項目工作的幾個基本問題（0530）260 - 廣東信息網(wǎng)

廣東省檔案局檔案督導(dǎo)處鐘倫清廣東檔案信息網(wǎng)：工程檔案工作的幾個根本問題四大問題一、是什么？二、為什么？三、做什么？四、怎么做？——弄清工程建設(shè)與工程檔案的含義是什么？一、工程檔案是什么？〔一〕工程檔案的概念

工程檔案是工程建設(shè)、管理過程中直接形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄。

工程檔案的形成有兩個原因：一是工程建設(shè)過程自〔必〕然形成的；二是有關(guān)參建單位〔或人員〕為全面反映工程建設(shè)和管理過程或為方便以后對工程的管理和維護有意識形成的。一、工程檔案是什么？〔二〕工程檔案的范圍

凡在建設(shè)工程立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收過程中形成的對今后工作具有查考利用價值的文字、圖表、聲像等形式的文件，都屬于工程檔案的范圍。包括工程前期文件、工程竣工文件和工程竣工驗收文件等。

〔三〕工程檔案工作的性質(zhì)是什么？1、是整個工程建設(shè)工作的重要組成局部和不可缺少的環(huán)節(jié)工程檔案是伴隨著工程建設(shè)而產(chǎn)生的，沒有工程建設(shè)就沒有工程檔案；檔案工作是工程建設(shè)和管理系統(tǒng)工程的一局部內(nèi)容；工程建設(shè)和管理不能沒有工程檔案，因而也不能缺少檔案工作。一、工程檔案是什么？〔三〕工程檔案工作的性質(zhì)是什么？2、是一項以工程管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和效勞性工作

檔案工作是一項專業(yè)性工作，它有相應(yīng)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)；工程檔案工作又是一項效勞性工作，其目的是為工程建設(shè)和管理效勞。一、工程檔案是什么？一、工程檔案是什么？——理解做好建設(shè)工程檔案的意義為什么？

〔一〕做好工程檔案工作，是工程建設(shè)和管理的內(nèi)在要求?！捕匙龊霉こ虣n案工作，是工程參建各單位的責(zé)任要求?！踩匙龊霉こ虣n案工作，是中國特色社會主義的政治要求?！菜摹匙龊霉こ虣n案工作，是國家有關(guān)法律法規(guī)的法制要求。二、為什么要做好工程檔案工作？〔一〕內(nèi)在要求1、在工程建設(shè)期，工程檔案是工程管理、驗評、結(jié)算、審計的主要依據(jù)。以三峽輸變電工程檔案為例：典型事例〔一〕據(jù)國家電網(wǎng)公司介紹，三峽輸變電工程建設(shè)共形成檔案33679卷，在工程建設(shè)的10年〔1997-2007〕間，僅在國家電網(wǎng)公司總部及其下屬的交、直流公司、信通公司等檔案部門查閱三峽輸變電工程檔案的就有幾千人次，調(diào)閱案卷上萬卷次。其中三峽輸變電工程審計查閱檔案4000余卷，環(huán)保驗收查閱檔案近600余卷，后評估調(diào)閱檔案800余卷，單項工程達標(biāo)投產(chǎn)、工程創(chuàng)優(yōu)調(diào)閱檔案達幾千卷。完整、系統(tǒng)的檔案資料為領(lǐng)導(dǎo)決策、工程建設(shè)管理提供了可靠依據(jù)?！惨弧硟?nèi)在要求2、在工程運行維護期，工程檔案是工程管理和維修的重要依據(jù)和參考。還是以三峽輸變電工程檔案為例：典型事例〔二〕在2021年抗冰搶險工作中，三峽輸變電工程檔案更是發(fā)揮了不可替代的作用。冰雪災(zāi)害影響了三峽輸變電工程5條交流線路、2條直流線路，倒塔及嚴(yán)重損壞的鐵塔80余基，涉及到12家施工單位、9家監(jiān)理單位、35個鐵塔廠家和42個導(dǎo)線廠家。為及時給抗冰搶險現(xiàn)場搶修工作提供資料圖紙，檔案部門加班加點，共查閱施工記錄、監(jiān)理記錄、鐵塔供貨合同、設(shè)計變更、鐵塔桿塔明細表等案卷800余卷，、掃描、復(fù)印1023頁，及時、準(zhǔn)確地把資料信息輸送給搶修一線，為抗冰搶險贏得了時間，提供了勝利保證?！惨弧硟?nèi)在要求3、工程檔案驗收已成為工程竣工驗收的重要組成局部，工程檔案未通過驗收或驗收不合格，工程不能通過竣工驗收。請看以下典型事例：典型事例〔三〕典型事例〔四〕〔二〕責(zé)任要求1、建立并管理好工程檔案，是工程參建單位應(yīng)盡的責(zé)任。

