原始憑證審核的內(nèi)容及審核方法

PAGEPAGE5原始憑證審核的內(nèi)容及審核方法一、原始憑證的基本要求根據(jù)《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十八條、第四十九條規(guī)定，原始憑證的基本要求是：（一）各單位取得的原始憑證必須具備以下基本內(nèi)容：①原始憑證的名稱；②原始憑證填制日期（即經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生日期）；③填制憑證單位的名稱及公章或?qū)Ｓ谜?；④?jīng)辦人或責(zé)任人的簽名或蓋章；⑤接受憑證單位的名稱；⑥經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容；⑦經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的數(shù)量、計(jì)量單位、單價(jià)和金額原始憑證報(bào)銷時(shí)應(yīng)提供附件資料，以保證會(huì)計(jì)資料的完整性：1.從外單位取得的原始憑證，應(yīng)使用統(tǒng)一發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)印有財(cái)政監(jiān)制章或稅務(wù)專用章；必須加蓋填制單位的財(cái)務(wù)專用章。2.自制的原始憑證，必須按核算中心統(tǒng)一要求且須有制單單位（蓋章）、經(jīng)辦人單位負(fù)責(zé)人或由單位負(fù)責(zé)人指定的人員簽名或蓋章。3.支付款項(xiàng)的原始憑證，必須要有收款單位和收款人的收款證明（支條、收條、領(lǐng)條等），不能僅以支付款項(xiàng)的有關(guān)憑證代替。（如工程款等）。4.購(gòu)買實(shí)物的原始憑證，必須要有驗(yàn)收證明。凡需登記固定資產(chǎn)賬的票據(jù)報(bào)銷時(shí)要附有固定資產(chǎn)驗(yàn)收單，以便核算會(huì)計(jì)平行登記固定資產(chǎn)賬。5.報(bào)銷公務(wù)接待費(fèi)發(fā)票時(shí)要有經(jīng)辦人簽字并注明事由，并附公務(wù)接待費(fèi)審批（清）單，并附菜單。6.本校開出的財(cái)政收據(jù)如辦理退款，必須取得收款單位和收款人的收款憑證，不得直接使用原始收據(jù)作正件報(bào)銷，可將原始收據(jù)作為附件入賬。7.外出學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、教研活動(dòng)及參加會(huì)議代培的會(huì)議報(bào)銷差旅費(fèi)時(shí)能提供相關(guān)文件及會(huì)議通知的可在“培訓(xùn)費(fèi)”中列支。8.各校零星土建、修繕項(xiàng)目（包括改建、擴(kuò)建、裝潢、維修）要提供合同（協(xié)議）和決算復(fù)印件作為發(fā)票的附件。9.批量購(gòu)物發(fā)票或發(fā)票的項(xiàng)目不是具體產(chǎn)品名稱的，應(yīng)附有明細(xì)清單，清單上應(yīng)有經(jīng)手人簽字。3000元以上（含3000元）的大宗實(shí)物應(yīng)附有供貨合同（或協(xié)議）。10.教職工借款憑據(jù)，辦理審批手續(xù)后方可入賬，收回借款時(shí)，應(yīng)當(dāng)另開往來(lái)收據(jù)沖還，不得退還原借款憑證。各校在辦理教職工借款時(shí)，必須按照“前賬不清，后賬不借”的原則進(jìn)行辦理。11.經(jīng)上級(jí)有關(guān)部門批準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或?qū)ｍ?xiàng)，應(yīng)當(dāng)將批準(zhǔn)文件（或復(fù)印件）、請(qǐng)示報(bào)告、申請(qǐng)報(bào)告等作為原始憑證的附件。須進(jìn)行專項(xiàng)核算的要進(jìn)行專項(xiàng)核算。12.