秘書(shū)學(xué)概論第九章會(huì)議組織

第九章會(huì)議組織

1精選ppt第一節(jié)會(huì)議概述

一、會(huì)議的涵義與作用

1．會(huì)議的涵義與分類(lèi)

簡(jiǎn)單地說(shuō)，三個(gè)人以上、聚合在一起、就某個(gè)或某些議題進(jìn)行討論或解決，就是會(huì)議。

2．會(huì)議的作用2精選ppt二、會(huì)議的要素會(huì)議有六個(gè)要素，即：與會(huì)者、主持人、議題、名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)。1．與會(huì)者與會(huì)者就是參加會(huì)議的正式成員，包括主持人，也包括秘書(shū)，但不包括在會(huì)場(chǎng)上的其他效勞人員。具體地說(shuō)，與會(huì)者應(yīng)具有必要性、重要性、合法性。2．主持人主持人是會(huì)議過(guò)程中的主持者和引導(dǎo)者，也往往是會(huì)議的組織者和召集者，對(duì)會(huì)議的正常開(kāi)展和取得預(yù)期效果起著領(lǐng)導(dǎo)和保證作用。3精選ppt3．議題

議題，是會(huì)議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問(wèn)題。議題必須具有必要性和重要性，又必須具有明確性和可行性。4．名稱(chēng)

正式會(huì)議必須有一個(gè)恰當(dāng)、確切的名稱(chēng)。5．時(shí)間

會(huì)議時(shí)間有三種含義：一是指會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間；二是指整個(gè)會(huì)議所需要的時(shí)間、天數(shù)；三是指每次會(huì)議的時(shí)間限度。6．地點(diǎn)4精選ppt第二節(jié)會(huì)前準(zhǔn)備

一、會(huì)議方案和本錢(qián)預(yù)算會(huì)議應(yīng)該計(jì)算本錢(qián)，作出預(yù)算，包括在會(huì)議方案之中。1．會(huì)議方案2．會(huì)議本錢(qián)預(yù)算5精選ppt二、文件準(zhǔn)備較重要的會(huì)議都需要事先準(zhǔn)備文件。

1．開(kāi)幕詞

2．工作報(bào)告

3．發(fā)言稿

4．其他會(huì)議文書(shū)

5．會(huì)議文件的準(zhǔn)備程序

一般先由領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容、目標(biāo)的要求確定要點(diǎn)，授意給秘書(shū)。秘書(shū)按照領(lǐng)導(dǎo)授意，收集資料，寫(xiě)成初稿，呈給領(lǐng)導(dǎo)審閱。領(lǐng)導(dǎo)審閱后提出意見(jiàn)，交回給秘書(shū)修改，或是自己修改。秘書(shū)修改后再次呈給領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)審定后簽發(fā)。秘書(shū)或文員將簽發(fā)的文稿打印、裝訂成正式文件。

6精選ppt三、會(huì)場(chǎng)安排具體要求如下：1．會(huì)場(chǎng)布置會(huì)場(chǎng)除了整潔、安靜、明亮、通風(fēng)、平安等要求之外，還應(yīng)考慮形狀、大小、桌椅安排等布置。2．主席臺(tái)席位重大會(huì)議的主席臺(tái)席位應(yīng)講究排列。主席臺(tái)的座次安排3．會(huì)場(chǎng)設(shè)施4．其他準(zhǔn)備7精選ppt一、關(guān)于會(huì)議主席臺(tái)座次的安排領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時(shí)：主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置；領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時(shí)：

1、2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置。8精選ppt主席臺(tái)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)主席臺(tái)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)9精選ppt

10精選ppt二、關(guān)于宴席座次的安排

宴請(qǐng)客人，一般主陪在面對(duì)房門(mén)的位置，副主陪在主陪的對(duì)面，1號(hào)客人在主陪的右手，2號(hào)客人在主陪的左手，3號(hào)客人在副主陪的右手，4號(hào)客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場(chǎng)景有特殊因素，應(yīng)視情而定。中餐桌西餐桌11精選ppt三、儀式的座次安排簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對(duì)等，按主客左右排列。四、關(guān)于乘車(chē)的座次安排

