《函在公文寫作應(yīng)用中存在的問題及對策》9400字

函在公文寫作應(yīng)用中存在的問題及對策摘要：函即信件，準(zhǔn)確地說是處理公務(wù)的信件，是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、人民團(tuán)體在公務(wù)活動中經(jīng)常使用的文書。然而，對它的使用卻不盡如人意，人們在使用范圍上常出現(xiàn)把握不準(zhǔn)、寫作缺乏規(guī)范性的現(xiàn)象。這不僅不利于公務(wù)往來中正確地行文，也有損法定文書的嚴(yán)肅性。本文先闡述了函的定義，分析了函的寫作中常會出現(xiàn)的問題，最后分析其出錯的原因，提出相應(yīng)的解決對策，關(guān)鍵詞：函；規(guī)范性；寫作；機(jī)關(guān)單位目錄TOC\o"1-3"\h\u15181.緒論 .緒論1.1研究背景由于社會管理和信息流通的需要,公文綿延數(shù)千年而不衰,至今仍具有很強(qiáng)的實用性,在我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的偉大事業(yè)中正發(fā)揮著重要的作用。無論從事專業(yè)工作，還是從事行政事務(wù)，都要學(xué)會通過公文來傳達(dá)政令政策、處理公務(wù)，決定事務(wù)，以保證協(xié)調(diào)各種關(guān)系，從而使工作正確地、高效地進(jìn)行。尤其是作為文秘工作從事者，對公文寫作的熟悉掌握更是必不可少的。本人也是因為以后工作會涉及到公文寫作而且在查閱了大量資料后發(fā)現(xiàn)函作為最主要的一種平行文適用的范圍很廣泛功能多并且簡便、靈活，但是由于人們?nèi)狈木唧w認(rèn)識，寫作態(tài)度不端正以及其他原因，導(dǎo)致函的使用十分混亂，是寫作中最容易出錯的一種公文，由此本人產(chǎn)生了研究本論題的興趣與念頭。目前有關(guān)本論題的研究論文較少，期刊較多，就目前從所掌握的資料來看，對函的寫作問題所涉及的研究領(lǐng)域廣泛，但是很少有對其全面具體的研究分析。1.2研究目的與意義就本論題而言在已有的研究成果上，對函的寫作所存在的問題進(jìn)行一個全面的整合，之前的研究多側(cè)重于整體，而本論文更多是從多方面出發(fā)(如不同種類、使用對象、場合等)對函的寫作問題進(jìn)行一個系統(tǒng)的分析與歸納。主要意義在于希望通過本論題的研究，強(qiáng)調(diào)突出規(guī)范函寫作及應(yīng)用的重要性，能給讀者提供一個借鑒，也為方便各機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體及公文工作者正確認(rèn)識函的簡便性與使用價值以此更好的發(fā)揮函的功效與作用。1.3研究現(xiàn)狀及方法目前就本論題的研究相關(guān)論文較少，多為相關(guān)期刊，如秘書之友、應(yīng)用寫作、寫作等期刊。對函寫作問題的研究多從函的寫作原則特性出發(fā)，如賀登昆的‘公函寫作的四個特性’就是從函的四個基本特性進(jìn)行分析研究，他提出函的格式要求具有特定性，行文對象具有平等性，適用范圍具有廣泛性，語言表述具有平和性。其次也多從文種混用的角度出發(fā)，如韓大偉在他的‘函的功用探析與辨誤’中對《現(xiàn)代文秘寫作》（青島出版社2002年版）所對“答復(fù)函”的詮釋（對下級詢問的有關(guān)方針、政策等問題回答時用此函）提出異議，他認(rèn)為此說法存在兩種錯誤：一，誤將“批復(fù)”的功能轉(zhuǎn)移到答復(fù)函上。二，沒有弄清“答復(fù)函”的真正內(nèi)涵，所謂“答復(fù)函”，即“復(fù)函”，凡用作回復(fù)的函均為“答復(fù)函”，它包括回商，答詢，答辦，審批等幾種情況。盧夏瓊的‘論函’里也涉及文種比較，將函與請示做比較，他提出請示的對象是上級機(jī)關(guān)，具有請示性質(zhì)的函的對象是有關(guān)主管部門。