軟件系統(tǒng)文檔資料管理方案

8.3.4文檔資料管理1目的1.1規(guī)范軟件開發(fā)部的文檔資料管理，明確責(zé)任，指導(dǎo)開發(fā)人員的文檔管理流程，加強(qiáng)軟件開發(fā)部文檔保密性和延續(xù)性。2適用范圍2.1用于軟件開發(fā)部的所有文檔資料的管理流程。3定義3.1AAA級文檔：是軟件開發(fā)部最高保密級別的文檔。3.2AA級文檔：是軟件開發(fā)部的設(shè)計技術(shù)文檔。包括：可行性研究報告、項目開發(fā)計劃書、需求規(guī)格說明書、概要設(shè)計說明書、數(shù)據(jù)要求說明書、數(shù)據(jù)庫設(shè)計說明書、詳細(xì)設(shè)計說明書、軟件原代碼、操作手冊、ECN、設(shè)計評審表、原始設(shè)計資料、測試報告、說明書、測試分析報告、測試計劃、模塊開發(fā)卷宗、用戶手冊、項目開發(fā)總結(jié)報告、開發(fā)進(jìn)度月報、項目投標(biāo)書、項目驗收報告等。3.3A級文檔：是軟件開發(fā)部的各種管理文件。包括：程序文件、工作指引、備忘錄、日常事務(wù)文件、傳真等。3.4開發(fā)平臺：從事開發(fā)工作的計算機(jī)環(huán)境。例如：系統(tǒng)軟件，應(yīng)用軟件，文件夾等。3.5文檔編號：每個文檔都有一個編號，包括文本文檔和電子文檔。4職責(zé)4.1總經(jīng)理：負(fù)責(zé)軟件開發(fā)部文檔管理流程的監(jiān)督執(zhí)行，重大文檔資料發(fā)行的簽署批準(zhǔn)。4.2部門經(jīng)理：負(fù)責(zé)軟件開發(fā)部文檔的審批、技術(shù)審核、保管、借閱、分發(fā)、控制和定期的備份。4.3項目經(jīng)理：負(fù)責(zé)項目組的文檔資料管理工作。4.4軟件開發(fā)部開發(fā)人員：負(fù)責(zé)本崗位的文檔管理。5內(nèi)容5.1文檔資料的保管5.1.1開發(fā)過程中電子文檔的保管5.1.1.1項目經(jīng)理負(fù)責(zé)項目組各個成員的電子文檔管理。項目經(jīng)理負(fù)責(zé)制訂項目組各個成員的開發(fā)平臺，要求項目組成員在規(guī)定的文件夾下從事開發(fā)工作。5.1.1.2開發(fā)工程師必須嚴(yán)格按照項目經(jīng)理制訂的開發(fā)平臺，從事開發(fā)工作。所有開發(fā)過程電子文檔存放在項目經(jīng)理指定的文件夾下。任何自己建造的開發(fā)平臺，必須經(jīng)過項目經(jīng)理同意。5.1.1.3開發(fā)工程師依照項目經(jīng)理安排的工作任務(wù)，電腦中只能存放與自身業(yè)務(wù)有關(guān)的電子文檔。如果要存放任何與工作業(yè)務(wù)無關(guān)的電子文檔，必須經(jīng)過項目經(jīng)理同意。5.1.1.4開發(fā)工程師不得將自己的開發(fā)平臺設(shè)置為共享文件夾。如果因工作需要，在公司局域網(wǎng)上拷貝文件，或者把電子文檔拷貝到公司局域網(wǎng)以外的電腦時，必須經(jīng)過批準(zhǔn)。任何人不得私自在公司局域網(wǎng)上相互備份文件，或私自以任何方式將電子文檔拷貝到公司局域網(wǎng)以外的電腦上。AAA級電子文檔拷貝要經(jīng)過總經(jīng)理同意。AA級電子文檔拷貝要經(jīng)過部門經(jīng)理同意。5.1.2開發(fā)完后電子文檔的保管5.1.2.1項目開發(fā)完后，定型的各個版本的電子文檔資料應(yīng)由項目經(jīng)理提交部門經(jīng)理保管。5.1.2.2部門經(jīng)理負(fù)責(zé)對電子文件進(jìn)行分類存放。