擬草公文要求

文字工作能力

文字工作是“三辦”的基礎(chǔ)和工具第一練習(xí)公文起草（模擬）

假設(shè)您是新聞學(xué)院秘書。經(jīng)院務(wù)會(huì)議研究，擬在“五一”期間，組織師生游覽本市市容及部分旅游景點(diǎn)。共安排3天，每批1天?？磭H大巴扎、華凌商貿(mào)城、經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)；游紅山。租車費(fèi)由學(xué)院負(fù)擔(dān)；門票、午飯師生自理，爭(zhēng)取免公園門票；安全由學(xué)院負(fù)責(zé)。毛院長(zhǎng)布置秘書起草學(xué)院給職大的公文，請(qǐng)求批準(zhǔn)此事，并由職大出具公函，以便學(xué)院向開發(fā)區(qū)及市園林局聯(lián)系免門票等事宜。這是一份僅數(shù)百字的公文稿請(qǐng)同學(xué)們構(gòu)思后討論此文的文種和結(jié)構(gòu)文種：報(bào)告？請(qǐng)示報(bào)告？請(qǐng)示？結(jié)構(gòu)——1，理由及依據(jù)；

2，具體打算；

3，請(qǐng)求事項(xiàng)

A.請(qǐng)求批準(zhǔn);B.請(qǐng)求以大學(xué)名義出具聯(lián)系函;C.請(qǐng)求職大一位或數(shù)位領(lǐng)導(dǎo)參加以示關(guān)懷。

*****大學(xué)人文學(xué)院文件

**大人文[2004]號(hào)簽發(fā)人：━━━━━━━━━★━━━━━━━━大學(xué)人文學(xué)院關(guān)于“五一”期間擬組織師生游覽市容和部分旅游景點(diǎn)的請(qǐng)示******大學(xué)：為了豐富全院師生假期生活，并對(duì)師生進(jìn)行了解烏魯木齊、熱愛烏魯木齊的教育，激發(fā)師生為把自治區(qū)首府建設(shè)成為現(xiàn)代化國際商貿(mào)城貢獻(xiàn)力量的熱情,經(jīng)院務(wù)會(huì)議研究，擬在今年“五一”長(zhǎng)假期間，組織全院師生游覽本市市容和部分旅游景點(diǎn)。

游覽活動(dòng)擬分期分批組織開展，共安排3天，即從五月三日至五日每天安排一個(gè)年級(jí)。主要游覽二道橋國際大巴扎、華凌商貿(mào)城、烏魯木齊經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)和紅山公園、水磨溝清泉山等。經(jīng)費(fèi)開支：租車費(fèi)（約三千元）擬由學(xué)院負(fù)擔(dān)；門票、午飯由師生自理。爭(zhēng)取向有關(guān)方面聯(lián)系求援，免收兩處公園門票。安全由學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及各班主任負(fù)責(zé)。請(qǐng)求****大學(xué)批準(zhǔn)我們組織此項(xiàng)活動(dòng)；請(qǐng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)一人或數(shù)人參加此項(xiàng)活動(dòng)，以示關(guān)懷并作指導(dǎo)；請(qǐng)求以職大名義出具分別致開發(fā)區(qū)管委會(huì)、園林局的公函，爭(zhēng)取他們派員給師生作介紹，并免收兩處公園的門票。妥否，請(qǐng)批示。**大學(xué)人文學(xué)院

二零零四年四月二十五日

主題詞：行政節(jié)假日請(qǐng)示

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━人文學(xué)院辦公室2004年4月29日共印漢文5份請(qǐng)大家給模擬文稿

作評(píng)價(jià)挑毛病文種是否正確?格式有無毛病?結(jié)構(gòu)是否合理?表達(dá)是否得體?字、詞、句、段方面有哪些要修改的？

文字工作概述

概念意義特點(diǎn)概念文字——文書，文章文字工作——廣義；狹義意義

A.文字功底是作者的基本素質(zhì)(“第一流的文字處理能手”)；

B.文字表達(dá)能力居作者應(yīng)具備的“六大能力”之首（表達(dá)、辦事、管理、交往、應(yīng)變、研究能力）；

C.作者做好文字工作是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的有益補(bǔ)充。從一定意義上講：