對(duì)符合政府集中采購(gòu)目錄的支出項(xiàng)目必須實(shí)行政府采購(gòu)或辦理自行采購(gòu)審批手續(xù)，憑審批手續(xù)、采購(gòu)合同及清單、驗(yàn)收單、發(fā)票報(bào)賬。不得將納入集中采購(gòu)目錄的項(xiàng)目化整為零或以其他方式規(guī)避采購(gòu)。13.其他可以輔助證明原始憑證支出真實(shí)性的憑據(jù)及相關(guān)資料。如會(huì)議紀(jì)要（會(huì)議記錄）復(fù)印件、培訓(xùn)通知（必須由教育局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和職能股室負(fù)責(zé)人簽署意見）、會(huì)議（活動(dòng)）請(qǐng)示報(bào)告（必須由教育局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和職能股室負(fù)責(zé)人簽署意見）及《永定區(qū)學(xué)校財(cái)務(wù)管理辦法》和《張家界市永定區(qū)教育局會(huì)計(jì)集中核算管理暫行辦法》中要求提供的資料。以下支出報(bào)賬時(shí)須提供相關(guān)的附件：車輛修理費(fèi)須附有修理清單；會(huì)議費(fèi)須附有參會(huì)人員報(bào)到單（或簽到冊(cè)）；修繕費(fèi)須附有修繕合同、預(yù)算或修理清單以及竣工驗(yàn)收決算（或經(jīng)教育局、財(cái)政、審計(jì)等部門出具的審計(jì)報(bào)告）、區(qū)國(guó)稅局開具的建筑工程材料查驗(yàn)單；支付物品購(gòu)置須有相關(guān)協(xié)議(合同)、驗(yàn)收單等；基本建設(shè)支出須附有合同副本、工程概（預(yù)）算和相關(guān)部門（財(cái)政、審計(jì)）審核批復(fù)的工程財(cái)務(wù)決算、區(qū)國(guó)稅局開具的建筑工程材料查驗(yàn)單。學(xué)校自籌資金基建項(xiàng)目金額超過(guò)1萬(wàn)元的必須附有教育局審計(jì)股的備案表。（二）從外單位取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章；從個(gè)人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或者蓋章。自制原始憑證必須有經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)人或者其指定的人員簽名或者蓋章。對(duì)外開出的原始憑證，必須加蓋本單位財(cái)務(wù)專用章。1.查原始憑證填制的內(nèi)容是否與原始憑證種類相符合。如一張商業(yè)發(fā)票所填制的內(nèi)容應(yīng)該是商品批發(fā)、零售及百貨銷售之類的商品，如果品名欄填寫的是加工費(fèi)、維修費(fèi)、租賃費(fèi)、服務(wù)費(fèi)、印刷費(fèi)等內(nèi)容，顯然與該票據(jù)的種類不相符，這類報(bào)銷票據(jù)就是不合規(guī)票據(jù)。2.查原始憑證加蓋的印章是否與票據(jù)的種類相符合。如一張商業(yè)發(fā)票所加蓋的印章是某某印刷廠、某某機(jī)關(guān)、某某汽車維修廠、某某打字復(fù)印社的印章，顯然這樣的原始憑證，加蓋的印章與票據(jù)的種類不相符，也是違規(guī)票據(jù)。報(bào)銷發(fā)票加蓋的印章一般是原發(fā)票專用章，根據(jù)《發(fā)票管理辦法》，報(bào)銷票據(jù)加蓋印章可以是發(fā)票專用章，也可以是財(cái)務(wù)專用章。3.查票據(jù)的屬地、職能是否與票據(jù)上加蓋的印章相符合。如一張發(fā)票是廣東省商業(yè)原始憑證，而發(fā)票加蓋的印章是河南省某某公司的發(fā)票專用章，顯然這種票據(jù)違反了票據(jù)管理的屬地原則，也是不合規(guī)票據(jù)，但如果加蓋的是駐外辦事處的印章除外；另外要根據(jù)票據(jù)加蓋的印章，查驗(yàn)收費(fèi)單位是否具有收費(fèi)的職能。