集團檔案管理制度

**集團檔案管理制度目錄第1節(jié) 總則 2第2節(jié) 管理機構(gòu)與職責(zé) 3第3節(jié) 工程項目檔案管理辦法 5第4節(jié) 檔案的收集整理與歸檔 8第5節(jié) 檔案的分類與編號 11第6節(jié) 文書檔案整理規(guī)則 14第7節(jié) 合同檔案整理規(guī)則 18第8節(jié) 特種載體檔案管理 21第9節(jié) 檔案庫房管理 25第10節(jié) 檔案的鑒定與銷毀 26第11節(jié) 檔案的借閱與利用 27第12節(jié) 檔案統(tǒng)計 28第13節(jié) 檔案保密制度 29第14節(jié) 獎勵與處罰 31第15節(jié) 附則 32

總則為規(guī)范集團檔案管理工作，為集團經(jīng)營管理服務(wù)，有效地保護和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合集團實際情況制定本制度。本制度所指的檔案，是指集團在經(jīng)營管理活動及建設(shè)過程中直接形成的具有保存與利用價值的各種不同形式的歷史記錄。檔案是公司全部活動的真實記錄和寶貴財富，是公司資產(chǎn)的依據(jù)和憑證，屬于公司所有。公司依法享有占有、使用、收益、處置檔案的權(quán)利，并依法承擔(dān)保護檔案、為國家和社會積累歷史材料的義務(wù)。公司全體員工要樹立檔案意識。對規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的文件材料，必須按期向檔案管理人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。集團檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中與分級管理相結(jié)合的管理模式。集團檔案室負(fù)責(zé)管理集團總部各部室、規(guī)劃院、酒店公司及各地項目公司按規(guī)定移交的檔案，并對商管公司總部、院線公司總部、百貨公司總部檔案管理工作進行監(jiān)督指導(dǎo)和考評。商管公司總部、院線公司總部、百貨公司總部根據(jù)本系統(tǒng)實際情況制定檔案管理辦法，并對系統(tǒng)內(nèi)各公司檔案管理工作進行監(jiān)督指導(dǎo)和考評。

管理機構(gòu)與職責(zé)集團檔案室為集團檔案管理機構(gòu)，集團辦公室為其行政主管部門。集團檔案室履行下列職責(zé)：根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，建立健全檔案工作制度和具體實施細(xì)則；負(fù)責(zé)集團歸檔范圍內(nèi)檔案的收集、整理、保管工作；采取各種形式開發(fā)檔案資源，為公司利用檔案資源提供服務(wù)；組織檔案鑒定及銷毀工作；監(jiān)督、指導(dǎo)集團各部室、規(guī)劃院、酒店公司、各項目公司、商管公司總部、院線公司總部、百貨公司總部檔案工作；開展檔案統(tǒng)計與編研工作；負(fù)責(zé)集團檔案信息化系統(tǒng)的管理與應(yīng)用；開展檔案管理員培訓(xùn)。各公司應(yīng)確定一名公司領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，把檔案工作列入工作計劃和管理程序，納入到各部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位職責(zé)中，依據(jù)集團檔案制度確定的原則建立健全本公司檔案制度，明確檔案工作主管部門，配備檔案管理人員具體負(fù)責(zé)檔案管理工作，統(tǒng)一管理本公司檔案并按規(guī)定移交。集團各部室應(yīng)配備兼職檔案管理員具體負(fù)責(zé)本部室檔案的收集、整理工作，并做好預(yù)立卷及定期向集團檔案室移交的工作。規(guī)劃院、酒店建設(shè)公司、各地項目公司應(yīng)在不增加原有編制的前提下設(shè)立檔案管理專員崗位，以檔案管理為主要工作職責(zé)。檔案管理人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，如有變更應(yīng)在5個工作日內(nèi)通知集團檔案室。規(guī)劃院、酒店公司、各項目公司應(yīng)按期將工程建設(shè)項目竣工資料向集團檔案室移交。其他經(jīng)營管理性文件自行保管。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，具備專業(yè)知識。檔案管理人員崗位職責(zé)：貫徹執(zhí)行集團檔案制度，建立健全本部室（公司）檔案工作實施細(xì)則。做好檔案的接收、借閱登記手續(xù)。熟悉本部室（公司）文件材料歸檔范圍和保管期限，做好本部室（公司）文件材料的收集、整理和立卷歸檔工作，對部室（公司）文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確負(fù)責(zé)；負(fù)責(zé)對本部室（公司）各類電子文件進行整理、著錄，建立本部室（公司）的電子文件檔案庫；隨時做好電子文件備份工作。