徐曉明在其‘論函的通用性及其格式’分析了函的通用性特點，他認(rèn)為在公文實踐中，函輕便靈活，應(yīng)用廣泛，具有通用性，從行文方向上看，函既可平行，也可上行或下行。他還認(rèn)為函的特征不只在于“商洽性”。就本論題而言，大體的研究方向還是基于函的基本寫作要求與特點出發(fā)，通過實例公文分析寫作中易出現(xiàn)的問題。通過了解公文函的行文基本要求、功用、特性以及目前公文函寫作的平均水平與現(xiàn)狀來對比分析其中存在的問題，這里就主要涉及文獻(xiàn)研究法、比較研究法。除了查閱相關(guān)學(xué)科的資料，就本論題研究還需查閱一些語言學(xué)的資料，所以會用到跨學(xué)科研究法。其次還會運(yùn)用到立論法、辯證思維法。與此同時大量閱讀網(wǎng)上資料以及聽取指導(dǎo)老師的指導(dǎo)意見。2.函的定義概述2.1函的起源和發(fā)展函,本作圅,《辭源》中解釋其初義為包含、容納,咬?！昂绾！?。函的另一意義是遺、匣、盒子,如劍函、鏡函,于是函可以引中為封套、書套。信一封,書一套都可稱為函。《三國志·魏·劉嘩傳》中云:“(曹操)每有疑事輒以函問嘩,至一夜數(shù)十至耳。”可見,函又有信件之意。函分公函與私函兩類。私函即指個人之間的來拄書信。會函,則用于政府、團(tuán)休之間的公事往未,業(yè)務(wù)聯(lián)系。公函由來已久,只是古時不稱函,而有各種不同的稱謂:1.移文。春秋時官吏之間書函往來稱為“遺書”。戰(zhàn)國以來,移文便開始成為各國交拄時使用的一種平行文書。而作為平行官署間往來公文的文種,則始于東漢,以后為各朝沿用。唐時,諸司互相質(zhì)問用移,它是不相隸屬的平級官署間的往來文書。在清代主要為一些衙門互相行文時所使用的平行文種。至民國始廢。2.札?！墩f文》木部釋札為煤,指作為文字載體的小木簡。至遲到漢代,它成為書信的刊稱?！豆旁娛攀住酚小翱蛷倪h(yuǎn)方來,遺我一書札。”書札,即是書信。至宋始以札為公文書之名,皇帝須布重大軍政命令時用之,名曰“御札”。但其性質(zhì)為詔令文書,札作為官府往來文書中的下行文種,則始自清代。札文多商洽公事,使用較為方便。與之相甘,下屬給上司的書信則稱為“票”。3.箋。箋與棧同。本作“注解”講,也指寫信或題辭用的紙,如稿箋、信箋。后來人們也稱信札為氣。畏作為一種文體始于東漢,稱為“奏箋”或“筆記”。唐宋時僅臣僚上皇大子的文書才用蔑。到了明清兩代,箋文用途有所改變,明代用以慶賈皇后、太子三大節(jié)。清代不設(shè)太子,成為臣子慶貧皇后大節(jié)的專用文書。乾隆六十年,上喻停止箋貧皇后,其后,箋即成為文書上的名稱,4.啟。開導(dǎo)、打開、開始之意。漢景帝名啟,因避其諱,故兩漢無啟,至魏之箋記,始云“啟聞”,奏事之末,或云“謹(jǐn)啟”,自晉時,大巨普遍使用啟文對皇帝陳述事情。以后,“啟”成為臣下上書皇太子的專用文書。作為私人書函,啟常常作“陳述”講,如舊時用于書信開端的“敬啟者”,用于書信末署名處的“某某啟”。然而啟這種舊式文體一般指較簡短的書信,咬。小啟,謝啟、文啟、書啟,其中書啟又是函札的統(tǒng)稱。總之,在古代大概用于下級給上級的書信,近世則概指函札。5.簡。碟也。本指古代用來寫字的竹片,如簡札、簡冊等,后來也指信件,如書簡、小簡?！对娊?jīng)·傳云》:“簡書,戎命也。部國有急,以簡書相告,則奔命救亡?！贝送?還有碟、束、八行、飛鴻等別稱,不再細(xì)述。2.2函的分類“公文管理辦法”最后安排了“函”字，意思是“信”的嚴(yán)肅性最低，靈活性最大。在官方文件實踐中，信文靈活，用途廣泛，具有通用性。從字眼的方向來看，字母可以是平行的，也可以是上下的。許多學(xué)者以前認(rèn)為“信”是以“可轉(zhuǎn)讓性”為特征的，我并不這么認(rèn)為。其內(nèi)容可分為詢函，批準(zhǔn)函，信函通知等，這些不屬于可轉(zhuǎn)讓的。根據(jù)收發(fā)之間的關(guān)系，可以分為信件（互相以本機(jī)關(guān)的信件），信件：根據(jù)他們的書面時間和問答關(guān)系可分為問題信件（或商務(wù)信件），回復(fù)。