公共經(jīng)濟(jì)管理第五章 控制

第五章控制

15.1.1控制的含義控制是監(jiān)視管理的各項(xiàng)活動，以保證它們按方案進(jìn)展并糾正各種偏向的過程?？刂迫蝿?wù)是指為了確保組織的目的以及方案可以實(shí)現(xiàn)，管理者根據(jù)事先確定的規(guī)范，對下級的任務(wù)進(jìn)展衡量和評價(jià)，并在出現(xiàn)偏向時(shí)進(jìn)展糾正，以防止偏向繼續(xù)開展；或者，根據(jù)組織內(nèi)外環(huán)境的變化和組織開展的需求，在方案的執(zhí)行過程中，對原方案進(jìn)展修訂，并調(diào)整整個(gè)管理任務(wù)的過程。5.1控制職能概述25.1.2控制的意義法約爾曾經(jīng)指出，控制必需施之于一切的事、人和任務(wù)。這是由于即使有完善的方案、有效的組織和指點(diǎn)，都不能保證組織目的的自然達(dá)成，而需求進(jìn)展強(qiáng)有力的控制與監(jiān)視。羅賓斯指出，有效的管理一直是督促他人、控制他人的活動，以保證應(yīng)該采取的行動得以順利進(jìn)展，以及他人應(yīng)該到達(dá)的目的得以實(shí)現(xiàn)。因此，有人說“管理就是控制，控制就是管理〞。3控制的重要性可以從兩個(gè)方面來了解：一是控制的普遍性控制職能普遍存在于任何組織、任何活動當(dāng)中。由于在現(xiàn)代管理系統(tǒng)中，人、財(cái)、物、信息等要素的組合關(guān)系是多種多樣的，時(shí)空變化及環(huán)境的影響很大，組織內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)和構(gòu)造有時(shí)變化也很大，加上組織關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，各種隨機(jī)要素很多，預(yù)測不能夠完全準(zhǔn)確，制定出的方案在執(zhí)行過程中不僅能夠會出現(xiàn)偏向，而且還會發(fā)生未曾預(yù)料到的情況。這時(shí)，控制任務(wù)就起到了執(zhí)行和完成方案的保證作用以及在管理控制中產(chǎn)生新的方案、新的目的和新的控制規(guī)范的作用。所以說，控制是一項(xiàng)普遍而廣泛的管理職能。4二是控制的全程性控制職能作為實(shí)現(xiàn)目的及改良任務(wù)的有效手段存在于管理活動的全過程中。雖然方案可以制定出來，組織構(gòu)造可以調(diào)整得非常有效，員工的積極性也可以調(diào)動起來，但是這些依然不能保證一切的行動能按方案執(zhí)行，不能保證管理者追求的目的一定能到達(dá)，必需依托控制任務(wù)在方案實(shí)施的各個(gè)階段經(jīng)過糾正偏向的行動來實(shí)現(xiàn)。因此，控制職能存在于管理活動的全過程中，它不僅可以維持其他職能的正常活動，而且在必要的時(shí)侯可以改動其他管理職能的活動。55.1.3控制與其他管理職能的關(guān)系

控制與方案的關(guān)系控制與組織的關(guān)系控制與指點(diǎn)的關(guān)系65.1.4管理控制系統(tǒng)的組成

控制的目的，即進(jìn)展控制活動的目的取向，也是進(jìn)展控制活動的根據(jù)?？刂频闹黧w，即各級管理者及其所屬的各職能部門?？刂频膶ο?，控制系統(tǒng)控制的對象應(yīng)是組織的整個(gè)活動?？刂频姆椒ê褪侄?，即為到達(dá)有效的控制，所采用的各種科學(xué)方法和手段。75.2控制原那么5.2.1未來導(dǎo)向原那么未來導(dǎo)向的原那么，是指控制任務(wù)該當(dāng)著眼未來，而不是只需當(dāng)出現(xiàn)了偏向才進(jìn)展控制。由于在整個(gè)控制系統(tǒng)中存在著時(shí)滯，所以一個(gè)控制系統(tǒng)越是以前饋而不是以簡單的信息反響為根底，那么管理人員越是可以有效地預(yù)防偏向或及時(shí)采取措施糾正偏向。