根據(jù)本部室（公司）不同門類文件材料的特征，對立卷歸檔的紙質(zhì)文件正確分類，合理組卷，件號編寫準(zhǔn)確，卷內(nèi)目錄和備考表填寫清楚；主動接受業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，按規(guī)定時間向檔案室移交檔案；做好檔案統(tǒng)計工作，按規(guī)定時間上報檔案統(tǒng)計報表；積極參加檔案業(yè)務(wù)理論培訓(xùn)，不斷提高檔案管理水平；做好文件材料的安全和保密工作，妥善保管本部室（公司）文件材料。負(fù)責(zé)本部室（公司）檔案信息系統(tǒng)的管理和維護工作。

工程項目檔案管理辦法總則本辦法依據(jù)國家關(guān)于城市建設(shè)檔案管理的有關(guān)規(guī)定制定。本辦法適用于萬達集團各項目公司。項目公司應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行國家檔案工作法律法規(guī)，建立健全項目檔案工作制度，建立切合實際的項目檔案工作程序。項目公司應(yīng)對項目檔案工作實行統(tǒng)一管理，對本公司各部門和設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位進行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，將項目檔案工作納入項目建設(shè)管理程序，確保項目檔案工作與項目建設(shè)同步進行。項目檔案工作實行總經(jīng)理負(fù)責(zé)制，明確負(fù)責(zé)項目檔案工作的部門，配備檔案管理專員，實行各部門和有關(guān)人員檔案工作責(zé)任制，并采取有效的考核措施。工程項目檔案的收集整理與編制項目公司在招標(biāo)、投標(biāo)和與各參加建設(shè)單位簽訂設(shè)計、施工及監(jiān)理等合同、協(xié)議時，應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門條款，明確規(guī)定有關(guān)方面提交竣工檔案的各項要求，包括移交檔案的內(nèi)容范圍、質(zhì)量、數(shù)量、時間要求和違約責(zé)任等。凡未按檔案管理要求完成歸檔任務(wù)或工程檔案質(zhì)量不合格的項目，項目公司可根據(jù)合同約定暫扣工程保證金或暫停支付工程款，并督促其完成歸檔任務(wù)，直到滿足檔案歸檔要求為止。各參建單位對所承建工程應(yīng)歸檔文件材料負(fù)有收集、整理責(zé)任，在工程完工驗收前，應(yīng)完成對有關(guān)文件材料的收集、整理、歸檔工作。工程檔案通過驗收后由各參建單位按合同約定的移交份數(shù)及標(biāo)準(zhǔn)格式移交給項目公司，交接雙方應(yīng)認(rèn)真履行交接手續(xù)。項目公司業(yè)務(wù)人員對本崗位的文件材料負(fù)有收集、整理的責(zé)任，工作調(diào)動時未交清有關(guān)應(yīng)歸檔文件材料的人員，不得辦理調(diào)動手續(xù)。任何個人或部門均不得將應(yīng)歸檔的文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。對改建、擴建和重要部位維修的工程，項目公司應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計、施工單位據(jù)實修改、補充和完善原工程建設(shè)檔案。凡結(jié)構(gòu)和平面布置等改變的，應(yīng)當(dāng)重新編制工程建設(shè)檔案，并在工程竣工后三個月內(nèi)向當(dāng)?shù)爻墙n案管理機構(gòu)及集團檔案室報送。項目公司應(yīng)按當(dāng)?shù)爻鞘薪ㄔO(shè)檔案管理機構(gòu)、規(guī)劃行政管理部門的要求，參照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》附錄A《建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表》，結(jié)合工程項目實際制訂出本公司檔案歸檔范圍和保管期限表，并報集團檔案室批準(zhǔn)后執(zhí)行。工程檔案保管期限定為永久、長期、短期三種，長期為16—50年（含50年）、短期為15年以下。長期保管的檔案實際保管期限不得短于工程項目的實際壽命，短期保管的檔案在工程竣工結(jié)算完成前應(yīng)予保存。工程檔案案卷質(zhì)量應(yīng)符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）的要求。歸檔圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-1989）要求統(tǒng)一折疊成A4規(guī)格。