會展開幕現(xiàn)場策劃方案

第五講

大型活動運作〔一〕第四講會展運作展中：現(xiàn)場管理展前：宣傳推廣、招展招商等展后：評估展會現(xiàn)場管理重點:會展開幕現(xiàn)場籌劃內(nèi)容會展現(xiàn)場布展和參展管理的本卷須知統(tǒng)計參觀觀眾風險、平安管理第一節(jié)會展開幕現(xiàn)場籌劃與管理開幕式：制造氣氛、擴大影響、提高展會知名度、吸引觀眾－－任務繁重－－一、展會現(xiàn)場布置二、ＶＩＰ接待三、媒體的接待和管理四、展會開幕五、開幕酒會籌劃第一節(jié)會展開幕現(xiàn)場籌劃與管理一、現(xiàn)場布置：布置開幕現(xiàn)場(1)如果展會開幕式在展館外廣場舉行(2)在展館序幕大廳嘉賓休息室、會客室、現(xiàn)場效勞中心、咨詢中心等第一節(jié)會展開幕現(xiàn)場籌劃與管理二、ＶＩＰ接待：協(xié)會高層官員、公司總經(jīng)理、名人演講者、重要的贊助商、著名藝人、領導人等宣傳作用、購置、建議等酒店接待坐席排位解說、翻譯等平安管理第一節(jié)會展開幕現(xiàn)場籌劃與管理三、媒體接待與管理：新聞中心新聞發(fā)布會專業(yè)媒體、群眾媒體第一節(jié)會展開幕現(xiàn)場籌劃與管理四、展會開幕：1、工作人員引領嘉賓到主席臺就位2、主持人主持開幕并介紹嘉賓3、主持人請有關領導講話4、相關開幕表演開始，嘉賓宣布5、主持人宣布開幕式結束，邀請嘉賓、觀眾進場參觀第一節(jié)會展開幕現(xiàn)場籌劃與管理1、開幕時間和地點當?shù)亟煌?、氣候、工作習慣等；防止時間過長。2、開幕式講話稿和新聞通稿選題定位恰當；內(nèi)容全面系統(tǒng)3、開幕方式確實定禮炮、嘉賓剪彩、領導講話等4、嘉賓講話注意句子歸納，節(jié)省鼓掌時間第一節(jié)會展開幕現(xiàn)場籌劃與管理五、開幕酒會籌劃：酒店時間人員范圍方式第一節(jié)會展開幕現(xiàn)場籌劃與管理第二節(jié)會展布展與現(xiàn)場效勞會展現(xiàn)場工作：從會展現(xiàn)場布置開始，包括會展舉辦期間到最后會展閉幕這一段時間，對所有事物的組織管理工作?！稗k展就是做效勞〞1、辦展機構現(xiàn)場管理2、參展商的現(xiàn)場管理工作3、撤展管理第二節(jié)會展布展與現(xiàn)場效勞1、辦展機構現(xiàn)場管理〔1〕展會現(xiàn)場布置布展：--辦展機構：布置展會現(xiàn)場環(huán)境；協(xié)調(diào)參展商的現(xiàn)場搭建、陳列等；在工商、消防、海關等部門備案；展位協(xié)調(diào)管理第二節(jié)會展布展與現(xiàn)場效勞〔2〕展會注冊與入場管理---注冊登記注冊表、登記柜臺、“請賜名片〞、分類登記---展會入場身份代表證1、辦展機構現(xiàn)場管理第二節(jié)會展布展與現(xiàn)場效勞〔3〕展會證件與門票管理目的：維持秩序，保證展出效果---參展商證---籌〔撤〕展證---專業(yè)觀眾證---貴賓證---媒體證---工作人員證---車證1、辦展機構現(xiàn)場管理第二節(jié)會展布展與現(xiàn)場效勞〔4〕展會設備設施管理各種租賃效勞簽訂合同責任明晰第二節(jié)會展布展與現(xiàn)場效勞1、辦展機構現(xiàn)場管理〔5〕平安管理消防平安人員平安展品平安公共平安1、辦展機構現(xiàn)場管理第二節(jié)會展布展與現(xiàn)場效勞〔6〕展會現(xiàn)場的知識產(chǎn)權保護工作“知識產(chǎn)權保護辦公室〞侵權投訴第二節(jié)會展布展與現(xiàn)場效勞1、辦展機構現(xiàn)場管理〔7〕展會現(xiàn)場的相關活動管理會議、比賽、表演〔8〕展會現(xiàn)場的其他效勞商務、餐飲、清潔等1、辦展機構現(xiàn)場管理第二節(jié)會展布展與現(xiàn)場效勞2、參展商的現(xiàn)場管理工作〔1〕布展參展商為準備展覽而在展會開幕前對展位進行搭建、布置和將展品陳列在展位上的系列工作。