如某村委會(huì)向單位收取修路集資款，使用的票據(jù)是《某某省行政事業(yè)性收費(fèi)基金專用票據(jù)》，填寫的內(nèi)容是修路集資款，加蓋的印章是某某村委會(huì)財(cái)務(wù)專用章，這樣的票據(jù)雖然是正規(guī)票據(jù)，但該村委會(huì)不具有行政事業(yè)性收費(fèi)職能，所以這種票據(jù)也屬違規(guī)票據(jù)。4.查票據(jù)客戶名稱填寫是否與報(bào)賬單位名稱相一致。如區(qū)（縣）初級(jí)中學(xué)來(lái)報(bào)賬，報(bào)銷的票據(jù)客戶名稱填寫的是區(qū)（縣）教育局，顯然這樣票據(jù)也是不合規(guī)票據(jù)。同樣如果客戶名稱填寫的是個(gè)人，所收取的費(fèi)用是養(yǎng)路費(fèi)、訴訟費(fèi)、罰款等應(yīng)該由個(gè)人承擔(dān)的費(fèi)用，這樣的票據(jù)也是不能報(bào)銷的。但在實(shí)際工作中，有些單位職工外出培訓(xùn)所收到的票據(jù)，客戶名稱填寫的是個(gè)人名字，對(duì)于這樣的票據(jù)，只要附上有關(guān)培訓(xùn)通知文件也可以作為報(bào)賬依據(jù)。5.查從票據(jù)印制的所屬日期與實(shí)際開票日期查驗(yàn)是否屬過(guò)期作廢票據(jù)。發(fā)票印制的所屬日期可以從發(fā)票右上角的發(fā)票代碼第6、7位查驗(yàn)出發(fā)票的年份，如果一張票據(jù)印制所屬日期是2001年，開票日期卻是2007年9月16日，顯然這樣的過(guò)期作廢票據(jù)也是不能報(bào)銷的。6.查同一本票據(jù)號(hào)碼的排列先后順序與該票據(jù)的填制日期是否合理。如發(fā)票號(hào)碼是NO：14300638、NO：14300639，填制票據(jù)的時(shí)間NO：14300638是2007年7月10日，而NO：14300639是2007年4月25日，那么就可斷定該項(xiàng)票據(jù)也是違規(guī)票據(jù)，但是如果注明票據(jù)丟失屬于補(bǔ)票的情況除外。7.查票據(jù)的大小寫金額填寫是否相符以及金額是否正確。如果報(bào)銷原始憑證大小寫金額不一致或者金額填寫有錯(cuò)誤，顯然這種金額不準(zhǔn)確的票據(jù)也是不能報(bào)銷的。對(duì)于這樣的原始憑證應(yīng)當(dāng)由出票單位重開，不能在票據(jù)上更正。8.查原始憑證填制字跡、筆體、筆畫的精細(xì)、壓痕是否異常。從發(fā)票的正面和反面來(lái)觀察，本應(yīng)一式多份復(fù)寫的是否符合復(fù)寫的實(shí)際情況，背面有無(wú)局部復(fù)寫的痕跡。發(fā)票的第二聯(lián)報(bào)銷聯(lián)如果不是復(fù)寫的而是用鋼筆或圓珠筆填寫的，這樣的票據(jù)就說(shuō)明存在一定的問(wèn)題；同時(shí)，還要查驗(yàn)發(fā)票是否用藥劑退色、用橡皮擦、小刀刮等涂改痕跡，如存在上述現(xiàn)象，票據(jù)也是不能報(bào)銷的。9.查原始憑證填寫位置是否存在位移。所謂位移，也就是第二聯(lián)經(jīng)復(fù)寫后，票據(jù)上的文字或數(shù)字出現(xiàn)錯(cuò)位，如一張票據(jù)大寫金額是6000元，小寫金額是60000元，這樣的票據(jù)也是不合規(guī)票據(jù)，因?yàn)槎悇?wù)機(jī)關(guān)指定的企業(yè)在印制裝訂原始憑證時(shí)，各聯(lián)次縱橫行列都是對(duì)齊的，有固定位置，不會(huì)出現(xiàn)位移現(xiàn)象。11.查報(bào)銷票據(jù)是否屬白條、收據(jù)。所謂白條收據(jù)是指報(bào)紙雜志訂閱單、培訓(xùn)費(fèi)收據(jù)、政府部門收費(fèi)收據(jù)等，這種以收據(jù)、白條代替原始憑證或基金票據(jù)使用的，其目的是偷逃稅款或私設(shè)“小金庫(kù)”，顯然這樣的票據(jù)也是不能報(bào)銷的。（二）從報(bào)銷票據(jù)所附清單及有關(guān)審批手續(xù)進(jìn)行審核1.報(bào)銷原始憑證所附清單的審核。