《秘書基礎(chǔ)》課件-第三章 信息與秘書工作1

第三章信息與秘書工作

信息及其在秘書工作中的作用秘書信息工作的特點、原則和要求信息的收集信息的處理目錄0102030401

第一節(jié)信息及其在秘書工作中的作用

信息時代一、通訊的歷史

信息是很重要的，其價值甚至超過措施。缺乏信息會浪費很多的金錢，有時甚至?xí)奚S多人的生命。新奧爾良戰(zhàn)役

這里的一個例子是發(fā)生在美國路易斯安那州新奧爾良市，當(dāng)時英國和美國正在打1812年的戰(zhàn)爭。1815年1月8日，美軍和英軍在新奧爾良附近打仗。新奧爾良戰(zhàn)役是一個著名的戰(zhàn)役，傷亡了數(shù)以百計的軍人。戰(zhàn)后，美國人和英國人才知道沒有必要打這一場戰(zhàn)役，因為美、英談判代表早在兩周前已經(jīng)在比利時根特市簽署了一項和平條約。遺憾的是美軍和英軍在新奧爾良遭遇前，這項和平條約的消息尚未傳到美國，戰(zhàn)斗造成了慘重的傷亡。古時候，傳遞信息只能靠帆船和戰(zhàn)馬，甚至人的步行。人們也曾試過用別的辦法傳遞信息，有人試著讓鴿子傳遞信息，但這樣的傳遞不是很可靠。更快的辦法是到了電報的發(fā)明，電報是最早使用電線和電能來傳遞信息的設(shè)備。十九世紀三十年代，英國人和美國人率先使用了電報。在兩地之間架起電報線，一頭發(fā)電報，另一頭收電報，就可以傳遞信息了。不過，每個字母和數(shù)字都得用電報鍵單獨發(fā)送，收電報一方邊收邊記，發(fā)電報聲聽起來就是"嘀??嘀??嘀莫爾斯電碼操作員（美國國會圖書館照片）

十九世紀五十年代，電報高手每分鐘可以發(fā)送35至40個單詞。遇到信息量大時，得發(fā)送好幾個小時。但是，電報還是讓生活在城市的人們大大地加快了通訊速度。電報線連接著各大城市，并很快就對日常生活產(chǎn)生了重大影響。政府、商行和個人使用電報發(fā)送信息，報社則使用電報獲取信息。有時，報紙一天要印刷4～5次，以快速報道新消息。無疑，電報是將信息從一個地方傳送到另一個地方的最快辦法。導(dǎo)入：一、信息的概念與特征

信息是客觀世界中事物運動狀態(tài)的反映；信息又是客觀事物之間相互聯(lián)系、相互作用的直接或間接的表征；信息經(jīng)過傳遞再現(xiàn)客觀事物的狀態(tài)。一般所說的信息，都是經(jīng)過自然或人工的傳遞，能夠再現(xiàn)事物狀態(tài)的信息。信息的含義是什么?

一、信息的概念與特征信息是客觀世界中事物運動狀態(tài)的反映；信息又是客觀事物之間相互聯(lián)系、相互作用的直接或間接的表征；信息經(jīng)過傳遞再現(xiàn)客觀事物的狀態(tài)。一般所說的信息，都是經(jīng)過自然或人工的傳遞，能夠再現(xiàn)事物狀態(tài)的信息。信息的含義是什么?

01按信息源的性質(zhì)02按信息的表現(xiàn)形式03按信息來源的方向04按信息的穩(wěn)定狀態(tài)05按信息存在或作用時間信息有哪些種類呢？可分為兩大類，一類是自然信息，這是自然界自發(fā)產(chǎn)生的。另一類是社會信息，這是社會各界有目的、有意識地發(fā)出的信息，可分為政治信息、經(jīng)濟信息、文化信息、教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息等?？煞譃檎Z言信息、文字信息、數(shù)據(jù)信息、圖象信息。可分為橫向信息、縱向信息；外部信息、內(nèi)部信息?？煞譃殪o態(tài)信息、動態(tài)信息。可分為長時信息、短時信息。01按信息源的性質(zhì)02按信息的表現(xiàn)形式03按信息來源的方向04按信息的穩(wěn)定狀態(tài)05按信息存在或作用時間信息有哪些種類呢？可分為兩大類，一類是自然信息，這是自然界自發(fā)產(chǎn)生的。另一類是社會信息，這是社會各界有目的、有意識地發(fā)出的信息，可分為政治信息、經(jīng)濟信息、文化信息、教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息等?？煞譃檎Z言信息、文字信息、數(shù)據(jù)信息、圖象信息?？煞譃闄M向信息、縱向信息；外部信息、內(nèi)部信息?？煞譃殪o態(tài)信息、動態(tài)信息?？煞譃殚L時信息、短時信息。開發(fā)性：信息是可開發(fā)、可再生，取之不竭的"資源"，能夠產(chǎn)生巨大的動力，推動物質(zhì)世界的發(fā)展與變革，人們研究信息，正是為了開發(fā)利用這一資源。共享性：信息不像一般的物質(zhì)那樣具有單一的歸屬性，它可以讓眾多的人共同享用。無限性：物質(zhì)世界是無限的，人們對物質(zhì)世界的認識也是無限的，所以無論從時間還是從空間范疇來說，信息都是無限的，是永不枯竭的資源。信息有哪些特征呢？

時效性：社會需求的瞬息萬變，帶來了信息強烈的時效性。這種時效性反映了信息的價值，過時的信息相對來說價值就小，甚至毫無價值。3信息社會化、全球化2信息傳遞迅速化1信息載體多樣化一方面向多樣化發(fā)展，出現(xiàn)了非紙質(zhì)材料；另一方面日趨縮微化?，F(xiàn)代社會信息工作的基本特征有哪些？秘書部門的信息工作，主要是根據(jù)上級與主管部門的要求，了解情況，掌握動態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題，然后進行篩選處理，綜合分析，提供信息資料給領(lǐng)導(dǎo)參考。信息工作在秘書活動中的作用1．秘書部門信息工作指的是什么？2．信息工作在秘書活動中的作用有哪些？01020304輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策，必須依靠信息。起草文件必須依靠信息信訪咨詢工作需要依靠信息做好日常管理工作必須依靠信息010203輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策，必須依靠信息。起草文件必須依靠信息信訪咨詢工作需要依靠信息開發(fā)性：信息是可開發(fā)、可再生，取之不竭的"資源"，能夠產(chǎn)生巨大的動力，推動物質(zhì)世界的發(fā)展與變革，人們研究信息，正是為了開發(fā)利用這一資源。共享性：信息不像一般的物質(zhì)那樣具有單一的歸屬性，它可以讓眾多的人共同享用。無限性：物質(zhì)世界是無限的，人們對物質(zhì)世界的認識也是無限的，所以無論從時間還是從空間范疇來說，信息都是無限的，是永不枯竭的資源。信息有哪些特征呢？

時效性：社會需求的瞬息萬變，帶來了信息強烈的時效性。這種時效性反映了信息的價值，過時的信息相對來說價值就小，甚至毫無價值。這節(jié)課的學(xué)習(xí)內(nèi)容包括信息的含義、信息的分類、信息的主要特征、現(xiàn)代社會信息工作的基本特征以及信息工作在秘書活動中的作用。在這些內(nèi)容中，要注意區(qū)分信息的主要特征與現(xiàn)代社會信息工作的基本特征，不要將這兩項