外貿跟單實務 第一章

外貿跟單實務

第一章緒論本章學習要求了解外貿跟單及外貿跟單的定義；掌握外貿跟單要求；了解外貿跟單員工作的定位；掌握外貿跟單員的工作特點；掌握生產企業(yè)跟單與外貿公司跟跟單的異同。第一節(jié)外貿跟單概論

一、外貿跟單、外貿跟單員的定義1.外貿跟單的定義

“外貿跟單”是外貿行業(yè)一個細分的從業(yè)崗位，“外貿跟單”中的“跟”是指跟進、跟蹤、跟隨，“外貿跟單”中的“單”，是指企業(yè)中的涉外合同或信用證項下的訂單。

信用證：是指開證銀行應申請人的要求并按其指示向第三方開立的載有一定金額的、在一定的期限內憑符合規(guī)定的單據付款的書面保證文件。信用證是國際貿易中最主要、最常用的支付方式。

2.外貿跟單員的定義外貿跟單員的含義：

指進出口貿易合同簽訂后，對貿易合同項下訂單的貨物，在生產加工、貨物運輸、報檢、保險、報關和結匯等環(huán)節(jié)進行部分或全部跟蹤或操作，協(xié)同完成貿易合同履行的外貿從業(yè)人員。即：協(xié)助公司外貿業(yè)務員開拓國際市場、推銷產品、協(xié)調生產和完成交貨義務的業(yè)務助理。

二

．外貿跟單的分類外貿跟單的分類標準外貿跟單的具體分類1．按業(yè)務進程分外貿跟單按業(yè)務進程可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類。前程跟單是指“跟”到出口貨物交到指定出口倉庫為止；中程跟單是指“跟”到裝船清關為止全程跟單是指“跟”到貨款到帳，合同履行完畢為止。2．按企業(yè)性質分分為生產型企業(yè)的跟單和貿易型企業(yè)的跟單。3．按業(yè)務性質分分為外貿公司跟單和生產企業(yè)跟單。4．根據貨物的流向分分為出口跟單和進口跟單。小知識：清關,是報關,海關查驗,繳稅,海關放行的通稱!

清關即結關，習慣上又稱通關。是指進口貨物、出口貨物和轉運貨物進入一國海關關境或國境必須向海關申報，辦理海關規(guī)定的各項手續(xù)，履行各項法規(guī)規(guī)定的義務；只有在履行各項義務，辦理海關申報、查驗、征稅、放行等手續(xù)后，貨物才能放行，貨主或申報人才能提貨。三．生產企業(yè)跟單和外貿公司跟單的異同相

同

之

處不

同

之

處.跟單目標相同：都是以外貿訂單為中心，進行生產進度、產品的質量和數量的跟蹤，以保證訂單的貨物能夠按時、按質、按量達到信用證的要求；.跟單人員的知識構成相同：不僅需要外貿知識、海關知識、商檢知識、運輸知識、保檢知識、商品知識及外語和語言溝通能力，還需要具備使用計算機應用軟件的能力。3．跟單范圍相同：一名合格的外貿跟單員要具備某項商品的專業(yè)知識，精通該商品的生產操作要領，能分析和解決生產過程中出現的問題，協(xié)調各方（部門）的利益，妥善處理商品的質量問題，滿足和達到工藝單和客戶的要求。１．跟單工作側重不同。生產企業(yè)外貿跟單員的跟單工作大部分側重于生產跟單為主，即以生產過程的商品質量和數量的跟蹤為主。因此對生產企業(yè)外貿跟單員的素質要求，偏重與產品知識、工藝質量、一般的外語溝通能力以及計算機應用軟件等方面。由于生產企業(yè)從事外貿活動的能力不及專業(yè)的外貿公司，往往外貿跟單員要從事幾個崗位的工作，因此對外貿跟單員的要求是能夠勝任全程跟單的工作。２．所處企業(yè)不同。外貿公司外貿跟單員所涉及產品品種、結算方式等比生產企業(yè)外貿跟單員要相對多些，接觸的企業(yè)面比生產企業(yè)外貿跟單員相對廣些，跟單的主要內容與生產企業(yè)外貿跟單員有一定的差異。外貿、跟單、單證、報關、報檢、貨運代理等。外銷員主要負責國際貿易業(yè)務操作全過程；外貿單證員主要負責國際貿易業(yè)務中有關商檢、運輸、報檢、報關、結匯等環(huán)節(jié)的單證繕制事務；報關員主要是負責國際貿易業(yè)務中有關貨物、運輸工具、物品進出境時向海關辦理進出口報關納稅等海關事務；報檢員主要是負責辦理國際貿易業(yè)務中有關貨物、運輸工具、物品進出境時的商檢事務；外貿跟單員主要負責國際貿易業(yè)務中有關外銷員（經理）交辦的涉及業(yè)務操作全過程的相關事務，側重于訂單獲取后對訂單的執(zhí)行跟蹤和操作，跟單員在不同的企業(yè)以及由于其工作熟練程度不同，其所涉及的工作內容是不同的；外貿跟單員在工作中，還會涉及上述崗位的部分工作內容。小知識:國際貿易相關的

