電話與傳真管理制度

電話與傳真管理制度一、引言現(xiàn)代辦公環(huán)境中，電話和傳真作為重要的溝通工具，對于保持工作順利進(jìn)行和高效溝通起著至關(guān)重要的作用。為了規(guī)范和管理公司內(nèi)部的電話和傳真使用，制定電話與傳真管理制度勢在必行。本文檔旨在確保電話和傳真的安全使用，提高工作效率，減少溝通錯誤的發(fā)生。二、適用范圍本電話與傳真管理制度適用于公司全體員工，包括全職員工、兼職員工以及派駐外地的員工。三、職責(zé)分工1.管理部門負(fù)責(zé)制定和修訂電話與傳真管理制度，并進(jìn)行推廣和培訓(xùn)；2.各部門負(fù)責(zé)按照制度規(guī)定統(tǒng)一購買和維護(hù)電話和傳真設(shè)備，并進(jìn)行日常的管理；3.各員工負(fù)責(zé)合理使用電話和傳真設(shè)備，并妥善保管賬號和密碼，不得將其泄露給他人。四、電話使用規(guī)定1.電話打卡：（1）所有員工上班及離開辦公區(qū)域時(shí)，必須按規(guī)定進(jìn)行電話打卡，以便管理部門對電話使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和管理；（2）外勤人員在外地工作期間，必須定期與公司進(jìn)行電話聯(lián)系，并及時(shí)報(bào)告工作情況。2.電話接聽：（1）對于來電，員工應(yīng)盡快接聽，并禮貌地回答及處理對方提出的問題；（2）電話接聽時(shí)，應(yīng)保持專注，不得隨意打鬧或進(jìn)行私人交談；（3）電話接聽結(jié)束后，必須及時(shí)記錄來電信息，并按照規(guī)定進(jìn)行處理和回復(fù)。3.長時(shí)間私人通話：（1）員工不得在上班時(shí)間內(nèi)進(jìn)行長時(shí)間的私人通話，以免影響工作進(jìn)度；（2）若員工需要接打私人電話，應(yīng)選擇合適的時(shí)間和地點(diǎn)，不得影響他人的工作。4.電話會議：（1）對于需要召開電話會議的情況，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)提前通知相關(guān)人員，并確保電話會議能夠按時(shí)進(jìn)行；（2）電話會議期間，參會人員應(yīng)保持專注，不得進(jìn)行其他與會議無關(guān)的操作。五、傳真使用規(guī)定1.傳真發(fā)送：（1）發(fā)送傳真前，員工應(yīng)確認(rèn)傳真的內(nèi)容和接收方的傳真號碼，以免出現(xiàn)傳輸錯誤；（2）傳真件一旦發(fā)送，員工需保存?zhèn)髡嫠瓦_(dá)成功的證據(jù)，并將其歸檔。2.傳真接收：（1）員工應(yīng)將接收到的傳真及時(shí)進(jìn)行分類整理，并將重要的傳真及時(shí)轉(zhuǎn)交相關(guān)人員；（2）接收到機(jī)密或重要的傳真文件，員工應(yīng)妥善保管，并按規(guī)定進(jìn)行及時(shí)處理。3.傳真轉(zhuǎn)發(fā)：（1）員工若需將傳真轉(zhuǎn)發(fā)給其他人員，應(yīng)先經(jīng)過相關(guān)部門的批準(zhǔn)，并保證傳真的內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確。六、安全管理1.賬號和密碼保護(hù)：（1）員工須妥善保管個(gè)人使用電話和傳真的賬號和密碼，不得將其泄露給他人；（2）員工應(yīng)定期更新密碼，以保障賬號的安全性。2.設(shè)備保護(hù)：（1）員工不得私自更改電話和傳真設(shè)備的設(shè)置，如需更改，應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門批準(zhǔn)；（2）員工應(yīng)保持電話和傳真設(shè)備的清潔，定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常使用。七、違紀(jì)處罰對于違反電話與傳真管理制度的員工，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)處理，包括但不限于口頭警告、書面警告、停職、解雇等。八、附則本電話與傳真管理制度由管理部門負(fù)責(zé)解釋，并進(jìn)行必要的修訂和補(bǔ)充。制度的修改和修訂須經(jīng)過相應(yīng)程序，并及時(shí)通知全體員工?？偨Y(jié)：電話與傳真作為重要的辦公工具，在現(xiàn)代辦公環(huán)境中起著不可替代的作用。通過制定電話與傳真管理制度，可以規(guī)范和