—是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的完善和升華；

—是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)知識(shí)和智能的補(bǔ)充和延伸；

—是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)精力和體力的“代償”。12-1-3特點(diǎn)（四性）A.寫作活動(dòng)的“受動(dòng)性”(相對(duì)“自主性”而言)“養(yǎng)之有素”——注重知識(shí)的積累和更新

“倚馬可待”——隨時(shí)準(zhǔn)備接受領(lǐng)導(dǎo)者的交擬要求作者

B.思維形式的“抽象性”（形象思維、

抽象思維、直覺思維）要求既具備扎實(shí)的現(xiàn)代漢語知識(shí)

又很好地掌握形式邏輯知識(shí)C.表達(dá)方式的“綜合性”（“記敘”“說明”“議論”“抒情”中，以說明為主，兼有記敘和議論）要求

熟悉記敘、說明和議論等表達(dá)方式

努力形成自己獨(dú)特的語言風(fēng)格D.成文過程的“程序性”（交擬→擬稿→審核→簽發(fā)→印發(fā)）；（會(huì)商→會(huì)稿→會(huì)簽）要求懂得并熟悉行文程序；嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定行文

文字記錄文字記錄的種類

（8種）

A.電話記錄a.發(fā)出電話記錄市園林局辦2004.4.30市職大人文學(xué)院郝敏園林局辦劉主任12345678郝:向園林局求助兩件事.五一期間我校組織師生游覽紅山公園,時(shí)間五月二日上午北京時(shí)間11點(diǎn),350人(含教師30人)。請(qǐng)貴局派導(dǎo)游；并請(qǐng)免收門票。園林局劉主任回答：導(dǎo)游可解決；免票待請(qǐng)示賀局長(zhǎng)定。b.接收電話記錄B.值班記錄C.來訪記錄D.會(huì)議記錄E.大事記

一事一記、按日編排。F.調(diào)查記錄

第一要件是傾聽；記錄要快速、精確；根據(jù)不同情況采用不同的記錄方法。G.領(lǐng)導(dǎo)講話記錄

不論領(lǐng)導(dǎo)人有無講稿都應(yīng)記錄，詳略可根據(jù)情況有所不同。有講稿應(yīng)詳記補(bǔ)充發(fā)揮部分；無講稿應(yīng)“有言必記”。H.領(lǐng)導(dǎo)口授記錄

作好準(zhǔn)備，隨時(shí)記錄；注意聆聽，邊聽邊記；疑問之處，隨手標(biāo)示；口授結(jié)束，復(fù)述要點(diǎn)。文字記錄的過程

A.備好紙筆,隨時(shí)記錄

B.用心傾聽判斷，快速作出記錄

C.重視“后整理”，形成記錄稿文字記錄的方法

A.要點(diǎn)記錄法；

B.詳細(xì)記錄法；

C.常用速記法；

D.特殊標(biāo)識(shí)法；

E.筆記錄音并用法。文稿撰擬文稿撰擬12-3-1文稿撰擬范圍——4方面

A.各種法定公文（即黨和國家明文規(guī)定的）黨的機(jī)關(guān)14種、行政機(jī)關(guān)13種：決議、決定、命令（令）、指示、意見、議案、通知、公告、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要等規(guī)定嚴(yán)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。

B.各種常用公文（即法定公文以外的各種書面材料）

文種遠(yuǎn)多于法定公文。約定俗成、自成規(guī)矩，撰擬時(shí)也不能自行其事。

——簡(jiǎn)報(bào)類：政務(wù)簡(jiǎn)報(bào)、信息摘報(bào)、情況反映、信訪動(dòng)態(tài)、值班簡(jiǎn)報(bào)、接待簡(jiǎn)報(bào)等。

