職業(yè)經(jīng)理人的時(shí)間管理

職業(yè)經(jīng)理人的時(shí)間管理

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“洗手的時(shí)候，日子從水盆里過(guò)去；吃飯的時(shí)候日子從飯碗里過(guò)去；默默時(shí)，便從茫然的雙眼前過(guò)去。我覺(jué)察他去的匆匆了，伸出手遮掩時(shí)，他又從遮掩著的手邊過(guò)去……”

---------朱自清

2本節(jié)主要內(nèi)容一、現(xiàn)代管理者的時(shí)間觀二、職業(yè)經(jīng)理人時(shí)間運(yùn)籌三、提高時(shí)效的途徑3一、現(xiàn)代管理者的時(shí)間觀1、時(shí)間是什么？

俄國(guó)思想家伏爾泰的一個(gè)意味深長(zhǎng)的謎：“世界上哪樣?xùn)|西最長(zhǎng)又是最短的，最快又是最慢的，最能分割又是最廣大的，最不受重視又是最值得惋惜的；沒(méi)有它，什么事情都做不成；它使一切渺小的東西歸于消滅，使一切偉大的東西生命不絕?！?時(shí)間是什么？

對(duì)于活著的人來(lái)說(shuō)，時(shí)間是生命；對(duì)于從事經(jīng)濟(jì)工作的人來(lái)說(shuō)，時(shí)間是金錢(qián)；對(duì)于做學(xué)問(wèn)的人來(lái)說(shuō)，時(shí)間是資本；對(duì)于無(wú)聊的人來(lái)說(shuō)，時(shí)間是債務(wù)；對(duì)于學(xué)生、尤其是中學(xué)生來(lái)說(shuō)，時(shí)間是財(cái)富，是資本，是命運(yùn)，是千金難買(mǎi)的無(wú)價(jià)之寶。5名人名言別林斯基：“在所有的批判家中，最偉大、最正確、最天才的是時(shí)間?！备惶m克林：“時(shí)間就是生命”。郭沫若：“時(shí)間就是速度，時(shí)間就是力量?！蹦闷苼龀Ｕf(shuō)：“除了時(shí)間之外，我可以給你任何東西”魯迅：“時(shí)間就像海綿里的水，只要愿擠，總是有的”。6

“不能管理時(shí)間，便什么也不能管理?！薄芾韺W(xué)大師德·魯克如果一個(gè)人的時(shí)間管理涉及個(gè)人成敗的話(huà)，那么，管理者的時(shí)間管理除了個(gè)人的成敗，更關(guān)系到組織的成敗。72、現(xiàn)代管理者的時(shí)間觀

“時(shí)間就是金錢(qián)”、“時(shí)間就是生命”，效率的高低和時(shí)間的節(jié)省分不開(kāi)，爭(zhēng)取了時(shí)間，才能創(chuàng)造更高的價(jià)值，獲得更高的效益，因此，珍惜時(shí)間，講求效率應(yīng)成為現(xiàn)代管理者必備的高度價(jià)值觀的重要標(biāo)志。時(shí)間是領(lǐng)導(dǎo)的財(cái)富

。

8錯(cuò)誤的時(shí)間觀任其流失的時(shí)間觀：認(rèn)為時(shí)間取之不盡用之不竭。及時(shí)行樂(lè)的時(shí)間觀：認(rèn)為時(shí)間不可逆轉(zhuǎn)，今朝有酒今朝醉。幻想未來(lái)的時(shí)間觀：悲觀失望。9二、職業(yè)經(jīng)理人的時(shí)間運(yùn)籌什么是時(shí)間運(yùn)籌？時(shí)間運(yùn)籌也就是時(shí)間管理，是指職業(yè)管理者對(duì)時(shí)間的管理。就是職業(yè)管理者為提高時(shí)間的利用率和有效性，運(yùn)用科學(xué)的方法和技巧，對(duì)時(shí)間的消耗進(jìn)行計(jì)劃、實(shí)施、檢查、評(píng)價(jià)、反饋等程序進(jìn)行的一系列的控制活動(dòng)過(guò)程。

