公平、有序競(jìng)爭(zhēng)的原那么1、公開招標(biāo)2、邀請(qǐng)招標(biāo)3、議標(biāo)4、詢質(zhì)比價(jià)、擇優(yōu)選購(gòu)5、應(yīng)急采購(gòu)責(zé)任部門及人員：物資主管配合部門：合同部物資采購(gòu)的組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)工程部成立物資采購(gòu)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，以工程書記為組長(zhǎng)，工程經(jīng)理為副組長(zhǎng)，物資、財(cái)務(wù)、工程、合同、安質(zhì)部負(fù)責(zé)人為成員的領(lǐng)導(dǎo)小組。工程物資部為工程采購(gòu)主責(zé)部門，其他部門或個(gè)人不得采購(gòu)。責(zé)任部門及人員：物資部配合部門：財(cái)務(wù)部、工程部、合同部、安質(zhì)部資采購(gòu)范圍集中采購(gòu)的物資包括除甲供物資、中國(guó)中鐵、集團(tuán)公司統(tǒng)一采購(gòu)的以外的以下物資：鋼材、水泥、商品混凝土、河砂、碎石、粉煤灰、礦粉、鋼絞線、燃料、外加劑、瀝青、錨具、土工物資、活動(dòng)板房、外購(gòu)填料、重油、模板、腳手架鋼管。還有單品種采購(gòu)總金額超過(guò)30萬(wàn)的輔助物資。責(zé)任部門及人員：物資主管配合部門：合同部物資的市場(chǎng)調(diào)查工程開工后應(yīng)了解工程具體內(nèi)容及工期安排，工程的施工組織設(shè)計(jì)及工程預(yù)算編制情況，掌握工程主要工程數(shù)量、主要原材料及周轉(zhuǎn)料需用量。對(duì)當(dāng)?shù)刭Y源進(jìn)行深入全面的市場(chǎng)調(diào)查，填寫《物資供方調(diào)查評(píng)定表》，并建立《物資合格供方名錄》。工程施工過(guò)程中除了對(duì)供給廠商進(jìn)行實(shí)地走訪外，還應(yīng)通過(guò)廣泛的信息渠道及時(shí)了解和掌握物資市場(chǎng)的變動(dòng)情況。公司物資部聯(lián)合工程物資部每年對(duì)供給商進(jìn)行再評(píng)價(jià)并填制《物資供方復(fù)評(píng)記錄》—《物資供方調(diào)查評(píng)定表》〔見(jiàn)附表4〕—《物資合格供方名錄》〔見(jiàn)附表5〕—《物資供方復(fù)評(píng)記錄》〔見(jiàn)附表6〕責(zé)任部門及人員：物資部配合部門：工程部、試驗(yàn)室、安質(zhì)部物資集中采購(gòu)管理主要是指公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、議標(biāo)，招標(biāo)采購(gòu)中，投標(biāo)單位至少三家，工程部推薦投標(biāo)單位至少兩家，招標(biāo)程序見(jiàn)制度。二、三項(xiàng)物資的采購(gòu)按照“貨比三家、比質(zhì)比價(jià)〞的原那么進(jìn)行詢價(jià)比較，可定二至三家以上的供給商，填制《采購(gòu)詢價(jià)表》，工程部完善手續(xù)報(bào)公司審批簽訂合同。招〔邀〕標(biāo)采購(gòu)結(jié)束后，公司部門或工程部可按招標(biāo)同等條件繼續(xù)詢價(jià)，如果發(fā)現(xiàn)比招標(biāo)單價(jià)更低的，盡可能更換供給單位。物資集中采購(gòu)招〔邀〕標(biāo)詳見(jiàn)招標(biāo)管理方法。—《采購(gòu)詢價(jià)表》〔見(jiàn)附表7〕責(zé)任部門及人員：物資部配合部門：合同部物資合同管理集中采購(gòu)物資合同由公司總經(jīng)理或總經(jīng)理委托人簽訂，合同由工程部執(zhí)行，貨款由工程部結(jié)算。二、三項(xiàng)物資采購(gòu)合同由公司總經(jīng)理或受委托的工程經(jīng)理簽訂，合同報(bào)公司物資部備案。在物資采購(gòu)合同執(zhí)行過(guò)程中，如果單價(jià)及其它條款有變化的，重新按采購(gòu)程序辦理。工程物資部對(duì)—《物資采購(gòu)、租賃合同〔協(xié)議〕清單》〔見(jiàn)附表8〕責(zé)任部門及人員：物資部配合部門：合同部各類物資采購(gòu)必須建立《物資采購(gòu)、租賃合同〔協(xié)議〕清單》專人負(fù)責(zé)，妥善保管。