請看來自國外的兩個表達“組織責(zé)任〞的典型事例：典型事例〔五〕2002年的一天，位于武漢市中心的景明大樓的業(yè)主收到了一封來自英國的掛號信，信中寫道：

景明大樓為本建筑設(shè)計事務(wù)所設(shè)計，設(shè)計的平安年限為80年，現(xiàn)已超期服役，敬請業(yè)主注意。

典型事例〔六〕2005年的一天，廣州市市政部門也收到50多年前提供建造廣州海珠橋鋼材的英國企業(yè)的一封來信。信中說：

修建海珠橋的鋼材已經(jīng)有100年的歷史，接近使用壽命，建議進行檢測，并根據(jù)測試結(jié)果進行加固。

原來，海珠橋是1950年由廣州市政府著手重建的，所使用的鋼材是從當(dāng)時英國的一座舊鋼橋上拆卸下來的，所以就其壽命計算，估計快有100年了。

一點感想兩封遙遠的來信，讓我們掂量出“責(zé)任〞這兩個字的分量。

歲月流逝，景明大樓當(dāng)年的設(shè)計者、海珠大橋當(dāng)年的材料供給商，恐怕現(xiàn)在已是退離工作崗位，或者是已經(jīng)不在人世。然而，他們?nèi)穗x開了工作崗位，離開了人世，但其組織的責(zé)任卻沒有丟。這些公司的工作人員傳承了這種責(zé)任感，依然在履行著他們神圣的責(zé)任。〔二〕責(zé)任要求2、建立并管理好工程檔案，是落實“工程質(zhì)量終身負責(zé)制〞的必然要求。

象前面所說的兩家英國企業(yè)，如果不是因為其檔案保管得好，即使其想對其產(chǎn)品質(zhì)量“終身負責(zé)〞，也是無法落實的?！捕池?zé)任要求3、在涉及工程的事故處理時，工程檔案可以幫助有關(guān)部門確認(rèn)參建各方的責(zé)任。

請看以下典型事例：典型事例〔七〕

索賠的重要證據(jù)在廣州地鐵一號線建設(shè)中，3000KV電纜出現(xiàn)質(zhì)量問題，電纜頭沒有填充料而整條報廢，有關(guān)部門調(diào)用錄像和照片檔案，向外商索賠了300萬馬克，折算人民幣900萬元。處理事故的重要依據(jù)追查責(zé)任的重要依據(jù)應(yīng)急搶險的重要參考維修改造的重要參考〔三〕政治要求1、黨和政府對檔案工作高度重視，在為檔案工作制發(fā)的一系列方針政策中，充分肯定了檔案工作的重要作用，并提出了明確要求。

典型事例〔八〕1985年2月8日?中共中央、國務(wù)院批轉(zhuǎn)〈關(guān)于調(diào)整我國檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制的請示〉的通知?中指出：檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè)，是黨和國家各項建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。通知要求：各級黨委和人民政府進一步加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作作為一項事業(yè)列入國民經(jīng)濟和社會開展方案，解決檔案部門存在的一些實際問題，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。典型事例〔九〕〔三〕政治要求2、黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人對檔案工作有高度認(rèn)識，曾就檔案工作發(fā)表過重要講話。

