報(bào)銷電子發(fā)票管理制度

報(bào)銷電子發(fā)票管理制度一、前言隨著電子商務(wù)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子發(fā)票已經(jīng)成為企業(yè)日常財(cái)務(wù)管理的重要工具。國家稅務(wù)總局已經(jīng)批準(zhǔn)了企業(yè)使用電子發(fā)票，并對其進(jìn)行了具體的規(guī)定。本文檔旨在制定報(bào)銷電子發(fā)票管理制度，規(guī)范企業(yè)報(bào)銷流程，保證發(fā)票的真實(shí)性和合法性，提高企業(yè)的財(cái)務(wù)管理效率。二、管理范圍本管理制度適用于企業(yè)內(nèi)部的所有報(bào)銷事項(xiàng)。三、管理要求3.1報(bào)銷流程3.1.1報(bào)銷人員流程報(bào)銷人員需要在報(bào)銷前先在系統(tǒng)中輸入自己的個(gè)人信息，并申請獲取電子發(fā)票管理權(quán)限；報(bào)銷人員對于每一筆費(fèi)用報(bào)銷，需要上傳相關(guān)支出所對應(yīng)的電子發(fā)票；上傳電子發(fā)票時(shí)，需要填寫發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、購方信息等相關(guān)信息；電子發(fā)票需保留21個(gè)月。3.1.2審批人員流程經(jīng)審批人員審核確認(rèn)無誤后，將電子發(fā)票進(jìn)行審批通過；上級審批人員審批通過后，系統(tǒng)會(huì)將相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷自動(dòng)納入到下一級審批人員的審批范圍中；電子發(fā)票一旦審批通過不可更改。3.2報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)3.2.1財(cái)務(wù)人員流程財(cái)務(wù)人員在審核電子發(fā)票的時(shí)候，需核對發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、購方信息等所有信息是否符合規(guī)定；核對后，將電子發(fā)票加以審核，確保報(bào)銷金額及相關(guān)信息符合規(guī)定。3.3安全措施3.3.1系統(tǒng)安全系統(tǒng)應(yīng)執(zhí)行定期備份，并能自動(dòng)恢復(fù)數(shù)據(jù)，確保系統(tǒng)的連續(xù)性；按照用戶的權(quán)限分配管理，保證數(shù)據(jù)的安全性。3.3.2數(shù)據(jù)安全系統(tǒng)需設(shè)置備份機(jī)制，數(shù)據(jù)備份一定要定期進(jìn)行；電子發(fā)票不允許通過外部通道導(dǎo)出或拷貝。四、責(zé)任制4.1相關(guān)部門的職責(zé)財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)校準(zhǔn)報(bào)銷的數(shù)據(jù)、校對電子發(fā)票，并審核報(bào)銷人員的相關(guān)信息；報(bào)銷人員：需誠實(shí)守信地報(bào)銷出具真實(shí)的單據(jù)，確保每項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷的有效性和及時(shí)性；系統(tǒng)管理員：負(fù)責(zé)對報(bào)銷系統(tǒng)的維護(hù)和保護(hù)，確保系統(tǒng)安全、運(yùn)行穩(wěn)定。審批人員：在規(guī)定時(shí)間范圍內(nèi)完成對每筆報(bào)銷單據(jù)的審核工作，確保報(bào)銷人員使用發(fā)票的合理性。4.2違規(guī)責(zé)任報(bào)銷人員在報(bào)銷過程中，如上傳虛假發(fā)票或采用其他違規(guī)方式，需承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任；系統(tǒng)管理員在維護(hù)和保護(hù)系統(tǒng)時(shí)如果存在疏忽，造成數(shù)據(jù)泄露或丟失的，需承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任；報(bào)銷人員在使用電子發(fā)票時(shí)，如果發(fā)票信息有誤或不完整，需承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、總結(jié)報(bào)銷電子發(fā)票管理制度將為企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作提供便利，提升管理效率，規(guī)范企業(yè)報(bào)銷環(huán)節(jié)。參與本制度的各方，應(yīng)加強(qiáng)對本管理制度的執(zhí)行、監(jiān)督和檢查，以保證本管理制度的實(shí)施效果。同時(shí)，涉及到的安全措