視頻會(huì)議管理制度

視頻會(huì)議管理制度一、制度概述為了規(guī)范公司內(nèi)部視頻會(huì)議的組織、安排和管理，確保會(huì)議效率、時(shí)效性及信息保密性，制定本制度。二、視頻會(huì)議的定義和適用范圍1.視頻會(huì)議是指遠(yuǎn)程視頻通信技術(shù)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)或?qū)＞€，依靠多媒體設(shè)備將與會(huì)者的聲音、圖像及文字信息傳輸?shù)竭h(yuǎn)端參會(huì)者進(jìn)行實(shí)時(shí)交流的會(huì)議形式。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部舉行的視頻會(huì)議，不適用于外部對(duì)接、聯(lián)合會(huì)議，如需外部合作，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況另行處理。三、視頻會(huì)議的組織及申請(qǐng)流程1.會(huì)議組織者應(yīng)預(yù)先確定會(huì)議主持人、記錄員，確定會(huì)議主題、時(shí)間、參與人員、議題和會(huì)議目的。2.參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始時(shí)間前10分鐘進(jìn)入會(huì)議室等待，主持人將在會(huì)議開(kāi)始時(shí)間準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)。3.會(huì)議申請(qǐng)流程（1）會(huì)議組織者向會(huì)議管理員提出申請(qǐng)，提供會(huì)議主題、參會(huì)人員名單及參會(huì)時(shí)間，會(huì)議管理員審核后分配視頻會(huì)議室及相關(guān)會(huì)議設(shè)備。（2）參會(huì)人員需提前5分鐘測(cè)試音視頻設(shè)備是否正常。（3）會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)整理會(huì)議記錄并報(bào)送相關(guān)部門。四、視頻會(huì)議的設(shè)備管理及使用要求1.硬件設(shè)備要求（1）視頻會(huì)議系統(tǒng)必須符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)并保持正常工作狀態(tài)。（2）硬件設(shè)施應(yīng)得到專業(yè)人員安裝和維護(hù)。（3）瑕疵或損壞的設(shè)備應(yīng)及時(shí)更換或修復(fù)。2.軟件設(shè)備要求（1）視頻會(huì)議軟件應(yīng)是符合國(guó)家安全要求的正版軟件。（2）安裝和配置視頻會(huì)議軟件應(yīng)得到專業(yè)人員的指導(dǎo)和監(jiān)督。3.設(shè)備管理要求（1）硬件設(shè)備和軟件設(shè)備應(yīng)有專人管理和維護(hù)。（2）定期進(jìn)行設(shè)備的維護(hù)、檢修和清洗。（3）在使用設(shè)備之前，應(yīng)進(jìn)行測(cè)試等必要操作，確保設(shè)備正常。五、會(huì)議內(nèi)容的管理及保密1.會(huì)議內(nèi)容管理（1）會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)記錄會(huì)議的議題、內(nèi)容、討論與決定等。（2）會(huì)議結(jié)束后應(yīng)及時(shí)整理和審核會(huì)議記錄，并向相關(guān)人員報(bào)送記錄。2.會(huì)議保密（1）對(duì)于涉及公司商業(yè)機(jī)密和個(gè)人隱私的內(nèi)容，參會(huì)人員應(yīng)盡可能避免在視頻會(huì)議中討論。（2）可能泄露關(guān)鍵信息的設(shè)備或環(huán)境，應(yīng)進(jìn)行安全排查并進(jìn)行必要防護(hù)措施。六、違規(guī)處理對(duì)于違反公司制度和規(guī)定的參會(huì)人員，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。