工程圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復(fù)印件?？⒐D上必須加蓋竣工圖章，竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)。項目公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)反映工程項目建設(shè)過程的圖片、照片（包括底片或電子文件）、錄音、錄像等聲像材料的整理、注釋，并附以詳細(xì)的文字說明。工程建設(shè)中的隱蔽工程、重大事件、事故，必須有聲像材料。工程項目檔案的安全項目公司籌建時，應(yīng)設(shè)置與工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)采取防火、防盜、防有害生物和溫濕度控制措施。項目公司應(yīng)為檔案資料保管和提供利用配置必要的設(shè)備。如檔案柜架、符合標(biāo)準(zhǔn)要求的卷盒、卷皮等裝具。歸檔文件材料的制成材料應(yīng)符合耐久性要求。竣工檔案的驗收和移交對列入城建檔案管理機構(gòu)接收范圍的工程，項目公司應(yīng)在工程竣工驗收后3個月內(nèi)，向當(dāng)?shù)爻墙n案管理機構(gòu)移交一套符合規(guī)定的工程移交。自本規(guī)定下發(fā)之日起竣工的項目，項目公司應(yīng)在竣工驗收之后的15日內(nèi)向集團檔案室書面提出移交申請，并在申請確認(rèn)后的1個月內(nèi)向集團檔案室報送一套工程項目檔案。項目公司同時應(yīng)向相應(yīng)的運行管理公司移交有關(guān)竣工檔案，移交文件范圍由管理公司界定，便于日后維護管理利用。項目公司移交檔案時，應(yīng)編制項目情況說明，填寫移交目錄，辦理移交手續(xù)，雙方簽字后交接。編制說明的內(nèi)容應(yīng)包括工程概況、竣工檔案的編制依據(jù)，案卷號的編寫，以及案卷總數(shù)、文件件數(shù)、頁數(shù)；圖紙卷數(shù)、張數(shù)；照片卷數(shù)、張數(shù)；工程錄像盒數(shù)(含時間長度)等相關(guān)內(nèi)容，由公司總經(jīng)理簽字認(rèn)可，并蓋公章。支持文件《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》《工程竣工檔案移交申請表》《工程竣工檔案移交目錄》

檔案的收集整理與歸檔凡是反映公司主要經(jīng)營管理活動和基本歷史面貌的，對公司工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；公司工作活動中形成的在維護公司權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；及其它對公司工作具有查考價值的文件材料均應(yīng)作為檔案保存。集團文書檔案保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年、5年。凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。集團總部文件材料歸檔范圍及保管期限表詳見附表《萬達集團文件材料歸檔范圍及保管期限表》兩個以上部門（公司）合作完成的項目，主辦部門（公司）保存全套文件材料，協(xié)辦部門（公司）保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。有合同、協(xié)議規(guī)定的，按合同協(xié)議要求執(zhí)行。歸檔時間應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料由具體承辦人負(fù)責(zé)積累，辦理完畢后應(yīng)在10個工作日內(nèi)向所在部室檔案管理員移交。各部室經(jīng)營管理工作中形成的綜合類檔案應(yīng)在辦理完畢后的第二年6月30日前整理立卷，向公司檔案室移交。項目管理類檔案在項目竣工結(jié)算后1個月內(nèi)移交。工程周期較長的也可以分階段整理歸檔。外購設(shè)備儀器的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。特種載體檔案可隨時歸檔。凡以公司名義對外簽署的重大商務(wù)談判（協(xié)商）形成的合同、協(xié)議、意向書、備忘錄、信函等法律文件，應(yīng)在文件簽署后5個工作日內(nèi)向公司檔案室報送一份原件。會計檔案在財政年度結(jié)束后，暫時由公司財務(wù)部保管五年，待期滿后移交公司檔案室。對已歸檔文件進行變更、修改、補充的、公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料應(yīng)隨時歸檔。員工調(diào)離職時，應(yīng)將手中所有文件材料整理好后移交本部室或公司檔案管理員，在辦理檔案移交手續(xù)后方可辦理調(diào)離職手續(xù)。