辦公室事務(wù)管理

第4章辦公室事務(wù)管理4.1辦公室的環(huán)境管理4.2日常辦公事務(wù)管理4.3文件管理4.4時(shí)間管理4.1辦公室的環(huán)境管理優(yōu)化辦公室環(huán)境的內(nèi)涵通過對辦公室自然環(huán)境加以合理的設(shè)計(jì)、控制和組織，使其到達(dá)最優(yōu)狀態(tài)。ABDC方便舒適整潔和諧統(tǒng)一平安4.1.2優(yōu)化辦公室的原那么開放式辦公室封閉式辦公室混合式辦公室4.1.3優(yōu)化辦公室的方法1.辦公室的布局1.開放式辦公室開放式辦公室是大的空間包含眾多單個(gè)工作位置的組合，每一個(gè)工作位置通常包括該員工的辦公桌、文件柜和文件、椅子、、計(jì)算機(jī)等的存放空間。2.封閉式辦公室封閉式辦公室又稱傳統(tǒng)辦公室、網(wǎng)格式辦公室，是指分隔成假設(shè)干個(gè)帶有門、窗的獨(dú)立的小房間的辦公室結(jié)構(gòu)，每個(gè)房間給一個(gè)或幾個(gè)人用，帶有辦公桌等相應(yīng)設(shè)備。3.混合式辦公室混合式辦公室是指在開放式布局的大辦公室內(nèi)，把組織內(nèi)部的各職能部門有組合式辦公用具或其他材料分隔開來，組成假設(shè)干個(gè)工作區(qū)域。2.辦公室的布置及日常維護(hù)〔3〕日常維護(hù)、參考書、辦公桌外表、文具用品盒、辦公桌的抽屜?！?〕辦公桌的布置辦公桌、辦公椅、照明、計(jì)算機(jī)等〔1〕辦公室的直接工作空間3.辦公室的美化辦公家具的選用辦公室的綠化辦公室的裝飾4.1.4正確選擇辦公模式1.辦公模式的種類辦公模式的種類在家工作彈性時(shí)間虛擬辦公室臨時(shí)辦公桌兼職工作合同工作交叉工作討論不同模式的管理方法。4.1.4正確選擇辦公模式3.導(dǎo)致辦公模式變化的原因(1)辦公場地的費(fèi)用過高，企業(yè)都想方設(shè)法壓縮辦公室的面積，讓最小的面積創(chuàng)造最高的效益。(2)城市中日益嚴(yán)重的交通擁擠問題和上班頂峰時(shí)段的困難，使人們在工作模式上重新安排。4.1.4正確選擇辦公模式3.導(dǎo)致辦公模式變化的原因(3)高科技的開展，尤其是通信技術(shù)的改變，使人們的聯(lián)絡(luò)更加方便，不在辦公場所也能相互溝通。(4)企業(yè)自身的開展更加需求靈活地聘用人力資源，如一些短期工程就不需聘用長期的正式員工。4.1.4正確選擇辦公模式3.導(dǎo)致辦公模式變化的原因(5)企業(yè)間競爭的加劇，使得企業(yè)不斷壓縮工資費(fèi)、管理費(fèi)、旅差費(fèi)等人工本錢。(6)一些企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行了改變，需要用人制度相應(yīng)改變。4.1.4正確選擇辦公模式3.導(dǎo)致辦公模式變化的原因(7)在寬松的社會(huì)環(huán)境中，人們希望最大限度地發(fā)揮自己的才干，多做工作，也需要不同企業(yè)實(shí)施多種模式的工作方式。辦公室環(huán)境中常見的有礙健康和平安的隱患1健康、平安的辦公環(huán)境的根本要求24.1.5辦公室的健康和平安管理

1.辦公室的平安隱患及處理2.做好信息的保密工作口頭信息平安的措施1紙面信息平安的措施2電子信息平安的措施3保密工作要注意的問題4秘書保密工作會(huì)議保密科技保密文件保密4.2日常辦公事務(wù)管理郵件管理印信管理商務(wù)旅行管理辦公室零用現(xiàn)金管理值班管理01管理0204050603標(biāo)題4.2.1日常辦公事務(wù)概述

