會議管理與服務(wù)

第9章會議管理與效勞主要內(nèi)容一、會議的定義與分類二、會議的籌劃三、會議的現(xiàn)場管理重點與難點1、重點：會議籌劃會議的現(xiàn)場管理2、難點：高效會議的籌劃與管理第一節(jié)會議的定義與分類一、會議的定義：

會議活動是圍繞特定目的而開展的、組織有序的、以口頭交流為主要方式的群體性活動。二、會議的分類1、按舉辦單位分協(xié)會會議:公司會議：其他組織會議：協(xié)會會議與公司會議特點比較比較項目協(xié)會會議公司會議周期準(zhǔn)備時間選址飯店類型飯店定位出席者會期展覽

根本固定，1年按需1年以上少于1年按業(yè)務(wù)需求吸引與會者會議性質(zhì)、規(guī)模期限開會目的自愿、吸引,200-500人相關(guān)人員，100人以下多于3天1-5有時有比較少比較項目協(xié)會會議公司會議會議策劃與決策一會一支票費用當(dāng)?shù)貢T董事會、理事會等決策者多是公司出自費多需要當(dāng)?shù)赜袝T二、會議的分類2、按會議規(guī)模分問：多少人參與的會議才稱之為大型會議呢？小型會議：不超過100人中型會議：100-1000人大型會議：1000-10000人超大型會議：萬人以上二、會議的分類3、從會議的性質(zhì)和內(nèi)容上分年會：convention專業(yè)性會議：conference代表大會：congress論壇：forum講座：lecture研討會：seminar專題討論會：workshop座談會：Symposium討論會：Panel二、會議的分類

4、按會議購置者性質(zhì)分非營利性機構(gòu)會議指：SMERF組織，即社交〔social〕、軍人〔military〕、教育〔educational〕、宗教〔religious〕和聯(lián)誼團體〔fraternal〕等舉辦的會議。營利性會議：指公司會議、產(chǎn)業(yè)性協(xié)會會議說出以下的會議屬于哪一類？全國血吸蟲病防治工作會中澳國際公司2023年度前期銷售工作會議上海人大常委會2023年全國冶金物理化學(xué)學(xué)術(shù)會議“全球?qū)Ш剑腔凵?！〞—?023GARMIN〔佳明〕新產(chǎn)品發(fā)布會第二節(jié)會議籌劃從本質(zhì)上來說，會議籌劃是具體答復(fù)六大要素問題：會議目標(biāo)〔why〕——為什么開會會議主題和議題〔what〕——開什么會與會人員〔who〕——誰參與會議會議時間〔when〕——什么時候開會會議地點〔where〕——在什么地方開會會議形式〔how〕——怎樣開會一、會議目標(biāo)籌劃——why例如，博鰲亞洲論壇的目標(biāo)是創(chuàng)立第一個以亞洲為立足點，從亞洲的視覺去審視世界重大經(jīng)濟問題，同時通過與世界其它地區(qū)的對話與交流來深化亞洲內(nèi)外經(jīng)濟聯(lián)系的論壇活動。二、會議主題籌劃——what例如，博鰲亞洲論壇2007年年會主題是“亞洲尋求共贏：亞洲制勝全球經(jīng)濟-創(chuàng)新和可持續(xù)開展〞。

博鰲亞洲論壇2023年年會主題是“綠色亞洲：在變革中實現(xiàn)共贏〞。

博鰲亞洲論壇2023年年會主題是“經(jīng)濟危機與亞洲：挑戰(zhàn)與展望〞。會議議題籌劃程序：收集篩選加工和調(diào)整確定三、確定會議參加對象——who四、會議發(fā)言籌劃〔一〕發(fā)言人的挑選1挑選途徑：行業(yè)內(nèi)專家、權(quán)威人士2考察發(fā)言人的能力素質(zhì)3發(fā)言人要有代表性4發(fā)言人人數(shù)確定5發(fā)言時間限定6發(fā)言順序安排：按照發(fā)言主題的重要程度、報名時間先后、身份高到低或低到高、姓氏筆畫、抽簽、發(fā)言人自由決定、主持人臨時點名

〔二〕發(fā)言人確實認(rèn)：會前確認(rèn)〔三〕注意發(fā)言人的特殊要求五、會議時間地點籌劃——when&howlong〔一〕會議時間籌劃1、會議時間籌劃的原那么——時機原那么：選擇成熟時機舉行會議合理原那么：符合生理、心理規(guī)律可操作性原那么：根據(jù)行業(yè)特征和與會者的時間情況來安排2、會議時間籌劃的幾個本卷須知——避開關(guān)鍵日期避開節(jié)假日避開重要運動會及特殊活動案例分析：“天下第一會〞遭遇“長春寒流〞

