【制度范本】公司信息化系統(tǒng) (OA、釘釘)辦公管理使用制度

一、目的為保證公司信息化系統(tǒng)使用的規(guī)范性，建立以O(shè)A、釘釘系統(tǒng)為基礎(chǔ)的辦公流程管理，特制訂本制度。二、適用范圍本制度適用于公司員工利用OA、釘釘辦公的各個(gè)環(huán)節(jié)。三、組織職責(zé)信息系統(tǒng)的運(yùn)行中，公司各部門各負(fù)其責(zé)，協(xié)同配合。職責(zé)如下：1、系統(tǒng)管理員是公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的歸口管理人員。主要職責(zé)為：(1)負(fù)責(zé)制定系統(tǒng)規(guī)章制度；(2)負(fù)責(zé)系統(tǒng)核心工作流程設(shè)計(jì)、修改；(3)負(fù)責(zé)系統(tǒng)各部門工作流程設(shè)計(jì)的審核；(4)負(fù)責(zé)設(shè)置、監(jiān)管系統(tǒng)核心工作流程參與人員的權(quán)限；(5)負(fù)責(zé)監(jiān)控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉(zhuǎn)；(6)負(fù)責(zé)工作流程的歸檔，并為其他部門提供查詢；(7)協(xié)助組織操作培訓(xùn)；(8)負(fù)責(zé)系統(tǒng)內(nèi)各大功能模塊信息內(nèi)容更新的監(jiān)督；(9)負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的保密設(shè)置進(jìn)行定期檢查；(10)負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的信息按照公司保密要求進(jìn)行定期檢查、監(jiān)督；2、系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和服務(wù)支撐工作，負(fù)責(zé)服務(wù)器的管理維護(hù)和日常運(yùn)行。主要職責(zé)為：(1)負(fù)責(zé)系統(tǒng)軟件的開發(fā)升級(jí)管理；(2)負(fù)責(zé)制定系統(tǒng)應(yīng)急方案和系統(tǒng)技術(shù)管理規(guī)章制度；(3)負(fù)責(zé)公司人員的培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)工作；(4)負(fù)責(zé)服務(wù)器、操作系統(tǒng)和硬件的維護(hù)，確保服務(wù)器安全運(yùn)行；(5)負(fù)責(zé)系統(tǒng)用戶注冊(cè)、注銷等管理；3、人力行政中心負(fù)責(zé)為辦公系統(tǒng)提供現(xiàn)行的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，提供辦公系統(tǒng)中用戶的流動(dòng)信息。主要職責(zé)為：(1)負(fù)責(zé)現(xiàn)有用戶的審核；(2)負(fù)責(zé)提供用戶注銷信息給系統(tǒng)管理員。(3)架構(gòu)變更時(shí)，負(fù)責(zé)提供公司架構(gòu)(調(diào)整)信息。4、其他部門主要職責(zé)為：(1)負(fù)責(zé)制定本部門系統(tǒng)相應(yīng)管理制度；(2)負(fù)責(zé)本部門工作流程的定制、文件夾的建立以及本部門系統(tǒng)終端的日常維護(hù)、人員培訓(xùn)等技術(shù)支持工作；(3)負(fù)責(zé)本部門參與系統(tǒng)人員權(quán)限變更；負(fù)責(zé)處理系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)工作及文件夾屬性和內(nèi)容的變更工作；(4)本部門流程、表單修改；(5)負(fù)責(zé)根據(jù)本部門工作需要，提出優(yōu)化需求。四、重點(diǎn)工作內(nèi)容規(guī)章制度1、新增賬號(hào)：部門負(fù)責(zé)人將人員信息(姓名、崗位)提供系統(tǒng)管理員(以實(shí)際需求使用時(shí)間為節(jié)點(diǎn)),系統(tǒng)管理員進(jìn)行賬戶增項(xiàng)。2、注銷賬號(hào)：相關(guān)部門人員將離職、交接情況申報(bào)釘釘，人力行政中心根據(jù)實(shí)際情況對(duì)接系統(tǒng)管理員，系統(tǒng)管理員進(jìn)行賬號(hào)注銷。3、崗位變更：人員崗位變更信息由人力行政中心將調(diào)崗信息給與系統(tǒng)管理員，系統(tǒng)管理員根據(jù)實(shí)際進(jìn)行調(diào)崗及流程變更。4、部門架構(gòu)：各部門架構(gòu)統(tǒng)一由人力行政中心進(jìn)行頒布，系統(tǒng)管理員根據(jù)實(shí)際進(jìn)行架構(gòu)調(diào)整。