一般，展位搭建工作由承建商完成，參展商主要負責陳列展品。第二節(jié)會展布展與現(xiàn)場效勞〔2〕配備展臺的工作人員現(xiàn)場管理目的：通過展臺工作人員接待、宣傳、產(chǎn)品介紹以及貿(mào)易洽談等工作，與客戶簽訂合同，銷售產(chǎn)品。第二節(jié)會展布展與現(xiàn)場效勞2、參展商的現(xiàn)場管理工作任務籌備人員展品、運輸、展臺設計、施工、宣傳、聯(lián)絡、行政、后勤、財務項目經(jīng)理總負責人展臺人員接待觀眾、介紹產(chǎn)品、記錄情況、洽談貿(mào)易、簽訂合同2、參展商的現(xiàn)場管理工作第二節(jié)會展布展與現(xiàn)場效勞A、配備人員的數(shù)量展位所需工作人員數(shù)量每小時與會者人數(shù)=每個工作人員每小時可以接待的人數(shù)B、標準展位一般最多安排兩名工作人員第二節(jié)會展布展與現(xiàn)場效勞2、參展商的現(xiàn)場管理工作C、工作人員的標準：P〔People〕---以人為本E〔Enthusiastic〕---友好熱情O〔Observe〕---善于觀察P〔Production〕---產(chǎn)品知識豐富L〔Listener〕---好的聆聽者E〔Earnest〕---設身處地為客戶著想第二節(jié)會展布展與現(xiàn)場效勞2、參展商的現(xiàn)場管理工作較強的業(yè)務知識有一定的展覽工作經(jīng)驗有決斷能力，能夠勝任工作有領導、鼓舞士氣的能力有組織、處理緊急事務的技巧處事沉著、善于表達有責任心、協(xié)作精神和集體感能夠談判、善于協(xié)調(diào)積極的工作態(tài)度和工作技巧穿著整齊、舉止端莊第二節(jié)會展布展與現(xiàn)場效勞2、參展商的現(xiàn)場管理工作〔3〕展臺接待普通觀眾vs潛在客戶第二節(jié)會展布展與現(xiàn)場效勞2、參展商的現(xiàn)場管理工作〔4〕貿(mào)易洽談贏得新客戶、留住老客戶2、參展商的現(xiàn)場管理工作第二節(jié)會展布展與現(xiàn)場效勞〔5〕情況記錄展覽跟蹤評估工作的主要依據(jù)收集名片、使用登記簿、記錄表格、電子記錄等方式第二節(jié)會展布展與現(xiàn)場效勞2、參展商的現(xiàn)場管理工作〔6〕其他相關宣傳推廣活動展覽表演、觀眾競賽等重點拜訪目標客戶與潛在客戶行業(yè)交流活動第二節(jié)會展布展與現(xiàn)場效勞2、參展商的現(xiàn)場管理工作〔7〕信息收集工作客戶信息、市場信息交換信息資料，尋求合作開展時機第二節(jié)會展布展與現(xiàn)場效勞2、參展商的現(xiàn)場管理工作〔8〕細節(jié)管理本卷須知A、展位應考慮設有隱蔽的洽談地方B、展位的清潔工作C、善于利用組合式展覽用具D、展位的防盜及平安工作第二節(jié)會展布展與現(xiàn)場效勞2、參展商的現(xiàn)場管理工作3、撤展管理展位撤除、參展商租用展具的退還、參展商展品的處理和回運、展品出館控制、展場清潔和撤展平安保衛(wèi)。防止提前撤展第二節(jié)會展布展與現(xiàn)場效勞〔1〕展位的撤除展位是標準展位、委托施工展位，或者自己施工搭建的?！?