胡錦濤說：“檔案是人類活動的真實記錄，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的主要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來。檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)開展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業(yè)。〞典型事例〔十〕江澤民說：“檔案工作是各項事業(yè)開展的一個重要根底，這個根底不牢固，將來我們要負歷史責(zé)任的。〞典型事例〔十一〕〔四〕法制要求1、?中華人民共和國檔案法?第三條一切國家機關(guān)、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務(wù)。第十條對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有?！菜摹撤ㄖ埔蟆菜摹撤ㄖ埔蟆菜摹撤ㄖ埔蟆菜摹撤ㄖ埔?007年7月27日經(jīng)廣東省第十屆人民代表大會常務(wù)委員會第三十三次會議修訂的?廣東省檔案條例?第二十條規(guī)定：重大建設(shè)工程、國家和省級重大科研工程的檔案，由檔案行政管理部門和有關(guān)主管部門按照國家有關(guān)法律法規(guī)對工程檔案進行鑒定、驗收?！私饨ㄔO(shè)工程檔案工作的內(nèi)容做什么？三、工程檔案工作主要做些什么？建設(shè)工程檔案工作主要包括以下六方面內(nèi)容：1、工程檔案工作的組織管理要求：組織到位，人員落實，制度健全，同步開展，納入合同，有效考核。措施：由建設(shè)〔代建〕單位〔總承包、業(yè)主、工程法人〕牽頭，各參建單位配合。

三、工程檔案工作主要做些什么？2、歸檔文件材料的形成與積累要求：真實準(zhǔn)確，字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，耐久有效，簽字手續(xù)完備。措施：工程文件產(chǎn)生于工程建設(shè)全過程。其形成、積累和管理應(yīng)列入工程建設(shè)方案和有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)或崗位責(zé)任制。并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施三、工程檔案工作主要做些什么？3、工程檔案登記備案要求：工程建設(shè)單位按照?國家重點建設(shè)工程檔案管理登記方法?的要求，及時做好工程檔案的登記報送工作。措施：將工程檔案的登記報送工作納入有關(guān)人員的崗位責(zé)任制；主管部門檔案機構(gòu)和工程所在地區(qū)檔案行政管理部門應(yīng)按照國家有關(guān)文件要求，及時組織和監(jiān)督建設(shè)單位做好工程檔案的登記報送工作。4、工程文件的收集與整理歸檔要求：工程文件的收集、整理、歸檔應(yīng)與工程建設(shè)同步進行；工程檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。措施：建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位和材料、構(gòu)件及設(shè)備供給單位應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的竣工文件的編制和工程文件整理、歸檔工作。三、工程檔案工作主要做些什么？5、工程檔案驗收工作要求：工程檔案驗收應(yīng)在工程竣工驗收3個月之前完成；未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的工程，不得進行或通過工程的竣工驗收。措施：工程建設(shè)單位按規(guī)定提出檔案驗收的申請；有關(guān)檔案行政管理部門和專業(yè)主管部門及時組織工程檔案驗收。三、工程檔案工作主要做些什么？6、工程檔案的移交要求：各施工承包單位應(yīng)在工程實體完成后3個月內(nèi)將工程文件向建設(shè)單位歸檔；建設(shè)單位在工程正式通過竣工驗收后3個月內(nèi)，向生產(chǎn)使用單位及其他有關(guān)單位辦理檔案移交；在大中城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重要建設(shè)工程，建設(shè)單位應(yīng)在竣工驗收以后6個月內(nèi)向城市建設(shè)檔案接收單位報送與城市規(guī)劃、建沒及其管理有關(guān)的工程檔案。措施：保持工程檔案工作與工程建設(shè)同步。三、工程檔案工作主要做些什么？——掌握建設(shè)工程檔案工作的方法怎么做？四、做好工程檔案工作的根本方法把握重點攻克難點善用巧點〔一〕把握重點國家檔案局行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)所用檔號章格式建設(shè)部國家標(biāo)準(zhǔn)所用檔號章格式〔一〕把握重點2﹒必須重點把握的驗收內(nèi)容〔1〕組織管理〔2〕案卷質(zhì)量〔3〕檔案平安國家檔案局國家開展和改革委員會關(guān)于印發(fā)?重大建設(shè)工程檔案驗收方法?的通知附件2