小轎車(chē)1號(hào)座位在司機(jī)的右后邊，2號(hào)座位在司機(jī)的正后邊，3號(hào)座位在司機(jī)的旁邊?！踩绻笈懦俗耍敲?號(hào)座位在后排的中間〕。中轎主座在司機(jī)后邊的第一排，1號(hào)座位在臨窗的位置。

12精選ppt五、合影座次安排與主席臺(tái)安排相同。13精選ppt會(huì)議座位安排

長(zhǎng)條桌注：A為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，B為主方席14精選ppt沙發(fā)室：注：A為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，B為主方領(lǐng)導(dǎo)2.與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)座談注：A為主方，B為客方1.與外賓會(huì)談15精選ppt四、會(huì)議議程、程序的擬定

1．議程會(huì)議通常有一個(gè)或幾個(gè)相關(guān)的議題。假設(shè)有多個(gè)議題，秘書(shū)應(yīng)根據(jù)這些議題的內(nèi)在聯(lián)系、主次、先后排列次序，便稱(chēng)為議程，印成文書(shū)，就是議程表，會(huì)前發(fā)給與會(huì)人員。2．程序把每一次會(huì)議的工程和內(nèi)容有序地排列，即使之程式化，便是程序，制成文書(shū)，就是程序表。3．日程表與作息時(shí)間表會(huì)期超過(guò)一天的會(huì)議，還應(yīng)訂出日程表和作息時(shí)間表。五、會(huì)議通知的發(fā)送16精選ppt第三節(jié)會(huì)間工作

會(huì)間工作，指的是會(huì)議從開(kāi)始到結(jié)束期間秘書(shū)人員應(yīng)做的工作，包括會(huì)場(chǎng)的組織與效勞、會(huì)議信息的收集與編發(fā)、會(huì)議形成文件的起草等工作。一、會(huì)場(chǎng)的組織與效勞1．報(bào)到與簽到2．材料發(fā)放17精選ppt3．選舉工作會(huì)議選舉工作的內(nèi)容和程序如下：(1)用民主方式產(chǎn)生唱票、監(jiān)票、計(jì)票等的工作人員；(2)由選舉工作人員統(tǒng)計(jì)并通報(bào)實(shí)到的代表人數(shù)和因故缺席的代表人數(shù)；(3)分發(fā)選票并記錄下發(fā)選票的總數(shù)；(4)說(shuō)明選票的填寫(xiě)方法及填寫(xiě)時(shí)的本卷須知；(5〕選舉人員填寫(xiě)選票；(6〕由選舉工作人員檢查并出示投票箱；(7)選舉人員依照一定次序投票；(8)選舉工作人員當(dāng)場(chǎng)開(kāi)票，統(tǒng)計(jì)回收選票的總數(shù)；(9)選舉工作人員當(dāng)場(chǎng)唱票、計(jì)票，并統(tǒng)計(jì)出有效選票的總數(shù)，廢票的總數(shù)，以及各個(gè)候選人的得票總數(shù)；(10〕公布選舉結(jié)果18精選ppt4．會(huì)場(chǎng)效勞5．會(huì)場(chǎng)臨時(shí)調(diào)度4．會(huì)場(chǎng)效勞5．會(huì)場(chǎng)臨時(shí)調(diào)度19精選ppt二、會(huì)議信息的收集與編發(fā)1．會(huì)議信息的作用會(huì)議信息具有交流、深化、反響、決策依據(jù)、儲(chǔ)存?zhèn)洳榈茸饔谩?．會(huì)議信息工作的程序與方法會(huì)議信息工作的根本程序是：記錄、核實(shí)、匯總、整理與篩選、編寫(xiě)、發(fā)送或歸檔。其方法大致如下：(1)記錄(2)核實(shí)(3)匯總(4)整理與篩選(5)編寫(xiě)(6)發(fā)送或歸檔3．會(huì)議信息編發(fā)的形式會(huì)議信息的主要形式就是會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)具有“簡(jiǎn)、真、新、快〞的特點(diǎn)。20精選ppt三、會(huì)議記錄的制作