5、表單查詢權(quán)限：用戶檔案與查詢表單的權(quán)限，需部門負(fù)責(zé)人同意后簽字，同時(shí)重要表單(合同檔案，生產(chǎn)任務(wù)檔案、排產(chǎn)委托查詢；發(fā)貨申請(qǐng)查詢，合同回款查詢、合同執(zhí)行進(jìn)度表、合同回款進(jìn)度表等)需系統(tǒng)主管副總簽字。系統(tǒng)管理員進(jìn)行權(quán)限的調(diào)整。6、表單、流程搭建與修改：使用部門對(duì)本部門流程的搭建與修改，需征得本部門負(fù)責(zé)人的同意，在整改表單與流程上簽字。重要流程修改需征得部門總監(jiān)級(jí)別以上領(lǐng)導(dǎo)同意后進(jìn)行修改。五、登陸規(guī)范、責(zé)任及信息發(fā)送時(shí)間1、系統(tǒng)正式運(yùn)行后，系統(tǒng)所有用戶，至少在每個(gè)工作日上午、中午上班后的一個(gè)小時(shí)內(nèi)，下午下班前一個(gè)小時(shí)內(nèi)分別進(jìn)入系統(tǒng)瀏覽，其他時(shí)間根據(jù)任務(wù)彈出時(shí)間進(jìn)行處理，流程審批節(jié)點(diǎn)不得超過1個(gè)工作日。為保證公文系統(tǒng)的正常流轉(zhuǎn)和信息的及時(shí)傳送，最好能長(zhǎng)期登陸系統(tǒng)辦公。2、員工提交各審批前，需嚴(yán)格審核自己所填項(xiàng)目及數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，若因個(gè)人填報(bào)錯(cuò)誤、漏寫等原因而產(chǎn)生的一切后果由填報(bào)人負(fù)責(zé)。員工提交審批后，自己有義務(wù)對(duì)所提報(bào)的事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤處理，直至審批完成，方可進(jìn)行下一步工作。(特殊或緊急情況可通過通訊方式或直接找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)督促其處理)3、若因相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)未及時(shí)審批而造成的工作延誤，因此所造成的損失由相關(guān)人員負(fù)責(zé)(如提報(bào)人提醒過，由審批人負(fù)全責(zé)；如提報(bào)人未提醒，審批人負(fù)80%的責(zé)任，提報(bào)人負(fù)20%的責(zé)任)4、系統(tǒng)用戶必須建立個(gè)人密鑰(初始密碼及時(shí)更改),填寫個(gè)人信息，保護(hù)好個(gè)人登陸密碼，并定期更換。如暫停辦公需及時(shí)注銷或退出系統(tǒng)，以免他人介入工作環(huán)境。5、公司每位員工有保證系統(tǒng)正常運(yùn)行的義務(wù)。同時(shí)鼓勵(lì)員工對(duì)系統(tǒng)的建設(shè)提出意見和建議。6、為及時(shí)收到平臺(tái)任務(wù)，所有用戶需下載移動(dòng)辦公APP(消息提醒打開)。六、安全保密1、所有用戶應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的相關(guān)規(guī)定。2、系統(tǒng)的所有用戶，不得利用信息系統(tǒng)從事危害公司和員工利益的活動(dòng)，不得在系統(tǒng)上制作、傳播不健康的信息，不得制造和輸入計(jì)算機(jī)病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。3、系統(tǒng)中的所有用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。不得盜用他人用戶賬號(hào)，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務(wù)。4、未經(jīng)管理人員的同意，任何人不得隨意讓外部人員查看系統(tǒng)中的內(nèi)容，更不許下載受控的內(nèi)容。5、發(fā)生泄密的情況，將按內(nèi)容追究相關(guān)人員法律責(zé)任。七、應(yīng)急措施應(yīng)急措施是保證、文件信息、資料不丟失的有效措施。1、對(duì)公司制度、考核、檔案等有價(jià)值的內(nèi)容、信息，在發(fā)布的同時(shí)，發(fā)布人還應(yīng)進(jìn)行備份，以避免信息丟失；2、需要進(jìn)行歸檔管理的資料、信息由版主指定相關(guān)人員進(jìn)行備份；3、管理員對(duì)信息系統(tǒng)要及時(shí)進(jìn)行維護(hù)管理，防止發(fā)生系統(tǒng)失效，每周進(jìn)行一次系統(tǒng)清理，對(duì)服務(wù)器進(jìn)行安全防護(hù)。八、其它要求1、鼓勵(lì)全體員工對(duì)信息系統(tǒng)的維護(hù)管理提出建議；2、發(fā)生急辦或重大信息，除在系統(tǒng)上發(fā)布外，還應(yīng)及時(shí)采用其它通訊方式進(jìn)行溝通，傳遞。九、附則1、為了保障系統(tǒng)