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文檔簡(jiǎn)介

5/10辦公物資配置標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)定1.總則1.1目的規(guī)范辦公物資的管理,明確各崗位員工辦公物資配置標(biāo)準(zhǔn),降低成本、促進(jìn)資源的合理使用。1.2適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司各部門(mén)。1.3分類(lèi)及定義1.3.1分類(lèi)辦公物資包含員工日常辦公所使用的辦公設(shè)備、辦公用品及辦公家具三類(lèi)。1.3.2定義辦公設(shè)備:指用于辦公室處理文件的設(shè)備,泛指使用年限至少一年以上且通電的設(shè)備。指電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、投影儀、碎紙機(jī)、掃描儀等辦公自動(dòng)化設(shè)備。辦公用品:指辦公室內(nèi)常用的一些現(xiàn)代文具,如:簽字筆、水筆、鋼筆、鉛筆以及筆筒等配套用品。辦公用品按類(lèi)別可分為管制品和消耗品,分類(lèi)明細(xì)詳見(jiàn)附件。管制品非員工辦公必需品,為部門(mén)領(lǐng)用物資,如u盤(pán)、計(jì)算器、訂書(shū)機(jī)、剪刀等;消耗品為個(gè)人領(lǐng)用物資,如簽字筆、圓珠筆、筆芯等。辦公家具:包括指在辦公區(qū)域使用的工作家具。指辦公桌椅、會(huì)議桌椅、沙發(fā)、文件柜等滿足辦公的家具。1.4原則1.4.1歸口管理、分級(jí)控制1.4.2統(tǒng)一采購(gòu)、定期比價(jià)1.4.3事前審批、臺(tái)賬管理1.4.4費(fèi)用分?jǐn)?、勤儉節(jié)約2.管理職責(zé)2.1總公司行政部為辦公物資的歸口管理部門(mén):2.1.1負(fù)責(zé)管理規(guī)范的擬定、發(fā)布、統(tǒng)一宣貫、解釋與修訂;2.1.2組織辦公物資供應(yīng)商的統(tǒng)一選擇與管理,定期比價(jià);2.1.3負(fù)責(zé)公司常規(guī)辦公物資的統(tǒng)一采購(gòu)、分發(fā)、調(diào)撥及臺(tái)賬的管理,負(fù)責(zé)參與辦公物資供應(yīng)商的考察、選擇和管理,辦公物資的核價(jià)工作;2.1.4負(fù)責(zé)審核各公司每月采購(gòu)計(jì)劃合理性;2.1.5定期或不定期組織辦公物資及臺(tái)賬的管理檢查。2.2分公司行政部為各公司辦公物資歸口管理部門(mén):2.2.1負(fù)責(zé)管理規(guī)范在本公司的內(nèi)部宣貫、解釋?zhuān)?.2.2負(fù)責(zé)本公司辦公物資采購(gòu)計(jì)劃的申報(bào)、發(fā)放、費(fèi)用控制及設(shè)備的維修與保養(yǎng),并建立管理臺(tái)賬;2.3行政部與物資部對(duì)接:2.3.1對(duì)接辦公設(shè)備的詢價(jià)、比價(jià);時(shí)歸還。7.辦公物資臺(tái)賬管理及盤(pán)點(diǎn)7.1辦公設(shè)備/辦公家具的臺(tái)賬管理及盤(pán)點(diǎn)新采購(gòu)的辦公設(shè)備/辦公家具,各行政人員需進(jìn)行物資信息臺(tái)賬登記。每月初5號(hào)前將更新的物資臺(tái)賬發(fā)至總公司行政部備案。每季度總公司行政部開(kāi)展物資臺(tái)賬管理的檢查、抽查事宜。