五、物資的驗(yàn)收及倉(cāng)儲(chǔ)管理物資驗(yàn)收物資驗(yàn)收必須嚴(yán)格按GB/T50430-2007《工程建設(shè)施工企業(yè)質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)》、TB/T2631—1995《鐵路物資倉(cāng)庫(kù)技術(shù)管理規(guī)定》執(zhí)行，現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)物資名稱、型號(hào)規(guī)格、材質(zhì)、尺寸等外觀質(zhì)量，檢查隨貨材質(zhì)證明書、技術(shù)資料，出廠合格證書等，并填制《物資進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收記錄》。物資部按規(guī)定的檢驗(yàn)批和數(shù)量填寫《試驗(yàn)委托單》。驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)數(shù)量超出允許誤差范圍、質(zhì)量不合格的，必須單獨(dú)存放，明確標(biāo)示，防止混雜誤用。及時(shí)通知供給單位，查明原因，分清責(zé)任，填寫《不合格品處理記錄》。—《物資進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收記錄》〔見(jiàn)附表9〕—《試驗(yàn)委托單》〔見(jiàn)附表10〕—《不合格品處理記錄》〔見(jiàn)附表11〕責(zé)任部門及人員：物資部配合部門：工程部、試驗(yàn)室倉(cāng)儲(chǔ)管理倉(cāng)庫(kù)管理要標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化，庫(kù)容要求整潔，庫(kù)存物資必須標(biāo)識(shí)清楚，動(dòng)態(tài)管理。每月月底必須對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行一次盤點(diǎn)，填制《物資盤存表》，對(duì)浮多缺少的物資應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。物資的存放做到整齊、平安穩(wěn)固，合理苫墊、標(biāo)識(shí)明顯。每月底必須檢查倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)存物資的情況，核實(shí)物資賬物是否相符，重點(diǎn)關(guān)注物資是否有過(guò)期變質(zhì)、銹蝕、損壞的情況并及時(shí)處理?！段镔Y盤存表》〔見(jiàn)附表12〕責(zé)任部門及人員：物資部配合部門：工程部、安質(zhì)部物資發(fā)放工區(qū)或作業(yè)隊(duì)需用的物資須先到工程工程部開具《領(lǐng)料申請(qǐng)單》，領(lǐng)料人員憑審批后的領(lǐng)料申請(qǐng)單到工程物資部領(lǐng)料。工區(qū)或作業(yè)隊(duì)進(jìn)場(chǎng)時(shí)必須到工程物資部辦理《委托書》，需由工區(qū)或作業(yè)隊(duì)負(fù)責(zé)人委托專人領(lǐng)料，委托人與被委托人共同簽字并按手印確認(rèn)。庫(kù)管員應(yīng)及時(shí)錄入當(dāng)日的收發(fā)單據(jù)，動(dòng)態(tài)管理庫(kù)存物資，每月末與公司物資軟件賬務(wù)進(jìn)行核對(duì)，真正做到“日清月結(jié)〞。物資人員應(yīng)做好修舊利廢管理，對(duì)可回收的低值易耗品〔如工具、勞保類等〕必須單獨(dú)建立《低值易耗品登記卡片》，執(zhí)行退舊領(lǐng)新、喪失賠償制度?！额I(lǐng)料申請(qǐng)單》〔見(jiàn)附表13〕—《委托書》〔見(jiàn)附表14〕—《低值易耗品登記卡片》〔見(jiàn)附表15〕責(zé)任部門及人員：物資部配合部門：工程部六、限額發(fā)料與核算管理限額發(fā)料限額發(fā)料是針對(duì)進(jìn)入工程實(shí)體的主要物資。