在一般情況下，報(bào)銷發(fā)票的品名不能填寫食品、辦公用品、圖書、花木等字樣，采購(gòu)的什么商品，就在品名欄開什么商品。如果一次購(gòu)買品種較多，必須附有商品明細(xì)清單，商品明細(xì)清單金額必須與原始憑證金額相一致，并要加蓋銷售單位發(fā)票專用章或財(cái)務(wù)專用章。對(duì)于會(huì)議費(fèi)報(bào)銷票據(jù)必須分項(xiàng)注明住宿費(fèi)、餐費(fèi)、場(chǎng)地使用費(fèi)等內(nèi)容，并附上賓館所開具的發(fā)票。汽車維修費(fèi)報(bào)銷須注明修車單位、車牌號(hào)、維修零配件、維修工時(shí)等內(nèi)容。如果零配件更換較多，也要附上明細(xì)清單。2.資本性支出報(bào)銷票據(jù)的審核。凡是使用年限在一年以上以及單價(jià)在規(guī)定金額以上（一般設(shè)備金額1000元，專用設(shè)備1500元）的商品，必須附有政府采購(gòu)審批單等，按固定資產(chǎn)進(jìn)行賬務(wù)處理；使用期限在一年以上的大批同類物資，單位價(jià)值雖未達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，也要按固定資產(chǎn)進(jìn)行管理。3.項(xiàng)目資金報(bào)銷票據(jù)的審核。項(xiàng)目資金應(yīng)根據(jù)專項(xiàng)資金文件精神，嚴(yán)格按照專項(xiàng)資金的開支范圍，資金用途，專款專用。因特殊情況需改變資金用途的，應(yīng)根據(jù)財(cái)政部門批準(zhǔn)的書面材料，方可使用。4.報(bào)銷票據(jù)有關(guān)人員簽名、簽署意見及事由的審核。首先要鑒別領(lǐng)導(dǎo)簽字是否與印鑒卡的簽字相一致，領(lǐng)導(dǎo)簽名要簽全名，領(lǐng)導(dǎo)簽署意見應(yīng)注明本人意見，如“同意”等，不可只簽名字不簽意見；實(shí)報(bào)金額與票面金額不一致時(shí)應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)簽字注明實(shí)報(bào)金額。其次是審查經(jīng)辦人、驗(yàn)收人以及財(cái)務(wù)聯(lián)系人的簽字是否簽齊全。最后要審查報(bào)銷票據(jù)是否注明事由，如采購(gòu)的食品，須注明是招待用或是看病號(hào)用。1.可借助紫光燈來(lái)鑒別原始憑證的真假。正規(guī)原始憑證的原始憑證臺(tái)頭上方印有“全國(guó)統(tǒng)一原始憑證監(jiān)制章”，這個(gè)“全國(guó)統(tǒng)一原始憑證監(jiān)制章”是采用專用熒光油墨印制的，在紫光燈下呈橘紅色熒光反映；在大寫金額一欄印有仿偽色條，在紫光燈下呈橘紅色熒光反映。2.根據(jù)票據(jù)本身的制作，鑒別其是否屬國(guó)家正規(guī)特制票據(jù)。正規(guī)原始憑證通過(guò)光線照射，里面會(huì)出現(xiàn)水印、不規(guī)則發(fā)明短光線、特制花紋等圖案。假原始憑證則通過(guò)光線照射沒(méi)有這些防偽標(biāo)記或者防偽標(biāo)記模糊不清。3.根據(jù)票據(jù)的印制特征進(jìn)行鑒別。新版普通原始憑證采用白色無(wú)碳復(fù)寫印制，存根聯(lián)采用專用無(wú)碳復(fù)寫紙，國(guó)稅原始憑證復(fù)寫后下聯(lián)呈紫色，地稅原始憑證復(fù)寫后下聯(lián)呈黑色。稅控收款機(jī)專用原始憑證、普通定額原始憑證、刮獎(jiǎng)式定額原始憑證采用防偽水印紙，正反面有明顯菱形水印“sw”標(biāo)記。而《機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一原始憑證》、《機(jī)動(dòng)車維修統(tǒng)一原始憑證》采用干式防偽水印紙，正反面有明顯菱形水印“sw”標(biāo)記；4.根據(jù)原始憑證代碼及號(hào)碼進(jìn)行審驗(yàn)。新版普通原始憑證右上角有兩排數(shù)字，上面一排是原始憑證代碼，下面一排是原始憑證號(hào)碼。