物料管理與采購作業(yè)范本

第33頁共38頁第1頁共38頁目錄TOC\o"1-3"\h\z一、物料管理概論 2〔一〕物料管理的重要性 2〔二〕物料管理的范圍 4〔三〕物料之定義及區(qū)分 4〔四〕物料管理績效 5〔五〕物料管理的組織 6二、物料方案與存量管制 8〔一〕物料方案之步驟 9〔二〕存量管制 11〔三〕定期訂貨管制法 18(三〕ABC分析法 19三、采購作業(yè) 23〔一〕認(rèn)識采購 23〔二〕采購要求之原那么 25〔三〕供料廠商甄選 26〔四〕采購進(jìn)度之控制 31四、物料分類與編號 31〔一〕物料編號之功能 31〔二〕物料的編號方法 32五、物料儲存與保管 33〔一〕倉庫場所的布置 33〔二〕儲存本卷須知 34〔三〕物料管制卡 34〔四〕物料盤點 35

TOC\o"1-3"\n\p""\h\z一、物料管理概論〔一〕物料管理的重要性〔二〕物料管理的范圍〔三〕物料之定義及區(qū)分〔四〕物料管理績效〔五〕物料管理的組織二、物料方案與存量管制〔一〕物料方案之步驟〔二〕存量管制〔三〕定期訂貨管制法(四〕ABC分析法三、采購作業(yè)〔一〕認(rèn)識采購〔二〕采購要求之原那么〔三〕供料廠商甄選〔四〕采購進(jìn)度之控制四、物料分類與編號〔一〕物料編號之功能〔二〕物料的編號方法五、物料儲存與保管〔一〕倉庫場所的布置〔二〕儲存本卷須知〔三〕物料管制卡〔四〕物料盤點一、物料管理概論〔一〕物料管理的重要性不斷料——不使制造現(xiàn)場領(lǐng)不到要用的材料或零件。不呆料——要用、可用的料進(jìn)來，不讓不要用，不可用的材料、零件進(jìn)入倉庫或呆在倉庫不用。不囤料——適量、適時的進(jìn)為不做過量、過時的囤積。上面的〞三不〞點出物料管理的精髓。理論上，排定好的生產(chǎn)方案，物料管理部門應(yīng)保證不會有〞物料匱乏〞之虞，事實上，這也是物料管理的第一要務(wù)，然而既要保證不斷料，使制造部門順暢生產(chǎn)，又要能控制呆料的產(chǎn)生及不讓過多的囤料，影響資金的周轉(zhuǎn)及儲存場所之浪費，這也是企業(yè)主管及物料管理人員面臨的挑戰(zhàn)。在前面的生產(chǎn)方案篇里，我們也可以理解到，生產(chǎn)方案、物料控制與進(jìn)度管制可說是息息相關(guān)，環(huán)環(huán)相扣，再好的生產(chǎn)方案，假設(shè)沒有密切的物料控制來配合，進(jìn)度管制也只能是〞空中樓閣〞，可望不可及。在國內(nèi)，因地域遼闊，時間的觀念，在一些企業(yè)里還不甚強烈，物料管理的重要性顯得更為重要。在一般企業(yè)的本錢結(jié)構(gòu)上，制造本錢是根底本錢，制造本錢主要又來自于材料費用及人事費用，而材料本錢通常又是占制造本錢的50%以上，所以物料管理的好壞，除了眼睛可以看得到的影響生產(chǎn)的順暢與否外，對于企業(yè)利潤的上下更是主要的關(guān)鍵。我們再來看看企業(yè)構(gòu)成之要素，一般企業(yè)的構(gòu)成要素歸納為7M加上近代改變企業(yè)運作起很大影響的1I。７Ｍ１Ｉ：Money〔資金〕MARKET〔市場〕Manpower〔人力〕Machine〔機器〕Material〔材料〕Management〔管理〕Method〔技術(shù)〕Information〔資訊〕這幾個構(gòu)成要素是運用資金來建立其他的資源，然后形成產(chǎn)品銷售出去再回收資金，賺取中間的附加價值之差價。事實上在一般的企業(yè)里，物料的存貨通常占了流動資金相當(dāng)高的比率，當(dāng)然比率愈高對企業(yè)的開展產(chǎn)生的障礙愈大。我們會經(jīng)常看到一些管理不善的工廠有此現(xiàn)象，對錢很敏感，公司里任何一筆開支，哪怕小到幾塊錢，均要總經(jīng)理過目核準(zhǔn)，對員工的照顧缺乏，多給一點工資，認(rèn)為是一種損失。再反觀廠內(nèi)，停工待料，物料閑置，生產(chǎn)部門像倉庫，到處是材料及半成品，我們概算一下?lián)p失：停工待料·損失時間?！p失士氣·損失對客戶信用物料閑置·損失〔浪費〕倉庫場所·過時變壞，損失材料?！ぴ黾庸芾?，損失時間生產(chǎn)部門堆積·除上面第2項物料閑置之損失外，更是占用生產(chǎn)場所，整理整頓難以進(jìn)行。