公司檔案管理辦法(標(biāo)準(zhǔn)版)

PAGE1/2公司檔案管理辦法（標(biāo)準(zhǔn)word版——可以編輯修改）甲方：乙方：簽訂日期：公司檔案管理辦法

第一條設(shè)立目的

為規(guī)范管理公司在工作中形成的各種具有保存價(jià)值的文件資料，有效地促進(jìn)公司經(jīng)營(yíng)與發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定本辦法。

第二條工作原則

公司的檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則。各_____部門(mén)均應(yīng)配備與工作需要相適應(yīng)的專職或兼職檔案人員，集中統(tǒng)一管理本部門(mén)內(nèi)部的所有檔案。

第三條檔案范圍

1．含義：檔案是指在各種管理活動(dòng)中，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同載體形成的材料；

2．具體范圍：本辦法所指檔案包括各單位章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄；決策層各種會(huì)議記錄、紀(jì)要；重要規(guī)章制度；重要的契約書(shū)、協(xié)議書(shū)、登記注冊(cè)檔案；重要的訴訟檔案；政府頒布的各種許可證書(shū)；各種工程及技術(shù)資料、招投標(biāo)文件；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料；重要?jiǎng)趧?dòng)人事資料；其它有關(guān)各單位歷史的檔案等。

第四條檔案管理人員

本公司檔案管理采用集中與分散相結(jié)合的方式。全面性、綜合性的文件資料由_____部整理，人事方面的檔案由_____部整理，各業(yè)務(wù)部門(mén)的合同、資料由各部門(mén)整理，會(huì)計(jì)檔案由_____部整理并自行歸檔管理。

第五條具體管理措施

一、歸檔工作

1．歸檔原則_____原始、真實(shí)、合符規(guī)定。

（1）歸檔資料必須是公司在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中形成的原始記錄；

（2）資料應(yīng)按歸檔范圍進(jìn)行積累，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程；

（3）歸檔資料應(yīng)按照國(guó)家和公司有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)和要求，進(jìn)行整理、編目。

2．歸檔時(shí)間

（1）科學(xué)技術(shù)檔案（科研類、產(chǎn)品類、工程類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類）歸檔時(shí)間可視項(xiàng)目周期長(zhǎng)短而定，周期短的項(xiàng)目可在科技文件材料全部形成后一次歸檔。周期較長(zhǎng)的項(xiàng)目可以按階段分批歸檔。

（2）文書(shū)檔案（行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類）應(yīng)按年度歸檔，一般應(yīng)在第二年上半年內(nèi)歸檔。

（3）會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按年度歸檔，一般應(yīng)在第二年二季度內(nèi)歸檔。

3．具體內(nèi)容

（1）立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷。卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請(qǐng)求和批復(fù)放在一起卷內(nèi)頁(yè)號(hào)一律在右角，案卷目錄找印_____份，卷內(nèi)目錄打印_____份。

（2）案卷厚度一般在_____厘米至____厘米為宜。裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如有破損或褪色的材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部位過(guò)窄及有字跡的材料，要用紙加以襯邊。紙面過(guò)大的書(shū)寫(xiě)材料，要按宗卷大小折疊整齊，對(duì)字跡難以辨認(rèn)的材料，應(yīng)當(dāng)附上抄件，案卷標(biāo)題要標(biāo)明作者、問(wèn)題或名稱，文字要簡(jiǎn)練、確切，用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡端正。

（3）根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系，還要進(jìn)行系統(tǒng)排列、編組號(hào)、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題、填寫(xiě)案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷排列、編制案卷目錄等，檔案目錄主要由封面、卷宗說(shuō)明、案卷目錄、卷內(nèi)目錄組合而成。

（4）案卷按年代、機(jī)構(gòu)排列，永久與長(zhǎng)、短期案卷分開(kāi)保管，要編上順序號(hào)及注明存放案卷年號(hào)與卷號(hào)。

二、管理工作

1．管理原則_____檔案的管理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

2．檔案分類

本公司檔案實(shí)行按保管期限分類法，具體如下：

（1）永久保存檔案，包括章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書(shū)、協(xié)議書(shū)、登記注冊(cè)檔案；重要的訴訟關(guān)系檔案；重要的政府許可證書(shū)；有關(guān)公司歷史的檔案；決算書(shū)和其他重要的檔案；

（2）保存十年檔案，包括請(qǐng)示審批提案檔案，人事任命檔案，獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)檔案，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表，以及永久保存以外的重要檔案；

（3）保存五年檔案，指不需要保存十年的次重要檔案；

（4）保存一年檔案，指無(wú)關(guān)緊要或者臨時(shí)檔案。如果是調(diào)查報(bào)告原件，則由所在部門(mén)主管負(fù)責(zé)確定保存年限。

3．管理人員日常工作

（1）公司應(yīng)配置保存檔案的必要設(shè)備，注意做好保密工作，檔案室的房門(mén)窗要堅(jiān)固，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防衣帽間、防強(qiáng)光等措施。確保檔案安全。

（2）檔案每年清理一次。檔案管理員要準(zhǔn)確地做好文件索引，以便于查找。

（3）每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，確保檔案的安全。

4．檔案的銷毀

對(duì)于已失去作用的檔案要進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)進(jìn)行處理。銷毀檔案材料要經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊(cè)登記，送______審批后銷毀。

銷毀檔案材料時(shí)，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。

第六條檔案的利用

（1）借閱文件采用審批制，并詳細(xì)登記，未經(jīng)許可，任何人不準(zhǔn)借閱，注明歸還日期，簽署借閱部門(mén)和借閱人。檔案資料借出時(shí)應(yīng)詳細(xì)檢查有無(wú)損壞、缺頁(yè)等情況，經(jīng)確認(rèn)后方可借出。閱后完整按時(shí)歸還，歸還時(shí)同樣嚴(yán)格檢查，以明確責(zé)任；

（2）一般檔案須經(jīng)______在《_______》上簽字批準(zhǔn)后，方可借閱本部門(mén)有關(guān)的檔案資料；重要資料須經(jīng)_____審批；密級(jí)檔案資料，須經(jīng)______和______共同審批。

（3）原則上不許外單位人員借閱公司檔案資料，特殊情況必須由_