原材料采購跟單實務(wù)

實訓(xùn)課題十：原材料采購跟單實務(wù)

本章目標能力目標

1.能根據(jù)申請單制作采購單2.能進行催單知識目標1．掌握物料采購中經(jīng)常出現(xiàn)的問題；2．掌握物料采購跟單流程；3．掌握物料采購跟單的要求。思考：

作為一名跟單員，你認為在實際工作過程中，需要為企業(yè)采購哪些物料？一．物料采購的含義資源市場是指經(jīng)過買家認可的、信得過的采購資源，由一些供給商組成。資源可能是一個有形的物品，如一顆螺絲，一塊集成電路；資源也可能是一個無形的物品，或者是參與一個系統(tǒng)運行的組成局部，如一個軟件，一項效勞，有形物品的采購稱之為“有形采購〞；無形物品的采購稱之為“無形采購〞。在有形采購中僅用于生產(chǎn)目的的采購，稱之為“物料采購〞。物料采購跟單的含義

物料采購跟單是指外貿(mào)跟單員根據(jù)對外合同、訂單所列明的產(chǎn)品名稱、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量以交貨期等，需要在國內(nèi)其他企業(yè)物料采購，并向生產(chǎn)企業(yè)提供對外合同、訂單所需產(chǎn)品的物料、零部件或輔料的物料采購跟進工作。二.采購的目標1．降低生產(chǎn)本錢;2．提高產(chǎn)品質(zhì)量;3．提供最新信息;4．推進產(chǎn)品開發(fā);5．提升企業(yè)競爭力。三.物料采購的內(nèi)容企業(yè)的物料采購主要有以下內(nèi)容：〔一〕原料〔二〕輔助材料〔三〕半成品〔四〕成品〔五〕固定設(shè)備〔六〕MRO物品什么是MRO采購？MRO是英文：Maintenance維護、Repair維修、Operation運行(MRO)。通常是指在實際的生產(chǎn)過程不直接采購成品，只用于維護、維修、運行設(shè)備的物料和效勞。MRO是指非生產(chǎn)原料性質(zhì)的工業(yè)用品。一個完整的采購流程應(yīng)包括以下環(huán)節(jié)〔一〕確認需求采購的起點是確認需求。在采購之前，應(yīng)先確定需要采購哪些貨品、需要多少、何時需要、何時采購、由誰決定等。采購需求來自企業(yè)的各個部門，包括企業(yè)的生產(chǎn)部門、使用部門、維修部門、銷售部門、廣告部門和實驗室等。采購部門應(yīng)協(xié)助生產(chǎn)部門預(yù)測物料需求。要求生產(chǎn)部門在填寫采購訂單時盡量采用標準訂單，盡量減少特殊需求訂單和緊急訂單?！捕趁枋鲂枨竺枋鲂枨笫侵笇λ璧奈锲?、商品或效勞的特點和數(shù)量進行準確的表達。采購部門如果不了解使用部門到底需要什么，就不可能進行采購。因此，采購部門應(yīng)對需求的細節(jié)如貨品的品質(zhì)、包裝、售后效勞、運輸和檢驗方式等加以明確說明。準確描述所需的物品或效勞是采購部門和使用者或是跨職能的采購團隊的共同職責(zé)，這也是后期合理選擇供給來源和價格談判的根底。知識鏈接:

在采購申請中應(yīng)包含以下內(nèi)容〔１〕采購日期；〔２〕采購品的編號；〔３〕采購申請的發(fā)出部門；〔４〕采購所涉及的金額；〔５〕對于所需采購品本身的型號、品名、規(guī)格、產(chǎn)地和數(shù)量的完整描述；〔６〕采購品需要的日期；〔三〕選擇供給商選擇供給商是采購作業(yè)中的重要一環(huán)。供給商的質(zhì)量直接關(guān)系到采購品的質(zhì)量、交付、數(shù)量、價格和售后效勞等。供給商與采購相關(guān)的品質(zhì)要素，包括歷史記錄、設(shè)備狀況、技術(shù)力量、財務(wù)狀況、組織管理、聲譽、系統(tǒng)、通信、位置和供給柔性等也是采購部門要關(guān)注的。

小知識:

