涉外活動保密管理制度

涉外活動保密管理制度第一章總則第一條為了加強我院涉外保密管理，防止涉外活動中發(fā)生失泄密事件，結(jié)合我院實際，制定本制度。第二條本制度適用我院各部門涉外交流、合作與談判等的保密管理。第三條涉外管理，指以各種方式與境外組織、機構(gòu)和人員開展交往活動中的保密管理工作，涉及與境外機構(gòu)或人員開展項目合作、舉辦有境外人員參加的各項會議以及涉密人員出境等各項業(yè)務(wù)活動的保密管理。第四條保密提醒制度，是指對參與涉外活動人員適時提出保密要求，指出問題，及時制止的措施。第二章管理職責(zé)第五條科技處負(fù)責(zé)涉外活動審查工作。第六條人事教育處負(fù)責(zé)出國出境管理。第七條保密辦公室負(fù)責(zé)審核涉外活動管理方案和重要涉外活動的現(xiàn)場監(jiān)督。第八條組織外事活動的部門負(fù)責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)工作需要，組織開展涉外接待、涉外會議、交流的過程管理和實施。第三章制度內(nèi)容及要求第九條涉外活動的種類。（一）根據(jù)涉外活動的性質(zhì)，涉外活動主要分為：1.因公出國（境）：含參觀訪問、開展交流、合作和談判等；2.因私出國（境）：見《中國科學(xué)院重慶綠色智能技術(shù)研究院涉密人員管理制度》；3.因公涉外接待：含參觀訪問、開展交流、合作和談判等；4.召開涉外會議：含開展交流、合作和談判等；5.提供文件資料和其他物品給國（境）外人員；6.其他與境外人員進(jìn)行接觸的涉外活動。（二）根據(jù)涉外活動的重要程度，涉外活動分為：1.重要涉外活動：根據(jù)我院實際情況，重要涉外活動界定為國（境）外人員參與人數(shù)多、涉及面廣、在政治、軍事、外交等方面較為敏感的涉外活動；以及經(jīng)國家有關(guān)部門批準(zhǔn)的涉密涉外活動。2.一般涉外活動：除重要涉外活動以外的其它涉外活動。第十條涉外保密管理策劃（一）各類涉外活動應(yīng)經(jīng)過審批后才能實施。因公出國（境），組織部門和出國人員應(yīng)熟知《中國科學(xué)院重慶綠色智能技術(shù)研究院出國（境）保密提醒》內(nèi)容（具體見《中國科學(xué)院重慶綠色智能技術(shù)研究院涉密人員管理制度》相關(guān)內(nèi)容）；涉外接待、涉外會議等活動，組織或主要參與人員應(yīng)熟知《中國科學(xué)院重慶綠色智能技術(shù)研究院涉外活動保密提醒要求》（見附件1）。（二）組織部門應(yīng)根據(jù)批準(zhǔn)的涉外活動，組織制訂《中國科學(xué)院重慶綠色智能技術(shù)研究院涉外活動保密方案》（以下簡稱《保密方案》，見附件2），明確保密事項，采取相應(yīng)的保密措施執(zhí)行保密提醒制度，并指定專人負(fù)責(zé)涉外活動全過程的保密管理。（三）對重要涉外活動，由保密辦公室負(fù)責(zé)進(jìn)行保密檢查，參與現(xiàn)場監(jiān)督。（四）《保密方案》的內(nèi)容一般包括：任務(wù)性質(zhì)、交流談判的內(nèi)容和口徑、責(zé)任分工、保密措施和具體要求（活動事由、活動路線、參觀項目、提供資料等）。第十一條涉外保密管理實施（一）涉外接待1.接待外籍人員（包括外國人、外籍華人、華僑以及港澳臺人員）參觀訪問，或開展交流、合作、談判等，負(fù)責(zé)接待的部門須填寫《中國科學(xué)院重慶綠色智能技術(shù)研究院因公接待外籍人員審批表》(見附件3)，經(jīng)有關(guān)部門審核，主管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。2.涉外接待必須制定《保密方案》，經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。在制訂和執(zhí)行《保密方案》過程中必須注意以下問題：（1）接待部門及其工作人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《保密方案》，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自改變；（2）任何部門和個人不得將境外人員帶入保密要害部門部位和其它不對外開放的場所；（3）對涉外參觀路線中不允許境外人員參觀的涉密物品和部門部位采取回避、轉(zhuǎn)移或覆蓋等措施。對不允許拍照的部門部位，接待部門應(yīng)設(shè)置“請勿拍照”的中外文標(biāo)志；（4）對聘請的外國專家、顧問以及合作項目中的外方人員，經(jīng)科技處和保密辦公室進(jìn)行保密審查、保密委員會審批后，可提供其工作范圍之內(nèi)必需的文件資料，并與其簽訂《中國科學(xué)院重慶綠色智能技術(shù)研究院涉外活動保密承諾書》（見附件4）；（5）涉外接待活動中要注意保護(hù)我院與其他合作方的秘密。應(yīng)將有關(guān)保密事項納入合作或協(xié)作合同中。