在項(xiàng)目采購管理中成本降低的幾點(diǎn)認(rèn)

在工程采購管理中本錢降低的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)本文所關(guān)注的是其中的工程采購管理領(lǐng)域，并從工程資金的合理使用角度出發(fā)，探討在工程的采購管理中應(yīng)該如何降低本錢、減少現(xiàn)金流出，并提高工程資金的使用效率。工程管理是在有限的資源條件下，為實(shí)現(xiàn)工程目標(biāo)所采取的一系列管理活動(dòng)?，F(xiàn)代工程管理的知識(shí)體系被劃分為9個(gè)知識(shí)領(lǐng)域，包括：工程綜合管理、工程范圍管理、工程時(shí)間管理、工程本錢管理、工程質(zhì)量管理、工程人力資源管理、工程溝通管理、工程風(fēng)險(xiǎn)管理以及工程采購管理。本文所關(guān)注的是其中的工程采購管理領(lǐng)域，并從工程資金的合理使用角度出發(fā)，探討在工程的采購管理中應(yīng)該如何降低本錢、減少現(xiàn)金流出，并提高工程資金的使用效率。工程的執(zhí)行除了需要必備的人力資源之外，還必須具備相應(yīng)的設(shè)備、設(shè)施、原材料、零件、效勞和其它物質(zhì)資源，離開了這些物質(zhì)資源，再高明的工程經(jīng)理也不可能按要求完成工程的任務(wù)，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，這些產(chǎn)品和效勞是通過采購活動(dòng)來實(shí)現(xiàn)的。從執(zhí)行組織以外通過采購取得工程所需要的產(chǎn)品或效勞，就是所謂的工程的采購管理。而這些資源的獲取又是需要花費(fèi)一定的工程資金的，如何合理而有效的使用這些工程資金？如何使一筆有限的資金發(fā)揮其最大的效用？是在工程的采購管理中所應(yīng)該關(guān)注的問題之一。梅瑞狄斯在?工程管理——管理新視角?中提到：“在采購設(shè)備、原材料和分包效勞的過程中，我們必須清楚的界定出特定的需要，并且還要找到最低的價(jià)格和最具競爭力的供應(yīng)商。〞在現(xiàn)實(shí)的工程采購操作中，要實(shí)現(xiàn)這兩個(gè)“最〞字的目標(biāo)是十分不容易的。但是，我們卻能夠通過對工程采購管理中局部環(huán)節(jié)的控制，來有效的降低采購本錢，從而使工程資金到達(dá)最優(yōu)的配置，用有限的資金獲取盡可能多的資源，這是我們在工程采購管理中所能夠?qū)崿F(xiàn)的本錢目標(biāo)。以下，就將從本錢控制的角度來逐一論述在工程采購管理中降低采購本錢的一些措施。1、制定采購預(yù)算與估計(jì)本錢制定預(yù)算的行為就是對組織內(nèi)部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置。預(yù)算不僅僅是方案活動(dòng)的一個(gè)方面，同時(shí)也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機(jī)制，起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。制定采購預(yù)算是在具體實(shí)施工程采購行為之前對工程采購本錢的一種估計(jì)和預(yù)測，是對整個(gè)工程資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對工程采購資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā)，還同時(shí)建立了一個(gè)資金的使用標(biāo)準(zhǔn)，以便對采購實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時(shí)的檢測與控制，確保工程資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動(dòng)。有了采購預(yù)算的約束，能提高工程資金的使用效率，優(yōu)化工程采購管理中資源的調(diào)配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效的控制工程資金的流向和流量，從而到達(dá)控制工程采購本錢的目的。2、供應(yīng)商的選擇供應(yīng)商是工程采購管理中的一個(gè)重要組成局部，工程采購時(shí)應(yīng)該本著“公平競爭〞的原那么，給所有符合條件的承包商提供均等的時(shí)機(jī)，一方面表達(dá)市場經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)那么，另一方面也能對采購本錢有所控制，提高工程實(shí)施的質(zhì)量。因此，在供應(yīng)商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關(guān)注。第一，選擇供應(yīng)商的數(shù)量。供應(yīng)商數(shù)量的選擇問題，實(shí)際上也就是供應(yīng)商份額的分擔(dān)問題。從采購方來說，單一貨源增加了工程資源供應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)，也不利于對供應(yīng)商進(jìn)行壓價(jià)，缺乏采購本錢控制的力度。而從供應(yīng)商來說，批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢，可以給采購方以商業(yè)折扣，減少貨款的支付和采購附加費(fèi)用，有利于減少現(xiàn)金流出，降低采購本錢。因而，在進(jìn)行供應(yīng)商數(shù)量的選擇時(shí)既要防止單一貨源，尋求多家供應(yīng)，同時(shí)又要保證所選供應(yīng)商承擔(dān)的供應(yīng)份額充足，以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策，降低物資的價(jià)格和采購本錢。這樣既能保證采購物資供應(yīng)的質(zhì)量，又能有力的控制采購支出。一般來說，供應(yīng)商的數(shù)量以不超過3－4家為宜。第二，選擇供應(yīng)商的方式。選擇供應(yīng)商的方式主要包括公開競爭性招標(biāo)采購、有限競爭性招標(biāo)采購、詢價(jià)采購和直接簽訂合同采購，四種不同的采購方式按其特點(diǎn)來說分為招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購。