為了有效地采購，采購部門必須做到：對合同的履行情況進行監(jiān)控；提供多購貨品工程的分類表；做好供給商記錄；提供合同樣本?！菜摹炒_定價格確定所需貨物的價格是采購過程中的一項重要決策。選定可能的供給商后，對供給商的報價進行分析，與供給商談判，選擇好供給商，最后發(fā)出訂單。為此采購人員必須了解各種定價方法及其使用時機，并能利用價格談判技巧來取得滿意的支付價格。〔五〕訂單安排價格談妥后，應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù)。訂單和合約，均屬于具有法律效力的書面文件，對買賣雙方的要求及權(quán)利、義務(wù)要明確列出。在采購過程中，如果使用的訂單不是供給商的銷售協(xié)議或總括訂單，采購人員就要擬定采購訂單。小知識:采購訂單包括哪些要素？

〔１〕采購訂單應(yīng)包括以下幾個根本要素：〔２〕采購品序列編號；〔３〕采購訂單發(fā)出的日期；〔３〕接受訂單的供給商名稱和地址；〔４〕所需貨品的數(shù)量和描述；〔５〕發(fā)貨日期；〔６〕運輸要求；〔７〕價格；〔８〕付款條件；〔９〕對訂單有約束的各種條件。〔六〕貨物跟催采購訂單簽訂和發(fā)出后，為使供給商按期、按質(zhì)、按時、按量交貨，應(yīng)根據(jù)合同規(guī)定，催促供給商按規(guī)定交運?！财摺瞅炇肇浳镓浳矧炇盏母灸康氖菫榱舜_保以前發(fā)出的訂單所采購的貨物已經(jīng)實際到達并檢查是否完好無損，數(shù)量質(zhì)量是否與訂單相符合?！舶恕持Ц敦浛罟┙o商交貨驗收合格后，隨即開具發(fā)票，要求付清貨款時，采購部門應(yīng)核查發(fā)票的內(nèi)容是否正確后財務(wù)部門才能付清貨款。〔九〕不符與退貨處理凡供給商所交貨品與合同不符的，應(yīng)依照合約規(guī)定退貨，并立即辦理重購手續(xù)，予以結(jié)案?！彩辰Y(jié)案凡驗收合格付款或驗收不合格退貨的采購事項，均需辦理結(jié)案手續(xù)，查清各項書面資料有無缺失，審查采購成效好壞等，簽報高級管理部門或權(quán)責(zé)部門校閱批示?！彩弧秤涗洸⒕S護檔案經(jīng)過上述所有步驟后，對于一次完整的采購活動而言就是更新采購部門的記錄。凡經(jīng)結(jié)案的采購事項均應(yīng)列入檔案、登記編號分類予以保管，以便參閱或事后發(fā)生問題時查考。知識鏈接:

在采購實物務(wù)中要保存的檔案有1.采購訂單目錄2.采購訂單卷宗3.商品文件4.供給商歷史文件5.合同管理6.投標歷史文件7.工具和壽命記錄。四．物料采購單跟蹤物料采購單跟蹤是外貿(mào)跟單員花費精力最多的環(huán)節(jié)，對于那些長期合作的、信譽良好的供給商，可以不進行物料采購單跟蹤。但對一些重要或緊急的物料的物料采購單，外貿(mào)跟單員那么應(yīng)全力跟蹤。

采購物料申請單

日期：訂單編號：

供應(yīng)商名稱供應(yīng)商編號供應(yīng)商地址電話/傳真序號料號規(guī)格名稱單位數(shù)量單價金額交貨數(shù)量交貨日期合計交貨方式交貨地點交易條款：交期：品質(zhì)：不良品處理：其他：

5．附生產(chǎn)圖紙張，檢驗標準份。承制供應(yīng)商總經(jīng)理采購經(jīng)理采購主管采購員外貿(mào)跟單員

在制作物料采購單時應(yīng)注意：〔一〕審查?采購物料申請單?外貿(mào)跟單員在審查?采購物料申請單?時應(yīng)注重以下內(nèi)容：１．適當(dāng)?shù)奈锪喜少徣?。２．以書面方式提出物料的物料采購。３．明確說明物料的要求。４．以型號規(guī)格說明物料采購的標準?！捕炒_認質(zhì)量標準物料質(zhì)量直接影響生產(chǎn)產(chǎn)品的質(zhì)量，必須認真檢查物料采購物料的質(zhì)量，使物料符合對外合同的要求?！踩炒_認物料采購量物料的物料采購數(shù)量應(yīng)與對外合同、訂單總量相匹配，或者稍小對外合同訂單總量。