1．會(huì)議記錄的作用

2．會(huì)議記錄的內(nèi)容四、會(huì)議文件的起草

1.閉幕詞

2．決定

3．會(huì)議紀(jì)要

4．會(huì)議總結(jié)21精選ppt第四節(jié)會(huì)后工作

會(huì)后也還有一系列重要的工作要做。一、會(huì)后事務(wù)

會(huì)后事務(wù)主要有會(huì)場(chǎng)清理、人員離會(huì)、會(huì)議決算三個(gè)方面。

1．會(huì)場(chǎng)清理

2．人員離會(huì)

3．會(huì)議決算22精選ppt二、會(huì)議文書(shū)立卷三、會(huì)議傳達(dá)

會(huì)議傳達(dá)必須確定內(nèi)容、程度、范圍、層次、時(shí)間、方式等。

1．內(nèi)容與程度

2．范圍與層次

3．時(shí)間

4．方式23精選ppt四、會(huì)議催辦會(huì)議催辦是指會(huì)議決議、決定等貫徹執(zhí)行的催辦，是管理過(guò)程中非常重要的一環(huán)。催辦的形式大抵有三種：1．發(fā)文催辦2．催辦3．派員催辦三種催辦方式可以交替、結(jié)合使用。24精選ppt第五節(jié)會(huì)議組織