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對(duì)管理者來(lái)講，對(duì)時(shí)間的管理和對(duì)其他的人、財(cái)、物的管理，是一樣的重要。在某些情況下，時(shí)間資源所獲得的收益比資本和勞動(dòng)力兩項(xiàng)資源所能獲得的收益要大的多，重要的多。

11（一）合理安排時(shí)間1、工作計(jì)劃化、程序化2、合理分類(lèi)，有效使用時(shí)間3、排除時(shí)間干擾12事務(wù)可以分為四種類(lèi)型緊急而且重要：洽談業(yè)務(wù)、未按時(shí)交貨、設(shè)備出故障、產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題等。重要但不緊急：遠(yuǎn)景規(guī)劃、產(chǎn)品創(chuàng)新、人才培養(yǎng)、組織協(xié)調(diào)等。緊急但不重要：批閱日常文件、工作例會(huì)、接打電話(huà)等。不緊急也不重要：可不去的應(yīng)酬、冗長(zhǎng)而無(wú)主題的會(huì)議等。13啟示人們常犯的毛病是把緊急當(dāng)成優(yōu)先原則，而不是把重要當(dāng)成優(yōu)先原則。始終先做最重要的事情可以讓我們避免掉進(jìn)“嗜急成癮”的陷阱。

14ABCDE管理法A：必須完成的事情B：應(yīng)該完成的事情C：令人愉快但不會(huì)有什么結(jié)果的事D：可以委派別人去做的事情E：可以完全取消的事情152、合理分類(lèi)，有效使用時(shí)間管理者是用20%左右的時(shí)間完成80%的工作而用另外80%左右的時(shí)間去處理其余20%的工作。管理者最重要的工作就是出主意和用干部?jī)蓷l，即科學(xué)決策和知賢善任，占領(lǐng)導(dǎo)工作重要程度的80%，但時(shí)間卻只要20%左右。剩下20%的工作卻要占用80%左右的時(shí)間。這就是調(diào)查研究、閱讀文件、出席會(huì)議、匯報(bào)檢查、晤談家訪、送往迎來(lái)、公務(wù)出差、臨時(shí)任務(wù)等等。

163、排除干擾

主觀干擾：管理者自己分散了精力，精神不能集中。預(yù)先限定某項(xiàng)工作完成的時(shí)間，有助于排除干擾，集中精力，工作無(wú)限時(shí)，什么時(shí)間完成都行，就等于什么時(shí)間也完不成。

17客觀干擾：主要是來(lái)自三個(gè)方面。首先是來(lái)自上級(jí)機(jī)關(guān)的干擾。其次是下級(jí)的干擾。再次是來(lái)訪者的干擾。

針對(duì)上級(jí)的干擾采取以下措施一是定期向上級(jí)匯報(bào)請(qǐng)示工作，使自己的工作與上級(jí)的意圖或工作計(jì)劃一致起來(lái)，這樣上級(jí)就不會(huì)經(jīng)常提出一些干擾你的時(shí)間的事情了。二是盡量使自己的預(yù)定工作日程安排與上級(jí)機(jī)關(guān)的日程表同步，二者互相協(xié)調(diào)起來(lái)，就會(huì)減少對(duì)你的時(shí)間干擾。18針對(duì)下級(jí)的干擾采取以下方法

一是規(guī)定一定的時(shí)間，作為檢查下屬工作，解決下級(jí)主要問(wèn)題的時(shí)間。二是向下級(jí)機(jī)關(guān)授權(quán)，上級(jí)管理者只管方針政策，管宏觀控制與協(xié)調(diào),最后檢查與監(jiān)督。這樣下屬才不會(huì)大事小事都來(lái)請(qǐng)示，也就減少干擾你的時(shí)間了。