另外，有些人根據(jù)格式的復(fù)雜性，將“信”分為字母，備忘（通常不會發(fā)出文字號碼），供參考。2.3函的效力函，從廣義上講，就是信件。它是人們傳遞和交流信息的一種常用的書面形式。但是，作為公文法定文種的函，就已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)地超出了一般書信的范疇，不僅用途更為廣泛，最重要的是賦予了其法定效力。2000年國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》(以下簡稱(辦法》)規(guī)定，“函，適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)間題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項”。這說明，除有直屬上下級之間隸屬關(guān)系外的一切不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢間和答復(fù)問題，甚至請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項，一律用“函”。國務(wù)院辦公廳《關(guān)于實施<國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法>涉及的幾個具體問題的處理意見》在闡述“函的效力”時強(qiáng)調(diào)指出:“函作為主要文種之一，與其他主要文種同樣具有由制發(fā)機(jī)關(guān)權(quán)限決定的法定效力。”2.4函的特性函的特性一般來說分為六點，如下論述：1.文種的法定性?！皣倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法”規(guī)定，“信”作為法定文件，適用于非附屬機(jī)構(gòu)之間的談判工作，提出問題和回答問題，并要求有關(guān)主管部門批準(zhǔn)，回答審批事項。這里的“信”是指官方函件，是機(jī)關(guān)，單位正式商務(wù)活動的正式文件。寫作時要遵守官方文件編寫要求，官方文件標(biāo)準(zhǔn)格式，不同于一般使用的備忘錄?！靶拧被颉靶拧保瑢τ谌粘９ぷ鞯奶幚?，不是正式文件，不需要文件格式。所以寫作時要做到正確的區(qū)分，不要混淆。2.內(nèi)容的專一性?！靶拧钡膬?nèi)容應(yīng)該有明確的針對性，要有針對性和針對性。一般來說，一封信只涉及一個問題或一個問題，即“一事一封”。寫作與要求說明相似。3.語言的得體性。在寫“信”時，語言要清楚，真誠，莊嚴(yán)，坦率，尊重，既不卑鄙也不卑躬屈膝，也不應(yīng)以平行或非隸屬機(jī)關(guān)的語言指示或強(qiáng)制執(zhí)行。。另外，在處理糾紛等敏感問題時，要特別注意比例意識，用平等協(xié)商的語氣澄清問題，使敘述達(dá)到三分之一。4.表達(dá)的明確性?！靶拧北挥米髌鞴僦笇?dǎo)工作，解決問題的工具。無論是積極的還是回信的，寫作都應(yīng)該從問題的客觀實際出發(fā)，用直接寫作，明確其意義，自己犯錯誤，用一兩句話說;應(yīng)高度概括，簡明扼要，結(jié)構(gòu)清晰。;避免冗長乏味，繞圈子，健談，歡迎恭維，禮貌等。只要協(xié)商，提問和回答問題的工作，書面批準(zhǔn)的事情都可以明確的寫出來，我們可以通過了解書面文件的目的，方便讀書單位理解和處理，從而提高工作效率文本。此外，特別是要注意回信，注意文字的針對性和答復(fù)的清晰度。無論是否同意，都應(yīng)直接回答對方提出的信函問題，明確規(guī)定，不得含糊不清，保證文件的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。。5.使用的廣泛性?！靶偶钡氖褂酶屿`活和廣泛，沒有像其他語言那樣嚴(yán)格的特殊限制?！