秘書學(xué)第四講會議工作

第四講會議工作〔4學(xué)時〕一、會議簡述1、 會議的概念會議是人們?yōu)閷?shí)現(xiàn)一定目的所進(jìn)行的有組織有領(lǐng)導(dǎo)的面談式議事活動。2、 會議的特點(diǎn)主要有：目的性、宣傳性、定量性3、 會議的主要意義會議是實(shí)行集體領(lǐng)導(dǎo)和民主集中制和發(fā)揚(yáng)民主的重要形式；有利于在具體工作中實(shí)行民主監(jiān)督和實(shí)現(xiàn)改革、開放、搞活。1精選ppt

會議的類型1、按照會議規(guī)模〔即參加人數(shù)多少〕劃分，主要有4種：〔1〕小型會議，人數(shù)少那么三五人，多那么幾十人，一般不會超過一百人?！?〕中型會議，人數(shù)在一百至一千人之?！?〕大型會議，人數(shù)在一千人至數(shù)千人以上。〔4〕特大型會議，人數(shù)在數(shù)萬人以上，例如節(jié)日集會、慶祝大會等。2精選ppt會議的類型2、按照會議性質(zhì)和內(nèi)容劃分，主要有5種：〔1〕規(guī)定性會議即法定的必須按期召開的各種代表大會。〔2〕日常性會議，即領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)同志貫徹民主集中制原那么，實(shí)行集體領(lǐng)導(dǎo)，研究和處理日常工作的會議?！玻场硨I(yè)性會議，即為研究某項工作，討論和解決某個問題而召開的工作會議和專業(yè)會議3精選ppt會議的類型〔4〕紀(jì)念性會議，即為紀(jì)念重大歷史事件或重要人物、重要節(jié)日而召開的會議?！?〕座談性會議，包括各種各樣的座談會、茶話會等。4精選ppt會議的類型3、按照會議形式劃分，可劃分兩種：〔1〕有會有議的，多數(shù)會議屬于這種類型?！?〕會而不議的，例如報告會、傳達(dá)會、發(fā)動會、表彰會、紀(jì)念會等。5精選ppt會議的類型4、按照時間劃分，可劃分為定期性會議和不定期會議，還可以劃分為屢次性會議和一次性會議。定期性會議也叫例會，到預(yù)定時間如無特殊情況必須召開，不定期會議那么視情況靈活掌握，必要時隨時召開。屢次會議是指需要開兩次以上的會議，一次性會議是指只需要開一次的會議。6精選ppt會議的類型5、按照會議階段劃分，可劃分為預(yù)備會議和正式會議。預(yù)備會議是整個會議的組成局部，是為正式會議做準(zhǔn)備的會議，但在職權(quán)和效力上同正式會議有所區(qū)別。6、按照開會手段劃分，可劃分為常規(guī)會議和電子會議。常規(guī)會議即傳統(tǒng)性的會議，電子會議指電視會議、衛(wèi)星會議、電腦會議、電子計算時機(jī)議等。7精選ppt二、會務(wù)工作綜述1、會務(wù)工作的特點(diǎn)主要有：方案性嚴(yán)謹(jǐn)性復(fù)雜性艱巨性8精選ppt2、會務(wù)工作的重要意義

是召開會議的根底；是會議順利進(jìn)行的有利保證；為會議圓滿成功創(chuàng)造有利條件9精選ppt3、會務(wù)工作中秘書的職能主要有：提供情況，參與決策；擬定預(yù)案，統(tǒng)籌安排會議程序；充分準(zhǔn)備，重點(diǎn)做好文件工作；組織效勞，切實(shí)搞好會議辦文工作；溝通情況，協(xié)調(diào)會議進(jìn)程。10精選ppt4、會務(wù)工作的原那么

主要有：依靠領(lǐng)導(dǎo)，積極參助；統(tǒng)一指揮，分工協(xié)作；充分準(zhǔn)備，嚴(yán)密組織；辦會從簡，效果優(yōu)良。11精選ppt會議案例欣賞會議操作流程

1.會議報到之前的工作－－－→2．會議報到前酒店準(zhǔn)備工作－－－→3．會議期間的工作－－－→會議結(jié)束后的工作12精選ppt會議案例欣賞1.會議報到之前的工作A.與會議主辦單位確認(rèn)會議的報到日期、會以名稱、會議用水牌和布標(biāo)、到會的大致人數(shù)、使用會議室的日期和會議室擺設(shè)方式、會務(wù)組老師〔或工作人員〕到達(dá)日期〔確認(rèn)航班或車次〕、會務(wù)組的會議要求〔最好由我方主動詢問會議主辦單位〕

13精選ppt會議案例欣賞B.在上述情況落實(shí)后盡快將所選酒店訂妥〔房間、餐標(biāo)、會議室價格按天計算、酒店位置〕，落實(shí)在會議報到日期接站所用車輛和聯(lián)系方式〔需根據(jù)報到人數(shù)安排相應(yīng)接站用車〕；落實(shí)會后考察行程的用車、導(dǎo)游、火車票、飛機(jī)票、地接社〔只是提前進(jìn)行大致預(yù)訂〕。

14精選ppt會議案例欣賞C.在酒店預(yù)訂完畢后，將酒店的大致情況以書面的形式將件發(fā)送至主辦方，尤其是將酒店的具體準(zhǔn)確的所在地理位置和從機(jī)場或火車站出發(fā)到達(dá)酒店的乘車〔公交車〕方式告知會議主辦方；同時可再次與對方確認(rèn)會議報到人數(shù)和日程安排有無變化或是更改。

15精選ppt會議案例欣賞D.C項工作完畢后可向行程用車單位或個人、導(dǎo)游、機(jī)車票、地接社作出相對準(zhǔn)確的答復(fù)，以便對方作出相應(yīng)的安排和接會準(zhǔn)備。