儀器設(shè)備驗收、安裝、調(diào)試及大修過程中的有關(guān)文件、記錄應(yīng)由經(jīng)辦人及時清點并移交給檔案管理人員。撤銷機構(gòu)的檔案，應(yīng)及時向上一級公司檔案主管部門移交。停建、緩建工程的檔案，由集團檔案室集中保管。專業(yè)性較強或需要保密的檔案，經(jīng)公司主管檔案工作副總裁同意，可以延長向檔案室移交的期限；由于保管條件惡劣可能導(dǎo)致檔案不安全或者嚴(yán)重?fù)p毀時，可以提前向檔案室移交。歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，遵循其形成規(guī)律加以系統(tǒng)整理，按歸檔范圍及保管期限分類組卷，并編制卷內(nèi)文件目錄。各部門檔案管理員應(yīng)檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門主管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)簽字核準(zhǔn)后向檔案室移交。重要項目的文件材料移交時應(yīng)編寫歸檔說明。檔案人員接收時應(yīng)全面檢查歸檔文件材料的質(zhì)量。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊一式兩份，雙方各留一份以備查考。檔案移交清冊及卷內(nèi)目錄應(yīng)同時報送電子表格形式的文件備查。支持文件《萬達集團員工調(diào)離職檔案移交清單》《萬達集團文件材料歸檔范圍和保管期限表》《檔案移交清冊》

檔案的分類與編號本辦法適用于萬達集團總部。各公司應(yīng)根據(jù)本公司實際情況，參照集團總部分類原則自行確定本公司檔案分類與編號規(guī)則，報集團檔案室備案。檔案分類的原則是以公司全部檔案為對象，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于科學(xué)管理與利用。集團總部管理的檔案設(shè)置六個一級類目，即綜合類、項目管理類、基本建設(shè)檔案、合同檔案、會計檔案、特殊載體檔案。公司檔案二級類目的設(shè)置方法：綜合類、項目管理類檔案的二級類目按機構(gòu)職能設(shè)置；基本建設(shè)檔案的二級類目設(shè)置為規(guī)劃設(shè)計類、酒店項目類、其他項目類，三級類目按工程項目名稱設(shè)置；合同檔案的二級類目按項目名稱或年度設(shè)置；會計檔案的二級類目按帳薄、憑證、報告、其他分別設(shè)置；特種載體檔案的二級類目按載體形式設(shè)置。公司檔案分類號采用英文字母與阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的編號方法。一級類目用英文字母表示，二級類目用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，三級類目用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，年度用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。檔案分類號從左至右逐級排列，依次為一級類目——二級類目——三級類目（如有）——案卷（盒）順序號。各級類目之間用“?”隔開，類目號與案卷（盒）號之間用“—”隔開。例如：A?05—ZW—01第一盒（盒順序號）專網(wǎng)項目信息工程部（二級類目）綜合類（一級類目）檔案排架管理方法綜合類檔案采用機構(gòu)——問題——年度排列。項目管理類檔案采用機構(gòu)——項目名稱排列。合同檔案按問題——項目名稱（或年度）排列?；窘ㄔO(shè)檔案按二級類目——項目名稱排列。會計檔案案卷按形式——年度排列。特種載體檔案按載體類別——問題排列。檔案分類體系表一級類目二級類目三級類目代號類目名稱代號類目名稱代號類目名稱A綜合類01審計部按問題設(shè)置02辦公室03人力資源部04企業(yè)文化部05信息工程部06投資證券部07法律事務(wù)部08商業(yè)地產(chǎn)研究部B項目管理類01發(fā)展部按項目名稱設(shè)置02商務(wù)部03成本控制部04項目管理中心質(zhì)量監(jiān)管部05項目管理中心計劃部06項目管理中心營銷部07項目管理中心設(shè)計部08安全監(jiān)督與客戶服務(wù)部C基本建設(shè)檔案01規(guī)劃設(shè)計02酒店項目03其他項目D合同檔案01設(shè)計合同按項目名稱設(shè)置02工程合同03銷售合同04租賃合同05成本合同06物業(yè)合同07其他按年度設(shè)置E會計檔案01帳薄02憑證03報告04其它F特種載體檔案01實物按問題設(shè)置02照片03錄音帶04錄像帶05光盤06其他