靶拧辈粌H在措詞方向上，不僅在當(dāng)局之間，而且在措辭之間的上下級之間的非附屬機(jī)構(gòu)之間?！靶藕敝械奈淖謨?nèi)容，除了主要的非從屬機(jī)關(guān)之間進(jìn)行工作談判，問答問題外，還可以向主管部門報批，也可以用上級回答下屬機(jī)關(guān)的詢問或要求批準(zhǔn)的事項，以及上級機(jī)關(guān)要求下級機(jī)關(guān)有關(guān)事項。另外，下級機(jī)關(guān)的“請愿書”也應(yīng)該注意，上級批準(zhǔn)使用“批準(zhǔn)”，但在下級機(jī)關(guān)的辦公室（房間）給予批準(zhǔn)時也是有用的上級“信”代表“批準(zhǔn)”使用。6.寫作的時效性。和其他官方文件一樣，“信”真實，真實地反映了情況，同時，能否迅速做到是關(guān)系到工作效率甚至工作成敗的重大問題。所以寫作時要注意及時，及時。我們決不能拖延，拖延或拖延工作?！靶拧睂懽鞯臅r效性是一個不容忽視的問題，是寫作必須符合的基本要求。另外，特別是對于回函，我們必須及時處理，回復(fù)，確保正式的活動正常進(jìn)行。3.函寫作中常出現(xiàn)的問題3.1格式不全部分在函的寫作時，不了解函是最不講格式創(chuàng)新的，每一種文體都有自己的格式規(guī)范，都要嚴(yán)格按格式去套用的。特別是一些文件，不能有的缺發(fā)文單位，有的缺時間、地點，像有的通知，要么忘了寫截止時間，要么忘了說材料報到哪里，是電子稿還是紙質(zhì)材料，還得讓基層單位一遍遍打電話詢問。現(xiàn)在一些會議通知甚至附上報到路線圖，發(fā)放座次表，服務(wù)越來越周全，可不能缺這少那了。格式的問題，一是查應(yīng)用文大全，二是模仿現(xiàn)成的其他類似文件。3.2使用不規(guī)范《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》已明確規(guī)定函是行政公文的一種，這就是說，函和通知、通報、會議紀(jì)要等其它行政公文一樣，具有同等權(quán)威性和法定效力。但目前實際工作中，許多部門和單位不是把函作為一種公文，而是將其作為一種載體。這些部門和單位將本單位的公文從體式上分兩大類，一類是正式文件，用來發(fā)比較重要的文件;另一類是函，用來發(fā)不太重要的文件，這類函件一般用于發(fā)會議通知、征訂書刊等等。將函誤認(rèn)為比其它公文低一格，將其作為一種載體，用其發(fā)不重要的公文，這種做法是不對的，應(yīng)該加以糾正。3.3內(nèi)容表述不規(guī)范緣由部分陳述累贅。這是函，尤其是請求批準(zhǔn)函中常見的通病。函同其它公文一樣，最顯著的特點之一，就是要字詞確切，簡潔明了。陳述過多，雜亂冗長，不但不能確切表述所要表達(dá)的意思，反而會影響函的質(zhì)量。一函多事。在向有關(guān)部門請求批準(zhǔn)某項事情時夾雜著非屬該部門職責(zé)權(quán)限內(nèi)的問題，這不但違背了《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的有關(guān)規(guī)定，而且容易誤事。例如XX省人民政府?dāng)M就XX鐵礦深部開采工程征用土地一事向國土資源部致函，函的全文如下:關(guān)于請求批準(zhǔn)XX鐵礦深部開采工程征用土地的函國土資源部:我省XX鐵礦深部開采工程，是經(jīng)冶金部批準(zhǔn)的重點項目，是XX鋼鐵廠擴(kuò)建增產(chǎn)二百萬噸銅的配套工程。該項目需征用XX市XX區(qū)XX鄉(xiāng)XX村土地七千二百四十畝，其中綜合副食基地一千三百四十畝，早田四百二十八畝，林地一千四百零七畝，荒山四千四百九十畝，村莊、道路及河流九百一十五畝。XX村耕地已全部征用，同時撤梢XX村建制，并將該村一千七百六十人全部由農(nóng)業(yè)人口轉(zhuǎn)為非農(nóng)業(yè)人口，一千零五十二名勞動力由xx鐵礦招收為工人。請予以批準(zhǔn)。