85.2.2反映方案要求原那么孔茨曾說：“可以把方案任務(wù)和控制任務(wù)看成一把剪刀的兩刃。沒有任何一刃，剪刀也就沒有用了。沒有了目的與方案，也就不能夠控制，這是由于必需求把業(yè)績同某些已規(guī)定的規(guī)范相比較。〞控制的目的是為了實(shí)現(xiàn)方案，方案是控制所采用的績效衡量規(guī)范的根據(jù)。因此，管理者在制定方案時(shí)要思索到相關(guān)的控制要素。方案越明確、越全面完好，控制任務(wù)就越有效果。95.2.3組織順應(yīng)性原那么控制必需反映組織構(gòu)造的類型和情況。組織構(gòu)造是明確職權(quán)和責(zé)任的根據(jù)。為此，控制必需反映組織的構(gòu)造情況并由健全的組織構(gòu)造來保證，否那么，控制只是空談。健全的組織構(gòu)造一方面要能在組織中將反映實(shí)踐任務(wù)形狀的信息迅速地上傳下達(dá)，保證聯(lián)絡(luò)渠道暢通；另一方面要責(zé)權(quán)清楚，使組織構(gòu)造中的各部門和個(gè)人真實(shí)擔(dān)負(fù)起本人的責(zé)任。否那么，出現(xiàn)了偏向就難以糾正，控制也就不能夠?qū)崿F(xiàn)。105.2.4關(guān)鍵點(diǎn)原那么控制任務(wù)要突出重點(diǎn)，要針對重要的、關(guān)鍵的要素實(shí)施重點(diǎn)控制?，F(xiàn)實(shí)上，組織中的活動往往錯(cuò)綜復(fù)雜，管理者根本無法對每一個(gè)方面實(shí)施完全的控制，它們應(yīng)該且只能將留意力集中于方案執(zhí)行中的一些關(guān)鍵影響要素上。因此，控制住了關(guān)鍵點(diǎn)，也就控制住了全局。選擇關(guān)鍵控制點(diǎn)的才干是管理的藝術(shù)，有效控制在很大程度上取決于這種才干。115.2.5例外原那么控制任務(wù)應(yīng)留意方案實(shí)施中的例外偏向〔超出普通情況的特別好或特別壞的情況〕。對例外情況要思索實(shí)踐情況。在偏離規(guī)范的各種情況中，某些微小的偏向能夠比某些較大的偏向影響更大。因此，在實(shí)踐任務(wù)中，控制的例外原那么必需與控制關(guān)鍵點(diǎn)原那么相結(jié)合，把留意力集中在對關(guān)鍵點(diǎn)的例外情況的控制上。關(guān)鍵點(diǎn)原那么強(qiáng)調(diào)選擇控制點(diǎn)，而例外原那么強(qiáng)調(diào)察看在這些控制點(diǎn)上所發(fā)生的異常偏向。125.2.6及時(shí)性原那么指在控制任務(wù)中及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏向，并能及時(shí)采取措施糾正。一個(gè)有效的控制系統(tǒng)必需可以提供及時(shí)的信息。信息是控制的根底。為提高控制的及時(shí)性，信息的搜集和傳送必需及時(shí)。假設(shè)信息的搜集和傳送不及時(shí)，信息處置的時(shí)間過長，那么偏向就不能及時(shí)糾正。135.2.7客觀性原那么在控制任務(wù)中，管理者不能憑個(gè)人的客觀閱歷或直覺判別，而應(yīng)采用科學(xué)的方法，尊重客觀現(xiàn)實(shí)。控制任務(wù)的客觀性要求控制系統(tǒng)應(yīng)盡能夠提供和運(yùn)用無偏見的、詳細(xì)的、可以被證明和了解的信息。同時(shí)，還要求必需具有客觀的、準(zhǔn)確的和適當(dāng)?shù)目刂埔?guī)范。為了保證控制的客觀性，就要求盡能夠?qū)⒑饬恳?guī)范加以量化。量化程度越高，控制越規(guī)范。145.2.8準(zhǔn)確性原那么一個(gè)控制系統(tǒng)要行之有效必需具備準(zhǔn)確性。基于不準(zhǔn)確信息的決策，往往是錯(cuò)誤的決策，會使整個(gè)組織蒙受損失?，F(xiàn)實(shí)中由于各種要素的影響，經(jīng)常將不準(zhǔn)確性帶入控制系統(tǒng)之中。有時(shí)能夠是由于衡量績效的工具準(zhǔn)確度不夠；有時(shí)能夠是任務(wù)人員出于個(gè)人利益，人為地虛報(bào)數(shù)據(jù)。因此管理者需求選擇適用的、準(zhǔn)確的績效衡量方法和工具來防止產(chǎn)生誤差，同時(shí)還要采取預(yù)防措施，運(yùn)用先進(jìn)的管理技藝防止出現(xiàn)弄虛作假行為。155.2.9彈性原那么有效的控制系統(tǒng)應(yīng)有足夠的彈性，以順應(yīng)各種不利的環(huán)境變化或利用各種新的時(shí)機(jī)。如今技術(shù)提高日新月異，顧客需求不斷變化，組織所處內(nèi)外部環(huán)境中的干擾性、復(fù)雜性越來越大。假設(shè)沒有一個(gè)靈敏的系統(tǒng)對這些變化作出準(zhǔn)確的預(yù)測或反映，并據(jù)此調(diào)整組織活動，組織的生存難以維系。因此，對各種能夠出現(xiàn)的情況盡量預(yù)備好各種可選擇的方案，以使控制更具有靈敏性。165.2.10經(jīng)濟(jì)性原那么控制要思索費(fèi)用問題。將控制所需的費(fèi)用同控制所產(chǎn)生的結(jié)果進(jìn)展比較，當(dāng)經(jīng)過控制所獲得的價(jià)值大于它所需費(fèi)用時(shí)，才有必要實(shí)施控制。從經(jīng)濟(jì)性的角度思索，控制系統(tǒng)并不是越復(fù)雜越好，控制力度越大越好。在許多情況下，這種投入的添加并不一定會導(dǎo)致方案能更順利地實(shí)現(xiàn)。假設(shè)控制可以以最小的費(fèi)用來實(shí)現(xiàn)預(yù)期的控制目的，那么這種控制系統(tǒng)就是最有效的。175.3控制原理在西方古典管理實(shí)際中，當(dāng)時(shí)所強(qiáng)調(diào)的控制職能是只憑閱歷進(jìn)展控制。如今的控制是以科學(xué)實(shí)際為根底的。管理控制的實(shí)際根底是現(xiàn)代科學(xué)中具有較強(qiáng)綜合性的根底實(shí)際，即系統(tǒng)論、信息論和控制論。185.4控制過程及其類型

