個人檔案管理制度范本

第頁共頁個人檔案管理制度范本第一章總則第一條為了規(guī)范個人檔案的管理和使用，加強個人檔案的保密，保證個人檔案的真實有效性，特制定本制度。第二條本制度適用于全公司所有員工的人事檔案管理工作。第三條檔案室是公司專門負責(zé)人事檔案管理的機構(gòu)，由專職人員負責(zé)管理。第四條員工個人檔案是反映員工基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績評價、獎懲情況等內(nèi)容的一套完整的文件。第五條公司對每位員工建立相應(yīng)的個人檔案并妥善保管，個人檔案包括：聘用申請表、入職登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書、工作經(jīng)歷證明、職稱證書、崗位聘任通知書、獎懲證明、離職手續(xù)、相關(guān)證件復(fù)印件等。第六條公司要對個人檔案進行分級保密，分為絕密、機密、秘密和內(nèi)部文件4個級別，具體內(nèi)容根據(jù)實際情況而定。第七條個人檔案由其所在部門負責(zé)建立和保管，部門負責(zé)人應(yīng)當對所屬員工的個人檔案進行定期檢查和整理。第八條公司建立的個人檔案必須真實、全面、準確，不得夸大或隱瞞事實。第九條個人檔案的查閱和使用必須符合相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，必須經(jīng)過相關(guān)部門的批準和簽字同意。第十條個人檔案應(yīng)當嚴格保密，不得隨意外借或轉(zhuǎn)交他人，不得用于任何違法違紀行為。第十一條個人檔案的保管期限為員工離職后5年，到期后檔案由公司決定是否歸檔或銷毀。第十二條個人檔案的遺失或損毀需及時向檔案室報告，尋找原檔，并填寫遺失或損毀情況的報告。第十三條個人檔案管理工作由公司人事部門負責(zé)，公司人事部門需進行定期監(jiān)督檢查。第二章個人檔案的建立和保管第十四條公司新員工入職時，所在部門負責(zé)將員工個人信息填寫在聘用申請表上，包括基本情況、學(xué)歷、工作經(jīng)驗等，并附上相關(guān)證明材料。第十五條所在部門將填寫完畢的聘用申請表及相關(guān)證明材料交由公司人事部門，由人事部門將其整理登記并建立個人檔案。第十六條個人檔案的保存方式可以采用電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式，同時備份保存在檔案室內(nèi)。第十七條個人檔案應(yīng)按照標準分類進行整理，分類標準由公司人事部門制定并下發(fā)通知。第十八條個人檔案必須按照部門及人事部門的要求歸檔，歸檔后需辦理相應(yīng)手續(xù)，將檔案位置、借閱記錄等信息登記在檔案管理系統(tǒng)中。第十九條個人檔案在借用期間應(yīng)保持檔案完整、無缺頁、無涂改，借閱期限為3個工作日，逾期需重新申請借閱。第二十條個人檔案離職前不得外借，離職員工需將個人檔案交回管理機構(gòu)。第二十一條紙質(zhì)檔案須統(tǒng)一存放于檔案柜中，柜門應(yīng)上鎖并保持鑰匙具有保密性。第二十二條檔案室內(nèi)應(yīng)設(shè)有專門人員負責(zé)檔案的借閱和歸還工作，借閱檔案時，需經(jīng)過批準，并填寫借閱登記表，歸還時需經(jīng)過核對。第三章個人檔案的查閱和使用第二十三條對于個人檔案的查閱需有正當理由，并經(jīng)過檔案室和相關(guān)部門的同意，查閱期限一般不超過3個工作日。第二十四條個人檔案的查閱應(yīng)在檔案室指導(dǎo)下進行，不得外帶檔案材料。第二十五條個人檔案的內(nèi)容不得通過復(fù)印、照相等方式外借或制作副本。第二十六條個人檔案的查閱和使用必須對所得資料保密，不得泄露個人隱私。第二十七條個人檔案的使用應(yīng)僅限于工作需要，不得違反相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定。第二十八條個人檔案遺失或損毀的，以檔案室原有的文件為準，需填寫遺失或損毀情況的報告，并報公司人事部門備案。第四章個人檔案的保密第二十九條公司對個人檔案應(yīng)嚴格保密，并確保個人檔案的使用人員具備相應(yīng)的保密意識和保密能力。第三十條個人檔案室及其管理人員在個人檔案工作中必須保證檔案的保密，不得私自查閱和泄露個人檔案信息。第三十一條個人檔案的電子版?zhèn)浞荼仨毐４嬖诎踩煽康脑O(shè)備中，且備份文件應(yīng)加密存儲。第三十二條個人檔案的傳輸和交接過程中，應(yīng)采取保密措施，防止檔案信息被竊取或泄漏。第三十三條個人檔案室應(yīng)定期對檔案備份、存儲和傳輸過程進行安全審計，確保個人檔案的保密性。第三十四條對于個人檔案的不當使用和泄露行為，公司將追究相應(yīng)人員的責(zé)任并依法處理。第五章個人檔案的保管期限和處理方式第三十五條個人檔案的保管期限為員工離職后5年。第三十六條個人檔案保管期滿后，由檔案室根據(jù)實際情況決定是否歸檔或銷毀。第三十七條個人檔案歸檔時，需填寫歸檔手續(xù)，將歸檔日期、位置等信息登記在檔案管理系統(tǒng)中。第三十八條個人檔案銷毀時，需按照公司規(guī)定進行銷毀，并填寫銷毀手續(xù)，將銷毀日期和方式等信息登記在檔案管理系統(tǒng)中。第六章附則第三十九條