——規(guī)章類：章程、辦法、細(xì)則、通則、規(guī)則、公約等。

——總結(jié)類（略）——計(jì)劃類（略）

——提綱類（略）——各種行業(yè)文書

C.領(lǐng)導(dǎo)的各種講話稿開幕詞、閉幕詞、發(fā)言稿、講演稿、工作報(bào)告（動(dòng)員報(bào)告、傳達(dá)報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、政府工作報(bào)告〈？〉、領(lǐng)導(dǎo)述職報(bào)告等）。撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿是秘書文字工作的“重頭戲”，或者說是秘書實(shí)務(wù)諸業(yè)務(wù)中的“重中之重”，也是衡量秘書是否成為文字工作“高手”的重要標(biāo)志。一位秘書，如能勝任各種講話稿的撰寫任務(wù)，即可以說其文字表達(dá)能力已進(jìn)入了成熟時(shí)期和自如階段。D.各種公關(guān)文書——企業(yè)、事業(yè)單位用得較多！書信類：祝賀信（賀電），慰問信（慰問電），致敬信（致敬電），感謝信（感謝電）等。致辭類：賀詞、歡迎詞、歡送詞、答謝詞、祝酒詞等。宣傳類：說明書、解說詞、廣告詞等。

目前，公關(guān)文書的種類不斷增加。秘書應(yīng)注重公關(guān)文書的寫作知識(shí)并學(xué)會(huì)撰擬。文稿撰擬過程（即通常情況下一篇文稿的成文流程）“三部曲”——

準(zhǔn)備階段

a.授受意圖理清思路

b.收集材料尋求依據(jù)

c.擬定提綱構(gòu)思布局

草擬階段注意——a.講究語法字斟句酌b.講究邏輯表達(dá)準(zhǔn)確c.講究格式遵規(guī)循俗

定稿階段a.審核——

發(fā)現(xiàn)問題b.修改——改錯(cuò)與調(diào)整c.定稿——

領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)通過文稿撰擬要求

除符合一般的寫作要求外，還有若干特殊要求一要符合必須行文的原則；二要符合國家現(xiàn)行法律、法規(guī)；三要符合黨和國家方針、政策；四要符合實(shí)際情況；五要符合領(lǐng)導(dǎo)意圖；六要做到所提措施辦法切實(shí)可行；七要與相關(guān)方面充分協(xié)商、協(xié)調(diào)一致；八要做到文字表達(dá)合乎語法、修辭、邏輯；九要符合有關(guān)公文格式、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等規(guī)定。文稿撰擬的3種方式A.個(gè)人撰擬（適用于一般性文稿如通知、業(yè)務(wù)性請(qǐng)示、專題性報(bào)告、批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)批轉(zhuǎn)以及簡(jiǎn)報(bào)、致詞、書信等類文稿撰擬）B.集體撰擬

（適用于重要而且綜合性強(qiáng)的和“大塊”文稿的撰擬，如大型會(huì)議文件、長(zhǎng)期工作計(jì)劃、年度全面總結(jié)、綜合性報(bào)告及規(guī)章的起草等）C.文稿代擬（大機(jī)關(guān)、大單位適用。其部門分工及專業(yè)細(xì)化度較高，以此彌補(bǔ)秘書專業(yè)知識(shí)之不足。用于專業(yè)性強(qiáng)的文稿）文稿審核文稿審核（核稿）概念

A.審核是文稿撰擬第三階段（定稿階段）中一道非常重要和實(shí)質(zhì)性的“工序”，即文稿擬成之后、送領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)前進(jìn)行的最后把關(guān)工作，因而是公文制發(fā)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

B.文稿審核的和意義和作用主要有三：

a.控制發(fā)文總量，提高行文質(zhì)量；

b.確保文稿質(zhì)量，避免行文出錯(cuò)；

c.減輕領(lǐng)導(dǎo)閱批文稿的負(fù)擔(dān)。審核內(nèi)容（亦即把關(guān)的重點(diǎn)）

主要從6個(gè)方面審查核定——

A.把好法律法規(guī)關(guān)；

B.把好政策規(guī)定關(guān)；

C.把好事實(shí)即材料數(shù)據(jù)關(guān)；

D.把好文字表述關(guān)（主題、觀點(diǎn)、結(jié)構(gòu)、語言、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、數(shù)字與計(jì)量單位等等）；