原始憑證代碼以12位數(shù)碼表示，第1位代碼表示原始憑證所屬機(jī)構(gòu)代碼，即0為總局，1為國(guó)稅局，2為地稅局；第2至5代碼是表示行政區(qū)域統(tǒng)一代碼，以全國(guó)行政區(qū)域統(tǒng)一代碼為準(zhǔn)，如：河南省行政區(qū)域代碼是4100，鄭州市4101，開封市4102，許昌市4110；第6、7位表示年份代碼；第8位代碼表示所屬行業(yè)代碼；第9、10、11位代碼表示所屬行業(yè)具體排序碼；第12位代碼表示為“票號(hào)循環(huán)碼”。原始憑證號(hào)碼以8位數(shù)碼表示，為每一種原始憑證在每年度中的排序。記住，原始憑證有一個(gè)特性，實(shí)付金額可以小于所附票據(jù)金額，但決不可以超過(guò)?。。∷?、原始憑證審核的方法審核原始憑證主要是以下幾方面：（一）審原始憑證的票面?？从袩o(wú)涂改的痕跡，如果有要認(rèn)真盤查，防止把別的原始憑證拿來(lái)報(bào)銷，或者小數(shù)改大數(shù)。（二）審出具原始憑證的單位名稱。一是看與本單位有無(wú)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)關(guān)系；二是看原始憑證名稱與經(jīng)濟(jì)內(nèi)容是否相符，如銷貨原始憑證不能改開收據(jù)；三是看原始憑證內(nèi)容與售貨單位的經(jīng)營(yíng)范圍是否吻合。（三）審原始憑證的抬頭?？此顔挝幻Q是否本單位，防止把私人或者其他單位的購(gòu)貨原始憑證拿來(lái)報(bào)銷。（四）審原始憑證的數(shù)字?？磾?shù)字乘以單價(jià)是否等于總金額；看大小寫金額是否一致；看小寫金額前面是否有“￥”字樣，大寫金額前面是否頂格。如有差錯(cuò)，一定要查清緣由。（五）審原始憑證所開物品價(jià)格?？磁c以往所購(gòu)?fù)N物品是否相同，如相差過(guò)大，應(yīng)及時(shí)查明原因。（六）審原始憑證的編號(hào)?？从袩o(wú)連號(hào)現(xiàn)象，防止把別人的原始憑證拿來(lái)報(bào)銷。（七）審原始憑證開出的時(shí)間。一看是否有同一經(jīng)濟(jì)內(nèi)容、同一金額的原始憑證在相近時(shí)間內(nèi)出現(xiàn)，防止重復(fù)報(bào)賬；二看原始憑證之間在時(shí)間和內(nèi)容上的內(nèi)在聯(lián)系，如購(gòu)買大件商品與其運(yùn)費(fèi)發(fā)生的時(shí)間是否前后相距太遠(yuǎn)，等等。（八）審原始憑證的印章。一看有無(wú)財(cái)政或稅務(wù)部門監(jiān)制章；二看有無(wú)售貨單位的財(cái)務(wù)專用章；三看有無(wú)經(jīng)手人簽章。只有印章齊全，才能報(bào)銷。（九）審原始憑證的備注?？磦渥谟泻我?guī)定或說(shuō)明，如有無(wú)“違章罰款，不得報(bào)銷”、“滋補(bǔ)藥品，費(fèi)用自理”等字樣。（十）審原始憑證的背面。原始憑證背面雖然沒(méi)有內(nèi)容，但由于原始憑證基本上都是用復(fù)寫紙寫的，因而背面一般應(yīng)有復(fù)寫的印痕，如果沒(méi)有，則應(yīng)特別注意。（十一）審原始憑證的印制日期。按照規(guī)定，開具原始憑證的單位每年度都應(yīng)從稅務(wù)部門領(lǐng)取本年度版本的原始憑證，即便使用上一年度版本的原始憑證按規(guī)定也不宜時(shí)間跨度太長(zhǎng)。審原始憑證印制日期，就是看是否把作廢原始憑證又拿來(lái)重新使用，如果是，不但不能報(bào)銷，而且還要向有關(guān)原始憑證管理機(jī)構(gòu)反映。（十二）審原始憑證的報(bào)銷手續(xù)?？从袩o(wú)經(jīng)手人、驗(yàn)收人、批準(zhǔn)人簽字，如沒(méi)有，應(yīng)先補(bǔ)齊手續(xù)。此外，在審核原始憑證時(shí)，還要注意分析一些不能通過(guò)票面而反映的問(wèn)題。例如，采購(gòu)物資是否舍近求遠(yuǎn)、舍優(yōu)求劣；購(gòu)買的辦公用品