企業(yè)執(zhí)照管理制度

企業(yè)執(zhí)照管理制度背景企業(yè)執(zhí)照是企業(yè)法定證明文件之一，在開展業(yè)務(wù)、申請(qǐng)授權(quán)、與供應(yīng)商合作等方面起著關(guān)鍵作用。因此，建立完善的企業(yè)執(zhí)照管理制度，保證企業(yè)執(zhí)照合規(guī)、有效使用和維護(hù)其真實(shí)性和準(zhǔn)確性，對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展具有重要意義。目的本執(zhí)照管理制度的目的是規(guī)范企業(yè)執(zhí)照管理、提高企業(yè)執(zhí)照使用效率、防范企業(yè)執(zhí)照被濫用、維護(hù)企業(yè)執(zhí)照信息真實(shí)性，確保企業(yè)執(zhí)照資料完整、合規(guī)、及時(shí)更新，體現(xiàn)企業(yè)合法合規(guī)經(jīng)營(yíng)管理。適用范圍本管理制度適用于公司內(nèi)部所有涉及企業(yè)執(zhí)照的管理、使用和維護(hù)事宜。執(zhí)照申請(qǐng)管理管理流程員工向所在部門提出執(zhí)照申請(qǐng)部門經(jīng)理審核并簽字同意執(zhí)照管理人員辦理執(zhí)照申請(qǐng)，并保存審批記錄審批通過后，通過企業(yè)電子平臺(tái)提交執(zhí)照辦理申請(qǐng)投資類執(zhí)照申請(qǐng)投資類執(zhí)照申請(qǐng)由法律顧問完成法律顧問準(zhǔn)備申請(qǐng)材料，并提交執(zhí)照管理人員進(jìn)行辦理執(zhí)照存檔管理文件歸檔企業(yè)執(zhí)照必須在原件、復(fù)印件、電子版三個(gè)存儲(chǔ)介質(zhì)上備份。每份文件應(yīng)標(biāo)注索引，包括文件類型（根據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類）、文件發(fā)文日期、文件編號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、存檔人、存檔日期等信息。各部門應(yīng)統(tǒng)一歸檔，按照順序存放、有同步電子檔案存儲(chǔ)。文件查找和使用對(duì)于企業(yè)執(zhí)照文件，只有授權(quán)的員工可以查看和使用。企業(yè)執(zhí)照文件的查找和使用需要通過企業(yè)電子平臺(tái)申請(qǐng)審批，并留下記錄，以便事后追溯。執(zhí)照更新管理常規(guī)更新企業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)，需由負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)更新和維護(hù)。企業(yè)執(zhí)照過期，需要申請(qǐng)更新進(jìn)行維護(hù)。更新前，需對(duì)存檔執(zhí)照資料進(jìn)行核對(duì)，并由相應(yīng)部門進(jìn)行確認(rèn)。變更更新對(duì)于企業(yè)執(zhí)照發(fā)生業(yè)務(wù)變更或重大事項(xiàng)，需立即進(jìn)行變更更新并保存更新記錄，以保證執(zhí)照資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。更新前，需對(duì)存檔執(zhí)照資料進(jìn)行核對(duì)，并由相應(yīng)部門進(jìn)行確認(rèn)。執(zhí)照審核管理盤庫(kù)審核每年公司需對(duì)所有企業(yè)執(zhí)照進(jìn)行盤庫(kù)。盤庫(kù)需由企業(yè)執(zhí)照管理人員負(fù)責(zé)組織。內(nèi)審審核對(duì)于企業(yè)執(zhí)照管理進(jìn)行內(nèi)審審核，檢查企業(yè)執(zhí)照的管理和歸檔工作是否符合規(guī)范、是否存在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)等。內(nèi)審審核需由執(zhí)照管理人員定期組織。執(zhí)照保密管理只有具備使用授權(quán)的員工可以查看企業(yè)執(zhí)照，未經(jīng)授權(quán)禁止查看、下載或泄露企業(yè)執(zhí)照信息。所有執(zhí)照門禁位置應(yīng)該是有限制進(jìn)出員工權(quán)限的。離職、調(diào)崗、異動(dòng)等情況下，應(yīng)及時(shí)收回授權(quán)。執(zhí)照管理人員責(zé)任執(zhí)照管理人員應(yīng)當(dāng)確保企業(yè)執(zhí)照的完備、真實(shí)、有效，并保證企業(yè)電子平臺(tái)上的企業(yè)執(zhí)照與實(shí)體企業(yè)執(zhí)照真實(shí)一致。同時(shí)，執(zhí)照管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)執(zhí)照管理制度進(jìn)行監(jiān)督、檢查