E.把好體式關(guān)（語體、規(guī)格、式樣等）；

F.把好程序規(guī)范關(guān)。文稿審核的方法

A.程序性方法——“三審”制初審。由專兼職核稿人員進(jìn)行初步審核。

復(fù)審。由秘書機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人對(duì)修改稿進(jìn)行審核。

終審。核稿人對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者已簽發(fā)的審批稿進(jìn)行最后的審核。

B.組織性方法——四種

a.個(gè)人審核b.集體審核

c.會(huì)商（會(huì)審）d.專家審核文書工作能力文書工作能力

本講要點(diǎn)發(fā)文處理

A.交擬與擬稿B.審核與簽發(fā)C.印制與校對(duì)D.用印與登記E.封發(fā)與傳遞收文處理

A.收文與閱文B.篩選與傳閱C.擬辦與批辦D.承辦與催辦E.立卷與歸檔概述A.文書與文書工作的概念B.文書工作的五大作用C.文書工作的六項(xiàng)原則D.行文關(guān)系與行文制度文書與文書工作公文文書工作——是指通過互相聯(lián)系的一系列環(huán)節(jié)，完成文書制發(fā)、傳遞、辦理、保管的全過程（亦稱文書處理或文書管理）本講主要研究

“公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序?！?/p>

——國務(wù)院辦公廳修訂的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第5章第22條公文處理程序示意圖傳遞簽收

登記分發(fā)擬辦批辦承辦立卷

↓

歸檔↓銷毀分發(fā)登記用印校對(duì)繕印

簽發(fā)擬稿

審核

催辦查辦文書工作的任務(wù)A.基本任務(wù):準(zhǔn)確、及時(shí)、安全地處理各類公文，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，為改革開放和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。B.具體任務(wù)：

a.發(fā)文處理；

b.收文處理；

c.文件管理；

d.文件保密；

e.文件貫徹落實(shí)情況的督促檢查工作；

f.領(lǐng)導(dǎo)人交辦的有關(guān)文件處理的其他工作。文書工作的作用文書工作是一項(xiàng)專業(yè)性、綜合性和機(jī)要性都很強(qiáng)的工作。做好文書工作，對(duì)于改進(jìn)文風(fēng)、消除“文山”，提高辦公效率，具有重要的意義。五項(xiàng)作用：

A.可以提高文書的質(zhì)量；

B.可以控制文書的總量；

C.可以加快文書的運(yùn)轉(zhuǎn)；

D.可以確保文書的安全；

E.可以促進(jìn)檔案的管理和利用。文書工作六項(xiàng)原則

A.準(zhǔn)確無誤；

B.及時(shí)迅速；

C.安全保密；

D.力求精簡(jiǎn)；

E.集中統(tǒng)一；

F.黨政分開。13-1-4行文關(guān)系與行文制度（1）行文關(guān)系——根據(jù)組織關(guān)系和職權(quán)范圍而確定的公文授受關(guān)系。主要有兩種類型的行文關(guān)系：

A.有隸屬關(guān)系的上下級(jí)機(jī)關(guān)之間的行文。

B.無隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)之間的行文。此類中又有兩種（通常用“函”行文）：

a.平行機(jī)關(guān)之間的行文；

b.不相隸屬的機(jī)關(guān)之間的行文。13-1-4行文關(guān)系與行文制度（2）

B.行文制度：機(jī)關(guān)行文必須共同遵守的辦文規(guī)程和準(zhǔn)則。主要有6種——

a.相互行文制度。

b.聯(lián)合行文制度。

c.逐級(jí)行文制度。

d.文稿代擬制度。

e.一文一事制度。

f.公開行文制度。案例二則

1，某市衛(wèi)生局向市委、市政府呈報(bào)了《關(guān)于我市艾治病防治情況及有關(guān)問題的報(bào)告》。但公文報(bào)出后其所反映的問題未能及時(shí)得到解決。從文書工作角度，您認(rèn)為責(zé)任在誰？

