會(huì)計(jì)檔案與聲像檔案的

第六章

會(huì)計(jì)檔案與聲像檔案的管理

第一節(jié)會(huì)計(jì)檔案管理第一節(jié)會(huì)計(jì)檔案管理一、會(huì)計(jì)檔案的概念和特點(diǎn)二、會(huì)計(jì)核算資料的歸檔三、會(huì)計(jì)檔案的整理和編目四、會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀和移交五、會(huì)計(jì)檔案的保管和利用一、會(huì)計(jì)檔案的概念和特點(diǎn):

㈠會(huì)計(jì)檔案的概念：會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

㈡會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn):1、構(gòu)成范圍廣泛2、檔案類別穩(wěn)定3、外在方式多樣二、會(huì)計(jì)核算資料的歸檔:㈠歸檔范圍：1、會(huì)計(jì)憑證2、會(huì)計(jì)賬簿3、財(cái)務(wù)報(bào)告〔報(bào)表〕4、其他會(huì)計(jì)核算資料cnshu精品資料網(wǎng)㈡歸檔時(shí)間:當(dāng)年構(gòu)成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，該當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)一致保管。

留意：1、每個(gè)單位應(yīng)明確會(huì)計(jì)檔案詳細(xì)的歸檔時(shí)間。2、每年年初，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)把上一年度的會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)〔目錄〕，先向檔案機(jī)構(gòu)移交一份。其目的是便于檔案機(jī)構(gòu)掌握會(huì)計(jì)檔案的構(gòu)成數(shù)量、內(nèi)容和價(jià)值，以加強(qiáng)檔案任務(wù)的綜合管理。㈢歸檔要求:1、歸檔的會(huì)計(jì)核算資料真實(shí)、準(zhǔn)確。2、會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，原那么上該當(dāng)堅(jiān)持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需求拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)該當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。3、歸檔移交會(huì)計(jì)核算資料時(shí)，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和檔案機(jī)構(gòu)要逐卷仔細(xì)清點(diǎn)，嚴(yán)厲交接手續(xù)，雙方簽字。㈣電算化會(huì)計(jì)核算資料的歸檔：1、會(huì)計(jì)電算化：是指由會(huì)計(jì)人員操作會(huì)計(jì)軟件，運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)替代人工來完成會(huì)計(jì)任務(wù)的活動(dòng)。2、電算化會(huì)計(jì)核算資料的特點(diǎn)：具有記錄載體磁性化、會(huì)計(jì)核算信息的非人工識(shí)讀性、信息存儲(chǔ)的高密度性以及對(duì)系統(tǒng)的依賴性等特點(diǎn)。cnshu精品資料網(wǎng)3、電算化會(huì)計(jì)核算資料的歸檔范圍主要有三部分：(1)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)；(2)打印輸出的紙質(zhì)載體的會(huì)計(jì)核算資料；(3)會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料以及會(huì)計(jì)軟件程序。

4、歸檔要求：雙軌制：電子核算資料和打印輸出的紙質(zhì)核算資料一并歸檔。三、會(huì)計(jì)檔案的整理和編目任務(wù)〔一〕會(huì)計(jì)檔案的分類、陳列方法：在實(shí)踐任務(wù)中，會(huì)計(jì)檔案的分類、陳列方法有兩種：1、會(huì)計(jì)年度--類別--保管期限：這種方法是把全部會(huì)計(jì)檔案首先按會(huì)計(jì)年度區(qū)分開，在一個(gè)會(huì)計(jì)年度內(nèi)，再按憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他分為四類，每類的檔案根據(jù)保管期限的長(zhǎng)短依次陳列〔期限長(zhǎng)的在前，期限短的再后〕。

2、類別----會(huì)計(jì)年度----保管期限：把全部會(huì)計(jì)檔案按四類分開，每類之下的檔案再按會(huì)計(jì)年度陳列，每一年度內(nèi)的檔案根據(jù)保管期限的長(zhǎng)短依次陳列。四個(gè)類別的檔案分別編制四個(gè)流水案卷號(hào)，每年度可順延，構(gòu)成四本案卷目錄。

目前，我區(qū)主要采取此種分類陳列方法。cnshu精品資料網(wǎng)〔二〕會(huì)計(jì)檔案的整理1、會(huì)計(jì)憑證的整理方法和要求會(huì)計(jì)憑證保管期限15年〔1〕進(jìn)展檢查。檢查內(nèi)容：裝訂能否結(jié)實(shí)，能否簽字蓋章〔單位財(cái)務(wù)章和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)擔(dān)任人簽字或蓋章〕，憑證內(nèi)能否有金屬物?！?〕對(duì)符合要求的憑證進(jìn)展陳列。按憑證構(gòu)成的時(shí)間順序陳列。從憑證產(chǎn)生年份開場(chǎng)編一本接一本，一月接一月，一年接一年。〔3〕在每本憑證的右上角編號(hào)。順延上一年的流水號(hào)往下編，一本憑證編一個(gè)流水號(hào)，編到一千卷左右斷號(hào)，再?gòu)摹?〞開場(chǎng)編，重新用一本目錄，運(yùn)用新的目錄號(hào)?！?〕編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄：