XX省人民政府(印章)二〇〇年X月X日此文是就XX鐵礦深部開采工程征用土地事向國土資源部致函，請求批準(zhǔn)征用土地。但文中卻寫了兩件事，一是要求國土資源部批準(zhǔn)XX鐵礦深部開采工程征用土地，這屬于國家土地局的職權(quán)內(nèi)之事，二是就XX村耕地全部征用，擬撤銷該村建制，將該村一千七百六十人全部由農(nóng)業(yè)人口轉(zhuǎn)為非農(nóng)業(yè)人口，并將勞動力招收為工人，這個問題就不屬于國土資源部的職權(quán)了，應(yīng)按《中華人民共和國土地法》中有關(guān)規(guī)定，另行履行報批手續(xù)。所以此文應(yīng)將XX村村民農(nóng)轉(zhuǎn)非問題整段刪去。除了解決救災(zāi)物資問題外，一般不能一函多事。3.4語言表達(dá)不規(guī)范商洽函和請求批準(zhǔn)函主要表現(xiàn)為結(jié)尾習(xí)慣用語不規(guī)范。商洽函的結(jié)尾往往出現(xiàn)“此致”、“敬禮”、“為感”、“為荷”等詞，這些詞在行政公文中不應(yīng)使用，需要對方回復(fù)，在結(jié)尾另起一行寫上“請予函復(fù)”即可。請求批準(zhǔn)函的結(jié)尾用語比較混亂，我們經(jīng)?？吹降拿〈笾掠羞@樣幾種:“請批示”，“以上請示妥否，請批示”，“特此報告，請批復(fù)”，“以上事項，請審示”等等。這些結(jié)尾習(xí)慣用語都是不規(guī)范的，請求批準(zhǔn)函結(jié)尾的規(guī)范用語一般是“請予支持”，“請予函復(fù)”。復(fù)函的習(xí)慣用語不規(guī)范主要表現(xiàn)為函的開頭用語和結(jié)尾用語不規(guī)范。復(fù)函的開頭習(xí)慣用語同批復(fù)一樣，應(yīng)先寫清“你、《關(guān)于/xx/問題的函》(x函字〔2005)xx號)收悉，經(jīng)研究，現(xiàn)函復(fù)如下”。但現(xiàn)在相當(dāng)一部分復(fù)函開門見山直敘答復(fù)事項，而不把來函的標(biāo)題及發(fā)文字號寫清，這樣既不規(guī)范，也不利于對方查找原文。復(fù)函的結(jié)尾習(xí)慣用語不規(guī)范的情況往往是在函尾寫了“特此批復(fù)”，應(yīng)為“特此函復(fù)”。3.5文種混用本來不相隸屬的平行機(jī)關(guān)、單位之間的行文應(yīng)該用“函”這一文種，是非常明確的，可是在實際行文中，函卻往往被其它文種所代替，如一些部門和單位在向財政、工商、稅務(wù)等不相隸屬的主管部門請求批準(zhǔn)某項事情時，卻往往用“請示”，有的還用了“報告”。如政府的各職能部門是平級的，政府各部門間行文請求解決某項事情都應(yīng)該用函。而在實際工作中，各部門向財政部門申請解決經(jīng)費(fèi)，向稅務(wù)部門請求免稅，向計劃部門申請開工項目，向教育部門申請辦學(xué)等都往往用請示而不用函。究其原因，一些部門總覺得，雖然都是平級部門，但人家是主管部門，求人家批準(zhǔn)，總得客氣些，認(rèn)為用函是不尊重人家。其實這種想法是不必要的。另外，各主管部門批準(zhǔn)同級或不相隸屬部門所請求事項的行文中也有不規(guī)范的現(xiàn)象，批準(zhǔn)同級或不相隸屬部門所請求的事項一律應(yīng)該用“復(fù)函”，而不能用批復(fù)。4.函的應(yīng)用存在問題的原因及對策4.1函的應(yīng)用存在問題的原因4.1.1對函寫作本質(zhì)了解不足一般地說,人們的寫作動機(jī)不外兩種情況一種是“有感而發(fā)”,即受到某種刺激或啟發(fā)后,產(chǎn)生了文字表達(dá)的欲望。如文藝作品、一般文章等,作者可以自由、獨(dú)立的表達(dá)自己的思想觀點,反映社會生活。另一種是“遵命而作”,即受到某人的指示或委托后,將特定內(nèi)容表達(dá)出來。如公文寫作,是“遵旨”寫作,作者通常按照領(lǐng)導(dǎo)工作的需要和領(lǐng)導(dǎo)的意圖來寫,撰寫者的寫作動因即寫作需要、寫作欲望往往是被動的,一般不允許帶有個人主觀的隨意性和自發(fā)性。。