2，五一前夕，市政府向駐烏所有縣級(jí)以上單位發(fā)出關(guān)于正確懸掛國旗的通知。有些自治區(qū)、兵團(tuán)及中央部門所屬單位認(rèn)為行文有誤。您看呢？發(fā)文處理發(fā)文處理

發(fā)文處理五環(huán)節(jié)：各環(huán)節(jié)主要注意事項(xiàng)

A.交擬、擬稿：交擬時(shí)，交擬人和執(zhí)筆人均必須透徹地搞清4方面內(nèi)容，即擬文的背景、依據(jù)、意圖、要求。擬稿時(shí)的注意事項(xiàng)已在上一講詳細(xì)介紹了。交擬

擬稿審核

簽發(fā)印制

校對(duì)用印登記封發(fā)傳遞B.審核、簽發(fā)：

關(guān)于審核的要求也已在上一講詳細(xì)介紹過。主要是抓住文稿內(nèi)容、體式、行文規(guī)則，進(jìn)行綜合審查與核定。簽發(fā)，是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)已審核的文稿進(jìn)行審批，簽署表示核準(zhǔn)發(fā)出的意見。它是文稿形成定稿的最后環(huán)節(jié)，也是保證公文質(zhì)量的最后關(guān)口。因此也是制發(fā)公文的決定性環(huán)節(jié)。

關(guān)于公文簽發(fā)的權(quán)限。

簽發(fā)文書3項(xiàng)要求（認(rèn)真；明確；規(guī)范）C.印制、校對(duì)

對(duì)印制工作的要求——內(nèi)容準(zhǔn)確；格式規(guī)范；頁面整潔；字跡清楚；美觀大方，便于閱讀和保管。校對(duì)非常重要，也最容易出差錯(cuò)，要求校對(duì)人員必須嚴(yán)肅認(rèn)真、一絲不茍。校對(duì)3種方法——a.對(duì)校法。

b.折校法。

c.讀校法（兩人合作）。D.用印、登記

發(fā)文用印注意4點(diǎn)：確認(rèn)有領(lǐng)導(dǎo)人簽字并且適合規(guī)定；蓋印份數(shù)必須與原稿上標(biāo)明的相同；印章應(yīng)蓋在落款中央，上不壓正文，下要壓日期（“騎年蓋月”）；蓋印必須端正清晰，忌“歪、傾、斜、偏、花”。登記即對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的公文作統(tǒng)一記載，以便于日后對(duì)公文進(jìn)行清點(diǎn)、控制、查找和回收。一般應(yīng)使用《發(fā)文登記簿》，一文一頁登記表，其項(xiàng)目有：發(fā)文日期、文號(hào)、標(biāo)題、發(fā)往機(jī)關(guān)、份數(shù)、秘密等級(jí)等。E.封發(fā)、傳遞

封發(fā)，即裝封發(fā)出。分5個(gè)步驟：a.清點(diǎn)；b.寫封；c.填寫發(fā)文回簽單（也叫《發(fā)文回執(zhí)》）d.裝封；e.加封。

傳遞。根據(jù)文件密級(jí)高低和緩急時(shí)限的不同，其渠道和方式有：機(jī)要通信傳遞；機(jī)要交通傳遞；專職人員傳遞；文件交換站傳遞；電信傳遞（無線密碼電報(bào)、有保密設(shè)施的傳真機(jī)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)）。傳遞文件3條基本要求：迅速及時(shí)；安全保密；手續(xù)完備。收文處理收文處理5環(huán)節(jié)各環(huán)節(jié)操作程序與注意事項(xiàng)A.收文、閱文：

a.收文。包括簽收、分類、登記3流程。檢查、清點(diǎn)無誤后方可簽字。收文處理收文

閱文立卷

歸檔篩選

傳閱擬辦

批辦承辦

催辦

對(duì)所收文件進(jìn)行正確分類。

收文分類b.下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示、平行及不相隸屬機(jī)關(guān)商洽件c.上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)件及平行、不相隸屬機(jī)關(guān)復(fù)函d.內(nèi)部各部門調(diào)查性及下級(jí)機(jī)關(guān)陳述性來件e.內(nèi)部刊物、工作簡(jiǎn)報(bào)等類文書a.上級(jí)機(jī)關(guān)指令性和指導(dǎo)性文件兩種登記方法：分類登記法流水式登記法