會(huì)計(jì)檔案案卷目錄案卷號(hào)類別題名起止年月日頁數(shù)期限存放地點(diǎn)備注1憑證會(huì)計(jì)憑證2005.11215年

2憑證

2005.1715年

3憑證

會(huì)計(jì)憑證2005.22015年

會(huì)計(jì)憑證cnshu精品資料網(wǎng)〔5〕裝盒，并填寫卷盒上的相關(guān)內(nèi)容

憑證盒正面：立檔單位平谷區(qū)檔案局案卷題名會(huì)計(jì)憑證日期2000年1—4月本月共冊(cè)本冊(cè)是第冊(cè)憑證號(hào)第號(hào)至第號(hào)保管期限15年

全宗號(hào)

目錄號(hào)案卷號(hào)100621--24憑證盒脊背：1、會(huì)計(jì)賬簿的整理方法和要求會(huì)計(jì)賬簿保管期限現(xiàn)金日記賬、銀行存款賬——25年總分類賬、各類明細(xì)賬——15年cnshu精品資料網(wǎng)

〔1〕整理：現(xiàn)金日記賬①訂本式的帳銀行存款帳總帳

只需在賬簿封面的相應(yīng)位置貼上會(huì)計(jì)帳簿軟封面或會(huì)計(jì)帳簿不干膠標(biāo)簽，填寫相關(guān)內(nèi)容

②活頁帳〔明細(xì)賬〕：第一步，先去掉空白頁，然后在有字的右上角或左上角編頁號(hào)。第二步，加會(huì)計(jì)軟封面和備考表將活頁帳裝訂好，然后填寫封面和備考表的相關(guān)內(nèi)容，或者直接在活頁帳的封面上貼不干膠的標(biāo)簽。會(huì)計(jì)帳簿不干膠標(biāo)簽的款式：cnshu精品資料網(wǎng)會(huì)計(jì)帳簿軟封面款式：〔2〕陳列。期限長(zhǎng)的排前面，期限短的排后面，也就是說先排25年的，再排15年的。

〔3〕編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄。會(huì)計(jì)檔案案卷目錄案卷號(hào)類別題名起止年月頁數(shù)期限存放地點(diǎn)備注1帳簿平谷區(qū)××二000年現(xiàn)金日記帳2000.1.1---12.314925年

2帳簿平谷區(qū)××二000年銀行存款帳2000.1.1---12.316425年

3帳簿

平谷區(qū)××二000年總帳

35

15年

〔4〕裝盒。填寫卷盒上的相關(guān)內(nèi)容。

本卷須知：1、訂本帳：在填寫頁數(shù)時(shí)，按實(shí)踐運(yùn)用頁數(shù)填寫。2、活頁帳：要先將空白頁撤除，然后在有字的一面編頁號(hào)，假設(shè)帳頁上貼著口取紙，但沒有內(nèi)容的帳頁也要在正面編號(hào)，闡明年初設(shè)了這個(gè)科目，但沒有收支情況記錄。3、陳列時(shí)，陳列時(shí)要先排25年的，再排15年的。3、財(cái)務(wù)報(bào)告的整理方法和要求財(cái)務(wù)報(bào)告的保管期限年終決算報(bào)表——永久各類月、季報(bào)表——5年〔1〕對(duì)收上來的會(huì)計(jì)報(bào)表進(jìn)展組卷。普通是將本機(jī)關(guān)報(bào)表和下屬單位的報(bào)表分開立卷；年報(bào)、季報(bào)和月報(bào)分開立卷；年度決算報(bào)表必需單獨(dú)立卷?！?〕編制頁碼。在文件的右上角或左上角編頁號(hào)，一卷一個(gè)流水號(hào)。cnshu精品資料網(wǎng)〔3〕填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。運(yùn)用文書檔案的封面和備考表。

卷內(nèi)文件目錄

卷內(nèi)備考表〔4〕填寫案卷封面。cnshu精品資料網(wǎng)〔5〕裝訂。三孔一線法。〔6〕案卷陳列。期限長(zhǎng)的排前面，期限短的排后面，也就是說先排永久的，再排5年的。

〔7〕編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄。

〔8〕裝盒，并填寫卷盒上的相關(guān)內(nèi)容?！策\(yùn)用文書檔案盒〕cnshu精品資料網(wǎng)4、其他核算資料的整理方法和要求其他核算資料的保管期限會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)——永久會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)——永久會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)——15年銀行余額調(diào)理表——5年銀行對(duì)賬單——5年〔1〕組卷：銀行余額調(diào)理表和銀行對(duì)賬單要分別組卷，卷內(nèi)按時(shí)間順序陳列。