小知識:采購單是物料采購跟單的重要內(nèi)容，主要內(nèi)容有:１．交貨方式２．驗收方式３．處分條款４．履約保證５．品質(zhì)保證６．仲裁或訴訟謝謝！〔四〕物料采購單跟綜的工作內(nèi)容物料采購單跟蹤的項目

外貿(mào)跟單員的工作內(nèi)容1．跟蹤物料供應(yīng)商的生產(chǎn)加工工藝物料生產(chǎn)加工工藝是進行加工生產(chǎn)的第一步，對任何外協(xié)件（需要供應(yīng)商加工的物料）的物料采購單，外貿(mào)跟單員都應(yīng)對供應(yīng)商的加工工藝進行跟蹤，如果發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商沒有相關(guān)加工工藝和能力，或者加工工藝和能力不足，應(yīng)及時提醒供應(yīng)商改進，并提醒供應(yīng)商如果不能保質(zhì)、保量、準時交貨，則要按照物料采購單條款進行賠償，甚至取消今后的物料采購。2．跟蹤物料備齊物料是供應(yīng)商執(zhí)行工藝流程的第一步，有經(jīng)驗的外貿(mào)跟單員會經(jīng)常發(fā)現(xiàn)，供應(yīng)商有時會說謊，因此外貿(mào)跟單員必須實地考察了解實際情況，遇到與供應(yīng)商所述不符的情況時，外貿(mào)跟單員必須提醒供應(yīng)商及時準備物料，不能存在馬虎心理，特別是對一些信譽較差的供應(yīng)商要提高警惕。3．跟蹤加工過程不同物料的生產(chǎn)加工過程是有區(qū)別的，為了保證貨期、質(zhì)量，外貿(mào)跟單員需要對加工過程進行監(jiān)控。對有些物料采購，其加工過程的質(zhì)檢小組要有外貿(mào)跟單員參加。對于一次性大開支的項目物料采購、設(shè)備物料采購、建筑材料物料采購等，外貿(mào)跟單員要特別重視。4．跟蹤組裝總測外貿(mào)跟單員有時需向產(chǎn)品零部件生產(chǎn)廠家物料采購成批零部件，有的零部件需要組裝，因此必須進行組裝檢測。對這些零部件組裝總測是完成整機產(chǎn)品生產(chǎn)的重要環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)的完成，需要跟單員有較好的電子技術(shù)專業(yè)知識和行業(yè)工作經(jīng)驗，否則，即使跟蹤也達不到效果。5．跟蹤包裝入庫此環(huán)節(jié)是整個物料、零部件跟蹤環(huán)節(jié)結(jié)束點，外貿(mào)跟單員要與供應(yīng)商聯(lián)系，了解物料、零部件最終完成的包裝入庫信息。對重要的物料、零部件外貿(mào)跟單員應(yīng)去供應(yīng)商的倉庫查看。五．物料檢驗跟單１．確定檢驗日期２．通知檢驗人員３．進行物料檢驗４．處理質(zhì)量問題供應(yīng)商／市場物料部預(yù)收ＩＱＣ物料部入倉物料部發(fā)料生產(chǎn)部使用不良品返納剩余品退倉盤點物料控制流程圖六．物料進倉流程跟單Ａ．協(xié)調(diào)送貨Ｂ．協(xié)調(diào)接收Ｃ．物料入庫Ｄ．處理物料接受問題物料的庫房接收過程有1.檢查即將送達的貨物清單信息是否完整；2.接受物料，對應(yīng)物料采購單進行核查；3.檢查送貨單據(jù)及裝箱單據(jù)；4.檢查包裝與外觀，注意物料檢驗合格后才能卸貨；5.卸貨；6.清點物料；7.搬運入庫；8.填寫“物料入庫單據(jù)〞，注意物料檢驗合格后才能填寫物料入庫單；9.將物料入庫信息錄入存儲信息系統(tǒng)中。

由于供給商或者外貿(mào)跟單員方面的原因，物料在接收環(huán)節(jié)上可能會出現(xiàn)以下問題：1.物料型號與物料采購單中要求不一致；2.未按照物料采購單中指定的物料數(shù)量送貨；3.交貨日期不對；4.物料的包裝質(zhì)量不符合要求等。

