立卷歸檔管理制度

立卷歸檔整理管理制度一、背景介紹隨著信息化時代的到來，各種文獻(xiàn)、材料等文件的產(chǎn)生也越來越多。針對企業(yè)、機(jī)構(gòu)等組織來說，管理這些文件是一項(xiàng)重要任務(wù)。為了方便快捷地管理這些文件，提高工作效率、減少資源浪費(fèi)，制定一個適合自身組織的《立卷歸檔整理管理制度》非常必要。二、制度目的《立卷歸檔整理管理制度》的目的主要有以下幾點(diǎn)：建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的文獻(xiàn)管理與歸檔制度，使組織內(nèi)各項(xiàng)文件有序、清晰、透明；提高工作效率，極大地減少冗余管理，方便查閱和利用管理資料；推動組織管理現(xiàn)代化，保證組織全面有效地管理文件、信息和知識資源。三、制度內(nèi)容1.立卷歸檔制度1.1立卷制度組織內(nèi)對于每個具體工作、每個歷史時期將單獨(dú)開設(shè)一個卷，并注明卷名、起訖時間、文件數(shù)量等。1.2歸檔制度組織內(nèi)對于每個卷立即進(jìn)行歸檔，對于每個文件進(jìn)行名稱、編號、制度的注明，便于查找。歸檔管理中也有以下一些要求：所有文件的歸檔均標(biāo)注文件編號，并配合與文件編號同名的歸檔位置。歸檔人員應(yīng)避免根據(jù)自己的主觀意識處理文件，應(yīng)按照文件的實(shí)際情況進(jìn)行處理。2.歸檔整理歸檔整理是對于檔案進(jìn)行再次梳理的過程，包括如下的要求：2.1按照時間軸進(jìn)行整理整理歸檔主要按照時間軸進(jìn)行。如果涉及到文件屬于某個具體工作的歸檔，按照申請文件歸檔的部門進(jìn)行整理。2.2對于歸檔的文件進(jìn)行分類將文件按照其內(nèi)容進(jìn)行大類和小類的劃分，如工作類、文化類、歷史類等等。2.3進(jìn)行展示或備用整理成展示形式或是備用狀態(tài)。一些在常規(guī)工作之中直接不需要使用的文件，可以放在某個不需要的角落，或是處理掉，這樣有助于提高工作效率，也節(jié)省了存放的空間。3.管理3.1管理者的辦公室中要有文件歸檔的分類的位置管理人員應(yīng)當(dāng)將歸檔的文件分類存放在辦公室內(nèi)。管理者應(yīng)該建立一個漸進(jìn)式的分類系統(tǒng)來對文件進(jìn)行存儲和歸類。3.2對于文件進(jìn)行定時的檢查對于較為重要的文件，應(yīng)進(jìn)行定時的查看以防文件丟失或不合時宜。定期檢查文件，處理掉那些被刪除、過期或是不再有用的文件。四、制度啟動及實(shí)施4.1制度啟動該制度應(yīng)由管理人員、領(lǐng)導(dǎo)人員或著從業(yè)人員共同參與，大家一起來制定更加完整和有效的制度方案。實(shí)際上，幾乎所有的企業(yè)或是組織都非常重視這個制度的落地，因此，實(shí)施時應(yīng)該認(rèn)真按照規(guī)定的流程制度來處理。4.2制度實(shí)施實(shí)施該制度需要手動、自動二方面進(jìn)行。手動指的是以人工的方式對文件進(jìn)行整理和歸檔，自動指的是采用計(jì)算機(jī)或其他設(shè)備進(jìn)行自動調(diào)整來歸檔和管理文檔。五、制度效果《立卷歸檔整理管理制度》的制定和實(shí)施對于組織的長遠(yuǎn)發(fā)展和管理效果有很大的促進(jìn)作用，制定該制度能夠使