公文寫作的這一本質(zhì)屬性,是由公文的權(quán)威性、政治性、工具性決定的。公文被動寫作,是否就意味著寫作的主體不用主動介入呢回答是否定的。公文寫作者在接受寫作任務(wù)時是被動的,而在執(zhí)行寫作任務(wù)時,同時又應(yīng)該是一種積極主動的行為。如積極搜集資料,包括黨和國家的方針政策、法律法規(guī)等,他們需要敏銳地分析、歸納、整理材料,迅速地草擬公文,快速地與領(lǐng)導(dǎo)溝通等。但是,有不少單位的文秘人員對公文寫作的本質(zhì)屬性缺乏了解,對自己的社會角色位置往往把握得不準(zhǔn)確,在寫作中對領(lǐng)導(dǎo)的授意這個耳朵進(jìn),那個耳朵出,或者為了顯示自己的才干,干脆另搞一套。4.1.2思想上不重視“只要公文內(nèi)容不錯,在規(guī)范化方面有問題算不了什么”,這種思想很典型。這種思想不僅存在于一般辦文人員的腦海中,而且也存在于一些領(lǐng)導(dǎo)人的腦海里。有了這種思想,就出現(xiàn)如下情況。由于辦文人員認(rèn)為公文規(guī)范性事小,不影響大局,因而不認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)規(guī)定。例如,某某時期國務(wù)院辦公廳發(fā)布了《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》,某某時期《國務(wù)院辦公廳又對此辦法進(jìn)行了修訂。不論在總則,還是在其它章節(jié)都有很大不同。如果辦文人員只熟悉老《辦法》,而修訂了的《辦法》發(fā)布后,他們不認(rèn)真學(xué)習(xí),不進(jìn)行對照比較,辦文還按老辦法》,勢必會在辦文過程中出現(xiàn)這樣那樣的錯誤。4.1.3權(quán)力因素造成公文寫作的不規(guī)范一位文秘人員曾說“上面的一些規(guī)定在實際工作中是行不通的?！秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定聯(lián)合行文,主辦單位應(yīng)當(dāng)排列在前。但我們單位與我縣財政局聯(lián)合發(fā)文,主辦單位是我們,與他們聯(lián)合發(fā)文是因為他們有財權(quán),也就只好把他們排在前面了。否則,他們認(rèn)為我們不尊重他們,不高興了,不撥款給我們,我們就辦不成事了。”辦文人員明明熟悉規(guī)范的公文處理辦法,但由于上述原因,只好寫出不規(guī)范的公文來。除上述錯誤外,不少單位向人事局、勞動局、財政局等有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)有關(guān)工作時,本應(yīng)用“請批函”的,只好錯誤地用“請示”4.2函的應(yīng)用存在問題的對策雖然函的應(yīng)用中存在問題不僅是水平、誤用等寫作者個人原因，還有一些涉及到權(quán)力及思想方面的因素，本文所談對策主要還是以規(guī)范函的寫作來進(jìn)行針對。4.2.1遵守行文范圍的規(guī)范性《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》明確指出，函是“適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項”的平行公文。即函的適用范圍應(yīng)該囿于“不相隸屬”機(jī)關(guān)之間。如XX縣地方稅務(wù)局與XX鎮(zhèn)人民政府之間就不存在領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)的從屬關(guān)系，它們之間探討問題、商調(diào)人員、請批事項等便可直接用函行文。寫作材料中的“XX區(qū)江東中學(xué)”與“XX區(qū)財貿(mào)?！睂倨郊墕挝魂P(guān)系，兩個單位之間商洽、詢問以及請求事項等應(yīng)該直接用函行文?？