探求基層單位實物檔案管理

精品文檔-下載后可編輯探求基層單位實物檔案管理一、實物檔案管理中存在的問題

（一）管理體制不健全

實物檔案是在單位各部門的職能活動中形成，因此其歸檔和管理工作需要各個部門積極參與、配合協(xié)調。由于不少單位沒有明確實物檔案歸口管理部門和工作職責，沒有完善的實物檔案管理考核細則及有效的獎懲激勵機制，各部門之間互相推諉，實物檔案不能及時歸檔現(xiàn)象時常發(fā)生。

（二）歸檔意識薄弱

一方面是不少基層單位各級領導和兼職檔案管理員對檔案工作內容和實物檔案的重要性理解不全面，及時主動歸檔意識不強，另一方面檔案管理人員不主動溝通協(xié)調，沒有加大實物歸檔宣傳、指導、監(jiān)督力度，采取“你交我收”的被動方式，致使許多有價值的實物散落、缺漏、甚至遺失、損毀，嚴重影響了實物檔案的數(shù)量和質量。

（三）硬件設施落后

由于實物檔案不能直接產生經濟效益，許多單位對實物檔案潛在價值的認識不夠，往往忽視了實物檔案管理硬件設施的建設。基層單位普遍存在檔案庫房容量小，設施設備不全、檔案柜架緊張的現(xiàn)象，加之實物檔案形態(tài)各異、規(guī)格不同，難以統(tǒng)一擺放標準，使得許多重要的實物檔案疊加堆放，甚至無處可放，既不利于利用，也嚴重影響了其價值的發(fā)揮。

（四）管理規(guī)范不健全

具體表現(xiàn)在：大多數(shù)單位將榮譽性實物、印章、字畫等列為實物歸檔范圍，但對特殊的證照等是否需歸檔未作說明，導致了實物檔案種類不夠齊全；實物檔案往往形成于不同時間，不同部門、不同渠道，不少單位沒有對實物歸檔時間提出具體要求，造成實物遺失，損壞等后果；實物檔案分類沒有統(tǒng)一認識、統(tǒng)一標準，容易出現(xiàn)由于檔案管理人員崗位的變動導致前后不一致。

二、加強實物檔案管理的對策

（一）建立集中統(tǒng)一管理體制

基層單位要統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調，明確專門部門及檔案室對單位所有實物檔案進行統(tǒng)一集中管理，主要包括以下幾項內容：成立檔案工作領導機構，負責對單位各部門實物檔案管理工作進行監(jiān)督和指導；建立健全本單位實物檔案管理制度和獎懲機制；把實物檔案收集和歸檔工作列入各部門和有關人員工作職責，并作為年度考核的重要依據(jù)；主動接受上級檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導，不斷改進工作方式方法等。

（二）提高實物及時歸檔意識

各基層單位可以通過定期召開檔案工作會議、組織業(yè)務培訓等途徑，加大教育宣傳力度，讓大家充分認識到實物檔案是能直接反映本單位成長和發(fā)展軌跡的不可再生的寶貴財產，從而提高單位各級領導及專兼職檔案管理人員的實物檔案歸檔意識。專職檔案人員還要進一步加強工作的主動性和責任心，拓展信息渠道，時刻跟蹤散失在各部門未及時移交的實物檔案去向，并加強與部門間兼職檔案員的溝通和聯(lián)系，指導、監(jiān)督、檢查其做好實物檔案的收集、整理、登記和歸檔工作，使有保存價值的實物檔案盡可能收集齊全。

（三）加強實物檔案硬件設施建設

基層單位應適當加大檔案工作的資金投入，配備實物檔案專用庫房，檔案庫房的建設要符合防火、防盜、防光、防潮、防霉、防塵、防蟲等要求，庫房內應根據(jù)實際需要，配備專柜或專架，檔案人員還要積極動手動腦，摸索高效、合理利用庫房空間的最佳途徑的方法，使不同規(guī)格、不同類別的實物檔案既能得到妥善地保管，又便于利用者查找利用。有條件的單位還可設置陳列室，將反映單位業(yè)績、企業(yè)誠信等的實物檔案原件或復制品向公眾展示，充分發(fā)揮其宣傳和激勵作用，增強單位的凝聚力。

（四）完善實物檔案管理規(guī)范

檔案管理部門應結合本單位實際工作，制訂和完善實物檔案管理辦法和規(guī)范，提升本單位實物檔案管理水平。

1.要明確實物檔案歸檔范圍。本單位在社會活動中形成的，有保存價值的物質實體，不論何種載體，都應歸檔。

2.要明確實物檔案歸檔要求。本單位在公務活動形成的實物，應移交檔案管理部門集中統(tǒng)一整理歸檔，其它應歸檔實物要保持整潔、完整，最遲于次年與文書檔案同時移交檔案部門，移交時應辦理移交手續(xù)。由于特殊原因，應歸檔的實物確需在有關部門暫時保留的，應先將歸檔實物移交檔案管理部門拍照登記，再辦理借用手續(xù)。

3.要規(guī)范實物檔案的整理。一是規(guī)范實物檔案的分類。實物檔案較多的單位一般根據(jù)實物性質分為榮譽、印信、字畫、紀念品、牌匾等大類，每個大類下可按照載體再進行細分。實物檔案較少的單位，可以不用分類。二是規(guī)范實物檔案的編號。歸檔的實物