電子文檔管理與技巧

電子文檔管理與技巧總部：Jogger2006年8月29日1/10/20241培訓目錄文件命名及存檔管理文件打印前的預備任務打印選項縮放功能的運用其它本卷須知1/10/202421、文件命名及存檔管理1.1文件命名及保管1.2文件的根本內容1.3自動存檔的正確設置1.4文檔分類管理1/10/202431.1文件命名及保管1.1.1文件命名及保管的常規(guī)款式Word文件命名款式Excel文件命名款式文件命名后的正確顯示款式錯誤的文件命名款式1/10/202441.1文件命名及保管1.1.2本卷須知：文件一旦建立后應立刻命名和保管以防喪失文件名必需與文件內容相一致，否那么難以查找保管時應分類存檔在復制同格式的文件編輯時，必需立刻更改文件名并保管，否那么會覆蓋并導致原文件喪失1/10/202451.2文件的根本內容1.2.1文件內容：文件名創(chuàng)建人創(chuàng)建/修訂日期1/10/202461.2文件的根本內容1.2.2本卷須知：如文件需提交相關人員審核時，應補充完好如文件超越一頁時，應設置頁碼，以便識別日期“年月日〞的輸入必需完好。為防止錯誤，可直接從菜單“工具〞--“插入〞--“日期和時間〞直接輸入1/10/202471.3自動存檔的正確設置1.3.1Word自動保管款式設置點擊下拉菜單“工具〞--“選項〞翻開“選項〞后，選擇“保管〞對話框選擇“自動保管時間間隔〞對話框，設定好自已所需的時間單擊“確定〞按鈕1/10/202481.3自動存檔的正確設置1.3.2Excel自動保管款式設置選擇菜單“工具〞--“加載宏〞，系統(tǒng)彈出“加載宏〞對話框在“當前加載宏〞列表框中選中“自動保管〞復選框單擊“確定〞按鈕選擇“工具〞--“自動保管〞，系統(tǒng)彈出“自動保管〞對話框1/10/202491.3自動存檔的正確設置1.3.2Excel自動保管款式設置選中“自動保管時間間隔〞復選框〔該復選框是在a、b、c操作后產生的〕，在“分鐘〞框中，輸入希望Excel自動保管任務簿的時間間隔單擊“確定〞按鈕本卷須知：去除“保管前提示〞復選框，否那么Excel將在每次自動保管前顯示提示信息，用戶進展選擇確認后，才干繼續(xù)編輯，以免影響任務效率1/10/2024101.4文檔分類管理創(chuàng)建文件時應按類型或性質進展定義并創(chuàng)建好文檔，如創(chuàng)建“電子文檔管理與技巧〞培訓教程文檔名，同時創(chuàng)建“培訓〞文件夾對制造或接納的文件分類歸檔。保管文件時，直接將“電子文檔管理與技巧〞保管在〞培訓〞文件夾中為節(jié)省和縮短查詢時間，建議大家在建立文件是盡量運用英文。當翻開分類文檔時，直接運用鍵盤輸入第一個字母即可找到對應的文檔1/10/2024112、文件打印前的預備任務檢查文件內容能否完好〔文件名/創(chuàng)建人/日期〕檢查拼寫，符號及語法能否正確〔尤其是英文資料〕檢查文件能否超頁〔超頁時需調整文件格式〕檢查文檔能否美觀合理〔字體盡量堅持一致〕檢查打印設備能否銜接且正常任務最終打印時必需進展打印預覽注：打印設備包括打印機，電源，紙張及銜接打印機的電腦1/10/2024123、打印選項縮放功能的運用3.1Word的操作步驟3.2Excel的操作步驟闡明：打印預覽時，如發(fā)現(xiàn)文件部分超邊〔即超頁〕或需打印在一頁時，可運用此項功能。1/10/2024133.1Word的操作步驟3.1.1操作步驟：選擇【文件】菜單下的【打印】命令；在翻開的“打印屬性〞設置框中，單擊“按紙型縮放〞設置項處的下拉按鈕，從彈出的下拉列表中選中他需求的打印紙型；設置好縮放紙型后，單擊“確定〞按鈕。1/10/2024143.1Word的操作步驟3.1.2本卷須知：默許形狀下，打印機選中的是“無縮放〞類型；且“每頁的版數(shù)〞無須改動；在【文件】--【打印】--“屬性〞--【效果】--【正常尺寸的%(N)】的比例縮放，只能改動文檔整體比例，并不能改動頁數(shù)。1/10/2024153.2Excel的操作步驟選擇【文件】菜單下的【頁面設置】命令；在翻開的對話框中，單擊“縮放比例〞設置項處的對話框；設置好縮放比例后，單擊“打印預覽〞按鈕直到顯示了解效果；單擊“確定〞按鈕。