檔案掃描管理制度

檔案掃描管理制度一、概述為適應(yīng)信息化建設(shè)和文化事業(yè)發(fā)展的需要，提高檔案利用率和服務(wù)質(zhì)量，本單位根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，制定檔案掃描管理制度，規(guī)范檔案掃描的操作流程和管理制度。二、主要內(nèi)容1.掃描申請(qǐng)1.1掃描申請(qǐng)途徑（1）個(gè)人自主申請(qǐng)：申請(qǐng)人需通過(guò)本單位網(wǎng)站或公眾號(hào)提交掃描申請(qǐng)表。（2）部門申請(qǐng)：相關(guān)部門需向本單位檔案管理科提出書面掃描申請(qǐng)。1.2掃描申請(qǐng)表掃描申請(qǐng)表需包括以下內(nèi)容：（1）申請(qǐng)人姓名、聯(lián)系方式、證件號(hào)碼和職務(wù)（個(gè)人自主申請(qǐng)必需）。（2）掃描材料名稱、數(shù)量、保密等級(jí)。（3）掃描用途、時(shí)間和地點(diǎn)。2.掃描管理2.1掃描場(chǎng)所及設(shè)備掃描場(chǎng)所應(yīng)保證良好的光線和通風(fēng)條件，掃描設(shè)備應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，如無(wú)特殊要求，掃描應(yīng)在指定的場(chǎng)所和設(shè)備上進(jìn)行。2.2掃描操作（1）在掃描前，掃描員應(yīng)檢查設(shè)備狀態(tài)并確保掃描原件齊全、完好。（2）掃描過(guò)程中，掃描員應(yīng)嚴(yán)格按照操作流程進(jìn)行，采取正確的掃描參數(shù)和文件格式存儲(chǔ)。（3）掃描中如遇缺頁(yè)、錯(cuò)頁(yè)等異常情況，掃描員應(yīng)及時(shí)通知負(fù)責(zé)人并妥善處理。2.3掃描質(zhì)量和保障（1）掃描質(zhì)量：掃描質(zhì)量應(yīng)保證清晰完整，符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。（2）掃描保障：在掃描過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)原文件不受損壞，并注意保密工作和依法管理。3.掃描歸檔3.1掃描歸檔操作（1）掃描完成后，掃描員應(yīng)及時(shí)提交掃描申請(qǐng)表和掃描文檔。（2）經(jīng)過(guò)審核無(wú)誤后，掃描文檔歸檔到相應(yīng)的檔案館、檔案庫(kù)或數(shù)字檔案館中。3.2掃描文檔管理（1）掃描文檔的存儲(chǔ)和傳遞應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定。（2）掃描文檔管理應(yīng)建立相應(yīng)的文檔信息管理系統(tǒng)。三、其他3.1打印及拷貝禁止將掃描文件隨意打印或拷貝，如有必要進(jìn)行打印或拷貝，需獲得文書檔案管理人員的批準(zhǔn)。3.2違規(guī)處理對(duì)有違規(guī)行為的人員，依據(jù)相關(guān)規(guī)定予以處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。四、制度的宣傳和實(shí)施為保證本制度的有效實(shí)施和推廣，本單位將采取以下措施：（1）制度公告：將本制度公布于本單位網(wǎng)站和公眾號(hào)上，讓所有工作人員了解和遵守。（2）培訓(xùn)和考核：對(duì)掃描員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，并對(duì)其業(yè)務(wù)能力進(jìn)行考核。（3）宣傳和教育：通過(guò)開(kāi)展專題講座、發(fā)放宣傳資料等方式，增加全員的法律意識(shí)和工作素質(zhì)。五、附則本制度自發(fā)布之日