文書檔案整理規(guī)則定義歸檔文件：公司在經(jīng)營管理工作中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料；歸檔文件整理：將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程；件：歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，涉及同一主題的文件為一件，正文與附件為一件，來文與復(fù)文為一件，報表、名冊、圖冊、投標(biāo)書、刊物等一冊（本）為一件。整理原則遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。質(zhì)量要求歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制；歸檔文件內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確，字跡清楚，圖樣清晰，圖標(biāo)整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。對傳真件、復(fù)印件，應(yīng)確保文字清晰可辨；歸檔文件應(yīng)使用耐久性強的書寫材料，如黑色簽字筆、碳素墨水筆等，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色簽字筆、紅墨水、純藍(lán)墨水筆、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等；歸檔文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張，不能使用熱敏紙。裝訂材料應(yīng)選用耐久性好、不易生銹、不含腐蝕性的材料。整理方法裝訂歸檔文件一般按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后；結(jié)論性文件在前，依據(jù)性文件在后；文字在前，圖樣在后；有譯文的外文資料譯文在前，原文在后；采用左上角裝訂的，應(yīng)將左上側(cè)對齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左下側(cè)對齊。大于A4幅面的要按A4的規(guī)格進行折疊，小于16開幅面的要用A4紙進行托裱；裝訂方法可根據(jù)需要使用不銹鋼釘書釘裝訂、燕尾夾固定、線繩三孔左側(cè)裝訂法、牛皮紙三角分裝、膠粘等方法。對已裝訂成冊的可不再拆卷重裝。排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間順序、重要程度排列。會議文件、統(tǒng)計報表、簡報、刊物等成套性文件可集中排列。對年度的判定，以文件落款日期為準(zhǔn)?？缒甓刃纬傻臅h文件和案件材料等，統(tǒng)一在閉幕年和結(jié)案年立卷。幾份文件為一件時，以裝訂時排在前面的文件日期為準(zhǔn)。編號歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，并將編號標(biāo)識在文件首頁上端的空白位置。在分類方案的最低一級目錄內(nèi)，按文件的排列順序從“1”開始編號，不同類目不能混合編號。集團件號由集團檔案室負(fù)責(zé)標(biāo)注。文書類檔案檔號按全宗號-分類號-盒順序號-盒內(nèi)順序號編制。（1）全宗號：集團檔案室給各立檔單位編制的代號。（2）分類號：見第5節(jié)《分類與編號》。（3）盒順序號：是指盒排列的順序號。編目歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時，只對復(fù)文進行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文件編號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目，歸檔文件目錄基本格式詳見附表《文件目錄》。件號：填寫機構(gòu)件號。責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。文件編號：文件的發(fā)文字號或機構(gòu)編號。題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加”[]”號。日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如20080809。頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁?？瞻醉摬挥嬋搿渥ⅲ鹤⑨屛募枵f明的情況。歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長×寬為197mm×210mm）。歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、組織機構(gòu)名稱、問題（項目）名稱、保管期限等項目。目錄一式三套，一套由歸檔部門（公司）保存?zhèn)洳椋惶籽b入檔案盒，一套檔案室備案。裝盒歸檔文件應(yīng)按機構(gòu)件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表。檔案盒檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬）,盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為30mm、40mm、50mm等。

