文件和資料控制程序

文件和資料控制程序1.目的：對公司管理體系文件和資料進行控制，確保各相關部門使用的文件為有效版本。2.范圍：適用于全公司管理體系有關的文件和資料的控制。3.職責：3.1管理者代表負責組織管理體系文件的編制、審核。3.2最高管理者負責管理體系文件管理手冊、程序文件的批準；作業(yè)指導書、記錄文件由部門負責人審核，分管領導批準。3.3管理者代表負責組織管理體系文件的定期評審和修訂。3.4綜合管理部負責管理體系文件的分類、編號、標識、發(fā)放和更改等的控制和管理。3.5管理體系文件由綜合管理部歸檔管理，各部門使用的文件由各部門自行歸檔保管。4、工作程序：4.1文件和資料的分類及編號4.1.1文件和資料分為如下幾類：A.管理體系手冊、程序文件、作業(yè)指導書，包括各類管理體系活動的記錄表單、報告、合同及統(tǒng)計分析資料等，記錄按《記錄控制程序》進行控制；B.與管理體系相關的外來文件，包括政府部門或上級管理機構發(fā)布的各類強制性法律、法規(guī)、條例及須引用或參照執(zhí)行的標準等；C.技術文件資料；D.其他管理文件。4.1.2本公司管理體系文件和資料分為受控文件和非受控文件兩種狀態(tài)。受控文件是指需對文件的編制、發(fā)放、標識、更改、回收等進行控制的文件，非受控文件是指不受更改控制的文件，如提供給客戶的文件和資料?！妒芸匚募夸洝酚删C合管理部負責編制，管理者代表批準。受控文件在其封面加蓋紅色“受控”印章，非受控文件在其封面上加蓋紅色“非受控”印章。4.1.3管理體系文件的編號由綜合管理部負責按照《管理體系文件編寫規(guī)則及編號規(guī)定》統(tǒng)一編制。4.1.4管理體系文件和外來文件的受控目錄由綜合管理部負責編制。4.1.5各部門應編制本部門所使用文件的《受控文件目錄》，并報綜合管理部備案。4.2文件的編制：4.2.1管理體系手冊由管理者代表組織編制；4.2.2各業(yè)務部門負責編制程序文件和作業(yè)指導書，包括管理體系記錄表式；4.2.3其他管理文件由相關人員負責編寫；4.2.4文件的編寫格式和要求按照《管理體系文件編寫規(guī)則及編號規(guī)定》的規(guī)定實行。4.3文件的審批：4.3.1管理體系手冊、程序文件由管理者代表進行審核，交總經(jīng)理批準；4.3.2其他管理文件，屬于部門級的工作文件由該部門負責人審核，遞交分管領導批準，屬于公司級的工作文件則由總經(jīng)理批準。4.4文件的評審：4.4.1每年12月底管理者代表組織公司各相關部門對管理體系文件進行評審；4.4.2必要時若公司組織結構發(fā)生重大變化，發(fā)生事故或工藝、技術、材料等發(fā)生變更時，應及時對程序文件進行評審和修訂。4.4.3若發(fā)生更改應按本程序4.6條款執(zhí)行。4.5文件的發(fā)放：4.5.1受控文件，經(jīng)管理者代表批準后，由綜合管理部按照《文件發(fā)放范圍清單》發(fā)放到有關的部門和人員，并按文件的發(fā)放順序在文件封面上注明分發(fā)號，加蓋紅色“受控”印章，同時做好發(fā)放登記；4.5.2文件領用人在《文件發(fā)放（領用）登記表》上簽名領取注有分發(fā)號和加蓋紅色“受控”印章的文件。每份文件只有唯一對應的分發(fā)號，以便于追溯；4.5.3公司內(nèi)不得使用未加蓋紅色“受控”印章的復印件；4.5.4當有客戶或非本公司人員因工作需要而索取文件時，由對口部門負責人提出書面申請，經(jīng)管理者代表批準后，由綜合管理部發(fā)放蓋有“非受控”紅色印章的相應文件，并由領用人在《文件發(fā)放（領用）登記表》上簽名；4.5.5當文件使用人的文件破損嚴重而影響使用時，應到綜合管理部辦理更換手續(xù)，交回破損文件后補發(fā)新文件。新文件的分發(fā)號仍沿用原文件分發(fā)號，綜合管理部將破損文件銷毀，填寫《銷毀記錄》；4.5.6當文件使用人將文件丟失后，應按照4.5.2辦理申請領用手續(xù)，但必須在領用申請中作出有關說明。