學(xué)校檔案立卷歸檔制度范本

第頁共頁學(xué)校檔案立卷歸檔制度范本第一章總則第一條為規(guī)范學(xué)校檔案管理工作，確保學(xué)校檔案的安全、準(zhǔn)確、完整、有效運(yùn)行，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)的要求，制定本制度。第二條學(xué)校檔案包括公開檔案和非公開檔案兩部分。公開檔案是指本校業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的無限制公開的檔案；非公開檔案是指因涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等內(nèi)容而不宜公開的檔案。第三條學(xué)校檔案管理工作必須遵循原件留存、準(zhǔn)確記載、規(guī)范歸檔、嚴(yán)格保密、方便查詢的原則。第四條學(xué)校檔案的立卷和歸檔工作由檔案管理部門負(fù)責(zé)，學(xué)校各部門及全體教職員工都應(yīng)積極配合并參與。第五條學(xué)校檔案管理部門要建立健全學(xué)校檔案管理制度，擬定有關(guān)管理規(guī)定，并時(shí)刻對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。第六條各部門要依據(jù)本制度規(guī)定，做好檔案立卷和歸檔工作，確保檔案的安全性、完整性和準(zhǔn)確性。第七條學(xué)校檔案管理部門要加強(qiáng)檔案工作人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高他們的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。第二章檔案立卷第八條檔案立卷是指按照一定規(guī)則和程序，將同一類別、同一時(shí)期、同一特殊活動(dòng)的文件整理成卷。第九條檔案立卷應(yīng)當(dāng)根據(jù)文件的內(nèi)容、形式、保管期限等因素進(jìn)行分類。第十條檔案立卷應(yīng)當(dāng)具備以下基本要求：（一）檔案的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整，確保同類檔案有序排列，完全記載學(xué)校的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。（二）檔案的形式要正確，符合國家有關(guān)規(guī)定，包括按規(guī)定用紙、封皮、卷名、卷內(nèi)目錄等。（三）檔案的編號(hào)要統(tǒng)一，嚴(yán)格按照檔案編制規(guī)則編碼，確保每一份檔案都有唯一的標(biāo)識(shí)。（四）檔案的歸檔日期要準(zhǔn)確，及時(shí)歸檔，防止檔案遺失和混亂。第十一條學(xué)校檔案立卷的程序如下：（一）立卷部門鑒定和歸納文件，確定是否構(gòu)成一卷，如構(gòu)成一卷，交由單位檔案管理部門進(jìn)行審核。（二）檔案管理部門審核并編制立卷清單，確定檔案的編號(hào)、卷名、歸檔日期等信息。（三）檔案管理部門核對(duì)立卷清單，確認(rèn)無誤后簽字。（四）立卷清單裝訂在檔案卷內(nèi)，一式兩份，一份歸檔，一份交相關(guān)部門備查。（五）完成立卷工作后，將檔案移交檔案管理室，進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔工作。第三章檔案歸檔第十二條檔案歸檔是指按照事先制定的規(guī)范程序和標(biāo)準(zhǔn)，將已立卷的檔案進(jìn)行歸類、整理、裝訂，確保檔案的安全性、完整性和準(zhǔn)確性。第十三條學(xué)校檔案的歸檔應(yīng)當(dāng)根據(jù)文件的內(nèi)容、形式、保管期限等因素進(jìn)行分類。第十四條檔案歸檔應(yīng)當(dāng)具備以下基本要求：（一）檔案的歸檔地點(diǎn)要統(tǒng)一，保證檔案的安全保存。（二）檔案的歸檔標(biāo)識(shí)要明確，包括檔案編號(hào)、檔案名稱、歸檔日期等。（三）檔案的裝訂要規(guī)范，包括紙張質(zhì)量、封皮格式、卷內(nèi)目錄等。（四）檔案的登記要完整，包括檔案借閱登記、檔案移交登記等。第十五條學(xué)校檔案歸檔的程序如下：（一）檔案管理室按照檔案管理制度要求，對(duì)立卷工作完成的檔案進(jìn)行歸類和整理。（二）檔案管理室按照歸檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行裝訂，編制檔案目錄，確保檔案的完整性和規(guī)范性。（三）檔案管理室對(duì)檔案進(jìn)行登記，并標(biāo)明歸檔日期，便于檔案的查詢和管理。（四）檔案管理室將檔案按照一定的分類方式放置在檔案庫中，確保檔案的安全。（五）對(duì)于一些特殊的檔案，如涉及機(jī)密或重要的文件，要進(jìn)行密封，并簽署保密協(xié)議。第四章檔案保密第十六條學(xué)校檔案的安全保密工作要符合國家檔案保密法律法規(guī)的要求，確保檔案不被泄露、損毀或丟失。第十七條學(xué)校檔案保密工作要具備以下基本要求：（一）檔案保密責(zé)任制要明確，每個(gè)檔案管理人員都要履行保密義務(wù)。（二）檔案管理部門要建立健全檔案安全管理制度，包括存儲(chǔ)、傳送、借閱、銷毀等方面的規(guī)定。（三）檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，提高他們的保密意識(shí)和技能。（四）對(duì)于涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等內(nèi)容的檔案，要嚴(yán)格控制訪問權(quán)限，確保檔案的機(jī)密性。第十八條對(duì)于檔案中的涉密內(nèi)容，檔案管理室設(shè)置保密區(qū)，加強(qiáng)管理，并定期進(jìn)行巡查和檢查。第十九條教職員工借閱檔案必須出示有效證件，并在檔案借閱登記簿上簽字確認(rèn)，離開時(shí)應(yīng)當(dāng)歸還檔案。第五章檔案查詢和利用第二十條學(xué)校檔案的查詢和利用應(yīng)當(dāng)符合國家檔案法律法規(guī)的要求，遵循公開、平等的原則。第二十一條學(xué)校檔案管理室要提供檔案查詢和利用的相關(guān)服務(wù)，確保查詢?nèi)藛T的合法權(quán)益。第二十二條學(xué)校檔案管理室要建立檔案查詢和利用的登記制度，記錄每個(gè)檔案的查詢和利用情況。第二十三條學(xué)校檔案查詢和利用應(yīng)當(dāng)按照申請(qǐng)人的要求提供必要的幫助，并保護(hù)他們的隱私。第六章責(zé)任追究第二十四條學(xué)校檔案管理部門和各部門檔案管理人員在工作中存在嚴(yán)重違反本制度的行為，將會(huì)依法追究相關(guān)責(zé)任。第二十五條檔案管理人員在檔案管理工作中，嚴(yán)重違反本制度，造成檔案遺失、泄露或損毀的，將會(huì)受到相應(yīng)的處罰。第二十六條學(xué)校檔案管理部門要定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和考核，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)整改。第七章附則第二十七條本制度由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。第二十八條本制