19針對(duì)來(lái)訪者的干擾一是設(shè)一道秘書(shū)或辦公室防線。二是必須見(jiàn)面接談的要先預(yù)約好見(jiàn)面的接談時(shí)間。三是接談時(shí)要說(shuō)明接談的時(shí)間，或事先告訴秘書(shū)。四是接談要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，緊扣主題。

五是告訴來(lái)訪者時(shí)間已經(jīng)到了。20（二）、時(shí)間的節(jié)約1、辦公室規(guī)范化：效率就是速度，條理就是效率。整理辦公桌:電話(huà)、墨水、臺(tái)燈、經(jīng)常用的資料或書(shū)籍。一個(gè)書(shū)架或者文件柜：資料、文件分門(mén)別類(lèi)放置。習(xí)慣使用備忘錄：隨時(shí)記錄要做的事情。2、簡(jiǎn)化工作：取消、合并、重新排列、變更、取代等等。21啟示管理者對(duì)任何工作都要多問(wèn)幾個(gè)為什么：為什么這個(gè)工作需要做？這個(gè)工作的關(guān)鍵是什么？應(yīng)該在什么地方做？什么時(shí)候做？誰(shuí)去做最合適？最好的做法是什么？有了這一連串的思考，就在你的頭腦中將工作簡(jiǎn)化了，無(wú)形中就節(jié)約了你的工作時(shí)間。223、集中使用零碎時(shí)間：歐陽(yáng)修：余平生所做文章多在三上：馬上、枕上、廁上。董遇巧用三余：冬者歲之余、夜者日之余、陰者晴之余。諺語(yǔ)：泰山不辭微塵故能成其高，江河不讓涓滴故能成其深。集中零碎時(shí)間為一個(gè)整體。不能集中的時(shí)間要靈活運(yùn)用。

234、利用現(xiàn)代化工具節(jié)約時(shí)間：計(jì)算機(jī)、電話(huà)、電子郵件、錄音機(jī)、錄像機(jī)、照相機(jī)、復(fù)印機(jī)、現(xiàn)代化交通工具等等。24（三）控制文件和會(huì)議占用時(shí)間

1、限制和改善文件處理辦法減少發(fā)文件：減少閱讀文件的時(shí)間。妥善處理已發(fā)文件：切忌“一鍋煮”，應(yīng)分類(lèi)：應(yīng)立即處理的、優(yōu)先順序靠后的、有關(guān)新情報(bào)的、未決定的、以后處理的等。防止文件滯留：交辦、閱讀、回信、存檔等。處理文件的三個(gè)環(huán)節(jié)：第一，迅速回復(fù)。第二，迅速歸檔。第三，及時(shí)銷(xiāo)毀。25

2、限制會(huì)議時(shí)間第一、不開(kāi)可開(kāi)可不開(kāi)的會(huì)。第二、不開(kāi)沒(méi)有準(zhǔn)備的會(huì)。第三、不開(kāi)馬拉松式的會(huì)。第四、不開(kāi)議而不決的會(huì)。26（四）、業(yè)余時(shí)間安排

1、善于安排休息時(shí)間：會(huì)休息的人也才會(huì)工作，休息意味著再生產(chǎn)。莫法特休息法：如果長(zhǎng)時(shí)間持續(xù)做同一件工作，人的腦力和體力就會(huì)產(chǎn)生疲勞，使活動(dòng)能力下降，如果這時(shí)改變工作內(nèi)容，就會(huì)產(chǎn)生新的優(yōu)勢(shì)興奮灶，而原來(lái)的興奮灶則得到抑制，這樣人的腦力和體力就可以得到有效的調(diào)劑和放松。272、安排業(yè)余文體活動(dòng)的時(shí)間3、安排豐富的家庭生活時(shí)間注意：如果你是一線員工，工作再忙也別忽視了身邊最在乎你的人；如果你是老板，更不可忽視你身邊最在乎你的人，你的員工身邊最在乎他們的人。28三、提高時(shí)效的途徑