傊?，不論機(jī)關(guān)大小、級別高低，如果兩個單位之間要用函行文，就必須保持一種不相隸屬的平級關(guān)系。正因為如此，上級機(jī)關(guān)向下級機(jī)關(guān)詢問、答復(fù)某一事項時，應(yīng)以機(jī)關(guān)辦公室名義用函向下級機(jī)關(guān)行文；下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)詢問有關(guān)問題也可以函的形式向上級機(jī)關(guān)辦公室行文。4.2.2重視內(nèi)容的規(guī)范性函的內(nèi)容要素的確定是有“規(guī)矩”的。概括起來不外乎兩個方面：一是目的合法性，二是容量上的一文一事性。所謂內(nèi)容的合法性，是指公文內(nèi)容必須是正常的工作往來，行文目的不能違反國家的方針政策和法紀(jì)規(guī)章。如《××天然氣公司關(guān)于將職工子女安排進(jìn)重點班給××中學(xué)的商請函》，內(nèi)容上就有問題，因為教育部明令地方各級政府取消重點高中和重點班，××天然氣公司的要求顯然有違國家教育改革的大政方針。所謂一文一事性，是指一則函只能寫一件事情，千萬不能表述不清、多事雜糅。如《××縣教育局關(guān)于修建辦公樓所需經(jīng)費(fèi)和土地的函》就包含了請求撥款和請求占用土地兩項內(nèi)容。4.2.3把握形式的規(guī)范性函按發(fā)文機(jī)關(guān)主動與否可分為發(fā)函和復(fù)函。函形式上的“規(guī)矩”主要表現(xiàn)在外在格式的規(guī)范性和內(nèi)在結(jié)構(gòu)的條理性上。從外在格式看，函主要由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款以及附注等幾個要素構(gòu)成。發(fā)函與復(fù)函的標(biāo)題一般有三種形式：一是發(fā)文機(jī)關(guān)+關(guān)于+事項+文種的完全式標(biāo)題，二是關(guān)于+事項+文種的省略式標(biāo)題，三是發(fā)文機(jī)關(guān)+關(guān)于+事項+受文機(jī)關(guān)+文種構(gòu)成的雙邊式標(biāo)題。如《××縣地方稅務(wù)局關(guān)于黃色炸藥納稅問題的復(fù)函》是完全式標(biāo)題，《關(guān)于黃色炸藥納稅問題的復(fù)函》便是省略式標(biāo)題，而《××縣地方稅務(wù)局關(guān)于黃色炸藥納稅問題給××鎮(zhèn)人民政府的復(fù)函》則是雙邊式標(biāo)題了。需要注意的是，雙邊式標(biāo)題一般用于復(fù)函，發(fā)函中用雙邊式標(biāo)題的較為少見。函的主送機(jī)關(guān)一般只有一個，即發(fā)文對象是單一的；函的發(fā)文機(jī)關(guān)便是復(fù)函的受文機(jī)關(guān)；反之，復(fù)函的發(fā)文機(jī)關(guān)便是函的受文機(jī)關(guān)。函的正文部分位于主送機(jī)關(guān)和落款之間。函的落款主要包括機(jī)關(guān)署名、行文時間和用印三個要素；需要注意的是，機(jī)關(guān)署名一般要用全稱或規(guī)范化簡稱，成文時間要用阿拉伯?dāng)?shù)字寫全年月日，請批類函件有時還帶有附注，放置在落款下一行左邊空兩個字的位置，用小括號標(biāo)注，用來介紹聯(lián)系人的聯(lián)系方式等需要說明或強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容。函的正文依次包括發(fā)函緣由、發(fā)函事項和發(fā)函結(jié)語三部分內(nèi)容；復(fù)函則依次為復(fù)函引據(jù)、復(fù)函事項（函的重點內(nèi)容）和復(fù)函結(jié)語三部分。無論是函還是復(fù)函，各自的內(nèi)在邏輯構(gòu)成順序