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文檔簡介

第頁共頁人事檔案借閱制度范本一、制度目的為了規(guī)范公司內(nèi)部的人事檔案管理，保護員工個人隱私，提高人事檔案利用效率，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有員工的人事檔案管理和借閱。三、人事檔案管理責(zé)任1.人力資源部負責(zé)公司內(nèi)部人事檔案的整理、錄入、存儲和管理工作。2.各部門負責(zé)人負責(zé)本部門員工的檔案信息的錄入、更新和保管工作。四、人事檔案的類別和存儲1.人事檔案分為正式檔案、臨時檔案和離職檔案三種。2.正式檔案是指公司員工入職后，由人力資源部負責(zé)整理和存儲的檔案。正式檔案包括員工的個人基本信息、聘任信息、培訓(xùn)記錄、績效評價、晉升和晉級記錄等。3.臨時檔案是指公司員工在職期間產(chǎn)生的臨時性文件，如請假記錄、獎勵記錄、紀(jì)律處分記錄等。臨時檔案由各部門負責(zé)人保管，每年年底歸入正式檔案。4.離職檔案是指離職員工的人事檔案。離職檔案由人力資源部負責(zé)存儲和管理，存放期限不少于5年。五、人事檔案的查閱和借閱規(guī)定1.員工查閱檔案的申請（1）員工可以向人力資源部門提出申請查閱自己的人事檔案。申請時需要填寫《人事檔案查閱申請表》。（2）申請人需要提供相關(guān)證明材料以便核實身份。（3）人力資源部門在5個工作日內(nèi)處理查閱申請，并通知申請人查閱時間和地點。2.員工借閱檔案的申請（1）員工如需借閱他人檔案，需提前向被借閱人提出申請，并經(jīng)被借閱人同意后，方可向人力資源部門提出借閱申請。申請時需要填寫《人事檔案借閱申請表》。（2）人力資源部門在3個工作日內(nèi)處理借閱申請，并通知借閱人借閱時間和地點。（3）借閱人對借閱的檔案必須保密，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。3.檔案借閱時間和地點（1）檔案的借閱時間一般不超過5個工作日。（2）檔案的借閱地點為人力資源部檔案室。4.檔案借閱須知（1）員工查閱或借閱檔案時，應(yīng)保持檔案的完整性和保密性。（2）員工不得私自復(fù)印或泄露檔案中的任何信息。（3）離職員工檔案借閱需要事先通知人力資源部，被通知員工有權(quán)申請拒絕借閱。六、檔案的維護和保管1.人力資源部門負責(zé)人事檔案的維護和保管工作，定期檢查和更新檔案。2.各部門負責(zé)人負責(zé)員工檔案的日常維護和保管工作，離職員工檔案的移交工作。七、制度的有效性與解釋1.此制度自發(fā)布之日起生效，并適用于公司全體員工。2.本制度解釋權(quán)歸公司人力資源部。對于遇到的問題，公司保留最終

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