上面這些損失〔或浪費〕，均可計算成金錢，我們經(jīng)常會有感觸，龐大的浪費與損失，難道不是錢嗎？而這些龐大的浪費之杜絕，更是管理人員的重要工作?！捕澄锪瞎芾淼姆秶酝S多的中小型企業(yè)對物料管理視為單純的倉儲管理，隨著企業(yè)規(guī)模的加大，更重要的，企業(yè)主管人員，對物料管理在企業(yè)中的重要性能給予更大的重視，因此物料管理在組織上的業(yè)務(wù)范圍也更為加大及系統(tǒng)化，其業(yè)務(wù)范圍大致包括：物料方案及物料控制〔MC〕采購〔Purchasing〕倉儲〔Warehousing〕產(chǎn)品的生產(chǎn)工序愈多，生產(chǎn)的路徑也跟著愈長，對物料管理的必要性也就跟著愈高。把物料管理的職能加以歸納成5R：適時RightTime在要用的時候，很及時地供應(yīng)物料，不會斷料。適質(zhì)RightQuality進(jìn)來的物料或發(fā)出去使用的物料，品質(zhì)是符合標(biāo)準(zhǔn)的。適量RightQuantity供應(yīng)商進(jìn)來的數(shù)量能控制適當(dāng)，這也是防止呆料很重要的工作。適價RightPrice用合理的本錢取得所需之物料。適地RightPlace供料源與使用的地方愈近，就愈方便，機動性高，聯(lián)系與處理費用愈低。〔三〕物料之定義及區(qū)分物料一詞廣義的可以解釋為維持整個生活活動所需之用料；在狹義上說，指的是產(chǎn)品上所需之原料、零件、包裝材料等。在企業(yè)里，通?？捎脦讉€方面予以區(qū)分。功能之區(qū)分〔1〕主要材料：主要材料是產(chǎn)品構(gòu)成的主要局部，如原料〔Rawmaterial〕、零件〔Parts〕、組合件〔Components〕、包裝材料。〔2〕輔助材料：輔助材料通常為附屬于產(chǎn)品，或產(chǎn)品加工過程中所需要之消耗材料，如機油、油漆、溶劑等。本錢區(qū)分一般制造本錢分析，將材料本錢分為直接材料與間接材料兩種本錢?！?〕直接材料：同上項的主要材料，也就是直接材料的使用量與產(chǎn)品的產(chǎn)量成正比，通常會記入于材料表〔BOM〕內(nèi)?！?〕間接材料：于產(chǎn)品上看不到，而是間接的對產(chǎn)品之制造有幫助之物品。型態(tài)區(qū)分〔1〕素材：指原材料之未加工材料?！?〕成型材：如零件、組合件等已加工之材料。調(diào)度區(qū)分〔1〕一次材料：指的是公司外部調(diào)度的自制材料、外購材料或委外加工之材料?！?〕二次材料：指的是工廠內(nèi)部門與部門間，半成品之流動。準(zhǔn)備方法區(qū)分〔1〕常備料：指的是大量或經(jīng)常性使用之物料，為了控制本錢或配合生產(chǎn)之需使用的【存量管制】之方法，有方案性的購置。〔2〕非常備料：量少或非經(jīng)常性使用之物料，以生產(chǎn)方案的需要來購置，也就是【訂單訂購】的方法。物料管理即為針對企業(yè)生產(chǎn)活動所需之物料，加以有方案性的準(zhǔn)備，并進(jìn)行協(xié)調(diào)及管制，以到達(dá)最經(jīng)濟(jì)、迅速的目的?！菜摹澄锪瞎芾砜冃锪蠌娜霃S到出廠，在倉庫或生產(chǎn)線上滯留的時間愈長，代表著資金的積壓與生產(chǎn)本錢的增加愈重，下面有幾個方法可以加以評價：物料利息物料利息率=————銷售本錢當(dāng)期材料使用金額物料周轉(zhuǎn)率=————————————————〔期初庫存金額+期末庫存金額〕÷2360天周轉(zhuǎn)天數(shù)=——————物料周轉(zhuǎn)率年度銷售金額成品周轉(zhuǎn)率=——————————年度內(nèi)成品庫存金額360天成品周轉(zhuǎn)天數(shù)=—————成品周轉(zhuǎn)率〔五〕物料管理的組織小型的工廠，因量少，產(chǎn)品簡單，物料自進(jìn)廠至出廠流速快，通常工廠主管把管理重點放在銷售與制造。隨著企業(yè)的日益擴(kuò)大，產(chǎn)品的日趨復(fù)雜，企業(yè)的運作機能逐步調(diào)整為人事、財務(wù)、行銷、研發(fā)與生產(chǎn)。在生產(chǎn)里也隨著科學(xué)管理開展的迅速，生產(chǎn)管制、物料管理、品質(zhì)管理、工程管理也逐漸的分工專業(yè)化，如何以少量的專業(yè)化人員，幫助大量的制造人員，使生產(chǎn)更順暢，更穩(wěn)定，成為高效率的生產(chǎn)成果。