〕參展商租用展具的歸還退還給展管效勞部門或各效勞商?！?〕參展商展品的處理和回運出售、贈送、銷毀、回運3、撤展管理第二節(jié)會展布展與現(xiàn)場效勞〔4〕展品出館控制組委會發(fā)放放行條〔5〕展場的清潔〔6〕撤展平安保衛(wèi)第二節(jié)會展布展與現(xiàn)場效勞3、撤展管理第三節(jié)參展觀眾類型與統(tǒng)計1、參展觀眾類型分類觀展目的與行為目標客戶、觀展迷、好奇心強的人、紙張收集者、無聊者、閑逛者、贈品收集者、兜售者、求職者、相關人員、窺探者交易會類型商品交易會觀眾、消費品展會觀眾專業(yè)性專業(yè)觀眾、普通觀眾觀眾對展會是否有效有效觀眾、無效觀眾第三節(jié)參展觀眾類型與統(tǒng)計2、有效觀眾的作用〔1〕有效觀眾是參展商最主要的目標客戶，影響展出效果〔2〕有效觀眾能夠大幅度提高展會的效勞水平〔3〕擁有一定數(shù)量和質量的有效觀眾是一個展會能否成為品牌展會的重要標志第三節(jié)參展觀眾類型與統(tǒng)計3、建立目標觀眾數(shù)據(jù)庫〔1〕收集目標觀眾信息的渠道〔2〕收集的信息內(nèi)容〔3〕本卷須知第三節(jié)參展觀眾類型與統(tǒng)計4、參展觀眾人數(shù)的統(tǒng)計〔1〕依據(jù)觀眾辦理登記手續(xù)的內(nèi)容進行統(tǒng)計〔2〕根據(jù)門票進行統(tǒng)計〔3〕參展商的客戶統(tǒng)計第三節(jié)參展觀眾類型與統(tǒng)計第四節(jié)會展現(xiàn)場的風險與平安管理一、會展現(xiàn)場的風險類型1、自然威脅地震、颶風等2、人為威脅思想狀態(tài)、態(tài)度、癖好、性格特征二、會展現(xiàn)場風險管理〔1〕對場地進行平安分析〔2〕同當?shù)氐钠桨补芾聿块T之間建立良好的工作關系〔3〕制作平安小冊子、標牌以及其他交流方式〔4〕制定一個媒體管理方案第四節(jié)會展現(xiàn)場的風險與平安管理二、會展現(xiàn)場風險管理〔5〕預防“鬧展〞A、價格不一，高價位參展商現(xiàn)場鬧事B、局部參展商以“參展效果不好〞要求退展位費C、參展商認為展位位置不滿意，要求更換第四節(jié)會展現(xiàn)場的風險與平安管理二、會展現(xiàn)場風險管理〔5〕預防“鬧展〞D、局部參展商可能會將自己的展位轉租E、局部參展商提前撤展，影響其他參展單位和整個展覽F、參展商遇到問題，直接上訪主辦單位第四節(jié)會展現(xiàn)場的風險與平安管理會展后期跟蹤管理第一節(jié)會展跟蹤效勞一、辦展機構的后續(xù)跟蹤效勞會展承辦機構收集的資料。1、建立參展商和客戶的信息數(shù)據(jù)庫。展后補充內(nèi)容：企業(yè)參展信息〔規(guī)模、展位、展品銷售業(yè)績等〕第一節(jié)會展跟蹤效勞一、辦展機構的后續(xù)跟蹤效勞2、收集客戶的意見和建議〔1〕會展主題的表達問題第一節(jié)會展跟蹤效勞一、辦展機構的后續(xù)跟蹤效勞2、收集客戶的意見和建議〔2〕交通問題順利到達和離開會場。公共交通手段、自駕車的停車地點、展館之間距離、展館的出入口、參觀路線等。第一節(jié)會展跟蹤效勞一、辦展機構的后續(xù)跟蹤效勞2、收集客戶的意見和建議〔3〕會展效勞展前：展臺搭建、展品運輸展中：各項租賃效勞、相關活動的安排、食宿效勞、媒體宣傳、會刊廣告效勞、突發(fā)事件的準備和處理展后：跟蹤效勞第一節(jié)會展跟蹤效勞一、辦展機構的后續(xù)跟蹤效勞3、及時通報會展信息鼓勵參展商繼續(xù)參加展覽。