一、工作會(huì)議工作會(huì)議是指組織、系統(tǒng)、地區(qū)或機(jī)關(guān)、單位召開(kāi)的以討論、決定、布置工作為主的會(huì)議。1．會(huì)議特點(diǎn)(1)會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、人員相對(duì)穩(wěn)定。(2)議題相對(duì)集中、具體。2．會(huì)務(wù)要點(diǎn)(1)由于第一個(gè)特點(diǎn)，秘書(shū)對(duì)工作會(huì)議可以沉著地、有方案地安排。(2)由于第二個(gè)特點(diǎn)，秘書(shū)應(yīng)將精力多放在準(zhǔn)備每一次會(huì)議的議題上。(3)討論議題、解決問(wèn)題需要足夠的信息與資料。25精選ppt二、代表會(huì)議指由各級(jí)各類(lèi)組織廣闊成員推選產(chǎn)生出的代表所召開(kāi)的會(huì)議，規(guī)模較大、層次較高的那么稱(chēng)“代表大會(huì)〞。1．會(huì)議特點(diǎn)(1)代表會(huì)議是權(quán)力最大的會(huì)議，它有權(quán)作出重大的決策，通過(guò)或批準(zhǔn)法規(guī)、章程，討論和通過(guò)各種議案、提案。(2)參加會(huì)議的代表必須依法選舉產(chǎn)生，經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的程序和相應(yīng)的資格審查。(3)代表會(huì)議依法定期召開(kāi)，與會(huì)代表必須到達(dá)法定人數(shù)方為有效。26精選ppt2．會(huì)務(wù)要點(diǎn)(1)正式代表必須依法產(chǎn)生，參加會(huì)議前必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的資格審查，不允許非代表人員混入。(2)代表會(huì)議的議題往往來(lái)自有關(guān)部門(mén)的議案和代表的提案，秘書(shū)必須注重收集、整理議案和提案，呈交大會(huì)議案審查委員會(huì)審議、通過(guò)前方可列為正式議題。(3)會(huì)場(chǎng)布置必須莊嚴(yán)、隆重，每個(gè)細(xì)節(jié)都不可無(wú)視。(4)代表會(huì)議通常有選舉或表決，秘書(shū)應(yīng)做好選舉、表決工作的準(zhǔn)備，如選票、票箱、工作人員，劃定投票區(qū)域、路線(xiàn)，保證表決機(jī)器不發(fā)生故障等等。(5)跨地區(qū)的代表大會(huì)，秘書(shū)應(yīng)安排好代表的接送、食宿、交通、保健等事宜。27精選ppt三、聯(lián)席會(huì)議由不同系統(tǒng)、不同地區(qū)、不相隸屬的組織、單位為了同一目標(biāo)而舉行的會(huì)議。1．會(huì)議特點(diǎn)(1)聯(lián)席會(huì)議乃是不同組織在互相平等、尊重，有互相協(xié)作意愿的根底上召開(kāi)，任何一方都不能把自己的意愿強(qiáng)加于其他各方。(2)聯(lián)席會(huì)議的最低效果是各抒己見(jiàn)，互通信息，互相了解；最高效果是達(dá)成共識(shí)。28精選ppt2．會(huì)務(wù)要點(diǎn)(1)聯(lián)席會(huì)議必須由一方主動(dòng)牽頭召開(kāi)。(2)會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、議題、與會(huì)人員等，應(yīng)由牽頭方與參會(huì)各方平等協(xié)商確定，充分表達(dá)互禮、互讓的精神。(3)參加會(huì)議的各方代表，應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)人或由領(lǐng)導(dǎo)人授權(quán)的代表出席，能充分表達(dá)組織意見(jiàn)和態(tài)度，說(shuō)話(huà)算數(shù)，有權(quán)達(dá)成協(xié)議，以免會(huì)議議而不決，決而不行。(4)秘書(shū)在會(huì)前、會(huì)間、會(huì)后特別要多做溝通、反響和協(xié)調(diào)工作。29精選ppt四、學(xué)術(shù)會(huì)議由高等院校、科研機(jī)關(guān)、學(xué)術(shù)團(tuán)體召開(kāi)的，以專(zhuān)家、教授為主要成員，以探討學(xué)術(shù)課題、發(fā)表研究成果為目標(biāo)的會(huì)議。1．會(huì)議特點(diǎn)(1)會(huì)議應(yīng)能反映最新的科學(xué)研究動(dòng)態(tài)和成果，與會(huì)人員應(yīng)是確有專(zhuān)長(zhǎng)并有研究心得的專(zhuān)家、學(xué)者和科研機(jī)關(guān)、部門(mén)的負(fù)責(zé)人。(2)會(huì)議貫徹“百花齊放、百家爭(zhēng)鳴〞的方針，充分發(fā)揚(yáng)科學(xué)、民主精神，各抒己見(jiàn)，服從真理，不強(qiáng)求一致，反對(duì)以勢(shì)壓人和學(xué)閥作風(fēng)。(3)會(huì)議形式不拘一格，可以是論文報(bào)告會(huì)、現(xiàn)場(chǎng)演示，也可以是小型座談會(huì)，也可穿插進(jìn)行。(4)會(huì)議成果往往匯編成論文集，內(nèi)部交流或公開(kāi)出版。30精選ppt2．會(huì)務(wù)要點(diǎn)(1)學(xué)術(shù)會(huì)議要求準(zhǔn)備充分，通常至少提前三個(gè)月發(fā)送預(yù)備性通知，讓學(xué)者們準(zhǔn)備、提交論文或提綱。經(jīng)審查后再發(fā)正式通知。(2)會(huì)場(chǎng)布置應(yīng)簡(jiǎn)單、樸素、實(shí)用，開(kāi)幕式、閉幕式等禮儀性程序盡量簡(jiǎn)化，以更多時(shí)間組織實(shí)質(zhì)性討論。(3)參加籌備、效勞的秘書(shū)人員應(yīng)有一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。