一個管理上軌道的工廠，對于產(chǎn)能的分析，廉潔奉公幫根底上的建立與準(zhǔn)備，如機器、人力等負(fù)荷，生產(chǎn)前應(yīng)做好規(guī)劃與準(zhǔn)備，生產(chǎn)的方法也于產(chǎn)品開發(fā)完成后加以標(biāo)準(zhǔn)化的建立技術(shù)資料，如此一來，生產(chǎn)過程中，也就【一切就緒，只欠東風(fēng)〔材料〕了】。前面生產(chǎn)方案篇介紹過一個完事的生產(chǎn)運作系統(tǒng)應(yīng)是生產(chǎn)方案源自于銷售方案，而物料方案又源自于生產(chǎn)方案。有了物料需求，才能進(jìn)行采購工作，整個物料事務(wù)系統(tǒng)也可說頗為復(fù)雜，如此復(fù)雜的工作，化繁為簡對于物料管理組織的設(shè)計及物料需求進(jìn)行的顯得尤為關(guān)鍵。設(shè)計組織圖以前，應(yīng)先考慮組織內(nèi)將所賦予的任務(wù)〔職掌〕。一個較完整的物料管理部門應(yīng)具以下的職掌：生產(chǎn)所需物料進(jìn)行需求規(guī)劃；需求的物料進(jìn)行采購，并加以交期、品質(zhì)、數(shù)量的控制；能做好存量管制，保證不斷料；管理庫存料；出入庫物料之處理及控制；不良物料之處理；呆料之處理。工廠規(guī)模愈來愈大，產(chǎn)品也逾趨復(fù)雜，材料的種類也大量增多，使用人工管理逐漸不勝負(fù)荷，應(yīng)用電腦來簡化這些繁瑣的工作，不只可減輕人員負(fù)擔(dān)，更可以減少因人為的錯誤所造成的損失。

二、物料方案與存量管制〔一〕物料方案之步驟要生產(chǎn)產(chǎn)品就會有物料需求，其需求依下面步驟進(jìn)行：分為季、月、周方案建立生產(chǎn)方案表。方案表內(nèi)應(yīng)有制單號碼、品名、數(shù)量、生產(chǎn)日期。計算標(biāo)準(zhǔn)用量將生產(chǎn)方案表內(nèi)各品名，使用物料分析表〔表11-2-1〕，依據(jù)該品名之材料表〔BOM〕〔表11-2-2〕的標(biāo)準(zhǔn)單位用料量。〔標(biāo)準(zhǔn)單位用料量×方案生產(chǎn)量〕×〔1+設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)不良率〕=標(biāo)準(zhǔn)用量也可以說生產(chǎn)某一產(chǎn)品的某項材料，依生產(chǎn)方案之生產(chǎn)數(shù)所需要的材料標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)料量。查庫存數(shù)及調(diào)整該項材料查現(xiàn)有庫存數(shù)及應(yīng)發(fā)出還未發(fā)出的數(shù)量。庫存數(shù)-應(yīng)發(fā)數(shù)≥標(biāo)準(zhǔn)需求，那么表示此一材料，生產(chǎn)分析的這張訂單沒問題，并記入物料分析表內(nèi)。庫存數(shù)-應(yīng)發(fā)數(shù)<標(biāo)準(zhǔn)需求，其差數(shù)要提出申購。查訂購方式從材料目錄表內(nèi)查此材料是存量管制的方式，還是依訂單的方式訂購。假設(shè)此材料屬現(xiàn)場會議有〞存量訂購〞那么此項材料依存量訂購的方式訂購。如是依訂單購材料，那么進(jìn)入下步驟，提出申購單?！脖?1-2-3〕材料訂購采購依申購單內(nèi)的材料內(nèi)容、數(shù)量及所要求日期，向供應(yīng)商提出訂購單〔表11-2-4〕，并依申購者的要求，排定進(jìn)貨時間及數(shù)量，以配合原訂的生產(chǎn)方案時間。進(jìn)料控制采購人員及物料控制〔MC〕人員依進(jìn)料時間控制?！脖?1-2-5〕遇有遲延狀況最遲于三天前通知生管，變更生產(chǎn)方案。收料倉庫管理部門使用收料單〔表11-2-6〕收料，收料單依品管手續(xù)合格后分發(fā)相關(guān)部門。生產(chǎn)備料依生產(chǎn)方案或備料單的日期，于領(lǐng)用的前一天備妥所需之物料。