嚴(yán)禁將我院與第二方合作事宜、接觸渠道以及在合作協(xié)議下進(jìn)行的其它合作事項泄露給第三方；（6）接待人員不得在涉外接待活動辦理境外人員和隨行人員托辦的與工作有關(guān)的其他事宜，嚴(yán)禁在接待境外人員的會議室或辦公室存放涉密文件資料和其它國家秘密載體。（二）因公出國（境）1.我院各類人員因公出國（境）參加對外科技交流、合作談判等涉外活動，須填寫《中國科學(xué)院重慶綠色智能技術(shù)研究院職工出國（境）審批表》（見附件5）,經(jīng)相關(guān)部門審核，主管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能實施。2.我院各類人員因公出國（境）必須制定《保密方案》，經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。制訂和執(zhí)行出國（境）《保密方案》過程中必須注意以下問題：（1）因公出國（境）應(yīng)推薦政治思想過硬，業(yè)務(wù)能力和保密觀念強的同志參加，并按照國家和我院有關(guān)規(guī)定辦理因公出國（境）手續(xù)，執(zhí)行保密提醒制度。保密提醒內(nèi)容包括：愛國主義教育、外事紀(jì)律須知、保密法規(guī)知識、保密法律責(zé)任、密品密件管理、通信保密和緊急情況處置等；（2）未經(jīng)國家相關(guān)部門批準(zhǔn)，出國（境）人員不得攜帶國家秘密載體出國（境）。經(jīng)國家有關(guān)部門批準(zhǔn)攜帶國家秘密載體出國（境），必須使用保險箱隨身攜帶，且至少兩人同行；（3）出席國際會議和出國學(xué)術(shù)交流、講學(xué)、進(jìn)修，所攜帶或郵寄出的非涉密業(yè)務(wù)文件資料、論文、講稿，以及為國外刊物撰寫的稿件，不得涉及國家秘密，在外出或郵寄前必須按照《中國科學(xué)院重慶綠色智能技術(shù)研究院宣傳報道保密管理制度》相關(guān)要求進(jìn)行保密審查；（4）出國人員在國外期間要嚴(yán)防被竊聽、竊照，不得在旅館、飯店、車船以及其它公共場所談?wù)撋婕皣颐孛艿氖马?；?）我院職工與國外同行建立學(xué)術(shù)交流關(guān)系，須報請主管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）召開涉外會議1.負(fù)責(zé)組織召開或承辦涉外會議的部門，須按照我院會議管理的有關(guān)要求提出申請，經(jīng)有關(guān)部門審核，主管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能實施。2.召開涉外會議必須制定《保密方案》，經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。在制訂和執(zhí)行涉外會議《保密方案》的過程中必須注意以下問題：（1）嚴(yán)格執(zhí)行我院關(guān)于涉外接待的一系列保密管理規(guī)定；（2）涉外會議內(nèi)容不得涉及國家秘密。如召開涉及國家秘密的涉外會議，必須取得國家有關(guān)部門的批準(zhǔn)，并嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)規(guī)定和《中國科學(xué)院重慶綠色智能技術(shù)研究院涉密會議保密管理制度》的相關(guān)規(guī)定；（3）提供涉外會議的對外宣傳報道材料應(yīng)執(zhí)行《中國科學(xué)院重慶綠色智能技術(shù)研究院宣傳報道保密管理制度》有關(guān)保密審查的規(guī)定；（4）組織召開或承辦涉外會議的部門及其工作人員，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行涉外會議《保密方案》，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自改變。未經(jīng)事先批準(zhǔn)，涉外會議主辦或承辦部門不得安排國（境）外人員到我院參觀或從事其它活動。（四）對外提供文件資料或物品的管理1.因工作需要對外提供文件資料和物品，不得涉及國家秘密。其內(nèi)容必須經(jīng)科技處和保密辦公室進(jìn)行嚴(yán)格的保密審查，并報主管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，明確發(fā)放人員、發(fā)放數(shù)量，以及回收和銷毀的要求。2.對外提供涉密文件資料和物品，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定報批。3.涉外活動組織或參與部門未經(jīng)批準(zhǔn)，不得對外提供任何文件資料和物品，不得攜帶任何國家秘密載體或密品參加涉外活動。第十二條涉外保密管理總結(jié)。涉外活動完成后，組織或主要參與部門要收集整理涉外活動中的文件資料，編制《中