5.4.1控制過程一是確定規(guī)范二是衡量績效三是采取措施19一.確定規(guī)范規(guī)范從方案中產(chǎn)生。方案是管理者設(shè)計(jì)控制任務(wù)和進(jìn)展控制任務(wù)的準(zhǔn)繩，控制任務(wù)第一步是制定方案。實(shí)踐上規(guī)范有多種，例如：〔1〕實(shí)物規(guī)范。〔2〕本錢規(guī)范。〔3〕資本規(guī)范。〔4〕收益規(guī)范。〔5〕方案規(guī)范?！?〕無形規(guī)范。〔7〕以目的為規(guī)范。在實(shí)踐任務(wù)當(dāng)中，不論采取哪種類型的規(guī)范，都需求按照控制對象的特點(diǎn)來決議。202.衡量績效〔1〕如何衡量〔個(gè)人察看、統(tǒng)計(jì)報(bào)告、口頭匯報(bào)和書面報(bào)告〕〔2〕衡量什么〔有一些控制準(zhǔn)那么是在任何管理環(huán)境中都通用的。比如，營業(yè)額或出勤率可以考核員工的根本情況；費(fèi)用預(yù)算可以將管理者的辦公支出控制在一定的范圍之內(nèi)〕213.采取措施⑴維持原狀；⑵糾正偏向；⑶修訂規(guī)范。走動式管理管理者走進(jìn)任務(wù)場所，直接與員工接觸。