物料的供應(yīng)，先決條件為供應(yīng)適用的物料，否那么有再好的“物料控制系統(tǒng)〞，來的材料再及時，但不能用，來的還是白來，徒然增加工作及管理上的困擾。因之，物料的供應(yīng)應(yīng)是建立在良好的物料品質(zhì)根底上。材料表〔BillOfMaterialBOM〕BOM表為物料系統(tǒng)內(nèi)最原始的材料依據(jù)。一個產(chǎn)品，它的材料構(gòu)成相當(dāng)復(fù)雜，為了讓每批產(chǎn)品在生產(chǎn)時能有明確的用料依據(jù)，并做為備料之基準(zhǔn)，因此每個產(chǎn)品應(yīng)建立BOM表。建立的時機在產(chǎn)品開發(fā)完成后，應(yīng)即建立，在導(dǎo)入批量生產(chǎn)前，隨同生產(chǎn)技術(shù)資料一并移轉(zhuǎn)。將產(chǎn)品的材料包括原材〔RawMaterial〕，零配件、部件予以拆解，并在表內(nèi)將各個單項材料依材料名稱、料號〔規(guī)格〕、計量單位〔個數(shù)還是重量單位〕，材料來源〔地區(qū)或廠牌〕單位用料量〔每個產(chǎn)品該項材料的用量〕逐項記入，必要時用簡圖來加強表示即成。修訂時機在該產(chǎn)品設(shè)計變更或用料量有變更時，應(yīng)即時修訂變更，保持最正的材料表。使用BOM為做好物料管理的第一步，而且要力求準(zhǔn)確。

〔二〕存量管制1.存量管制之認(rèn)識并不是所有要生產(chǎn)的料，均是等到客戶下了訂單再來備料，就像企業(yè)里儲藏干部，要用就可派上用場，或者說就像家里備一些常用藥品，緊急要用的時候就不會耽誤時間，前面我們提過，材料的準(zhǔn)備方式有兩種，一為常備材料；另一種為非常材料。常備材料就是所謂的應(yīng)用“存量管制〞的方法來進(jìn)行物料控制，而非常備料即是“訂單訂購〞了。常備料的效果：保證生產(chǎn)的不致斷料。減少下訂單后之材料購備時間，能達(dá)快速生產(chǎn)之效。減少生產(chǎn)系統(tǒng)上復(fù)雜的管理。利于緊急訂單之追加。利于與供料廠商之協(xié)力關(guān)系，并易于控制材料品質(zhì)。連續(xù)性或大量之訂購，采購本錢可降低。物料管理單純化，控制容易。減少采購本錢及運輸本錢。哪些材料使用“存量管制〞的方法來訂購，可參考如下幾個原那么：存貨型生產(chǎn)屬于方案之存貨型生產(chǎn)，其物料大致可采用“存量管制〞法訂購。少品種多批量經(jīng)常性生產(chǎn)之物料。共用性多之物料。大宗之物料。購備時間長之物料。供料源與使用工廠距離遠(yuǎn)之物料?！癆BC管理法〞內(nèi)之C類或B類物料。2.存量管制方法使用存量管制的方法，要先了解兩種狀況：確定狀況物料的需求是的，材料的購備前置時間是固定的。不確定狀況與上面確實定狀況相反。下面利用鋸齒圖〔Sawtoothchart〕來加以說明。在上圖我們要特別注意平安存量、訂購點、訂購前置時間、訂購量、事先把這個確定后，該項材料就容易控制多了。說明如下：1.平安存量〔SafetyStock〕也有人稱為緩沖存量，此存量是備而防止動用，其設(shè)置的目的是在多種狀況下，提供緊急之用，動用平安存量時，需辦理緊急購料，以最迅速的方法補充。平安存量設(shè)置的存量大約是以辦理緊急訂貨到入貨所需的時間〔天數(shù)〕×平均一天的耗用量。<例>1天耗用約30kg，緊急訂貨要5天入貨那么平安存量=30kg/天×5天=150kg2.訂購前置時間〔LeadTime〕從下訂購單給供料商到材料入庫，這個中間所經(jīng)歷的時間。訂購前置時間通常包括：①供料廠商備料時間②供料廠商生產(chǎn)時間③送到交貨地點所需之時間公司既然把此材料列為常備料，也可以協(xié)商供料廠商建立適量的庫存，如此可將①②兩項的時間去除，大大的減低購前置時間。3.訂購點〔ReorderPoint〕上圖A點為最高存量點，當(dāng)材料隨著每日的耗用，庫存量會逐日下降，當(dāng)庫存量下降的B點時，即應(yīng)向供料廠商下物料訂購單。訂購量為A到C點之?dāng)?shù)量，當(dāng)向廠商下了訂單后，在訂單的貨還未到送到工廠時，此材料還是逐日的被領(lǐng)用，當(dāng)庫存量降到了C點時，剛好剩下的量是平安存量數(shù)，此時訂購的料也進(jìn)來，庫存量又從C點回復(fù)到A點，如此的循環(huán)。