小知識:JIT物料采購具有以下特點

(1)合理選擇供給商。〔2〕小批量物料采購?！?〕實現(xiàn)零庫存或少庫存。

〔4〕交貨準時，包裝標準。

〔5〕信息共享。

〔6〕重視教育與培訓(xùn)。

〔7〕嚴格的質(zhì)量控制，產(chǎn)品國際認證。知識擴充：日商物料采購流程簡介

JIT〔ＪＵＳＴＩＮＴＩＭＥ〕物料采購是準時化生產(chǎn)系統(tǒng)〔JIT〕的重要組成局部。JIT是近四十年來由日本企業(yè)首創(chuàng)的一種新的生產(chǎn)管理系統(tǒng)，最早使用這一系統(tǒng)的公司是全球知名的豐田汽車公司。JIT系統(tǒng)是指企業(yè)在生產(chǎn)自動化、電算化的情況下，合理規(guī)劃并大大簡化物料采購、生產(chǎn)及銷售過程，使物料進廠到產(chǎn)成品出廠進入市場能夠緊密銜接，盡可能減少庫存，從而到達降低產(chǎn)品本錢、全面提高產(chǎn)品質(zhì)量、勞動生產(chǎn)率和綜合濟效益目的的一種先進生產(chǎn)系統(tǒng)。JIT物料采購是JIT系統(tǒng)得以順利運行的重要內(nèi)容，是JIT系統(tǒng)循環(huán)的起點，推行JIT物料采購是實施JIT生產(chǎn)經(jīng)營的必然要求和前提條件。

日本企業(yè)的供給商開拓

(3個月--1年)