工程部在圖紙到后兩周內(nèi)準(zhǔn)確計(jì)算出工程總限額量、單項(xiàng)工程限額量、作業(yè)隊(duì)限額量，經(jīng)工程總工程師審核簽字后交由工程物資部執(zhí)行限額發(fā)料工作。合同部每月末配合工程物資部進(jìn)行收方盤點(diǎn)，由工程物資部計(jì)算超限額消耗物資的金額，交由工程合約部在驗(yàn)工計(jì)價(jià)款中扣除。物資部根據(jù)工程工程部提供的限額量分別建立《工程總限額發(fā)料臺(tái)賬》、《單項(xiàng)工程限額發(fā)料臺(tái)賬》、《各作業(yè)隊(duì)已完工程限額發(fā)料臺(tái)賬》，詳細(xì)記錄領(lǐng)料單位、物資名稱、數(shù)量、使用部位等,形成實(shí)際與設(shè)計(jì)限額量對(duì)照表，月末盤點(diǎn)后分析偏差原因。物資部、分管領(lǐng)導(dǎo)每月末組織工程物資部、工程部、合約部、財(cái)務(wù)部、作業(yè)隊(duì)負(fù)責(zé)人〔或委托人〕對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，填制—《工程總限額發(fā)料臺(tái)賬》〔見(jiàn)附表16〕—《單項(xiàng)工程限額發(fā)料臺(tái)賬》〔見(jiàn)附表17〕—《各作業(yè)隊(duì)已完工程限額發(fā)料臺(tái)賬》〔見(jiàn)附表18〕責(zé)任部門及人員：物資部配合部門：工程部、財(cái)務(wù)部、合約部物資盤存表，參與人員簽字確認(rèn)。核算管理根據(jù)單項(xiàng)工程和作業(yè)隊(duì)領(lǐng)用的物資數(shù)量、已完工程限額量、實(shí)際庫(kù)存數(shù)量，核算出物資節(jié)〔+〕超〔-〕，填制《作業(yè)隊(duì)扣款清單》，交工程合約部按作業(yè)隊(duì)合同約定在驗(yàn)工計(jì)價(jià)中扣除。對(duì)于已經(jīng)超耗物資的作業(yè)隊(duì)，需經(jīng)工程分管物資領(lǐng)導(dǎo)、工程經(jīng)理書面批準(zhǔn)后，工程物資部方能繼續(xù)發(fā)料。每月底工程物資部將核算資料上報(bào)公司物資部。—《作業(yè)隊(duì)扣款清單》〔見(jiàn)附表19〕責(zé)任部門及人員：物資部配合部門：合同部七、物資根底資料管理物資根底資料的要求及編報(bào)程序工程物資根底資料及原始單據(jù)要完整標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量單位統(tǒng)一，登記清楚，簽字齊全，妥善保存，分月裝訂成冊(cè)。物資部每月15日前上報(bào)局集中采購(gòu)報(bào)表1-4表。工程物資部每季度末向公司物資部上報(bào)下季度工程施工需用的《施工單位需用主要物資分類分期需求方案季報(bào)表》和本季度《主要物資采購(gòu)供給統(tǒng)計(jì)表》。工程物資部每月10日前將上月的《主要物資消耗量核算表》上報(bào)公司物資部，并對(duì)節(jié)超原因作簡(jiǎn)要分析說(shuō)明。工程完工后，物資部將物資采購(gòu)資料、收、發(fā)料單、物資匯總報(bào)表、物資材料扣款清單等系列物資資料〔電子件和紙質(zhì)件〕移交公司物資部，附《工程物資單據(jù)移交清單》?！都胁少?gòu)報(bào)表1-4表》〔見(jiàn)附表20〕《施工單位需用主要物資分類分期需求方案季報(bào)表》〔見(jiàn)附表21〕《主要物資采購(gòu)供給統(tǒng)計(jì)表》〔見(jiàn)附表22〕《主要物資消耗量核算表》〔見(jiàn)附表23〕《工程物資單據(jù)移交清單》〔見(jiàn)附表24〕責(zé)任部門及人員：物資部配合部門：合同部八、轉(zhuǎn)物資及小型機(jī)具