從圖上我們可看出：訂購點=平安存量+訂購前置時間被領(lǐng)用量<例>前例的平安存量為150kg國內(nèi)：10天設(shè)定正常訂購前置時間國外：30天每日平均用量為30kg。那么訂購點國內(nèi)：150kg+(30kg/天×10天)=450kg國外：150kg+(30kg/天×30天)1050kg為了簡化訂購及管理，除特殊情形外，雖然已到訂購點，物料盡可能集中時間訂購，如每周、每月、兩月或一季度訂購一次。訂貨量一般“定量管制〞所使用的訂貨量，通常使用經(jīng)濟(jì)訂購量〔EconomicOrderQuantity簡稱EOQ〕如果使用的時間“定期管制法〞如上面所提的是每個月或兩個月訂購一次，那么訂購量應(yīng)是該期間內(nèi)的使用量?！踩扯ㄆ谟嗀浌苤品ǘㄆ谟嗀浌苤朴址Q周期訂貨管制法，與定量訂貨管制法最大的差異是訂購的時間固定周期，是每周、每月，還是每季，另外就是訂購量不固定的，再來因為需求量比較不固定，很容易使用到平安存量，所以運用此法所建立之平安存量需要大于定量訂貨管制法的平安存量。(四)ABC分析法ABC分析法源自于Parato定律或稱80/20原理或重點管理技術(shù)，它主要的原理就是社會現(xiàn)象中，往往是“重要的少數(shù)〞是影響整工作成敗的主要“關(guān)鍵〞,材料少那么幾十種多那么幾千種，我們沒有方法在有限的時間與精力下面面俱到，只要抓到〞重要的少數(shù)〞就可以把物料的本錢控制得最理想。1.ABC分析法步驟〔1〕年耗用量統(tǒng)計把一年內(nèi)所使用的材料制成表，并加以詳細(xì)的統(tǒng)計，我們就可知道，以現(xiàn)有的產(chǎn)品用那些物料，一年內(nèi)所使用的數(shù)量又是多少？〔2〕計算金額每項材料都有它的單價，把單價乘以年內(nèi)使用量，那么是該項材料一年度的使用金額?！?〕依金額大小排列〔表11-2-7〕將材料統(tǒng)計表的金額依據(jù)大小依順序排列，重新制表。〔4〕計算每項材料占總金額之比率單項金額÷材料總金額=該項點有比率?！?〕計算累計比率將依順位之單項材料所占總金額之比率加以逐一累計?！?〕畫制柏拉圖〔表11-2-8〕將第5步驟的數(shù)據(jù)畫成柏拉圖?！?〕決定A,B,C〔表11-2-9〕累計金額A類——0-60%B類——60-85%C類——85-100%2.ABC分析法之應(yīng)用①A類材料從訂購、入庫、保管、發(fā)料應(yīng)慎重管理。②B、C類材料可盡量使用〞存量管制法〞。3.ABC分析用于控制呆料斷料與呆料是衡量物料管理成功與失敗的主要指標(biāo)，應(yīng)用ABC分析法來控制呆料，亦是同樣的效果。將期間內(nèi)的呆料制表，并計算金額，依上述的方法作出柏拉圖，我們即可得到那些料是呆料的主要影響。抓出主要呆料工程后，使用要因分析法進(jìn)行分析及對策，呆料即可得到控制。

ABC分析法〔已調(diào)整順位的表〕〔表11-2-7〕序號材料名稱(料號)年使用量單價使用金額占總金額比率累計比率1A25.4%25.4%2B15.8%41.2%3C8.3%49.5%4D6.3%55.8%5E5.3%61.1%678910111213141516171819202122n100%合計n項100%

三、采購作業(yè)〔一〕認(rèn)識采購企業(yè)內(nèi)幾乎大局部有形的物品，都要經(jīng)由采購的購入。也就是說采購乃是運用公司的資金來換取公司有用的物品與效勞，也可以說以資金來建立資源〔物品+效勞〕，此資源透過管理的運用，產(chǎn)生更大附加價值的資產(chǎn)，來為公司創(chuàng)造利潤。前面提過制造本錢=物料本錢+人事本錢而制造本錢可能占總本錢的70%以上；物料本錢又占制造本錢的50%以上，而物料又是從采購置進(jìn)來，由此我們也可知采購的重要性了。1.采購職掌對公司的產(chǎn)品及物料要清楚。對每項物品的供貨源要加以調(diào)查及掌握。對公司使用主要物料的市場價格起伏，要能掌握。依公司規(guī)定辦理采購手續(xù)。〔表11-2-4〕依購置契約控制交貨期?！脖?1-2-5〕對購置品的交期、數(shù)量、品質(zhì)、價格及效勞須負(fù)起責(zé)任。2.采購人員之甄選〔1〕人品方面·廉潔可靠：能拒絕利誘?！ぶ鲃臃e極：如何把工作做得更好，勤于動腦、勤于用腳?！