7.2辦公用品的臺(tái)賬管理及盤(pán)點(diǎn)各公司行政人員負(fù)責(zé)每月辦公用品的領(lǐng)用臺(tái)賬梳理。每月最后一日前,盤(pán)點(diǎn)辦公用品當(dāng)月使用量、庫(kù)存形成盤(pán)點(diǎn)表,與物資部進(jìn)行物資總量核對(duì)。7.辦公物資的外借、歸還及遺失7.1辦公物資的外借因工作等原因需長(zhǎng)期借用公用的辦公自動(dòng)化設(shè)備(如筆記本電腦、投影儀、數(shù)碼相機(jī)、錄音筆等)需填寫(xiě)《物品借用登記表》,以記錄物品的借用及使用歸還情況,并需要按《物品借用登記表》中在規(guī)定時(shí)間及時(shí)完好歸還。7.2辦公物資的歸還7.2.1員工離職員工離職時(shí),退還公司原所屬部門(mén)的的管制品(如電腦、打印機(jī)、U盤(pán)、電話機(jī)等),行政人員需按領(lǐng)用記錄核對(duì)并辦理移交手續(xù),未完成移交的不予辦理離職手續(xù),若出現(xiàn)遺失需進(jìn)行賠償。7.2.2員工異動(dòng)員工異動(dòng)時(shí),原則上不能帶走原所屬部門(mén)的辦公物資,如電腦、辦公家具等,如辦公物品需隨人員調(diào)撥,應(yīng)由行政部進(jìn)行物資流轉(zhuǎn)備注。7.3辦公物資的遺失借出的物品或部門(mén)領(lǐng)用的管制品如出現(xiàn)遺失、損壞等情況,在事發(fā)時(shí)需要及時(shí)向行政部報(bào)告情況,損壞的應(yīng)及時(shí)歸還行政部進(jìn)行維修處理,遺失的且不能提供遺失時(shí)間及詳細(xì)情況則當(dāng)由借用人按借用物品的折舊價(jià)值賠償,折舊價(jià)值以財(cái)務(wù)部數(shù)據(jù)為準(zhǔn)。8.辦公物資的維修與更新員工在工作中要愛(ài)護(hù)辦公設(shè)備,能維修使用的用品原則上不進(jìn)行新購(gòu)與更換,當(dāng)發(fā)生故障時(shí)物品使用人或部門(mén)應(yīng)及時(shí)向行政部報(bào)告設(shè)備出現(xiàn)的問(wèn)題,進(jìn)行辦公設(shè)備的維護(hù)與保養(yǎng),并將每次維修問(wèn)題進(jìn)行記錄。9.辦公物資的報(bào)廢管理當(dāng)辦公物資的性能發(fā)生改變,不能正常使用且無(wú)法修復(fù)或維修成本高于其使用價(jià)值時(shí),可申請(qǐng)報(bào)廢。由使用人發(fā)起申請(qǐng),填寫(xiě)《資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)單》,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后,在確認(rèn)無(wú)法修復(fù)或維修成本過(guò)高后,報(bào)總公司行政部審批,同意后方可實(shí)施報(bào)廢。無(wú)回收利用價(jià)值或回收利用價(jià)值低于變賣(mài)收入的物資,應(yīng)考慮變賣(mài)處理;無(wú)使用價(jià)值且無(wú)法進(jìn)行變賣(mài)的物資,應(yīng)適時(shí)清理,變賣(mài)后所得物資需交由財(cái)務(wù)管理部入帳。10.辦公物資的庫(kù)房管理辦公物資的庫(kù)房應(yīng)按不同類(lèi)別、性能、特點(diǎn)和用途分類(lèi)分區(qū)、分庫(kù)碼放,做到物品擺放干凈整齊。公司辦公經(jīng)費(fèi)管理制度1.