檔案盒應(yīng)在盒脊設(shè)置機構(gòu)名稱、問題（項目）名稱、保管期限、起止件號、盒號等項。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用"-"號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交時統(tǒng)一編制。檔案盒可根據(jù)需要采用337克無酸紙或藍(lán)色塑料檔案盒制作。備考表備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名，由檔案室人員填寫。日期：歸檔文件整理完畢的日期。附表文件目錄（文書檔案）歸檔文件目錄封面盒脊格式盒脊格式（綜合類）盒脊格式（項目管理類）盒脊格式（基本建設(shè)類）盒脊格式（合同類）盒脊格式（特種載體類）備考表

合同檔案整理規(guī)則定義合同檔案：指公司在經(jīng)濟活動過程中形成的，有重大憑證價值和查考利用價值的合同材料。包括合同文本、合同變更以及其他合同文件。件：歸檔文件的整理單位。一般以一份合同文件為一件。整理原則合同檔案應(yīng)當(dāng)由合同形成部門按照歸檔要求整理立卷。遵循合同文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。質(zhì)量要求歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。蓋章清晰、簽字手續(xù)完備。需永久，長期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等)書寫。整理方法裝訂:歸檔文件應(yīng)按件裝訂?？刹捎貌讳P鋼訂書釘或燕尾夾固定。分類:合同文件的分類應(yīng)科學(xué)合理，不割裂文件之間的內(nèi)在聯(lián)系。合同文件按問題可以分成租賃、銷售、物業(yè)、成本等多種類別。組卷:合同文件按分類方案組卷，不同類別的文件不能放在同一案卷里。編號檔號的編制合同檔案應(yīng)編制檔號，檔號是該份合同的唯一標(biāo)識，由全宗號-分類號-盒順序號-盒內(nèi)順序號構(gòu)成。格式如下：文件目錄的編制合同檔案應(yīng)編制盒內(nèi)文件目錄，目錄包括序號、合同編號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。（1）序號：盒內(nèi)文件的順序號，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從“l(fā)”起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序．一個文件一個號；（2）合同編號：應(yīng)填寫文件的合同編號；（3）責(zé)任者：應(yīng)填寫文件的形成單位或主要責(zé)任者；（4）題名：應(yīng)填寫文件材料的標(biāo)題全稱；（5）日期：應(yīng)填寫文件形成日期，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如20080909；（6）頁數(shù)：應(yīng)填寫每份文件的頁數(shù)；文件中有圖文的頁面為一頁?？瞻醉摬挥嬋?。（7）備注：應(yīng)填寫文件所要說明的情況(需要時填寫)。備考表的編制（1）備考表要說明盒內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)，不同載體文件的數(shù)量（見示例），說明盒內(nèi)文件的組卷情況及修改、補充、移出、銷毀、參照等情況和鑒定性意見；（示例：文字材料20件，100頁，照片10張，附圖1張）（2）立卷人：由立卷人簽字。（3）檢查人：由檔案接收人檢查后簽字。（4）備考表排在盒內(nèi)所有文件之后。附表文件目錄（合同類）備考表

