印章使用管理辦法(WORD版)

印章使用管理辦法1、目的為強化對印章管理工作重要性的認(rèn)識、樹立高度責(zé)任心，避免責(zé)任意識淡薄、杜絕違法、違規(guī)行為，防范風(fēng)險的發(fā)生、有效地維護(hù)公司利益，須嚴(yán)格規(guī)范公司印章管理工作，建立健全印章審批、使用、管理等規(guī)章制度，進(jìn)一步落實印章管理責(zé)任制，提高工作效率，確保用印安全，特制定本辦法。2、公司印章的范圍2.1公司公章、法定代表人章；2.2合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、投標(biāo)專用章等部分專用章；2.3各部門及分支機構(gòu)印章。3、印章保管的部門3.1公司公章、合同專用章、投標(biāo)專用章、工會章、黨支部章等專用章由行政人事部負(fù)責(zé)管理；3.2財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法定代表人章由財務(wù)部負(fù)責(zé)管理；3.3各部門、各分支機構(gòu)的印章由各部門、各分支機構(gòu)負(fù)責(zé)保管。4、使用公司印章審批權(quán)限4.1由總經(jīng)理審批蓋章的文件4.1.1公司重要文件4.1.2向總公司的請示、報告等4.1.3公司機構(gòu)設(shè)置、調(diào)整和公司中層以上干部任免文件4.1.4法定代表人授權(quán)委托書（行政人事部存一份）4.1.5公司對外簽署合同或協(xié)議4.1.6公司員工人事勞動合同4.1.7公司重要報表4.1.8其他需要總經(jīng)理審批的文件4.2按管理層分工，公司主管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理授權(quán)人員對管理范圍內(nèi)的各種文件、報表、證明性材料等進(jìn)行審批。詳見《煙臺磐能電氣控制系統(tǒng)有限公司印章管理審批一覽表》（附件1）。4.3專項業(yè)務(wù)用章按總經(jīng)理授權(quán)執(zhí)行。5、印章的管理5.1印章的刻制5.1.1須填寫《印章制發(fā)申請表》（附件2）報總經(jīng)理批準(zhǔn)，由行政人事部負(fù)責(zé)到公安機關(guān)備案并到指定店面刻制，各類印章的形體、規(guī)格、材質(zhì)、格式等應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。5.1.2各部門及個人不得擅自刻制印章，違反本項規(guī)定致公司造成的全部經(jīng)濟(jì)損失由當(dāng)事人向公司承擔(dān)全額賠償責(zé)任。5.2印章檔案的建立公司各類印章須經(jīng)行政人事部分別進(jìn)行登記，填寫《印章登記卡》（附件3），并建立《印章臺帳》（附件4），以便印章的存檔和備案。5.3有下列情況印章須停用（廢止）：5.3.1印章使用磨損或損壞，需對原印章停用而替換成新印章的；5.3.2公司名稱變動，原印章廢止的；5.3.3印章遺失或被竊，聲明作廢的。需更換印章的，須填寫《印章制發(fā)申請表》報總經(jīng)理批準(zhǔn)后，交由行政人事部負(fù)責(zé)辦理；印章停用（廢止）時須填寫《印章停用（廢止）申請單》（附件5）經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后及時停用印章送交行政人事部封存或銷毀，并在《印章登記卡》及《印章臺帳》作好相應(yīng)登記。5.4公司印章的保管5.4.1公司各印章的管理部門必須確定印章保管及使用責(zé)任人即印章管理員，按本辦法使用印章。5.4.2公司各類印章的保管必須安全可靠，應(yīng)放在保險柜或加鎖保存。印章使用時，要隨用隨拿，用后歸位，嚴(yán)禁隨意放置。5.4.3各種印章應(yīng)妥善保管，如有遺失須立即向行政人事部書面報告，行政人事部應(yīng)及時采取相關(guān)補救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作廢、對責(zé)任人進(jìn)行處罰等。5.4.4印章管理員臨時因事離崗超過兩天的，須由部門負(fù)責(zé)人指定人員暫時代管，并辦理交接手續(xù)，填寫《印章交接登記表》（附件6），以免貽誤工作。5.4.5印章管理員須做到監(jiān)督用印登記和存檔手續(xù)清晰明了、齊全可查，并定期將填寫完畢的《印章使用管理登記表》（附件7）及用印資料檔案全部交行政人事部存檔。6、各類印章的使用規(guī)定6.1公司各類印章實行用印登記制度。用印申請人須登錄OA系統(tǒng)填寫《印章使用申請表》，并上傳用印文件，選擇“只用印”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、印章管理部門審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，印章管理員方可施印。6.2印章管理員施印時須認(rèn)真填寫《印章使用管理登記表》或《服務(wù)合同專用印章登記表》，寫明時間、事由、蓋章數(shù)等，做好登記工作。6.3印章管理員要嚴(yán)格按程序辦事，按權(quán)限用印，用印前要檢查文件是否符合規(guī)定格式，手續(xù)是否齊全，審批是否有效，對審批手續(xù)不完備的各類文件有權(quán)拒絕用印。6.4禁止在空白紙張或內(nèi)容填寫不全的文件、介紹信、便函、證件、授權(quán)委托書、發(fā)文批準(zhǔn)書、業(yè)務(wù)報表、邀請函上加蓋公司印章。6.5使用印章須在公司內(nèi)，禁止任何人未經(jīng)批準(zhǔn)攜帶公章外出；用印經(jīng)辦人如確有攜帶印章外出需求時，須登錄OA系統(tǒng)，填寫《印章使用申請表》，選擇“需外借”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)附件3：印章登記卡印章名稱登記編號登記日期印模留樣保管部門：印章管理員：種類形狀用途制成時間印章材質(zhì)制印人廢止理由廢止日期備注：附件4：公司印章臺帳序號印章名稱枚數(shù)啟用時間印章編號保管部門印章管理員交接情況停用時間備注姓名簽收簽收日期交接人簽字交接時間1234567891011121314附件5：印章停用（廢止）申請單申請日期申請部門申請人印章全稱數(shù)量停用（廢止）理由停用（廢止）印章留樣：申請部門審核：年月日總經(jīng)理審批：年月日注銷日期注銷人備注附件6：印章交接登記表印章名稱轉(zhuǎn)交時間（起/止）管理員接管人審核人批準(zhǔn)人歸還時間歸還人管理員

附件7：