22圖5-4控制過程235.4.2控制類型信息是控制當(dāng)中的重要要素。管理中的控制信息可以來自系統(tǒng)的輸出結(jié)果，也可以來自過程中，或者來自系統(tǒng)的輸入及主要擾動量的變化。第一種稱為反響控制；第二種稱為同期控制；第三種稱為前饋控制。24加工輸入輸出前饋式控制預(yù)測能夠出現(xiàn)的問題同步式控制在問題發(fā)生時(shí)處理反響式控制在問題發(fā)生后處理圖13-5控制的類型5.5控制方法預(yù)算控制方法消費(fèi)控制方法財(cái)務(wù)控制方法審計(jì)控制方法平衡計(jì)分卡損益平衡分析26預(yù)算分為：〔1〕收入預(yù)算；〔2〕支出預(yù)算；〔3〕資金支出預(yù)算；〔4〕現(xiàn)金預(yù)算；〔5〕資產(chǎn)負(fù)債預(yù)算等。預(yù)算的作用與缺乏：預(yù)算可以使企業(yè)的運(yùn)營績效具有可比性，使管理者了解企業(yè)的運(yùn)營情況，調(diào)整和協(xié)調(diào)企業(yè)活動方向。它的缺乏是容易導(dǎo)致控制過細(xì)，容易導(dǎo)致本位主義，容易導(dǎo)致效能低下，缺乏靈敏性。5.5.1預(yù)算控制方法5.5.2消費(fèi)控制方法對供應(yīng)商的控制庫存控制質(zhì)量控制5.5.3財(cái)務(wù)控制方法財(cái)務(wù)報(bào)表是用于反映企業(yè)運(yùn)營的期末財(cái)務(wù)情況和方案期內(nèi)的運(yùn)營成果的數(shù)字表。財(cái)務(wù)報(bào)表分析，也稱運(yùn)營分析，就是以財(cái)務(wù)報(bào)表為根據(jù)來判別企業(yè)運(yùn)營的好壞，并分析企業(yè)運(yùn)營的優(yōu)點(diǎn)和短處。利潤率分析，指分析企業(yè)收益情況的好壞；流動性分析，指分析企業(yè)負(fù)債與支付才干能否相順應(yīng)，資金的周轉(zhuǎn)情況能否良好等；消費(fèi)率分析，指分析企業(yè)在方案期間內(nèi)消費(fèi)出多少新的價(jià)值，又是如何進(jìn)展分配將其變?yōu)槿斯け惧X、應(yīng)付利息和凈利潤的。5.5.4審計(jì)控制方法審計(jì)包括財(cái)務(wù)審計(jì)與管理審計(jì)。近來出現(xiàn)了推行以維護(hù)環(huán)境為目的的清潔消費(fèi)審計(jì)。所謂財(cái)務(wù)審計(jì)是以財(cái)務(wù)活動為中心內(nèi)容，以檢查并核實(shí)賬目、憑證、財(cái)務(wù)、債務(wù)以及結(jié)算關(guān)系等客觀事物為手段，以判別財(cái)務(wù)報(bào)表中所列出的綜合的會計(jì)事項(xiàng)能否正確無誤，報(bào)表本身能否可以依賴為目的的控制方法。所謂管理審計(jì)是檢查一個(gè)單位或部門管理任務(wù)的好壞，評價(jià)人力、物力和財(cái)力的組織及利用的有效性。其目的在于經(jīng)過改良管理任務(wù)來提高經(jīng)濟(jì)效益。5.5.5平衡計(jì)分卡平衡計(jì)分卡一種包括財(cái)務(wù)在內(nèi)的多種角度評價(jià)組織業(yè)績的方法損益平衡分析是經(jīng)過對業(yè)務(wù)量〔產(chǎn)量、銷售量、銷售額〕、本錢、利潤三者相互制約關(guān)系的綜合分析，以預(yù)測利潤、控制本錢的一種分析方法。它是利用本錢特性，即