特種載體檔案管理特種載體檔案包括實物檔案、聲像檔案和電子檔案等。本辦法適用于集團總部，各公司應(yīng)根據(jù)實際情況制定本公司特種載體檔案管理辦法，集中統(tǒng)一管理。實物檔案管理本法規(guī)定的實物檔案范圍包括：公司各類證照；集團經(jīng)營管理活動中獲得的獎狀、獎牌、獎杯、錦旗、牌匾；對外交往中獲贈的紀(jì)念品、禮品；其他有保存利用價值的實物。實物檔案應(yīng)在取得證照、獲得獎勵或接收饋贈品5個工作日內(nèi)向檔案管理人員移交。各部門檔案管理員平時應(yīng)注意收集、整理實物檔案，并負(fù)責(zé)向檔案室移交。歸檔的實物檔案應(yīng)有文字說明。文字說明要準(zhǔn)確反映實物檔案的事由、時間等要素。向檔案室移交實物檔案，應(yīng)按規(guī)定辦理移交手續(xù)，一式兩份，雙方各執(zhí)一份備查。實物檔案目錄項目包括：序號、題名、頒發(fā)單位、獲獎單位（個人）、獲獎時間、實物形式、數(shù)量、備注等。題名需簡明概括實物檔案的具體內(nèi)容。格式見附表《實物檔案目錄》。檔案室應(yīng)建立實物檔案臺帳，做到帳物相符。聲像檔案管理聲像檔案包括照片、錄音帶、錄像帶、光盤等載體。凡是公務(wù)活動中產(chǎn)生的具有憑證和參考價值的照片、錄音帶、錄像帶、光盤等材料，均應(yīng)歸檔保存。聲像材料的歸檔實行“誰主辦,誰負(fù)責(zé)收集整理”的原則。凡是歸檔的聲像材料，必須圖像清晰、聲音清楚，同時必須是原版、原件，并加以必要的文字說明。聲像檔案按年度-問題進行分類，問題分類如下：序號問題名稱內(nèi)

容1工程項目類公司建設(shè)項目的聲像信息材料（包括：開工前的原址、原貌、地基及基礎(chǔ)錄像、主體工程施工、工程施工組織、工程質(zhì)量等）2人物類公司領(lǐng)導(dǎo)、員工等的照片3會議類各種重要會議的聲像信息材料4參觀視察類各級政府機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或社會知名人士視察、檢查工作的聲像信息材料5業(yè)務(wù)活動類公司重大活動、重要外事活動及職能活動的聲像信息材料6榮譽類獲得各種獎項、稱號的榮譽實物的聲像信息材料7文體活動類公司組織的各項文娛體育活動的聲像信息材料8其他類其他需歸檔的聲像材料聲像檔案目錄應(yīng)包括序號、主要內(nèi)容、責(zé)任者、形成日期、保管期限、密級等內(nèi)容。主要內(nèi)容應(yīng)包括事由、人物等內(nèi)容。數(shù)碼照片整理數(shù)碼照片指用掃描儀、數(shù)碼照相機等設(shè)備獲得的，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。凡是反映公司工作活動，具有查考利用價值的數(shù)碼照片均屬收集范圍。凡屬收集范圍的數(shù)碼照片，由攝影者或形成部門進行整理，以機讀目錄形式，提供移交數(shù)碼照片的拍攝時間、內(nèi)容、拍攝者等基本著錄信息，在形成后10個工作日內(nèi)向公司檔案室移交歸檔。歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為JPEG或TIFF等通用格式，內(nèi)容必須是未加任何更改或修飾的原版和原件。歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)主題鮮明、影像清晰、畫面完整。對反映同一內(nèi)容的若干數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔，反映同一場景的數(shù)碼照片一般只收集一張。沒有保存價值或重復(fù)的數(shù)碼照片不得歸檔。拍攝數(shù)碼照片的像素數(shù)應(yīng)在300萬以上，掃描照片的線數(shù)應(yīng)不低于600dpi。數(shù)碼照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持?jǐn)?shù)碼照片檔案的有機聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。數(shù)碼照片按照年度-問題分類。年度內(nèi)采用流水編號。數(shù)碼照片目錄項目包括：數(shù)碼照片號、事由、主要人物、拍攝者、拍攝時間、拍攝地點、備注。其中，數(shù)碼照片號由“形成年度+流水號”構(gòu)成。移交數(shù)碼照片應(yīng)附有文字說明，體現(xiàn)時間、地點、人物、事由等要素，準(zhǔn)確地反映數(shù)碼照片的內(nèi)容。電子文件管理辦法電子文件指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。電子文件的歸檔范圍及保管期限同紙質(zhì)文件。歸檔電子文件應(yīng)存儲在可長期保存的脫機載體上，推薦使用不可擦寫的光盤。光盤應(yīng)放置在光盤盒內(nèi)，盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，寫明存儲文件名稱、內(nèi)容概要、時間，同時應(yīng)制作電子文件歸檔清單，與電子文件一同保存，并附有紙張打印件。對歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上與紙質(zhì)或其他載體格式保持一致。具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件一并歸檔。購買的標(biāo)準(zhǔn)軟件光盤，由購買者保管使用5年后移交檔案室。