會展的歷史和主題會展的效益，包括各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)會展期間各項相關活動效果會展的全部展館及展位的預定和使用情況第一節(jié)會展跟蹤效勞一、辦展機構的后續(xù)跟蹤效勞3、及時通報會展信息會展期間的工程成交情況招商引資方法和相關實施細節(jié)會展效勞工程〔交通手段、接待、食宿、停車等效勞細節(jié)及咨詢方式〕政府相關部門的咨詢效勞會展突發(fā)事件的預警和處理第一節(jié)會展跟蹤效勞一、辦展機構的后續(xù)跟蹤效勞4、保持長期感情聯(lián)系良好的公關工作。第一節(jié)會展跟蹤效勞二、參展商的后續(xù)跟蹤效勞展后對客戶進行后續(xù)跟蹤效勞。1、參展商后續(xù)跟蹤效勞的主要內(nèi)容致謝；宣傳；確立貿(mào)易關系，促進貿(mào)易成交；更新客戶名單；各種方式的聯(lián)誼活動第一節(jié)會展跟蹤效勞二、參展商的后續(xù)跟蹤效勞2、參展商后續(xù)跟蹤效勞的主要方式〔1〕直接郵寄第一封信：感謝；強調(diào)自己優(yōu)勢；信的結尾許諾將來有更進一步的聯(lián)系；附一個郵資已付的回執(zhí)。接下來：新聞稿、產(chǎn)品說明書、促銷宣傳單等第一節(jié)會展跟蹤效勞二、參展商的后續(xù)跟蹤效勞2、參展商后續(xù)跟蹤效勞的主要方式〔２〕電話營銷技巧感謝，介紹產(chǎn)品特點；詢問對方是否需要效勞；邀請參加活動等不斷強調(diào)公司的名稱在電話中無法答復的問題記下來，盡量在２４ｈ內(nèi)給與回復對象客戶作出的許諾必須記錄在案，并認真貫徹，督查。第一節(jié)會展跟蹤效勞三、展后總結統(tǒng)計整理、研究分析、準備未來工作〔資料、經(jīng)驗、建議等〕展后總結報告。營銷手段。第一節(jié)會展跟蹤效勞展會工作總結內(nèi)容：從籌備到開展中的各項工作總結；效益分析和本錢核算；工程市場調(diào)查〔市場份額、優(yōu)劣勢比較、競爭情況等〕第一節(jié)會展跟蹤效勞第二節(jié)會展評估一、會展評估程序1、確立會展評估目標分清主次，排列次序2、選擇標準的評估標準整體成效、宣傳效果、接待成果、成交結果一、會展評估程序3、制定評估方案〔1〕根據(jù)評估工程、對象和方法制定評估方案，明確人員分工，安排各項措施〔2〕設計各種測評問卷及統(tǒng)計表〔3〕小范圍內(nèi)預測、修改測評問卷〔4〕對測評人員進行培訓，考慮測評出現(xiàn)的問題及防范措施第二節(jié)會展評估一、會展評估程序4、實施評估方案〔1〕收集各種信息〔現(xiàn)成資料、安排記錄、召開會議、組織座談、利用調(diào)查問卷等方式〕〔2〕整理收集的信息，分析數(shù)據(jù)5、撰寫評估報告第二節(jié)會展評估三、會展評估的方式1、收集數(shù)據(jù)2、直接觀察3、問卷調(diào)查第二節(jié)會展評估四、展覽效果評估1、評估目標〔1〕定量目標展覽總面積、凈面積展覽會總攤位面積、光地面積展覽會總收入…………第二節(jié)會展評估四、展覽效果評估〔2〕定性目標本行業(yè)開展趨勢展覽工程開展趨勢……第二節(jié)會展評估其他相關問題與會人員的離會問題自行安排自行安排，但會務組負責安排交通工具送往大會統(tǒng)一訂票安排交友合約效勞商安排，如旅游公司、交通效勞公司

會議結束后，你應該再做什么？會議不是看電影。選擇適宜時間會議總結工作包括：歸還租賃設備、整理和保存標識、剩余貨物回運、酬金和小費支付、送交感謝信、支付帳單、結算所有費用、做統(tǒng)計和報告等

貨物、設備的處理設備和標識通