我們認(rèn)為，在工程采購中采取公開招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競爭來壓低物資價(jià)格，幫助采購方以最低價(jià)格取得符合要求的工程或貨物；并且多種招標(biāo)方式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質(zhì)量，從而有利于控制采購本錢。3、采購環(huán)境的利用工程的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購方案的實(shí)施會(huì)產(chǎn)生重要的影響，外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對工程組織怎樣及如何采購產(chǎn)生影響的外部變化，包括市場季節(jié)性的變化、國家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的變化、國家財(cái)政金融政策的調(diào)整、市場利率及匯率的波動(dòng)、通貨膨脹的存在及戰(zhàn)爭罷工等各種因素。而微觀環(huán)境那么是指工程組織的內(nèi)部環(huán)境，包括工程組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序，即實(shí)施采購的過程和程序。在符合微觀環(huán)境原那么的前提下，一個(gè)好的工程采購策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場環(huán)境為工程整體帶來利益。充分利用采購環(huán)境的一個(gè)重要內(nèi)容就是熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關(guān)工程所需要的貨物及效勞的多方面市場信息。比方，結(jié)合所采購貨物或效勞的種類、性能參數(shù)、質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格的要求等，了解熟悉國內(nèi)、國際市場的價(jià)格及供求信息，所購物品的供求來源、外匯市場情況、國際貿(mào)易支付方法、保險(xiǎn)合同等有關(guān)國內(nèi)、國際貿(mào)易知識(shí)和商務(wù)方面的情報(bào)和信息。這就要求工程組織建立有關(guān)的市場信息機(jī)制，以到達(dá)有效利用采購環(huán)境的目的，良好的市場信息機(jī)制包括：建立重要貨物供應(yīng)商信息的數(shù)據(jù)庫，以便在需要時(shí)候能隨時(shí)找到相應(yīng)的供應(yīng)商，以及這些供應(yīng)商的產(chǎn)品或效勞的規(guī)格性能及其他方面的可靠信息。建立同一類貨物的價(jià)格目錄，以便采購者能進(jìn)行比較和選擇，充分利用競爭的方法來獲得價(jià)格上的利益。對市場情況進(jìn)行分析和研究，作出市場變化的預(yù)測，使采購者在制定采購方案、決定如何發(fā)包及采取何種采購方式時(shí)，能有可靠而有效的依據(jù)作為參考。只有建立了良好的市場信息機(jī)制，才能在工程采購中做到“知己知彼〞，并對采購環(huán)境有充分的了解和把握，這使得采購者能處于供需雙方的有力地位，獲得價(jià)格上的優(yōu)勢，不僅取得高質(zhì)量的貨物或效勞，也能取得本錢上的利益。否那么，如果缺乏了對相關(guān)信息的熟悉，會(huì)造成采購工作的延誤，采購預(yù)算的超支，失去本錢控制的優(yōu)勢。因此，在工程采購管理中充分利用采購環(huán)境，建立良好的市場信息機(jī)制，同樣是有效降低采購本錢的途徑之一。4、供應(yīng)商的管理基于長期的降低采購本錢的理念出發(fā)，我們認(rèn)為，在工程的采購管理中應(yīng)該貫穿一個(gè)“供應(yīng)商管理〞的思想，也即是把對供應(yīng)商的管理納入工程采購管理的一個(gè)局部。這樣既可通過長期的合作來獲得可靠的貨源供應(yīng)和質(zhì)量保證，又可在時(shí)間長短和購置批量上獲得采購價(jià)格的優(yōu)勢，對降低工程采購中的本錢有很大的好處。有以下兩點(diǎn)值得注意：第一，與供應(yīng)商建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。對于采購方來說，一旦確定了可以長期合作的供應(yīng)商，應(yīng)該與供應(yīng)商之間建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。雙方本著“利益共享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)〞的原那么，建立一種雙贏的合作關(guān)系，使采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和本錢上的優(yōu)勢，也使供應(yīng)商擁有長期穩(wěn)定的大客戶，以保證其產(chǎn)出規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系確實(shí)立，能給采購方帶來長期而有效的本錢控制利益。第二，供應(yīng)商行為的績效管理。在與供應(yīng)商的合作過程中應(yīng)該對供應(yīng)商的行為進(jìn)行績效管理，以評價(jià)供應(yīng)商在合作過程中供貨行為的優(yōu)劣。比方：建立供應(yīng)商績效管理的信息系統(tǒng)，對供應(yīng)商進(jìn)行評級，建立量化的供應(yīng)商行為績效指標(biāo)等等，并利用績效管理的結(jié)果衡量與供應(yīng)商的后續(xù)合作：增大或減少供應(yīng)份額、延長或縮短合作時(shí)間等，對供應(yīng)商以鼓勵(lì)和獎(jiǎng)懲。這樣能促使供應(yīng)商持續(xù)改善供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)及時(shí)的供貨，從而有效的降低工程采購總本錢。5、全流程本錢概念，控制總本錢在探討工程采購管理中降低本錢的問題時(shí)，應(yīng)該確立采購全流程本錢的概念，我們所應(yīng)該關(guān)注的是整個(gè)工程采購流程中的本錢降低，是對總本錢的控制，而不是單一的針對采購貨物或效勞的價(jià)格。獲得了低價(jià)的采購物品固然是本錢的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的效勞、及時(shí)快速的供貨、可靠的貨源保證等也無疑是獲得了本錢上的利益。同時(shí)，降低采購本錢不僅指降低采購工程本身的本錢，還要考慮相關(guān)方面的利益，本錢就像在U形管中的水銀，壓縮這邊的本錢，那邊的本錢就增加。單獨(dú)降