開發(fā)性質(zhì)的軟件及其補丁，以年度為周期刻盤存檔。電子文件歸檔時，應(yīng)說明其屬性標(biāo)識和相關(guān)軟件，必要時，應(yīng)連同專用軟件一并歸檔。電子文件移交應(yīng)按其基本技術(shù)條件進行檢測，內(nèi)容包括：硬件環(huán)境有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。電子文件的邏輯歸檔可實時進行。原電子文件載體在完成電子文件歸檔后，在其形成部門須保留一年以上。歸檔的電子文件至少一式兩套，一套封存保管（A）,一套供查閱調(diào)用（B）。必要時，復(fù)制第三套，異地保存。向檔案室移交特殊載體檔案，按規(guī)定辦理移交手續(xù)，填寫檔案移交清冊，一式兩份，雙方各執(zhí)一份備查。附表實物檔案目錄聲像檔案目錄數(shù)碼照片目錄電子文件歸檔清單光盤盒標(biāo)簽

檔案庫房管理檔案庫房應(yīng)貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實做好溫濕度控制和調(diào)節(jié)，防治有害生物、防塵、防火、防盜，做好照明管理和檔案保管狀況檢查等方面的工作。存放涉密檔案應(yīng)當(dāng)設(shè)有專門庫房或裝具。檔案庫房宜選用白熾燈作為人工照明光源，照度不超過100勒克斯。如采用熒光燈時，應(yīng)采用冷光源熒光燈。庫房的溫度應(yīng)控制在14～24℃（±2℃）；相對濕度應(yīng)控制在45～60%(±5%)。庫房應(yīng)定時測記溫濕度，隨時予以控制調(diào)節(jié)。必要時應(yīng)配備除濕機、空調(diào)或增濕設(shè)備。檔案柜架應(yīng)與墻壁保持一定距離（一般柜背與墻不小于10厘米，柜側(cè)間距不小于60厘米），成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降濕。庫房內(nèi)禁止吸煙，不得堆放雜物或與檔案無關(guān)的物品。檔案管理人員應(yīng)保持檔案庫房的清潔衛(wèi)生，離開檔案庫房應(yīng)及時關(guān)門上鎖，每日下班前要進行安全檢查，切斷電源，關(guān)好門窗。檔案室嚴(yán)格執(zhí)行檔案進出庫制度，建立健全登記手續(xù)。非檔案工作人員不得進入檔案庫房。檔案工作人員每年對庫藏檔案進行抽檢，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施予以處理。對庫藏電子檔案每兩年機讀抽檢一次，抽檢率不低于10%。對庫藏電子檔案每4年轉(zhuǎn)存轉(zhuǎn)錄一次。原載體同時保留時間不少于4年。磁性載體發(fā)現(xiàn)問題及時補救。

檔案的鑒定與銷毀對保管到期的檔案，檔案室應(yīng)組織專人進行鑒定，鑒定工作由公司分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部室人員、檔案室人員三方組成的鑒定小組負(fù)責(zé)。鑒定小組對經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)寫出鑒定報告并編制銷毀清冊，報公司主管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)審批后，進入檔案銷毀程序。經(jīng)審批需銷毀的檔案，需集中統(tǒng)一保管一個季度后銷毀。檔案銷毀工作必須由檔案室兩人以上共同執(zhí)行。銷毀方式可以采用焚燒、粉碎或送指定的造紙廠化成紙漿。銷毀電子文件，應(yīng)將存儲載體格式化或進行粉碎處理。附表：檔案銷毀清冊

檔案的借閱與利用集團各部室及所屬各公司查閱本部室和本公司送交的檔案，需到檔案室辦理檔案借閱登記手續(xù)。如需查閱其他公司、部室的檔案，經(jīng)集團相關(guān)部室或所屬相關(guān)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱。涉密及其它重要文件的查閱必須事先經(jīng)集團分管副總裁批準(zhǔn)。檔案借閱審批單格式見附表《檔案借閱審批單》。檔案原則上不外借，僅供在檔案室閱覽，復(fù)印或借出檔案需經(jīng)集團辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借出檔案一般應(yīng)在5個工作日內(nèi)歸還，如到期不能歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。電子檔案的封存載體不得外借。利用時使用拷貝件。借閱檔案人員應(yīng)愛護檔案，確保檔案的安全與完整，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀檔案。借閱檔案應(yīng)嚴(yán)守機密，不得泄露檔案內(nèi)容，未經(jīng)允許不得擅自摘錄和復(fù)印檔案，電子檔案不得復(fù)制或傳遞他人