1.日常辦公事務(wù)管理的內(nèi)容2.日常辦公事務(wù)管理的作用和特點(diǎn)日常辦公事務(wù)管理是指促使辦公室的參謀職能、管理職能、效勞職能、協(xié)調(diào)職能、監(jiān)督職能等得以發(fā)揮良好作用的輔助性效勞工作，是辦公室的整體運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制中重要的組成局部，對效勞工作的完成起著保障和推動(dòng)作用。特點(diǎn)：效勞性、繁雜性、分散性、專業(yè)性、主動(dòng)性。管理值班管理1.溝通概述2.打的程序3.接聽的程序4.接的本卷須知1.值班工作的主要內(nèi)容2.值班工作的主要任務(wù)3.值班表的編制4.值班管理制度辦公室零用現(xiàn)金管理商務(wù)旅行管理郵件管理印信管理1.印章的管理2.介紹信管理1.零用現(xiàn)金的用途2.辦公室零用現(xiàn)金的管理程序1.旅行方案的編制2.旅行方案的編制本卷須知3.旅行日程表的編制4.商務(wù)旅行費(fèi)用報(bào)銷1.郵件的收受2.上司外出時(shí)的郵件處理3.郵件的寄發(fā)4.3文件管理4.3.1文件概述1.文件定義一般是指由法定組織依法制發(fā)，用來處理各種公務(wù)〔如傳布命令、公布法律法規(guī)、提出工作意見、對外交往以及報(bào)告情況、請示問題、商洽事務(wù)、記載公務(wù)活動(dòng)等〕，具有特定格式并要求行為客體具體實(shí)施辦理的書面文字材料。4.3.1文件概述2.文件的特征〔1〕文件是以文字表達(dá)的，非文字表達(dá)的不是文件〔2〕文件是由公務(wù)產(chǎn)生的，非公務(wù)產(chǎn)生的不是文件〔3〕文件是實(shí)際用于處理公務(wù)的，非實(shí)際用于處理公務(wù)的不是文件〔4〕文件是由法定作者制成的，非法定作者制成的不是文件〔5〕文件是有特定格式的，非具特定格式的不是文件4.3.2文件工作的管理文件工作管理就是指以充分發(fā)揮并放大文件的成效，為本單位各項(xiàng)職能工作和社會(huì)有關(guān)方面提供適用信息效勞為目的，而對構(gòu)成文件工作的機(jī)構(gòu)、人員、財(cái)物、信息、時(shí)間等因素及其流通過程所作的規(guī)劃、組織、監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào)活動(dòng)。1.文件處理的根本任務(wù)辦理文件處置辦畢文件管理文件創(chuàng)制文件傳遞文件04020501034.3.2文件工作的管理文件的收受與分流組織傳閱與催辦、督辦辦理收文處置辦畢公文2.收文辦理的一般過程簽收，外收文登記、啟封、內(nèi)收文登記、分辦、摘編擬辦、批辦、承辦、注辦公文立卷、公文案卷歸檔、公文銷毀4.3.2文件工作的管理草擬、擬制、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)、處置辦畢公文。〞“3.發(fā)文處理的一般過程4.3.2文件工作的管理4.4時(shí)間管理4.4.1時(shí)間管理概述時(shí)間管理，是指在同樣時(shí)間消耗的情況下，為提高時(shí)間的利用率和有效性而進(jìn)行的一系列方案、組織、協(xié)調(diào)和控制，它所探索的是如何減少對時(shí)間的浪費(fèi)，以便有效的完成既定目標(biāo)。1.時(shí)間管理含義4.4.1時(shí)間管理概述2.時(shí)間管理的一般原那么〔1〕用精力最正確時(shí)間干最重要的工作〔2〕消費(fèi)時(shí)間要方案化、標(biāo)準(zhǔn)化、定量化〔3〕保持時(shí)間上的彈性〔4〕反省浪費(fèi)的時(shí)間〔5〕保持時(shí)間利用的相對連續(xù)性〔6〕一般工作“案例化〞，固定工作“標(biāo)準(zhǔn)化〞〔7〕嚴(yán)禁事必親躬〔8〕堅(jiān)持從現(xiàn)在做起的信念〔9〕保存自我時(shí)間管理的最低批量時(shí)間4.4.2秘書管理時(shí)間的方法1．ABCD分類法所謂ABCD分類法，其根本原理是將每天的工作劃分為ABCD四類：重要并緊急的，必須立即做、優(yōu)先做，它們屬于A類；重要而不急的，屬于B類，應(yīng)接著處理；緊急而不太重要，屬于C類的，有時(shí)間才做；D類是既不重要，也不緊急的，可以不做。每日從A類依輕重緩急，循序著手，就能充分利用時(shí)間，取得最正確效益。為了有效利用工作時(shí)間，秘書應(yīng)該：(1)明確自己的工作任務(wù)和職責(zé)；(2)要區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作；(3)動(dòng)腦筋思考，分清工作的輕重緩急，判斷工作的先后次序，重要的工作、緊急的工作先做，科學(xué)有序地一項(xiàng)一項(xiàng)地完成工作任務(wù)；(4)巧妙地運(yùn)用一些方法，合理分配精力，精明地利用時(shí)間，以提高效率；(5)使用辦公輔助手段幫助組織工作；(6)安排工作要適應(yīng)整個(gè)流程的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不間斷、不延誤、不降低團(tuán)隊(duì)的整體效益；(7)要遵照組織制定的規(guī)章制度和有關(guān)工作的承辦期限，不能只憑個(gè)人想像和愛好安排工作；(8)秘書應(yīng)盡量堅(jiān)持記工作日記，記載實(shí)際耗用時(shí)間,將每日方案時(shí)間安排與耗用時(shí)間比照，分析時(shí)間運(yùn)用效率；重新調(diào)整自己的時(shí)間安排，更有效地工作。2.時(shí)間表編制法形式：年度方案表月方案表周方案表日程表。編制步驟：第一，于本周的前幾天，將工作預(yù)定表分給每個(gè)高級管理人員，請他們將自己下一周內(nèi)的預(yù)定事項(xiàng)寫清楚。第二，周末，要將每位高級管理人員的預(yù)定表收集上來加以整理。如果有的高級管理無暇填表，就要直接以口頭詢問的方式，得到答復(fù)后，幫他填表。第三，仔細(xì)閱讀每位高級管理人員的預(yù)定表，并與月方案、備忘錄進(jìn)行核查，假設(shè)發(fā)現(xiàn)有矛盾，立即向本人詢問，以便及時(shí)調(diào)整。第四，將預(yù)定表編制成下周方案表，復(fù)印成副本，將正本送給每位高級管理人員本人。本卷須知：第一，不管是年、月、周和日哪一種方案表，都須歸納為一頁，以便于查閱；第二，方案表設(shè)日期、時(shí)間、地點(diǎn)、預(yù)定事項(xiàng)、備注等幾項(xiàng)內(nèi)容；第三，不要把全部按上司所交代的預(yù)定事項(xiàng)列入方案，而要以上司能否按方案行事為基點(diǎn)來編制方案