檔案接收進(jìn)館管理制度

檔案接收進(jìn)館管理制度1.0引言為保障機(jī)構(gòu)檔案接收的透明、公平、規(guī)范，防止檔案在接收過(guò)程中丟失、損毀或錯(cuò)誤歸檔等問(wèn)題出現(xiàn)，制定本管理制度，明確檔案接收進(jìn)館的各方責(zé)任、狀態(tài)和流程，提高機(jī)構(gòu)檔案接收工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平。2.0適用范圍本制度適用于機(jī)構(gòu)檔案接收工作，包括由外來(lái)機(jī)構(gòu)、個(gè)人向本單位捐贈(zèng)、移交檔案以及單位內(nèi)部部門(mén)檔案移交至檔案館的工作。3.0檔案接收方責(zé)任3.1捐贈(zèng)方提供有關(guān)檔案資料的解釋說(shuō)明和相關(guān)保密協(xié)議；人工核對(duì)檔案清單，蓋章確認(rèn)提交的檔案資料真實(shí)無(wú)誤，同時(shí)對(duì)檔案的重要性、價(jià)值等事項(xiàng)加以說(shuō)明；向接收方提供質(zhì)量保證及檔案保管要求；接受接收方對(duì)捐贈(zèng)檔案的審查，按要求補(bǔ)充修整該檔案的質(zhì)量，有關(guān)費(fèi)用由捐贈(zèng)方承擔(dān)。3.2移交方提供檔案移交申請(qǐng)，其中應(yīng)詳細(xì)列明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、分類(lèi)、重要程度及止時(shí)年限等要求；提供盡可能詳細(xì)的檔案清單，說(shuō)明檔案的整理情況和保管時(shí)間；保管好移交申請(qǐng)、檔案清單及移交批件等相關(guān)文件，并進(jìn)行存檔。4.0接收方責(zé)任4.1接收預(yù)審對(duì)接收的檔案進(jìn)行預(yù)審，判斷檔案上傳數(shù)量是否齊實(shí)、存在潛在隱患、是否可放行，或需要進(jìn)行后期整理和修復(fù)等；執(zhí)行檔案接收管理規(guī)定，確保接收工作規(guī)范、公正、透明，保證檔案安全無(wú)誤。4.2接收登記按照權(quán)責(zé)清晰化原則，將檔案歸屬單位、人員清晰；檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，并生成檔案接收登記表、檔案手報(bào)告，存檔備案；進(jìn)行人工核對(duì)，檔案數(shù)量和檔案清單數(shù)量相符。4.3檔案的質(zhì)檢采用非破壞性檢索手段對(duì)檔案進(jìn)行卷內(nèi)檢查，并對(duì)缺陷進(jìn)行修整；對(duì)于受損、缺失或其他項(xiàng)異常，結(jié)合檔案史料價(jià)值和完整性等要素進(jìn)行質(zhì)檢；對(duì)于需要后期整理的檔案，提出整理要求并進(jìn)行時(shí)間估算，制定實(shí)際整理方案。4.4檔案的存放按照檔案分類(lèi)、檔案年限、檔案緊要程度和檔案需求等因素，進(jìn)行系統(tǒng)化、組織化存放；對(duì)檔案進(jìn)行密封處理，確保檔案的安全性和保存性；對(duì)檔案的質(zhì)量進(jìn)行動(dòng)態(tài)評(píng)估，并提出質(zhì)量報(bào)告，為后續(xù)管理提供參考。5.0檔案接收的流程提交書(shū)面申請(qǐng)申請(qǐng)移交檔案移交檔案清單，準(zhǔn)備移交檔案；接收方組織檔案預(yù)審、登記、質(zhì)檢、存放等流程；檔案登記完成后，需要經(jīng)審核確認(rèn)的檔案需要進(jìn)行保管的評(píng)估和備案的整理等流程；整理后的檔案分配至相應(yīng)的保管位置，并進(jìn)行有效的檔案管理。6.0附：術(shù)語(yǔ)解釋案卷：在事務(wù)處理的過(guò)程中形成了一整個(gè)文件組，即clerk，可被作為處理等事項(xiàng)進(jìn)行管理；文書(shū)：指檔案中的各種各樣的文書(shū)，包括信函、公文、記錄、會(huì)議紀(jì)要、決議、合同、照片等留下的各種隨身沙龍會(huì)議；審批：文書(shū)審批和檔案補(bǔ)正處理，是檔案保管業(yè)務(wù)中的重要部分；登記：對(duì)檔案進(jìn)行管理、記錄和歸類(lèi)，生成檔案目錄等目錄清單；結(jié)構(gòu)：檔案排列的規(guī)則和方法，包括立案制度、圖例等等；質(zhì)檢：對(duì)檔案的質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，檢查檔案的完整性、真實(shí)性和可靠性；整理：對(duì)檔案進(jìn)行檢修、整合、修整等工作；進(jìn)館：指檔案由外來(lái)機(jī)構(gòu)、個(gè)人捐贈(zèng)或重要文件資料按照規(guī)定流程進(jìn)入本機(jī)構(gòu)；以及本單位檔案移交至檔案館等；7.0結(jié)束語(yǔ)本制度是機(jī)構(gòu)檔案接收進(jìn)館的規(guī)范化