第三節(jié)物料采購跟單的要求

一．物料采購的起因1.生產(chǎn)企業(yè)因生產(chǎn)交貨需要，在接單備貨生產(chǎn)前，為控制和計算本錢，2.需進行物料采購備料。3.生產(chǎn)企業(yè)因產(chǎn)品〔成套〕配套生產(chǎn)需要，需向外企業(yè)物料采購相應(yīng)零部件、組件、輔料。4.外貿(mào)公司等因來料加工、供料加工需要，需物料采購物料提供給生產(chǎn)企業(yè)生產(chǎn)加工，有利降低出口本錢。5.外貿(mào)公司等因成套出口需要，需物料采購物料、設(shè)備、零部件等，供生產(chǎn)企業(yè)配套，有利降低出口本錢。6.外貿(mào)公司在物料價格上漲行情中，為鎖定內(nèi)外銷合同本錢，確保對外合同的簽訂及簽訂后的正常履行，需進行物料采購，向生產(chǎn)企業(yè)直接提供材料。二．物料采購中經(jīng)常出現(xiàn)的問題在物料等物料采購跟單工作中，外貿(mào)跟單員要事先預(yù)計到可能發(fā)生的問題，其關(guān)鍵環(huán)節(jié)主要在物料供給商、物料采購方企業(yè)等控制方面?！惨弧彻┙o商方面的原因，供應(yīng)商方面的原因具體表現(xiàn)1．管理能力方面（1）交貨時間計算錯誤；（2）物料采購管理不健全；（3）質(zhì)量管理不到位；（4）交貨期責(zé)任意識不強。2．生產(chǎn)能力方面（1）超過產(chǎn)能接單；（2）臨時插入急單；（3）小批量訂單需要合起來生產(chǎn)；（4）物料采購延誤影響生產(chǎn)量的準確掌握（5）不合格產(chǎn)品過多造成物料用料過多。3．技術(shù)能力方面（1）超過本廠生產(chǎn)技術(shù)能力接單；（2）對新下單產(chǎn)品不熟悉；（3）機器設(shè)備故障率高。4．其他方面原因（1）員工流動性大及員工待遇低對工作的抵制情緒造成產(chǎn)能下降；（2）經(jīng)營業(yè)績不佳需要調(diào)整經(jīng)營方向?！捕澄锪喜少彿狡髽I(yè)方面的原因1.物料采購方的生產(chǎn)能力或技術(shù)能力調(diào)查不深入，出現(xiàn)物料供給商選定失誤；2.物料采購方提供材料、零部件給生產(chǎn)方加工的供給延遲，造成生產(chǎn)方下道工序加工耽誤；3.物料采購方與供給商溝通存在問題，物料采購單或者指示聯(lián)絡(luò)事項闡述不清，指示聯(lián)絡(luò)不切實際，單方面指定交貨期，業(yè)務(wù)手續(xù)不全造成工作耽誤；4.物料采購方對供給商生產(chǎn)工藝等技術(shù)指導(dǎo)、圖紙接洽、變更說明等不到位，質(zhì)量要求不明確，造成產(chǎn)品交貨不符要求；5.外貿(mào)跟單員經(jīng)驗缺乏，確保貨期意識不強，未能掌握供給商產(chǎn)能的變動，對進度掌握與催促不夠。三．物料采購跟單的根本要求物料采購跟單的根本要求是：適當(dāng)?shù)慕回洉r間，適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量，適當(dāng)?shù)慕回浀攸c，適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量及適當(dāng)?shù)慕回泝r格。小知識：物料質(zhì)量達不到企業(yè)使用要求的嚴重后果1.導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部花費大量的時間與精力去處理，增加大量的管理費用；2.會導(dǎo)致企業(yè)的重檢、挑選上花費額外的時間與精力，造成檢驗費用增加；3.會導(dǎo)致生產(chǎn)線返工增多，降低生產(chǎn)效率；4.會導(dǎo)致生產(chǎn)方案推遲，不能按時間客戶交貨，會降低客戶對企業(yè)的信任度；5.會引起客戶退貨，導(dǎo)致企業(yè)蒙受嚴重損失，嚴重的會喪失客戶。物料采購跟單要求外貿(mào)跟單員的工作內(nèi)容1．適當(dāng)?shù)慕回洉r間適當(dāng)?shù)慕回洉r間是指企業(yè)所物料采購的物料在規(guī)定的時間獲得有效的供應(yīng)。它是外貿(mào)跟單員進行物料采購跟單的中心任務(wù)。2．適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量外貿(mào)跟單員不能只看重交貨時間，適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量是跟進工作的重點之一。所謂適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量，是指供應(yīng)商所交的物料可以滿足企業(yè)使用要求。過低的質(zhì)量要求是不容許的，但過高的質(zhì)量會導(dǎo)致成本提高，削弱產(chǎn)品的競爭力，這同樣不可取。3．適當(dāng)?shù)慕回浀攸c適當(dāng)?shù)牡攸c是指港口、物流中心企業(yè)的倉庫，甚至是企業(yè)的生產(chǎn)線上。為了減少企業(yè)的運輸與裝卸費用，外貿(mào)跟單員在進行物料跟單時應(yīng)要求供應(yīng)商在適當(dāng)?shù)牡攸c交貨，只要離企業(yè)最近、方便企業(yè)裝卸的地點都是適當(dāng)?shù)慕回浀攸c。4．適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量是指每次交來的物料剛好夠企業(yè)用，不產(chǎn)生更多的庫存。交貨數(shù)量越多，價格越便宜，外貿(mào)跟單員的工作也相對越輕松。5．適當(dāng)?shù)慕回泝r格適當(dāng)?shù)慕回泝r格是指在市場經(jīng)濟條件下，對企業(yè)及供應(yīng)商雙方均屬適當(dāng)?shù)模⑶乙c市場競爭、交貨質(zhì)量、交貨時間及付款條件相稱。外貿(mào)跟單員長期與眾多供應(yīng)商打交道，對物料價格十分熟悉。因此，在跟單時要十分注意交貨的價格。知識鏈接:

為什么交貨不能太早也不能太遲？1．延遲交貨成為增加企業(yè)本錢的原因1)由于物料進貨的延誤，出現(xiàn)生產(chǎn)待貨空等或延誤，導(dǎo)致生產(chǎn)效率下降；2)為追上生產(chǎn)進度，需要加班或增加員工，致使人工費用加；3)采用替代品或使用低品質(zhì)的物料，造成產(chǎn)品質(zhì)量不符合要求，引起糾紛；4)交貨延誤的頻率越高，跟催工作費用就越高。2．提早交貨增加經(jīng)營本錢1)不急于要用的貨品提早交貨，會增加物料采購方倉儲費、短途搬運費等費用；2)供給商提前交貨，物料采購方提前付款，增加物料采購方庫存貨物的資金占用時間，導(dǎo)致資金使用效率下降；允許供給商提早交貨