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文檔簡(jiǎn)介
辦公室管理制度制度1.前言辦公室管理制度是為了規(guī)范企業(yè)的辦公室管理,確保辦公室工作的高效、有序進(jìn)行而制定的制度。該制度旨在明確辦公室管理職責(zé),規(guī)范辦公室管理程序,加強(qiáng)對(duì)員工的行為監(jiān)管,提高辦公室管理效率。2.辦公室管理職責(zé)2.1.辦公室主任職責(zé)辦公室主任是辦公室的主要負(fù)責(zé)人,其職責(zé)如下:定期召開(kāi)辦公室會(huì)議,匯報(bào)辦公室各項(xiàng)工作情況;組織制定和修改辦公室管理制度;組織協(xié)調(diào)辦公室工作,保證工作高效有序進(jìn)行;協(xié)調(diào)各部門之間的工作,在不影響各部門正常工作情況下確保整個(gè)企業(yè)的工作有序推進(jìn);編制辦公室年度工作計(jì)劃和工作報(bào)告;對(duì)下屬員工進(jìn)行行為監(jiān)管,確保員工遵守企業(yè)的工作紀(jì)律與規(guī)定。2.2.辦公室行政管理職責(zé)辦公室行政管理是辦公室主要職能之一,其職責(zé)如下:負(fù)責(zé)企業(yè)文件的管理,維護(hù)辦公室各類檔案、文書(shū)資料的收集、整理、保管、借閱、銷毀工作;配合企業(yè)的招聘、人事、考評(píng)等工作,協(xié)調(diào)工作人員的崗位調(diào)整、晉升、降職等問(wèn)題,確保企業(yè)人事工作的高效開(kāi)展;負(fù)責(zé)企業(yè)的行政事務(wù),如企業(yè)車輛的管理、財(cái)務(wù)報(bào)銷、固定資產(chǎn)及辦公用品的采購(gòu)及管理等;對(duì)辦公室人員的日常工作進(jìn)行監(jiān)督、調(diào)度和檢查,詢問(wèn)他們的工作情況,并對(duì)工作有異議的人員提出合理化建議。3.辦公室管理程序?yàn)榱吮WC辦公室的高效有序運(yùn)轉(zhuǎn),公司需要制定以下管理程序:3.1.日常管理程序辦公室人員需要按時(shí)簽到、簽退,員工不能在規(guī)定時(shí)間前離開(kāi)辦公室,也不能在規(guī)定時(shí)間外進(jìn)入辦公室;辦公室人員需要按照工作內(nèi)容分配、工作技能要求、工作量分配和考核標(biāo)準(zhǔn)等要求,認(rèn)真完成工作任務(wù);辦公室內(nèi)的設(shè)備和工具應(yīng)由專門人員管理,建立設(shè)備臺(tái)賬,陳舊的設(shè)備必須及時(shí)報(bào)廢;另外,對(duì)固定資產(chǎn)辦理轉(zhuǎn)移、更換、使用等手續(xù),都需經(jīng)過(guò)行政主管、財(cái)務(wù)主管審核同意,并由保管人在資產(chǎn)臺(tái)賬上做好登記管理;商務(wù)往來(lái)、文件傳輸?shù)葢?yīng)按公司的規(guī)定行事,嚴(yán)禁私扣私藏、泄露公司信息;禁止在辦公區(qū)吵鬧、吸煙、喝酒、聚賭、打牌等行為;在辦公室內(nèi),要愛(ài)護(hù)環(huán)境,妥善保管公物,做到心中有數(shù),常把辦公室當(dāng)作自己的家一樣愛(ài)護(hù)和維護(hù)。3.2.文件管理程序文件管理程序是確保企業(yè)文書(shū)檔案的存儲(chǔ)、分發(fā)和保密的管理程序,包括以下要點(diǎn):所有解決企業(yè)事務(wù)所需的文件應(yīng)及時(shí)歸檔,統(tǒng)一編號(hào),按照歸檔臺(tái)賬進(jìn)行記錄,以便隨時(shí)查閱;所有解決企業(yè)事務(wù)所需的文件必須屬于該文件所屬部門,不得隨意拿走;機(jī)密文件必須通過(guò)專人進(jìn)行存管和分配,涉及機(jī)密內(nèi)容的材料必須加蓋公司專用“機(jī)密”章,對(duì)外派人必須經(jīng)行政主管、企業(yè)負(fù)責(zé)人簽字同意,方可放行;文件的使用和復(fù)制必須經(jīng)有關(guān)主管人員同意,并在機(jī)密文件的傳輸過(guò)程中,采取安全措施;各部門保管文件的辦公用品應(yīng)有相應(yīng)的專人管理,包括文件袋、保險(xiǎn)箱等。4.員工行為監(jiān)管為了規(guī)范員工行為,公司需要建立員工行為監(jiān)管制度,包括以下方面:4.1.工作時(shí)態(tài)度作風(fēng)問(wèn)題,特別是對(duì)客戶和同事態(tài)度的問(wèn)題,應(yīng)被重點(diǎn)關(guān)注,并上報(bào)給主管,及時(shí)給予批評(píng)和處罰;工作習(xí)慣及工作紀(jì)律問(wèn)題,如工作遲到、拖延任務(wù)、私自組織活動(dòng)影響工作等,應(yīng)通過(guò)批評(píng)教育,并加以調(diào)整和改善;特別注意大家對(duì)待工作中涉及公司機(jī)密信息的態(tài)度和處理方法,應(yīng)嚴(yán)格保密。4.2.職業(yè)道德有關(guān)部門、各級(jí)主管人員必須著重管理職業(yè)道德方面的問(wèn)題,如部門間接續(xù)加工作、吃拿卡要、利益為先等問(wèn)題,對(duì)于因此給公司帶來(lái)的損失,必須嚴(yán)格追究責(zé)任人的責(zé)任;有關(guān)主管人員必須嚴(yán)格監(jiān)管領(lǐng)導(dǎo)干部和企業(yè)內(nèi)部管理人員的行為,以身作則,樹(shù)立可以信任、可以依靠的領(lǐng)導(dǎo)形象。5.總結(jié)企業(yè)辦公室是各個(gè)部門之間的靠近,也是企業(yè)文化建設(shè)中的
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