重大建設(shè)工程檔案驗收內(nèi)容及要求國家檔案局國家開展和改革委員會關(guān)于印發(fā)?重大建設(shè)工程檔案驗收方法?的通知附件2

重大建設(shè)工程檔案驗收內(nèi)容及要求〔一〕把握重點3．必須重點克服的幾種現(xiàn)象〔1〕工程檔案工作組織管理中的“三無〞現(xiàn)象：無組織、無制度、無人員?！?〕工程文件材料形成中的“三假〞現(xiàn)象：假文件、假數(shù)據(jù)、假簽名?！?〕工程文件立卷與檔案整理中的“三過〞現(xiàn)象：過度裁折、過度統(tǒng)一、過度包裝?！捕彻タ穗y點工程檔案工作的主要難點：1﹒建設(shè)單位管理不到位2﹒檔案人員變動頻繁3﹒檔案人員不熟悉相關(guān)專業(yè)4﹒各參建單位做法不一1．建設(shè)單位管理不到位〔1〕主要病癥：體制不順、制度不全、人員不定、領(lǐng)導(dǎo)不問?！?〕主要原因：領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識缺乏?！?〕破解方法：重點抓建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)。①宣傳教育。強調(diào)按照工程實施過程中“四制〞〔工程法人責(zé)任制、招投標(biāo)制、工程監(jiān)督制和合同制〕管理的要求，工程法人的責(zé)任；②執(zhí)法監(jiān)督。對宣傳教育無效的工程，應(yīng)依法進行監(jiān)督檢查，并印發(fā)執(zhí)法檢查監(jiān)督書。2．檔案人員變動頻繁〔1〕主要病癥：檔案工作人員經(jīng)常變換，有的參建單位沒有相對固定的檔案人員?！?〕主要原因：工程建設(shè)人員流動大?！?〕破解方法：重點抓人員落實。①強調(diào)檔案人員的相對穩(wěn)定；②將檔案人員配備列入對參建單位的考核。3．檔案人員不熟悉相關(guān)專業(yè)〔1〕主要病癥：一方面對建設(shè)工程的相關(guān)專業(yè)不熟，另一方面對檔案專業(yè)不熟。〔2〕主要原因：工程檔案人員流動大?！?〕破解方法：重點抓相關(guān)檔案人員。①強調(diào)檔案人員的相對穩(wěn)定；②注意發(fā)揮檔案工作網(wǎng)絡(luò)人員的作用；③加強重點培訓(xùn)和檢查。4．各參建單位做法不一〔1〕主要病癥：參建各方各行其事，做法不一?！?〕主要原因：建設(shè)單位措施不力?！?〕破解方法：重點抓建設(shè)單位檔案人員。①健全制度。應(yīng)由建設(shè)單位牽頭，制定一套統(tǒng)一的工程檔案管理制度，并印發(fā)各參建單位執(zhí)行；②發(fā)揮監(jiān)理單位作用；③加強培訓(xùn)和檢查。〔三〕善用巧點巧點一：抓領(lǐng)導(dǎo)檔案意識的提高，落實工程法人負責(zé)制；巧點二：抓工程檔案管理機制的完善，確保同步進行；巧點三：抓工作方法的改進，掌握必要的專業(yè)知識和技能；巧點四：抓檔案網(wǎng)絡(luò)的組織，形成齊抓共管的良好局面。巧點一：抓領(lǐng)導(dǎo)檔案意識的提高，