（一）找到浪費(fèi)時(shí)間的癥結(jié)所在：改變不良工作習(xí)慣，培養(yǎng)良好工作方法的模式。（二）養(yǎng)成良好的生活方式：

辦公室環(huán)境布置、清理辦公桌、把辦公桌劃分區(qū)域、辦公桌椅的擺放等。（三）放棄枝節(jié)：最重要的部分約為20％，其余80％雖為多數(shù)，但是次要的。放棄枝節(jié)，能贏回很多時(shí)間精力。（四）權(quán)力下放29劉邦的一段經(jīng)典話(huà)，說(shuō)明了授權(quán)的重要性：夫運(yùn)籌帷幄之中，決勝千里之外，吾不如子房；鎮(zhèn)國(guó)家，撫百姓，給饋餉，不絕糧道，吾不如蕭何；連百萬(wàn)之軍，戰(zhàn)必勝，攻必取，吾不如韓信。此三者皆人杰也，我能用之，此吾所以取天下也。項(xiàng)羽有一范增而不能用，此其所以為我擒也。30啟示

一個(gè)經(jīng)理的成功與否，應(yīng)該以他可以讓部下做什么事情為衡量標(biāo)準(zhǔn)。“自己動(dòng)手才是完成工作的最佳手段”是需要改變的觀念。自己動(dòng)手不必命令別人、監(jiān)督別人工作，也不必驗(yàn)收以保證該工作完成的質(zhì)量，但是事必躬親會(huì)讓你總在忙碌，你雖然自以為萬(wàn)能，但任何人的能力都有限，你可能因?yàn)槿狈ν瓿梢豁?xiàng)工作所必需的時(shí)間、訓(xùn)練和工具而被困在其中；凡事都要自己動(dòng)手也影響你的業(yè)績(jī)，什么都要插手，結(jié)果就會(huì)一事無(wú)成，還會(huì)引起下屬的抱怨。31權(quán)力下放的好處

權(quán)力下放，一方面節(jié)省時(shí)間，集中精力干更重要、更適合自己職權(quán)、更能發(fā)揮自己優(yōu)勢(shì)的工作；另一方面，也訓(xùn)練了你的部下，提高了他們的工作效率。一個(gè)主管要記住三句話(huà)第一，不要錯(cuò)位；第二，不要越位；第三，不要缺位。

授權(quán)要講清楚：哪些是可以自己自由發(fā)揮的，哪些是我不同意絕不可以做的，哪些是經(jīng)我同意可以自由操作的。32學(xué)會(huì)說(shuō)“不”

除了權(quán)力下放，不要隨便接受別人推給你的工作，不要越職。如果你接受所有找上門(mén)來(lái)的問(wèn)題，你的生活就會(huì)陷入混亂，你要花很多精力和時(shí)間處理這些問(wèn)題。對(duì)此，時(shí)間管理專(zhuān)家多有建議：“不要當(dāng)好支使的男人”，“別接燙手的山芋”，避免接手他人應(yīng)盡職責(zé)的事情。（五）避免拖泥帶水（六）做時(shí)間的主人NO!!33昨日詩(shī)昨日兮昨日，昨日何其好！昨日過(guò)去了，今日徒懊惱。世人但知悔昨日，不覺(jué)今日又過(guò)了。水去日日流，花落日日少。成事立業(yè)在今日，莫待明朝悔今朝。34今日詩(shī)

今日復(fù)今日，今日何其少！今日又不為，此事何時(shí)了？人生百年幾今日，今日不為真可惜！若言姑待明朝至，明朝又有明朝事。為君聊賦今日詩(shī)，努力請(qǐng)從今日始。35明日歌明日復(fù)明日，明