31精選ppt五、記者招待會(huì)組織為實(shí)現(xiàn)一定的宣傳目的，邀請(qǐng)報(bào)刊、電臺(tái)、電視臺(tái)等新聞媒介單位記者召開(kāi)的會(huì)議，也可稱(chēng)“新聞發(fā)布會(huì)〞。1．會(huì)議特點(diǎn)(1)新聞發(fā)布會(huì)以單向溝通為主。(2)記者招待會(huì)那么以雙向溝通為主。2．會(huì)務(wù)要點(diǎn)(1)會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)選在交通便利又比較熱鬧的場(chǎng)所。(2)會(huì)議時(shí)間盡量不安排在休息日，以免影響記者們的出席率。(3)會(huì)議通知用請(qǐng)柬形式。(4)應(yīng)由專(zhuān)業(yè)秘書(shū)事先做些調(diào)查訪(fǎng)問(wèn)。32精選ppt六、報(bào)告會(huì)指為了宣傳、教育目的而舉辦的，邀請(qǐng)勞模、英雄、先進(jìn)人物或?qū)＜?、學(xué)者、黨政領(lǐng)導(dǎo)干部所作的專(zhuān)題報(bào)告會(huì)。

1．會(huì)議特點(diǎn)

(1)報(bào)告會(huì)以單向宣傳、教育為主，通常是一人講、眾人聽(tīng)。

(2)報(bào)告人應(yīng)有一定的社會(huì)地位或知名度，有一定的表達(dá)能力。33精選ppt2．會(huì)務(wù)要點(diǎn)(1〕報(bào)告主題及報(bào)告人必須慎重選擇。(2)報(bào)告會(huì)應(yīng)中等規(guī)模。(3)報(bào)告會(huì)時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，一般以一、兩個(gè)小時(shí)為宜。(4)邀請(qǐng)報(bào)告人時(shí)，可事先對(duì)內(nèi)容提出些要求，盡量做到有的放矢。(5)報(bào)告會(huì)后，應(yīng)收集反響意見(jiàn)，及時(shí)總結(jié)、匯報(bào)，以便改進(jìn)。34精選ppt七、座談會(huì)組織為收集信息、征求意見(jiàn)、調(diào)查研究而邀請(qǐng)有關(guān)人員召開(kāi)的小型會(huì)議，包括各種“座談會(huì)〞、“懇談會(huì)〞、“見(jiàn)面會(huì)〞、“茶話(huà)會(huì)〞等。1．會(huì)議特點(diǎn)(1)座談會(huì)以小型為主。(2)座談會(huì)既集中，又民主。2．會(huì)務(wù)要點(diǎn)(1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是知情人，能獨(dú)立思考、有主見(jiàn)又敢于發(fā)表意見(jiàn)者。(2〕座談會(huì)上，秘書(shū)應(yīng)與主持人密切配合。(3)座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定。(4〕會(huì)場(chǎng)可準(zhǔn)備飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。35精選ppt八、國(guó)際會(huì)議指來(lái)自?xún)蓚€(gè)以上國(guó)家〔不是指地區(qū)〕的政府、政黨或社會(huì)組織、民間團(tuán)體就共同關(guān)心的問(wèn)題召開(kāi)的會(huì)議。1．會(huì)議特點(diǎn)(1)所謂國(guó)際會(huì)議，必須具備兩個(gè)特點(diǎn)：一是來(lái)自或代表兩個(gè)以上國(guó)家，也可以是多國(guó)會(huì)議、世界性會(huì)議；二是議題必須是共同的，當(dāng)然觀(guān)點(diǎn)可以不同。(2)參加會(huì)議的國(guó)家無(wú)論大小，一律平等，互相尊重。36精選ppt2．會(huì)務(wù)要點(diǎn)(1)國(guó)際會(huì)議由東道國(guó)發(fā)起、組織、邀請(qǐng)。必須寫(xiě)明議題、時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)〔包括職務(wù)〕以及差旅、食宿、會(huì)務(wù)等費(fèi)用承擔(dān)情況。(2)國(guó)際會(huì)議往往存在語(yǔ)言障礙，東道國(guó)必須準(zhǔn)備足夠的同聲翻譯，文件也應(yīng)準(zhǔn)備不同文字的文本。(3)地方政府、企事業(yè)單位、民間團(tuán)體要召開(kāi)國(guó)際會(huì)議，應(yīng)向上級(jí)主管部門(mén)