落實工程法人負責(zé)制。要以學(xué)習(xí)宣傳和貫徹?檔案法?、?廣東省檔案條例?、?重大建設(shè)工程檔案驗收方法?等檔案法規(guī)為重點，加強對重大建設(shè)工程檔案工作的宣傳，不斷提高各級領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，再通過領(lǐng)導(dǎo)來抓工程各參建單位。首先，在工程建設(shè)單位，檔案工作要實行法人負責(zé)制，同時，要明確負責(zé)工程檔案工作的部門和領(lǐng)導(dǎo)，落實檔案工作人員；其次，在其他參建單位，也要實行各部門和有關(guān)人員檔案工作責(zé)任制，并采取有效的考核措施進行落實。一要納入合同管理，實行經(jīng)濟制約。工程文件材料的收集、整理和歸檔要納入合同管理，要求要明確，控制措施要有力。在簽訂工程設(shè)計、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)工程文件以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任。二要建立納入建設(shè)程序，確保同步進行。工程建設(shè)單位和各參建單位要認(rèn)真執(zhí)行國家檔案工作法律法規(guī)，建立健全工程檔案工作各項規(guī)章制度，將工程檔案管理納入建設(shè)管理程序，確保工程檔案工作與工程建設(shè)同步進行。巧點二：抓工程檔案管理機制的完善，

確保同步進行。小竅門：了解工程建設(shè)管理程序和工程劃分對做好工程檔案工作有著十分重要的作用。巧點三：抓工作方法的改進，

掌握必要的專業(yè)知識和技能。工程建設(shè)管理程序，是指工程建設(shè)過程中各項工作應(yīng)當(dāng)遵循的先后順序，總體上，工程建設(shè)管理程序包括如下七個階段：1．工程建議書階段。工程建議書是由投資者對準(zhǔn)備建設(shè)工程提出的大體輪廓性設(shè)想和建議。主要是確定擬建工程有無建設(shè)必要，是否具備建設(shè)條件，為進一步的研究論證工作提供依據(jù)。工程建設(shè)管理程序工程建設(shè)管理程序工程建設(shè)管理程序4．建設(shè)準(zhǔn)備階段。包括：建設(shè)準(zhǔn)備和報批開工報告。建設(shè)準(zhǔn)備的主要工作內(nèi)容包括：征地、拆遷和場地平整；完成施工用水、電、路等臨時工程；組織設(shè)備、材料訂貨；準(zhǔn)備必要的施工圖紙；組織施工招標(biāo)投標(biāo)。擇優(yōu)選定施工單位。按規(guī)定已進行建設(shè)準(zhǔn)備并具備各項開工條件以后，建設(shè)單位需向主管部門提出開工申請。工程建設(shè)管理程序

5．建設(shè)實施階段。這是根本建設(shè)程序中的關(guān)鍵階段，是對工程具體付諸實施，是形成工程實體的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。工程建設(shè)管理程序6．竣工驗收階段。竣工驗收是工程建設(shè)過程的最后一個環(huán)節(jié)，是全面考核根本建設(shè)成果、檢驗設(shè)計和工程質(zhì)量的重要步驟，包括：竣工驗收的準(zhǔn)備工作；竣工驗收。工程建設(shè)管理程序7．后評估階段。這一階段主要是為了總結(jié)工程建設(shè)成功或失誤的經(jīng)驗教訓(xùn)，供以后的工程決策借鑒；同時，也可為決策和建設(shè)中的各種失誤找出原因，明確責(zé)任；還可對工程投入生產(chǎn)或使用后還存在的問題，提出解決方法，彌補工程決策和建設(shè)中的缺陷。工程建設(shè)管理程序工程建設(shè)管理程序簡圖組織施工竣工驗收投入使用決策立項時期規(guī)劃設(shè)計時期建設(shè)實施時期竣工投產(chǎn)時期開展后評估后評估時期安排年度計劃開工審批可行性研究工程設(shè)計投資估算施工預(yù)算竣工決算設(shè)計概算提出項目建議書在一個建設(shè)工程內(nèi)，一般是先劃分出假設(shè)干單位工程〔工程規(guī)模大的會先分單項工程再分單位工程〕，在單位工程中再逐次劃分為假設(shè)干分部、分項工程。建設(shè)工程工程劃分〔1〕單項工程指具有獨立設(shè)計文件、可獨立組織施工，建成后可以獨立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程。建設(shè)工程工程劃分〔2〕單位工程指在建設(shè)工程中，根據(jù)簽訂的合同，具有獨立設(shè)計文件、可單獨作為本錢計算對象單獨組織施工，但建成后不能獨立發(fā)