管理物資市場(chǎng)調(diào)查周轉(zhuǎn)物資的分類通用類：包括平面鋼模板、鋼軌、腳手架、碗扣式支架、萬(wàn)能桿件等；貝雷梁類：包括貝雷梁〔架〕、加強(qiáng)衍桿等；專用類：包括墩柱模板、大型T型梁模、預(yù)制箱梁模板〔含內(nèi)、外?！场F(xiàn)澆梁模板等。責(zé)任部門及人員：物資部各部門對(duì)料具的管理職責(zé)物資部負(fù)責(zé)向公司物資部報(bào)送料具需求方案；負(fù)責(zé)施工過(guò)程中及工程完工后料具的保養(yǎng)、維修和保管工作，提高料具可周轉(zhuǎn)率；辦理料具的收、發(fā)、調(diào)撥、報(bào)廢處理等業(yè)務(wù)；建立料具實(shí)物臺(tái)賬；對(duì)料具進(jìn)行定期盤點(diǎn)和分類核算；上報(bào)料具臺(tái)賬；收集加工制作的圖紙；按照公司規(guī)定進(jìn)行本錢攤銷。工程部負(fù)責(zé)確定施工所需料具的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量及技術(shù)要求；填報(bào)料具需求方案；負(fù)責(zé)料具在施工生產(chǎn)過(guò)程中的現(xiàn)場(chǎng)管理；配合工程物資部進(jìn)行工程內(nèi)部料具的調(diào)配和盤點(diǎn)；參與料具的報(bào)廢處理。責(zé)任部門及人員：物資部配合部門：工程部、合同部、財(cái)務(wù)部料具的管理

料具進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)后由現(xiàn)場(chǎng)施工員、安質(zhì)環(huán)保部、工程部和物資部人員共同驗(yàn)收及管理。物資部每月要對(duì)周轉(zhuǎn)物資進(jìn)行盤點(diǎn)并形成盤點(diǎn)記錄，核對(duì)數(shù)量，保證賬物相符，每月末將料具動(dòng)態(tài)填制到《周轉(zhuǎn)物資實(shí)物臺(tái)賬》并上報(bào)公司物資部。每年年底進(jìn)行一次徹底清查并做好相關(guān)記錄。料具使用結(jié)束，物資部應(yīng)將閑置料具清單報(bào)公司物資部，由公司物資部在公司范圍內(nèi)通報(bào)料具的閑置信息，經(jīng)確認(rèn)可周轉(zhuǎn)的料具進(jìn)行調(diào)撥?！吨苻D(zhuǎn)物資實(shí)物臺(tái)賬》〔見(jiàn)附表25〕責(zé)任部門及人員：物資部配合部門：工程部、安質(zhì)部料具的攤銷各工程實(shí)行料具本錢逐季按產(chǎn)值攤銷，通用類、專用類、其它類按購(gòu)置價(jià)值或調(diào)入值70%攤銷，貝雷梁類按原值〔首次使用工程〕或調(diào)入值〔再次使用工程〕的30%攤銷，填寫《周轉(zhuǎn)物資本錢攤銷計(jì)算表》，每季末上報(bào)公司物資部。小型機(jī)具實(shí)行一次性攤銷，進(jìn)入工程本錢。購(gòu)置成品模板，質(zhì)量、數(shù)量驗(yàn)收必須會(huì)同工程工程、安質(zhì)環(huán)保部共同參與，以實(shí)際重量進(jìn)賬；購(gòu)置原材料加工模板的，原材料質(zhì)量、數(shù)量驗(yàn)收必須會(huì)同工程部、安質(zhì)環(huán)保部共同參與，記錄實(shí)際重量?！吨苻D(zhuǎn)物資本錢攤銷計(jì)算表》〔附表26〕責(zé)任部門及人員：物資部配合部門：工程部、安質(zhì)部九、民用爆炸物品管理民用爆炸物品管理嚴(yán)格按照集團(tuán)公司的管理方法及當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)規(guī)定執(zhí)行責(zé)任部門及人員：物資部配合部門：工程部、安質(zhì)部十、廢舊物資處理廢舊物資處理的原那么所有有價(jià)值的廢舊物資由其產(chǎn)生單位負(fù)責(zé)交送工程物資部門廢料場(chǎng)，要做到及時(shí)收集、定期交送。廢舊物資主管部門負(fù)責(zé)對(duì)從回收的廢舊物資進(jìn)行計(jì)量、登記，重量以磅碼單為準(zhǔn)，工程物資部對(duì)回收的廢舊物資要根據(jù)品種、等級(jí)重新分類，定點(diǎn)存放,妥善保管。責(zé)任部門及人員：物資部配合部門：辦公室處理的責(zé)任部門責(zé)任部門為工程部物資部，其他單位和個(gè)人不得私自處理。責(zé)任部門及人員：物資部配合部門：財(cái)務(wù)部廢舊物資的分類一類廢舊物資：是指施工生產(chǎn)中產(chǎn)生的邊角余料；二類廢舊物資：是指經(jīng)工程廢舊物資處理小組鑒定后并填入《廢〔舊〕物資處理審批表》上報(bào)公司物資部，經(jīng)公司廢舊物資處理小組審批同意處理的廢舊物資。責(zé)任部門及人員：物資