從業(yè)崗位主要有：四、外貿跟單員的工作界定

1．業(yè)務跟單：對客戶進行跟進。尤其是對本公司的產品有了興趣，有購買意向的人進行跟進。以締結業(yè)務關系，簽定合同為目標的一系列活動。對外叫跟單員或業(yè)務助理。

2．生產跟單：對已接來的訂單進行生產安排。對生產進度進行跟蹤，按期將貨物送到客戶手中。對內叫業(yè)務經理或生產主管或總經理助理。不管是外貿公司的外貿跟單員，還是工廠企業(yè)里的外貿跟單員，他們基本職責都是由“業(yè)務跟單”和“生產跟單”兩部分構成。

四．外貿跟單員的工作定位1.外貿跟單員的工作性質：外貿跟單員是跟單員;2.外貿跟單員的工作范圍：外貿跟單員是業(yè)務助理

;3.外貿跟單員的工作方向：外貿跟單員是協(xié)調員

.四．外貿跟單員的工作定位外貿跟單員的工作定位外貿跟單員的工作內容1.外貿跟單員的工作性質：外貿跟單員是跟單員外貿跟單員要做的工作有：

（1）尋找客戶：通過各種途徑尋找新客戶，跟蹤老客戶。

（2）設定目標：主要客戶和待開發(fā)的客戶。我們的工作著重點及分配的工作時間。

（3）傳播信息：將企業(yè)產品的信息傳播出去。

（4）推銷產品：主動與客戶接洽，展示產品，以獲取訂單為目的。

（5）提供服務：產品的售后服務，及對客戶的服務。

（6）收集信息：收集市場信息，進行市場考察。

（7）分配產品：產品短缺時先分配給主要客戶。2.外貿跟單員的工作范圍：外貿跟單員是業(yè)務助理外貿跟單員在許多時候扮演業(yè)務經理助理的角色，他們協(xié)助業(yè)務經理接待，管理，跟進客戶。因此,外貿跟單員要做的工作有：

（1）

函電的回復；

（2）

計算報價單；

（3）

驗簽訂單；

（4）

填對帳表；

（5）

目錄，樣品的寄送與登記；

（6）

客戶檔案的管理；

（7）

客戶來訪接待；

（8）

主管交辦事項的處理；

（9）

與相關部門的業(yè)務聯系。3.外貿跟單員的工作方向：外貿跟單員是協(xié)調員外貿跟單員對客戶所訂產品的交貨進行跟蹤，即進行生產跟蹤。跟蹤的要點是生產進度，貨物報關，裝運等。（１）在小企業(yè)中，外貿跟單員身兼數職，既是內勤員，又是生產計劃員，物控員，還可能是物料采購員；（２）在大企業(yè)，則代表企業(yè)的業(yè)務部門向生產制造部門催單要貨，跟蹤出貨。

五、外貿跟單員的工作特點和基本要求

工作特點：1．需要較高的責任心；2．需要較強的協(xié)調與溝通能力;3．節(jié)奏快、變化多;4．工作的綜合復雜性;5．涉外性和保密性。

外貿跟單員的素質要求外貿跟單員的知識構成三.外貿跟單員的工作內容

及技能要求

（一）外貿跟單員的工作內容主要有：外貿業(yè)務跟單；物料采購跟單；生產過程跟單；貨物運輸跟單；客戶聯絡跟蹤（客戶接待）。（二）外貿跟單員的技能要求：１．外貿業(yè)務跟單：（外貿業(yè)務跟進）了解基本外貿知識：（談判，報價，接單，簽合同等等）?；A外語及函電往來。2．物料采購跟單：（業(yè)務跟進）懂營銷，懂產品。（物料，性能，使用，保養(yǎng)）3．生產過程跟單：（生產進度跟進）懂生產，懂管理，懂溝通。

4．貨物運輸跟單：（出貨跟進）貨物運輸知識，（運輸工具，方法，配柜）及了解報關知識。

5．客戶聯絡跟蹤：（客戶接待）：了解對客戶的管理，懂國際禮儀知識。四.外貿跟單員工作關聯部門1．外貿跟單員工作流程圖：

(1)客戶——(2)訂單處理中心——(3)訂單——(4)生產部門——(5)生產計劃——(6)物料采購部——(7)（庫存查詢）（出貨傳票）——(8)供應商業(yè)務部門客戶貨物運輸政府金融跟單員物料／計劃制造部門技術／品管財務／倉管行政部門國內業(yè)務部國外業(yè)務部業(yè)務員中間商國