1/10/2024164、其它本卷須知4.1“我的文檔〞位置的正確設置4.2妙用“格式刷〞4.3如何設置“頁眉與頁腳〞4.4在WORD中如何美化他的表格4.5充分發(fā)揚他的左右手—快捷鍵的運用1/10/2024174.1“我的文檔〞位置的正確設置4.1.1更改前款式4.1.2更改后款式4.1.3更改緣由4.1.4更改步驟1/10/2024184.1“我的文檔〞位置的正確設置4.1.1更改前款式即系統(tǒng)默許格式，C:\DocumentsandSettings\user\MyDocuments4.1.2更改后款式更改為非系統(tǒng)盤存儲，即將文檔存屬更改為“D:\MyDocuments〞或“E:\MyDocuments〞1/10/2024194.1“我的文檔〞位置的正確設置4.1.3更改緣由系統(tǒng)出現(xiàn)缺點時，系統(tǒng)盤默許的程序和文檔通常都會喪失或無法翻開，非系統(tǒng)盤文件普通不受影響注：什么是系統(tǒng)盤系統(tǒng)盤通常指的就是Window系統(tǒng)安裝后的硬盤區(qū)域，默許盤為C盤1/10/2024204.1“我的文檔〞位置的正確設置4.1.4更改步驟右擊桌面“我的文檔〞，選擇“屬性〞；選擇“屬性〞下的“目的文件夾〞，將原途徑“C:\DocumentsandSettings\user\MyDocuments〞更改為““D:\MyDocuments〞或“E:\MyDocuments〞更改時，彈出對話框“創(chuàng)建文件夾〞；點擊“是〞按鈕。1/10/2024214.2妙用“格式刷〞4.2.1什么是“格式刷〞4.2.2格式刷的原理及作用1/10/2024224.2.1什么是“格式刷〞“格式刷〞實踐上是一種特殊的復制、粘貼工具，主要用于對字符、段落和單元格的格式化1/10/2024234.2.2格式刷的原理及作用4.2.2.1任務原理將已設定好的樣本格式快速復制到文檔或任務表中需設置此格式的其它部分，使之自動與樣本格式一致。簡言之，“格式刷〞就是“刷〞格式用的，也就是復制格式用的4.2.2.2作用在進展版面格式的編排時，運用格式刷可以防止大量的反復性操作，大大提高任務效率。1/10/2024244.3如何設置“頁眉與頁腳〞選擇【視圖】菜單下的【頁眉和頁腳】命令。切換到【頁面】視圖，并出現(xiàn)【頁眉和頁腳】工具欄Word可經過單擊工具欄上的【在頁眉和頁腳間切換】按鈕或者利用垂直滾動條向上、向下滾動，就可以在頁眉和頁腳之間切換Excel那么可直接在對話框中進展頁眉與頁腳切換在“頁眉與頁腳中〞輸入相關文字后，單擊【頁眉和頁腳】工具欄上的【封鎖】按鈕1/10/2024254.3如何設置“頁眉與頁腳〞本卷須知：可插入頁碼、日期和時間等作為文檔的頁眉或頁腳對于首頁、偶數(shù)和奇數(shù)頁，可運用不同的頁眉或頁腳附：頁眉與頁腳款式1/10/2024264.4在WORD中如何美觀表格4.4.1如何設置表格標題行反復選擇菜單欄“表格〞下“標題欄反復〞選項，那么從下頁標題欄自動反復，防止單頁閱讀時有針對性的查找和對比上下文1/10/2024274.4在WORD中如何美觀表格4.4.2“表格屬性〞的邊框、底紋和選項的運用選中要標注邊框或底紋的單元格后，然后選中相應的線型，這樣便可以直接從預覽圖中查看效果有關“選項〞，主要用于更改文字與邊距的大小，一方面，有利于添加輸入更多文字；另一方面，更有利于調整整個文本的格式1/10/2024284.4在WORD中如何美觀表格4.4.3行與列距的設置方法別忘記最簡單易行的設置方法：直接選中整個表框，然后把鼠標放置在表格的右下角自在拉動，只到選擇適宜的位置放松鼠標即可；選中工菜單欄“表格〞的下拉菜單“自動調整〞進展行與列的自在設定；手動調整〔略〕1/10/2024294.5快捷鍵的運用假設希望快速完成需求頻繁執(zhí)行的義務，指定快捷鍵不失為一種非常好的方式，您只需按下鍵盤上的一個或多個按鍵，即可完成一項義務在操作過程中，要特別協(xié)調和利用好您的左右手，這樣操作會節(jié)省大量時間快捷鍵規(guī)那么〔略〕1/10/202430TheEnd!Thanksforyouallcoming!謝謝大家1/10/202431Word文件命名款式

1/10/202432Excel文件命名款式

1/10/202433文件命名后的正確顯示款式

1/10/202434錯誤的文件命名款式

1/10/202435Word自動保管設置步驟11/10/202436Word自動保管設置步驟21/10/202437Excel自動保管設置步驟11/10/202438Excel自動保管設置步驟21/10/202439Excel自動保管設置步驟31/10/202440Excel自動保管設置步驟41/10/202