總則

1.1

為加強(qiáng)公司內(nèi)部管理,控制公司運(yùn)營(yíng)成本,經(jīng)過(guò)多年運(yùn)行,在公司原辦公經(jīng)費(fèi)管理的基礎(chǔ)上,結(jié)合公司實(shí)際情況,全面推行預(yù)算管理,特制定本制度。

1.2

本制度所指辦公經(jīng)費(fèi)為:各部門(mén)開(kāi)展日常辦公所需的費(fèi)用,包括辦公用品費(fèi)用、交通費(fèi)、電話費(fèi)、復(fù)印費(fèi)、傳真長(zhǎng)話費(fèi)等。

1.3

本制度適用于公司對(duì)各業(yè)務(wù)部門(mén)日常辦公所產(chǎn)生的費(fèi)用的量化考核。

1.4

若因公司管理體制與本制度相關(guān)聯(lián)的制度有改變時(shí),本制度另行修訂。

2.

辦公用品、辦公經(jīng)費(fèi)的界定及使用標(biāo)準(zhǔn)

2.1

辦公經(jīng)費(fèi)范圍界定

辦公經(jīng)費(fèi)包括:辦公用品費(fèi)、交通費(fèi)、電話費(fèi)、復(fù)印費(fèi)、傳真長(zhǎng)話費(fèi)、打印耗材費(fèi)。

本制度所指的辦公用品是指各部門(mén)為開(kāi)展日常工作所需的,且達(dá)不到列入固定資產(chǎn)條件的所有物品。包括書(shū)寫(xiě)工具、文件儲(chǔ)存、桌上用品、水票、打印耗材等。

交通費(fèi)是指不配備車(chē)輛的部門(mén)因開(kāi)展業(yè)務(wù)需要,自行乘坐出租車(chē)、公交車(chē)發(fā)生的實(shí)際費(fèi)用。

電話費(fèi)是指使用公司提供的辦公電話所產(chǎn)生的費(fèi)用。

復(fù)印費(fèi)是指需要到公司辦公室復(fù)印資料所發(fā)生的費(fèi)用。2.2

辦公經(jīng)費(fèi)測(cè)算原則及標(biāo)準(zhǔn)

2.2.1因工作需要,自行乘坐出租車(chē)、公交車(chē)發(fā)生的費(fèi)用,據(jù)實(shí)報(bào)銷(xiāo),并計(jì)入部門(mén)交通費(fèi)考核。

2.2.2電話費(fèi)核定。電話費(fèi)實(shí)行總額控制,公司核定各部門(mén)電話費(fèi)以后,發(fā)生費(fèi)用,以電信部門(mén)提供的實(shí)際費(fèi)用為準(zhǔn)。

原則上每個(gè)部門(mén)自行進(jìn)行話費(fèi)的及時(shí)充值。由安全部統(tǒng)一負(fù)責(zé)的電話賬號(hào)由相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行通訊費(fèi)用的及時(shí)充值。

3

辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理

3.1

辦公經(jīng)費(fèi)的核定公司根據(jù)各部門(mén)的工作性質(zhì)、耗材預(yù)估情況、公司年度財(cái)務(wù)計(jì)劃等方面綜合考慮后,由行政部和財(cái)務(wù)部擬定本年度辦公經(jīng)費(fèi)使用計(jì)劃,經(jīng)公司審批后執(zhí)行。

3.2

涉及辦公經(jīng)費(fèi)管理過(guò)程的部門(mén)職責(zé)。

行政部:負(fù)責(zé)辦公用品、辦公耗材的統(tǒng)一采購(gòu)、入庫(kù)、發(fā)放、管理,采購(gòu)必須向經(jīng)公司評(píng)定的合格供貨方實(shí)施采購(gòu);負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)核算各部門(mén)領(lǐng)用辦公用品的費(fèi)用、復(fù)印費(fèi)、交通費(fèi);電話號(hào)碼的開(kāi)通及停機(jī)使用事宜。

財(cái)務(wù)部:負(fù)責(zé)對(duì)辦公經(jīng)費(fèi)管理與預(yù)算制度的對(duì)接;對(duì)辦公用品采購(gòu)、臺(tái)帳、各部門(mén)費(fèi)用入賬等環(huán)節(jié)的監(jiān)控;月

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