E.準(zhǔn)備會議所用相關(guān)用具〔會議在酒店或團(tuán)隊車輛使用的各類標(biāo)識、簽到登記的表格、文具用品、學(xué)習(xí)資料袋【包括：筆記本、筆、文件袋】、預(yù)訂返程交通所用表格和車次時刻表、相應(yīng)的返程交通價格表、會后考察的紀(jì)念品【旅游帽、旅游包】、座簽牌〕同時，通知會議用酒店此次會議的名稱和對于提前到達(dá)的學(xué)員如何安排住宿。16精選ppt會議案例欣賞F.通知酒店，會務(wù)工作人員需要提前一天【也可根據(jù)到會人員的情況而定】進(jìn)駐酒店并準(zhǔn)備會務(wù)組用房；同時通知接站的用車和確認(rèn)司機(jī)的聯(lián)系、車型及接站人員會議所在酒店和會務(wù)組房間號；同時與會議主辦方聯(lián)系告知會務(wù)工作人員已經(jīng)入住酒店。在入住酒店后須將會議的名稱和報到地點(diǎn)、乘車方式、酒店聯(lián)系、會務(wù)組所在房間通知辦公室職守人員17精選ppt會議案例欣賞2．會議報到前酒店準(zhǔn)備工作A.入住酒店的工作人員須將會務(wù)組房間布置好以便會議報到時使用；同時與酒店各個相

關(guān)部門協(xié)調(diào)好會議細(xì)節(jié)問題〔如：會議用布標(biāo)、水牌、會議室、餐廳的情況〕；將會務(wù)組標(biāo)識張貼好在容易看到的地方。

18精選ppt會議案例欣賞B.詳細(xì)了解本會議所用場所的位置【如:餐廳、會議室、會務(wù)組老師和講課老師所用的房間】。C．相關(guān)會議使用設(shè)備的準(zhǔn)備情況【如：會場布置情況、多媒體投影儀】；上述設(shè)備的使用是在征求會議主辦方的意見后執(zhí)行。19精選ppt會議案例欣賞3．會議期間的工作A.會議在報到期間最重要的是【收費(fèi)】。在收費(fèi)過程中必須細(xì)致、準(zhǔn)確、書面登記。

收費(fèi)過程中必須嚴(yán)格按程序操作，及：1.確定學(xué)員情況――2.根據(jù)情況計算應(yīng)交費(fèi)用――3.填寫收費(fèi)【收據(jù)】――4.收款――5.將收據(jù)撕下交于學(xué)員――6.填寫報到表。

20精選ppt會議案例欣賞B.在出現(xiàn)收費(fèi)后，收據(jù)已開出的情況下；學(xué)員行程出現(xiàn)變化必須在【原收據(jù)】的根底

上進(jìn)行加注或更改，更改后的內(nèi)容必須有客人簽字和日期。21精選ppt會議案例欣賞4．會議期間注意問題A.會務(wù)組必須始終保持整潔、干凈和安靜的環(huán)境。

B.會務(wù)組所用的書面文件需保存完好。

C.會務(wù)款的支出或相互來往必須已書面形式表達(dá)；及相互出據(jù)憑證。

D.會務(wù)組工作人員的家屬、朋友不能長時間在會務(wù)組工作間滯留和住宿E.各人會務(wù)款必須保管好，做到每天進(jìn)行清點(diǎn)，保險平安的存放。22精選ppt會務(wù)工作的內(nèi)容有關(guān)會議的組織、安排以及各項事務(wù)效勞工作，統(tǒng)稱為會務(wù)工作。從廣義來看，會務(wù)工作包括會前、會間和會后所有與會議活動有關(guān)的事務(wù)性工作。23精選ppt會務(wù)工作的內(nèi)容1、會議的組織工作，包括：確定會議議題；安排會議議程和日程；確定出席范圍；落實(shí)會議承辦人；發(fā)出會議通知；組織與會人員報到；進(jìn)行會議人員編組；布置會場，安排座次；印發(fā)會議證件；負(fù)責(zé)會議簽到；會場其它效勞管理；會中組織協(xié)調(diào)等。24精選ppt做好會議組織工作：一要具有整體觀念，合理組織和安排各項具體工作，使之目標(biāo)一致，分工明確又協(xié)調(diào)配合，并處理好與會議活動有關(guān)各種社會因素；二要具有時間觀念，對各項活動進(jìn)行周密的安排，使之緊密銜接，不延誤；三要具有超前觀念，注意各項組織工作的方案性，并對可能發(fā)生的變化提前有所準(zhǔn)備，制訂應(yīng)變方案或補(bǔ)救措施。25精選ppt會務(wù)工作的內(nèi)容2、會議的文書工作，包括會議報告、文件、簡報的起草、編號、印發(fā)和管理等。26精選ppt會務(wù)工作的內(nèi)容3、會議的生活管理工作，包括購置會議用品、會議接待、代表住宿安排、會議用品調(diào)配、會議醫(yī)療保健、文化娛樂、會議的財務(wù)管理等。4、會議的平安保衛(wèi)工作，主要是會議的保密、警衛(wèi)和會場內(nèi)處的平安保衛(wèi)工作。27精選ppt三、會務(wù)工作的內(nèi)容和方法

1、會前工作的內(nèi)容和方法主要包括開會動議、會議預(yù)案落實(shí)、會議通知、人員編組及其安排、會議材料、會前準(zhǔn)備工作及其作法。28精選ppt主要包括會議接待、材料收發(fā)、發(fā)言安排、簽到、記錄、宣傳、保密、協(xié)調(diào)等項工作及其作法。2、會中工作的內(nèi)容和方