へ?fù)責(zé)盡職：具使命感?！?〕能力方面·具商業(yè)經(jīng)驗·談判經(jīng)驗·產(chǎn)品經(jīng)驗·控制經(jīng)驗依據(jù)上述的條件，可知一個優(yōu)秀的采購員，先決條件是先具備良好的品格，至于能力可通過訓(xùn)練與經(jīng)驗得來。3.采購績效之評價對于采購人員，每月度可運用以下簡單方式加以評鑒。遲延數(shù)〔1〕交貨進(jìn)度達(dá)成率=————————————×100%應(yīng)進(jìn)料總數(shù)退貨總數(shù)〔2〕品質(zhì)達(dá)成率=—————————×100%進(jìn)貨總數(shù)本期價格〔3〕交貨價格達(dá)成率=——————————×100%前期價格〔4〕開發(fā)新供應(yīng)商物料供應(yīng)商是否順暢？產(chǎn)品品質(zhì)是否能穩(wěn)定，采購作業(yè)幾乎都是關(guān)鍵。有些企業(yè)認(rèn)為采購就是買東西，采購員只要人品好，勤于跑就好了，事實上，如何建立一套良好采購制度，并得到控制才是最根本的做法。

〔二〕采購要求之原那么采購就是以最適當(dāng)?shù)膬r格，在適當(dāng)?shù)臅r間，購進(jìn)適當(dāng)品質(zhì)及適當(dāng)數(shù)量的物品。同物料管理一樣，做好采購的工作，就需掌握5R。1.適價〔RightPrice〕價格的決定對于大宗或長期使用，或A類材料，往往需要經(jīng)過：①多方面詢價。②進(jìn)行比價③進(jìn)行議價④最后決價。進(jìn)行比價應(yīng)具備材料用料、規(guī)格、數(shù)量，品質(zhì)要求，購置期間之資料，才能建立比價標(biāo)準(zhǔn)。采購部門最好自己或從技術(shù)部門能取得廠內(nèi)自行估算的底價資料。2.適時〔RightTime〕現(xiàn)代企業(yè)競爭劇烈，本錢要求高，該進(jìn)的料不依時間進(jìn)來，產(chǎn)生停工待料或因調(diào)整生產(chǎn)方案造成管理本錢增加，不該進(jìn)來的料進(jìn)來了，又會產(chǎn)生資金的積壓〔囤積物料就是囤積閑置資金〕，場所的浪費及物料過時變壞，所以按照生產(chǎn)方案“適時〞的進(jìn)料，不但影響生產(chǎn)流程的順暢，對生產(chǎn)本錢可得到穩(wěn)定的控制。3.適質(zhì)〔RightQuality〕有些公司存在著不正常的現(xiàn)象：①采購人員主要職責(zé)是把要物品買回來，物品的好壞是其次。②采購人員買的東西是廉價的，老板就快樂。事實上，這也是甚多的企業(yè)主管的通病，只考慮“制造本錢〞而往往忽略了“品質(zhì)本錢〞?！捌焚|(zhì)本錢〞主要的構(gòu)成來自于①預(yù)防本錢②鑒定本錢③失敗本錢〔內(nèi)部失敗+外部失敗〕我們可想象得到的不穩(wěn)定的物料會造成：經(jīng)常的退貨，增加管理及事務(wù)費用。一旦退貨，可能生產(chǎn)方案變更，增加管理費用。產(chǎn)生大量的檢驗人員〔鑒定本錢〕。制程中，不良半成品增多成品不良增加。到客戶對產(chǎn)品品質(zhì)報怨或退貨〔外部失敗本錢〕。從以上就可看出，物料買進(jìn)來，假設(shè)未能符合使用規(guī)格所產(chǎn)生的代價極高，這也是近幾年來，“品質(zhì)管制〞成為企業(yè)生存與開展的主要“關(guān)鍵〞的原因。4.適量〔RightQuantity〕采購人員依物料需求方案〔MRP〕在購置,并依方案來控制時間，品質(zhì)及數(shù)量。倉管人員依訂購單的品名、數(shù)量、交貨期作為收貨的依據(jù)，廠商交貨應(yīng)做數(shù)量點收，不可超收，量缺乏，應(yīng)盡速補足。5.適地〔Rightplace〕供料源與使用的地方愈近，就愈方便，機動性高，聯(lián)系與處理費用愈低，也就是能在近處買得到的，何必“舍近求遠(yuǎn)〞呢?！踩彻┝蠌S商甄選“優(yōu)勝劣汰〞是企業(yè)主管人員面臨最大的考驗與挑戰(zhàn)。企業(yè)的主體是“人〞，產(chǎn)品的主體是“材料〞，用“人品好〞“能力強〞、“有拼勁〞這就是我們要找的人，也是公司內(nèi)人事部門的主要工作。物色能提供“適價〞、“適質(zhì)〞、“適量〞、“適時〞、“適地〞的供貨源，這也是采購人員的工作方針。