公司檔案管理制度

第頁(yè)共頁(yè)公司檔案管理制度一、總則為了規(guī)范公司的檔案管理工作，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，保障公司檔案的完整性和安全性，特制定本《公司檔案管理制度》。本制度適用于公司內(nèi)所有相關(guān)部門及員工，在公司檔案管理工作中應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度的規(guī)定。二、檔案管理的原則1.法律合規(guī)性原則：公司檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，以及行業(yè)、地方規(guī)章制度的規(guī)定。2.統(tǒng)一性原則：公司檔案管理工作應(yīng)以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一規(guī)定為基礎(chǔ)，統(tǒng)一命名和分類，統(tǒng)一管理和歸檔。3.完整性原則：公司檔案管理工作應(yīng)確保檔案的完整性，包括分類齊全、文件齊全、信息齊全等。4.安全性原則：公司檔案管理工作應(yīng)確保檔案的安全性，包括避免檔案遺失、破壞、泄露等情況發(fā)生。5.高效性原則：公司檔案管理工作應(yīng)通過(guò)合理的流程和規(guī)范的操作，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。三、檔案管理的責(zé)任1.公司領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理負(fù)有全面領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，應(yīng)組織制定檔案管理制度和檔案管理計(jì)劃，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)公司檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、檢索等工作。3.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的管理工作，包括檔案的整理、登記、出借、歸還等工作。4.檔案管理員是檔案管理的主體，應(yīng)具備專業(yè)知識(shí)和技能，保證檔案管理工作的準(zhǔn)確性和安全性。四、檔案管理的流程1.檔案的收集：各部門應(yīng)按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)，將產(chǎn)生的文件、合同、備忘錄等有價(jià)值的文件及時(shí)交到檔案管理部門。2.檔案的整理：檔案管理部門應(yīng)對(duì)收到的檔案進(jìn)行整理，按照分類規(guī)則進(jìn)行排序、編號(hào)，并登記到電子檔案系統(tǒng)中。3.檔案的歸檔：檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和保管期限，將檔案進(jìn)行適當(dāng)?shù)臍w檔，確保檔案的安全和有效管理。4.檔案的檢索：各部門需要查找檔案的時(shí)候，應(yīng)在電子檔案系統(tǒng)中進(jìn)行檢索，根據(jù)檔案編號(hào)或關(guān)鍵詞進(jìn)行查找。5.檔案的借閱：各部門需要借閱檔案的時(shí)候，應(yīng)向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱，借閱期限一般為一個(gè)月。6.檔案的歸還：各部門在借閱檔案后，應(yīng)按時(shí)歸還，如有特殊情況需延期歸還，需提前申請(qǐng)并經(jīng)批準(zhǔn)。7.檔案的銷毀：檔案管理部門根據(jù)檔案保管期限和歸檔要求，按照規(guī)定的程序和方式進(jìn)行檔案的銷毀。五、檔案管理的要求1.檔案管理部門應(yīng)建立健全的檔案管理制度和檔案管理流程，確保檔案管理的規(guī)范性和有效性。2.檔案管理部門應(yīng)配備合適的人員和設(shè)備，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。3.各部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)一管理制度，明確檔案的分類和命名規(guī)則，確保檔案的整潔有序。4.各部門應(yīng)經(jīng)常對(duì)檔案進(jìn)行清理和整理，及時(shí)歸還借出的檔案，確保檔案的完整性和安全性。5.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和檢查，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。六、檔案管理的措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全的安全措施，包括防火、防水、防盜等措施，確保檔案的安全。2.檔案管理部門應(yīng)建立電子檔案系統(tǒng)，將檔案的相關(guān)信息和電子文件進(jìn)行登記和歸檔，方便檢索和管理。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案借閱登記制度，明確檔案的借閱流程和責(zé)任人，確保檔案的安全可控。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行備份和存儲(chǔ)，避免因意外情況導(dǎo)致檔案的損失和泄露。七、檔案管理的監(jiān)督和評(píng)估1.公司領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，定期進(jìn)行評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各部門檔案管理工作的監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正不符合制度要求的情況。3.公司可以委托第三方機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行評(píng)估，以提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。八、附則