2004年9月12日至15日，第71屆秋季全國糖酒商品交易會〔糖酒會〕在長春舉辦。歷屆秋季糖酒會均在10月中舉辦，此次主辦方考慮到東北的氣候因素，首次改變秋季辦會時間，比以往提前近一個半月舉行。然而，這屆糖酒會比以往的糖酒會來說，不但規(guī)模上有所下降，而且在規(guī)格上、水平上、檔次上都有所下降。長春糖酒會創(chuàng)下了近5年來秋季糖酒會的“最低點〞試從糖酒會舉辦時間上，分析此次糖酒會遭遇“寒流〞的原因。六、會議地點籌劃————where(P158)1選擇舉辦地聲譽和環(huán)境交通季節(jié)和氣候2選擇具體場所〔1〕場所類型的選擇第一，培訓(xùn)活動第二，研究和開發(fā)會議第三，學(xué)會年會第四，表彰、獎勵型會議第五，交易會和新產(chǎn)品展示會〔2〕場所選擇的本卷須知住宿接待能力交通位置和根底設(shè)施效勞花費平安和其他標(biāo)準(zhǔn)七、會議日程安排籌劃16.00-16.10北京市政府代表致詞16.10-16.20科隆市市長FritzSchramma致辭16.20–16.35科隆市副市長Walter-Borjans博士發(fā)言“科隆—通往歐洲的大門”16.35-16.45HerbertFerger發(fā)言“科隆的國際競爭實力”16.45–17.00德國北威州投資促進署總裁

PetraWassner發(fā)言

“北威州–在德投資首選”17.00–17.10科隆展會負(fù)責(zé)人

MichaelDreyer發(fā)言17.10–17.20中國通用技術(shù)(集團)控股有限責(zé)任公司代表發(fā)言“投資科隆的優(yōu)勢”17.20–18.00討論18.00–20.00冷餐會八、會議公關(guān)和宣傳籌劃印刷宣傳手冊通過電子郵件、傳媒散發(fā)宣傳資料補充資料：申辦世博會的根本流程1申辦：確定主題、開閉幕式時間2考察：由假設(shè)干代表參加；3投票：在舉辦日期前8年投票表決；4注冊：正式承擔(dān)責(zé)任第三節(jié)會議的現(xiàn)場管理注冊報到開幕式閉幕式第三節(jié)會議的現(xiàn)場管理一、注冊〔一〕預(yù)先注冊〔Pre-registration〕專門為那些在會前已經(jīng)支付注冊費的與會者效勞臺。由于大局部人與會者都會在會前注冊，所以報到注冊人數(shù)比較多。這個臺要長，效勞人員要多。有的按字母區(qū)域來分幾個臺或區(qū)。根據(jù)估計注冊人數(shù)安排工作人員。主要工作就是核對確認(rèn)信、發(fā)送資料袋等。第三節(jié)會議的現(xiàn)場管理〔二〕現(xiàn)場注冊〔On-siteregistration〕會前沒有注冊或未繳注冊費的與會者，到現(xiàn)場注冊臺注冊和繳納費用。需要3，4位經(jīng)驗豐富的工作人員，最好有專業(yè)的財務(wù)人員。和外語人員國內(nèi)外的注冊表要分開。應(yīng)急事項：托收匯票沒有到達(dá)銀行；信用卡拒付；沒有支付銀行代辦費形成差額。補充資料：現(xiàn)場注冊時間1、會前注冊時間？提前1-2天2、每天什么時段注冊？會議前的半小時3、注冊是否間斷〔午休〕？4、注冊結(jié)束時間？與閉幕式同時甚至稍晚補充資料：注冊臺的搭建由標(biāo)準(zhǔn)展板搭建，分為兩個區(qū)域前區(qū)：可以分為不同職能的幾個臺：預(yù)先注冊臺、現(xiàn)場注冊臺、旅游臺、補交款等。每個臺的眉板上著名本臺的職能后區(qū)：工作間；堆放資料和文件的庫房第三節(jié)會議的現(xiàn)場管理二、會議開幕式安排〔一〕開幕式時間兩種方式：會議正式開始前一天晚上；會議正式開始的上午。主要由會議主辦方是具體的情況而定。〔二〕開幕式地點和與會人數(shù)直接相關(guān)；原那么與會議場所靠近?！踩抽_幕式會場布置1、主席臺的布置〔1〕背景板和橫幅主席臺背景幕之前，要與主席臺構(gòu)成協(xié)調(diào)三局部構(gòu)成：會議的會徽和組織標(biāo)志徽章；會議的中英文名稱、縮寫以及時間地點；會議的主辦單位畫面要顯眼、色調(diào)明快、美觀，主色調(diào)與各輪通知書的封面一致。大會的橫幅。紅布白字。中英文全稱〔2〕主席臺(2)會議座位安排主席臺必須排座，放名簽領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時，1號領(lǐng)導(dǎo)居中，2號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)的左手位，3號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)的右手位7531246主席臺觀眾席第三節(jié)會議的現(xiàn)場管理三、閉幕宴會的安排〔一〕時間的選擇會議結(jié)束的前一天或者當(dāng)天的晚上7點時間持續(xù)2，3小時〔二〕地點的選擇就近；室內(nèi)和室外?！踩抽]幕宴會的形式室外那么為冷餐；室內(nèi)為10人桌餐、設(shè)有主桌，主桌上應(yīng)該有效勞人員為貴賓分餐。主桌：長型和圓桌，如是圓桌設(shè)有三個，一大二小。講話和小型的文藝演出，設(shè)有話筒和音響設(shè)備等1、菜單：中國特色菜組合2、酒水：最好不上烈性酒。3、其他特殊要求素食主義者、穆斯林信徒等，桌子要有明顯標(biāo)志補充資料：閉幕宴會菜單〔四〕人數(shù)的預(yù)定與餐廳協(xié)商好人數(shù)調(diào)整的最后時間。約為注冊人數(shù)的60%-70%?！参濉抽]幕式宴會的程序