〔2〕編制頁碼。在文件的右上角或左上角編頁號(hào)，一卷一個(gè)流水號(hào)?！?〕填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。運(yùn)用文書檔案的封面和備考表。

卷內(nèi)文件目錄款式：cnshu精品資料網(wǎng)卷內(nèi)備考表〔4〕填寫案卷封面。會(huì)計(jì)檔案案卷題名的構(gòu)造是三部分，即單位稱號(hào)、會(huì)計(jì)年度或時(shí)間、會(huì)計(jì)核算資料的稱號(hào)。

〔5〕裝訂。三孔一線法。

〔6〕編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄。

cnshu精品資料網(wǎng)〔7〕裝盒〔運(yùn)用文書檔案盒〕。注：檔案保管、移交、銷毀清冊(cè)放入全宗卷內(nèi)。5、電算化會(huì)計(jì)核算資料的歸檔：電算化會(huì)計(jì)核算資料的歸檔應(yīng)該是雙軌制，電子核算資料應(yīng)歸入電子檔案，打印輸出的紙質(zhì)核算資料，屬于會(huì)計(jì)檔案的哪一類，就按照前面講的進(jìn)展整理。四、會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷毀和移交任務(wù)〔一〕會(huì)計(jì)檔案的鑒定任務(wù):會(huì)計(jì)檔案的鑒定任務(wù)根據(jù)國(guó)家財(cái)政部、國(guó)家檔案局頒發(fā)的<會(huì)計(jì)檔案管理方法>進(jìn)展〔二〕會(huì)計(jì)檔案的銷毀任務(wù):1、由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)展鑒定后提出銷毀意見，并編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，填寫會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)審批表。銷毀清冊(cè)格式如下：會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)序號(hào)案卷或文件題名年代目錄號(hào)卷號(hào)或文號(hào)卷內(nèi)文件頁數(shù)原期限銷毀原因

備注cnshu精品資料網(wǎng)2、單位擔(dān)任人在會(huì)計(jì)檔案銷毀審批表上簽署意見。3、到財(cái)政局會(huì)計(jì)科備案。4、銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，該當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，該當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參與監(jiān)銷。

5、銷毀會(huì)計(jì)檔案應(yīng)到指定的銷毀單位。監(jiān)銷人員在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，該當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案，銷毀后，該當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)審批表上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位擔(dān)任人。附：檔案鑒定銷毀任務(wù)指點(diǎn)手冊(cè)檔案銷毀清冊(cè)審批表在銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，該當(dāng)留意：1、部分特殊的會(huì)計(jì)檔案如涉及到未結(jié)清的債務(wù)債務(wù)的原始憑證、涉及產(chǎn)權(quán)的以及工資發(fā)放表等可適當(dāng)延伸其保管期限，抽出單獨(dú)立卷并在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和保管清冊(cè)中闡明。2、處在工程建立期間的基建會(huì)計(jì)檔案，即使會(huì)計(jì)檔案期限已滿，也不得銷毀。cnshu精品資料網(wǎng)〔三〕會(huì)計(jì)檔案的移交任務(wù)1、按照國(guó)家規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)和其他應(yīng)進(jìn)館檔案一同進(jìn)入?yún)^(qū)檔案館，不可分散。2、尤其是財(cái)政總預(yù)算單位、稅收單位、金融單位的會(huì)計(jì)檔案反映了一個(gè)地域的財(cái)政、稅收等歷史容顏，更要納入移交的范圍。

3、建立單位在根本建立工程期間構(gòu)成的會(huì)計(jì)檔案，要在辦理開工決算后移交給建立工程的接受單位。4、移交會(huì)計(jì)檔案的雙方要辦理交接手續(xù)。移交單位該當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案的移交清冊(cè)。雙方按移交清冊(cè)內(nèi)容逐項(xiàng)交接。交接后，雙方經(jīng)辦人應(yīng)在移交清冊(cè)上簽名或蓋章。五、會(huì)計(jì)檔案的保管和利用〔一〕會(huì)計(jì)檔案的保管：1、在會(huì)計(jì)檔案移交到檔案機(jī)構(gòu)之前，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)由專人對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)展管理〔出納人員不得兼任會(huì)計(jì)檔案保管〕。2、會(huì)計(jì)檔案移交到檔案機(jī)構(gòu)后，單獨(dú)陳列，存放有序。3、會(huì)計(jì)檔案的裝具要符合規(guī)范。4、保管磁性介質(zhì)的電算化會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)采取直立方式，并且留意避光、防塵、防磁。磁性介質(zhì)