公司合同保管管理制度

公司合同保管管理制度1.背景介紹隨著公司規(guī)模的逐漸擴(kuò)大，公司簽訂的合同數(shù)量也越來(lái)越多，合同管理的難度逐漸增加。若合同管理不到位，公司將面臨著重要合同被遺失或遺忘等不必要的損失。因此，保管管理制度的建立顯得尤為重要。2.管理目標(biāo)該制度的主要目標(biāo)是規(guī)范公司合同管理行為，保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，并確保合同文件的安全保密，以便在需要時(shí)可以及時(shí)快速地查閱。3.制度內(nèi)容3.1合同登記管理公司負(fù)責(zé)人指定專門負(fù)責(zé)合同管理的人員，負(fù)責(zé)合同檔案的登記、標(biāo)識(shí)和歸檔。要將所有的合同按時(shí)間順序進(jìn)行登記，包括合同名稱、簽訂時(shí)間、合同內(nèi)容、約定事項(xiàng)、合同有效期、合同文件編號(hào)等信息的記錄。3.2合同存儲(chǔ)管理所有合同文件必須按照備份、電子存檔、實(shí)物檔案的方式存儲(chǔ)，確保原始文件的安全保密，防止遺失、損毀以及泄密。在存儲(chǔ)過(guò)程中，必須標(biāo)明存放位置和檔案號(hào)，以便任何時(shí)候都可以找到文件。3.3合同借閱管理執(zhí)行合同借閱的人員必須是合同管理部門指定的，并且需要有合同借用申請(qǐng)單。在合同借用過(guò)程中，除借閱人外，管理人員必須全程監(jiān)督和控制。借閱人必須按照管理員要求，繳納相應(yīng)保證金或者抵押物。3.4合同保密管理公司保密員必須審核合同內(nèi)容是否涉及公司機(jī)密，并進(jìn)行分類管理。嚴(yán)禁泄露公司機(jī)密。對(duì)于外部人員的審閱請(qǐng)求，必須提供授權(quán)書(shū)并由公司管理人員全程監(jiān)督。3.5合同周期管理所有合同文件必須分類整理和歸類管理，確保合同有效期的控制。合同到期通知應(yīng)及時(shí)提醒起草人或主管部門進(jìn)行處理和續(xù)期。3.6合同銷毀管理合同文件存放超過(guò)有效期的必須按規(guī)定程序進(jìn)行清理和銷毀。銷毀合同的人員必須是合同管理部門指定的人員，并且必須有清晰的銷毀記錄。銷毀合同文件時(shí)，必須保證原件徹底毀掉，避免泄露。4.制度落實(shí)公司負(fù)責(zé)人應(yīng)指定一名專人具體實(shí)施合同管理制度，并向全體員工進(jìn)行宣傳和教育。同時(shí)，制度應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況不斷調(diào)整和完善，以達(dá)到最好的效果。5.結(jié)束語(yǔ)公司合同保管管理制度是保障企業(yè)合法權(quán)益的重要措施，是公司內(nèi)部