5.1.2.3電子文檔文件命名格式如下：產(chǎn)品名稱文件描述版本號設(shè)計者姓名日期六位字母以內(nèi)十位漢字以內(nèi)四位字母以內(nèi)縮寫四字母以內(nèi)八位數(shù)字例如：ILAMS需求分析規(guī)格說明書2.0蔣仕文6/15日發(fā)行電子檔名稱：ILAMS需求分析規(guī)格說明書V20JSW200206155.1.2.4每個電子文檔用一個文件名存放，如果文件數(shù)量多于1個，則用WINZIP壓縮后按以上名稱存放。5.1.2.5部門經(jīng)理應(yīng)將電子文檔做好存放登記手續(xù)。5.1.2.6電子文檔在服務(wù)器上的管理統(tǒng)一由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)。任何人不得私自訪問服務(wù)器。部門經(jīng)理對文檔的正確性、完整性負(fù)責(zé)。5.1.3開發(fā)過程中文本文檔的保管5.1.3.1部門經(jīng)理負(fù)責(zé)來往的管理性文件的保管（A級文檔）。5.1.3.2項目經(jīng)理負(fù)責(zé)日常的技術(shù)文件的保管（AA級文檔）。開發(fā)工程師負(fù)責(zé)原始設(shè)計文件的保管。例如：詳細(xì)設(shè)計說明書、概要設(shè)計說明書、數(shù)據(jù)要求說明書等。5.1.3.3文本文件的保管應(yīng)按照公司相關(guān)文件管理的規(guī)定執(zhí)行。文件保管應(yīng)使用公司標(biāo)準(zhǔn)文件夾和文件柜。部門經(jīng)理和項目經(jīng)理應(yīng)定期對文件進(jìn)行整理。任何人不得私自將技術(shù)文檔資料帶出公司外，如果因工作需要，要把技術(shù)文檔資料帶出公司外，必須經(jīng)過直接上級同意。AAA級文檔帶出公司，應(yīng)由總經(jīng)理批準(zhǔn)。AA級文檔帶出公司，應(yīng)由部門經(jīng)理批準(zhǔn)。5.1.4開發(fā)完后文本文件的保管5.1.4.1部門經(jīng)理負(fù)責(zé)來往正式發(fā)行文本文件的保管。由軟件開發(fā)部向其它部門發(fā)行的文本文件或其它部門發(fā)行到軟件開發(fā)部的文本文件都集中在部門經(jīng)理登記存檔。5.1.4.2部門經(jīng)理負(fù)責(zé)對存檔的文本文件進(jìn)行分類保存并制作文件目錄。5.1.4.3部門經(jīng)理應(yīng)按照公司《文件資料控制程序》執(zhí)行。文件保管應(yīng)使用公司標(biāo)準(zhǔn)文件夾和文件柜，按照產(chǎn)品類別、文件類別和文件編號整齊有序地存放。并在電腦中登記備案。5.1.4.4部門經(jīng)理應(yīng)及時對文件進(jìn)行整理，保證文件的有效性。5.2文檔資料的備份5.2.1部門經(jīng)理每月最后一天，將服務(wù)器上的文檔資料在自己電腦上備份一次。5.2.2項目經(jīng)理負(fù)責(zé)每周五下班前對項目組成員的項目開發(fā)電子文檔在自己電腦上做一次備份。要求項目經(jīng)理電腦中應(yīng)保管該項目的所有電子文檔。5.3文檔資料的借閱5.3.1AAA級文檔的借閱需填寫《文檔借閱申請單》提交給部門經(jīng)理，同時要經(jīng)過總經(jīng)理的批準(zhǔn)，并當(dāng)日歸還。若不能當(dāng)日歸還，應(yīng)該說明原因。5.3.2AA級文檔的借閱需填寫《文檔借閱申請單》，要通過部門經(jīng)理批準(zhǔn)，并當(dāng)日歸還。若不能當(dāng)日歸還，應(yīng)該說明原因。5.4文檔資料的銷毀5.4.1軟件開發(fā)部內(nèi)部設(shè)計過程中的過期作廢文檔資料，不得隨意丟棄，設(shè)計人員應(yīng)及時在碎紙機(jī)中銷毀。5.5文檔資料的交接5.5.1一般開發(fā)員工離職、出差或請假，其文檔資料由項目經(jīng)理負(fù)責(zé)交接，若沒有項目經(jīng)理，