綜合管理部在補發(fā)文件時應當給予新的分發(fā)號，并同時申明丟失文件的分發(fā)號作廢。必要時將作廢文件的分發(fā)號通知各部門，防止誤用。4.6文件的更改：4.6.1在工作實踐中發(fā)現(xiàn)有必要對文件進行更改時，應由文件更改提出人或文件更改提出部門的負責人填寫《文件更改申請、審批表》，說明更改原因，對重要的更改還應附有充分的依據(jù)；4.6.2文件更改的審核、批準應由原審批人進行，當原審批人不在職時可由接替其崗位的人員審批；4.6.3文件更改批準后，由綜合管理部實施更改。文件更改的方式分為劃改、換頁和換版。文件更改時注明更改標記并作好更改記錄，按照《文件發(fā)放（領用）登記表》的名單發(fā)放修改后的文件，同時收回作廢的舊文件。4.7文件的歸檔：4.7.1管理體系文件的歸檔由綜合管理部負責，其他文件和資料由文件持有部門每一年整理一次，需上交公司的文件和資料統(tǒng)一交綜合管理部歸檔；4.7.2專業(yè)部門形成的特定文件（如財務報表等），由各專業(yè)部門負責保管、歸檔，并按文件性質確定保管期限；4.7.3文件、資料的歸檔參照《檔案、資料管理辦法》執(zhí)行。4.8文件的劃改、換頁、換版與作廢：4.8.1個別文字修改或增加時，采用逐本劃改方式，劃改時保留原字跡，加蓋紅色“更改”圖章，并在修改記錄單上做好記錄，文件的某一頁作較大的修改（一般指某一條款全部更改或增加條款）或增添內(nèi)容時，用整頁更換的方式。4.8.2以修改碼“0”到“9”表示修改狀態(tài)。“0”表示未作任何修改，“1”表示第一次修改，以此類推。并在修改頁上用修改標識1、2、…表示，標注在修改條款的右邊空白處；4.8.3文件經(jīng)多次更改（如修改狀態(tài)從0到9）或文件需進行大幅度（一般指文字數(shù)超過30％）修改時，經(jīng)管理者代表批準應進行換版。文件原版本作廢，換發(fā)新版本。文件換版，以A、B、C、…表示版本序號。換版后文件按4.3的要求重新審核和批準。4.8.4作廢的文件由綜合管理部按照《文件發(fā)放（領用）登記表》收回并記錄，在文件上加蓋“作廢”印章，經(jīng)管理者代表在《受控文件目錄》備注欄中批準后統(tǒng)一銷毀。需作資料保留的作廢文件，經(jīng)綜合管理部負責人在《受控文件目錄》備注欄中批準后，由綜合管理部加蓋“保留資料”印章方可留用。4.9文件的管理：4.9.1文件經(jīng)擬制、審批后，正本由綜合管理部保存，并填寫《歸檔登記表》，然后列入“受控文件目錄”。正本（原稿）不需加蓋受控狀態(tài)印章；4.9.2需歸檔的書面和電子文件由綜合管理部進行歸檔登記。4.9.3需臨時借閱體系文件的人員，經(jīng)綜合管理部負責人在《借閱登記表》“批準人/日期”一欄中批準后辦理簽借手續(xù)。文件借閱者應在指定的日期將文件歸還，到期沒有歸還則由綜合管理部收回。除非特殊情況，原稿和正本文件一律不外借，以防止原版文件丟失或損壞。4.10檔案資料的管理按照《檔案、資料管理辦法》執(zhí)行。4.11外來文件的控制：4.11.1對為客戶提供服務所需引用的各類外來文件如法律、法規(guī)、標準等，由文件對口管理部門負責人提出，經(jīng)管理者代表批準，并到綜合管理部備案，填寫在《外來文件清單》上進行標識，方可使用。文件的發(fā)放（領用）管理參照本程序之4.4和4.8進行。4.11.2公司各部門負責本部門外來文件的登記和歸檔，并將文件清單一份交至綜合管理部；4.11.3公司各部門在每年年初定期檢查本部門所使用的行業(yè)規(guī)定、國家標準等外來文件是否為有效版本，及時通知綜合管理部更換過期文件。4.12公開文件的控制：4.12.1用于張貼、散發(fā)的公開文件（如客戶須知、收費標準、服務項目指南、安全要求等），應在文件上注