好的供料廠商，可能因為它有①好的企業(yè)經(jīng)理人。②好的干部群。③穩(wěn)定的基層員工。④好的機器設(shè)備⑤好的技術(shù)。⑥好的管理制度。在一個好的工廠配合下,我們需要的物料自然的容易做到適價、適質(zhì)、適量、適時的要求。分析日本企業(yè)近幾個來的運作，中心工廠與供貨廠商之間的所建立起來的“協(xié)力〞關(guān)系，因而產(chǎn)生的“共存共榮〞之效應(yīng)，實在是給我們很多的啟示。1.協(xié)力廠之甄選步驟〔1〕物料分類將常用的物料予分類，如塑料、五金零件，化學(xué)藥品等予分類?！?〕推薦廠商分類后之物料，由采購部門經(jīng)市場調(diào)查后，提出“協(xié)力廠推薦名單〞，每種行業(yè)能有5家以上。評選小組廠內(nèi)由副廠長召集采購、品管、技術(shù)、生產(chǎn)等主要負(fù)責(zé)人組成。根本調(diào)查推薦之“協(xié)力廠候選名單〞經(jīng)評選小組初審后，采購交由候選之協(xié)力廠，做“協(xié)力廠商調(diào)查表〞之填報。實地評鑒評鑒小組依調(diào)查表的內(nèi)容做實地評鑒評選結(jié)果通過的即歸納為“協(xié)力廠〞關(guān)系，準(zhǔn)予作為來往廠商，沒有通過的請其繼續(xù)改進(jìn)，予保存時機。注：未經(jīng)此程序核準(zhǔn)之廠家，采購不得購置，未納為協(xié)力廠之廠家，財務(wù)部門不得付款。廠商輔導(dǎo)納入的供料廠商，應(yīng)給予管理或品管上的輔導(dǎo)。追蹤評鑒每月交貨做好數(shù)量、交期、品質(zhì)及效勞的統(tǒng)計或圖表，進(jìn)行評鑒。不良篩選協(xié)力廠應(yīng)很慎重去甄選，中途也不可隨意剔除，要剔除已納入的協(xié)力廠，同樣須經(jīng)過“協(xié)力廠評選小組〞的同意始可為之。對于表現(xiàn)不好，或改善無力供料商，于每年總結(jié)，不好予以汰換。注：采購部門平時應(yīng)建立候補廠家名單，“進(jìn)門〞的方法同上面的步驟。2.協(xié)力廠商之調(diào)查對于協(xié)力廠商之調(diào)查通常有幾個重要工程：①經(jīng)營者經(jīng)營者的經(jīng)營理念接受新觀念、新知識之程度、競爭策略、經(jīng)營手法。②干部群管理人員素質(zhì)、人數(shù)。③技術(shù)能力各項專業(yè)技術(shù)能力④機器設(shè)備狀況機器設(shè)備的產(chǎn)能及品質(zhì)實力。⑤原料供應(yīng)原料供應(yīng)是否穩(wěn)定。⑥品質(zhì)管制品管組織、品管制度、檢驗儀器、統(tǒng)計資料。⑦財務(wù)狀況每月產(chǎn)值、銷售額，來往銀行。⑧管理制度各類工作標(biāo)準(zhǔn)是否齊全，并被徹底執(zhí)行。

附表〔范例〕協(xié)力廠調(diào)查評鑒表NO.日期.一、組織狀況廠商名稱法定代表人廠商地址TELNO.FAXNO.注冊資本創(chuàng)立日期組織體制員工人數(shù)二、生產(chǎn)狀況主要產(chǎn)品月生產(chǎn)量銷售方向材料來源技術(shù)來源三、主要機器設(shè)備名稱廠牌單位數(shù)量使用情況名稱廠牌單位數(shù)量使用情況四、品管狀況品管歸屬組織構(gòu)成檢驗工程檢驗設(shè)備通過或依據(jù)何類標(biāo)準(zhǔn)五、請廠商準(zhǔn)備下述資料并由本公司確認(rèn)公司簡介：公司組織結(jié)構(gòu)圖：品管組織圖：各類標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)定書：材料用量表：作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書：品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)書：抽樣方案：進(jìn)料檢驗報告：出貨檢驗報告：教育訓(xùn)練記錄：儀校記錄：設(shè)備保養(yǎng)記錄：六、本公司評鑒人評價管理水準(zhǔn)檢驗水準(zhǔn)工廠設(shè)施作業(yè)水準(zhǔn)工廠設(shè)施整理整頓總評：評鑒人：七、本公司合部門意見采購品管生技開發(fā)總經(jīng)理八、分發(fā)采購品管生技開發(fā)備注：本表由本公司采購交廠商填寫由一至四項后交回本公司，并按第五項要求準(zhǔn)備相關(guān)材料，以備本公司評鑒人確認(rèn)。