供應(yīng)部采購管理制度

供應(yīng)部采購管理制度一、制度目的為規(guī)范公司供應(yīng)部門的采購行為，加強(qiáng)內(nèi)部管控和風(fēng)險(xiǎn)管理，制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司供應(yīng)部門所有采購行為。三、制度內(nèi)容1.采購流程供應(yīng)部采購流程應(yīng)包含采購需求確認(rèn)、供應(yīng)商選擇、詢價(jià)比較、采購確認(rèn)、采購執(zhí)行和采購存檔等環(huán)節(jié)，具體流程如下：采購需求確認(rèn)：供應(yīng)部負(fù)責(zé)人根據(jù)公司戰(zhàn)略性需求，形成采購需求計(jì)劃，并向財(cái)務(wù)部門提出預(yù)算申請(qǐng)。供應(yīng)商選擇：供應(yīng)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)公司采購政策和要求，審核并滿足供應(yīng)商的資質(zhì)要求，并組織報(bào)價(jià)比較。詢價(jià)比較：采購人員應(yīng)當(dāng)向多家供應(yīng)商詢價(jià)，并按照公司政策和采購標(biāo)準(zhǔn)對(duì)報(bào)價(jià)進(jìn)行綜合考量和比較，確定合適的供應(yīng)商。采購確認(rèn)：采購人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行供貨期及數(shù)量告知等協(xié)商工作，確認(rèn)采購合同的內(nèi)容。采購合同應(yīng)明確交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和支付方式等信息。采購執(zhí)行：供應(yīng)部門人員應(yīng)按照采購合同要求，及時(shí)核對(duì)采購貨物或服務(wù)的質(zhì)量和數(shù)量，并對(duì)購貨款進(jìn)行妥善管理。采購存檔：公司的采購文件、采購合同及相關(guān)資料應(yīng)保存至少5年以上。2.采購風(fēng)險(xiǎn)管控為避免公司發(fā)生采購風(fēng)險(xiǎn)或損失，管理層應(yīng)針對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)，采取以下風(fēng)險(xiǎn)管控措施：供應(yīng)商資質(zhì)審核：對(duì)供應(yīng)商的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行辨識(shí)和評(píng)估，確定合格供應(yīng)商，同時(shí)及時(shí)更新供應(yīng)商信息和資質(zhì)審核報(bào)告。安全保障：合理安排物流計(jì)劃，保障采購物流的安全，特別是對(duì)于高價(jià)值物資和易失財(cái)物?？萍急Ｕ希翰捎酶呖萍际侄螌?duì)產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量管控，例如采用無損檢測、高分辨率成像等技術(shù)手段，提高檢測質(zhì)量和效率。數(shù)據(jù)化管理：將采購流程納入信息化管理體系，實(shí)現(xiàn)信息共享和快速?zèng)Q策。3.采購合同管理供應(yīng)部門在進(jìn)行采購活動(dòng)時(shí)，應(yīng)遵循以下合同管理規(guī)范：撰寫采購合同：采購合同應(yīng)包括采購物品名稱、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、付款方式、違約責(zé)任等合同條款。合同審批：合同應(yīng)當(dāng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，審批簽字順序應(yīng)明確，并保證簽訂的是雙方都認(rèn)可的合同。合同履行：供應(yīng)部門應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，及時(shí)互相配合解決問題，同時(shí)對(duì)供應(yīng)商履行合同情況做好跟蹤管理。合同變更：當(dāng)合同需要變更的情況下，采購部門應(yīng)及時(shí)開展變更申請(qǐng)審批工作，并在責(zé)任部門、發(fā)起人同意的前提下簽署變更協(xié)議。4.日常管理為保障采購工作的正常運(yùn)行，供應(yīng)部門需要遵循以下管理規(guī)范：制定采購計(jì)劃：采購部門應(yīng)針對(duì)公司需要及市場供求情況，定期制定采購計(jì)劃?？己撕捅O(jiān)督：供應(yīng)部門應(yīng)對(duì)采購人員進(jìn)行日常管理和工作考核，記錄采購過程，隨時(shí)抽查核對(duì)采購合同。信息統(tǒng)計(jì)：供應(yīng)部門應(yīng)定期對(duì)采購信息進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，形成報(bào)告并上報(bào)管理層。持續(xù)優(yōu)化：供應(yīng)部門應(yīng)不斷完善采購體系，優(yōu)化采購流程和制度，提高采購效率和管理水平。四、違規(guī)行為和相關(guān)責(zé)任供應(yīng)部門在采購中，若出現(xiàn)以下不良行為，管理層將給予相應(yīng)責(zé)任追究：不遵守公司政策和制度；合同不符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求；采購管理數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確或被隱瞞；財(cái)務(wù)違規(guī)操作，造成公司經(jīng)濟(jì)損失。五