〔四〕采購進(jìn)度之控制慎選供料廠商，等于采購的工作做好一半。如能與供料廠商，建立一種“搭配〞關(guān)系，成為“協(xié)力廠〞，再加上購置材料，盡量使用“存量管制法〞，無疑的把相當(dāng)繁瑣的采購工作化為最簡單了。剩下的就是如何控制進(jìn)貨，只要在于跟催〔FollowUp〕，將訂貨單或購置合同所訂的日程加以日常的追蹤控制。跟催的方法單件跟催在采購品預(yù)定的進(jìn)料日5天前進(jìn)行提示。定期跟催訂貨較多之廠商，可每周、月將訂購之交期，予以整理，并以傳真加予提示供料廠家按期交貨。進(jìn)度落后之措施供料實在無法依照進(jìn)料方案進(jìn)廠，如有會影響生產(chǎn)方案的排程，此時采購人員應(yīng)采?。孩偻ㄖ锟厝藛T，并告知可靠的入貨時間。②協(xié)商物料人員，有無替代品。③必要時變更生產(chǎn)方案。四、物料分類與編號如工廠的用料很單純，或許物料分類或給予編號就不是很重要，也為你可直接用材料名稱或供應(yīng)廠商的成品號碼，就可應(yīng)用自如，但是假設(shè)材料〔含零件〕多，就象產(chǎn)品一樣，就得給它一個編號，如同“人〞一樣，不同的人，給不同的“身份證號碼〞?！惨弧澄锪暇幪栔δ?.增加物料資料之正確性物料自進(jìn)廠至被領(lǐng)用，過程事務(wù)性記載很多，編號后不易錯誤。2.利于規(guī)格化工作規(guī)格繁多的物料，編號過程中，有些可以合并，簡化物料種類。3.提高物料活動之效率物料流動過程中，物料均以數(shù)字符來代替文字的記述，既簡單又不容易弄錯。4.利于溝通之進(jìn)行尤其不能面對面之傳訊，口頭或文字之傳訊，未具有默契之下，溝通更難。5.為事務(wù)性機器打下根底有了良好的物料編號，如能配合電腦這類的事務(wù)性機器，更能提高工作效率。6.易于庫存管理，控制物料本錢物料依方法給予編號，那么儲存也會跟著有秩序，不易遺漏，變?yōu)榇袅稀！捕澄锪系木幪柗椒ㄎ锪系木幪栐O(shè)計應(yīng)力求有系列，易懂，易記，并保存可追加一定的容量。物料的號碼構(gòu)成，如同產(chǎn)品的編號方法一樣，大致的構(gòu)成如下：上面的編碼由1個英文字及6個數(shù)字構(gòu)成。第一個項文符號代表公司的產(chǎn)品分類〔A.B.C.D~〕第②③個數(shù)字代表材料之材質(zhì)01-99，如01-10鋼質(zhì)，11-20鋁質(zhì)，21-30銅質(zhì)……。第④⑤個數(shù)字代表不同類別之材料，如01為螺線，02為螺帽，03為車件……第⑥⑦位數(shù)字為不同規(guī)格之序號01-99，每個構(gòu)成的分類應(yīng)給予對照表。五、物料儲存與保管倉儲管理的主要機能應(yīng)是1.依據(jù)訂購單收料規(guī)定點收物料。2.將品管驗收的物料依儲放位置予存放。3.存放場所整理、整頓、清潔、防止經(jīng)時變壞。4.依據(jù)領(lǐng)料單或備料單配發(fā)物料。料帳出入庫記錄與定期盤存。不良物料之處理。呆料之處理?！惨弧硞}庫場所的布置1.平面布置依材料的體積、重量、類別規(guī)劃儲放位置。〔二〕儲存本卷須知危險物品應(yīng)隔離管制。防止使用陰濕地做倉庫。防火、防盜、防水應(yīng)考慮周到。地面負(fù)荷不可超過。保持適當(dāng)?shù)臏?、濕度及通風(fēng)。通道不可堆放物品。良好的照明。物料放置要整齊、平穩(wěn)。依分區(qū)及編號順序排放。物料標(biāo)示朝外。保持整齊，清潔。〔三〕物料管制卡“有料必有帳，有帳必有料，且料帳要一致〞，且物料有了平面及立體布置規(guī)劃，料又能整齊擺放，物料標(biāo)示朝外，所以所要用的物料，也能很迅速地取出。物料管理除了有帳外，每一種料應(yīng)設(shè)立“物料管制卡〞。管制卡應(yīng)記明：材料名稱。材料編號。儲放位置號碼。物料等級〔A.B.C〕分類。平安存量與最高存量。訂購點。訂購前置時間。出入庫及結(jié)存記錄。

物料管制卡〔表11-5-1〕NO.物料名稱料號儲放位置物料等級□A□