b.閱文

閱文是秘書辦文的一個(gè)先決條件。

閱文的基本要求：“四看清”——性質(zhì)與大體內(nèi)容；制發(fā)與主送機(jī)關(guān)；緩急與時(shí)限；秘密等級(jí)與保密時(shí)限。

閱文“三法”：

a.泛讀法；

b.跳讀法；

c.精讀法。B.篩選、傳閱

a.篩選的基本要求

經(jīng)篩選，一般將文件分為三類：

(a)必閱件——領(lǐng)導(dǎo)者必須看到的文件，亦即秘書必須呈送的文件。

(b)批辦件——需要領(lǐng)導(dǎo)者審閱和批示的文件。

(c)參閱件——僅供領(lǐng)導(dǎo)者參考的文件和材料。秘書的提煉、綜合；加寫“內(nèi)容提要”。b.傳閱（a）傳閱文件種類：凡需要領(lǐng)導(dǎo)者閱批、批辦、閱知的文件（大致4種）。（b）傳閱方式：直接送傳；專人送傳；集中傳閱。（c）傳閱注意事項(xiàng)：

掌握傳閱范圍，不得隨意擴(kuò)大和縮??；遵循傳閱方位，以秘書部門為傳閱的運(yùn)轉(zhuǎn)軸心，采用“輪輻式”方式，嚴(yán)禁“橫傳”；掌握傳閱情況，防止文件失控。

為此，必須使用規(guī)范的傳閱單。

C.擬辦、批辦a.擬辦與批辦的區(qū)別和聯(lián)系

“需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見送領(lǐng)導(dǎo)人批示，或者交有關(guān)部門辦理?！?/p>

——《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》

擬辦，就是秘書部門或秘書人員對(duì)需要辦理的來文提出辦理的意見和建議，供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考。

批辦，則是指機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容和擬辦意見，對(duì)文件的辦理作出批示。它是承辦的主要依據(jù)。批辦屬于文書處理中的決策活動(dòng)，一般由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人負(fù)責(zé)；有些文件的批辦也可由秘書長(zhǎng)或辦公廳（室）主任負(fù)責(zé)。

（討論：擬辦也是文書處理中的決策活動(dòng)嗎？為什么？擬辦對(duì)批辦起什么作用？）

（練習(xí)：如果您是職大校長(zhǎng)辦秘書，請(qǐng)對(duì)人文學(xué)院關(guān)于組織游覽市容的請(qǐng)示寫一個(gè)30—50字的擬辦意見）b.擬辦件的種類和擬辦意見的幾種簽署形式擬辦件本機(jī)關(guān)所屬部門或下級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示性文件上級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)并需要落實(shí)的文件平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)需要答復(fù)的文件擬辦意見簽署形式待擬辦文件閱知件閱示件閱辦件建議件分3種情況領(lǐng)導(dǎo)閱批后傳達(dá)辦理；部分領(lǐng)導(dǎo)研究處理；領(lǐng)導(dǎo)集體研究分3種情況不需辦理；內(nèi)容重要；領(lǐng)導(dǎo)閱知，交有關(guān)部門辦理即可分3種情況提出辦理意見；轉(zhuǎn)部門辦理；事情重要待匯報(bào)分2種情況下級(jí)報(bào)告未要求批轉(zhuǎn)但似應(yīng)批轉(zhuǎn)；下級(jí)報(bào)告要求批轉(zhuǎn)但似不必批轉(zhuǎn)C.批辦意見的內(nèi)容：

該文由何單位（部門）、何人負(fù)責(zé)辦理；如何辦理、辦到何程度；對(duì)下級(jí)請(qǐng)示予以答復(fù)的原則性意見；重要文件和急件的辦理時(shí)限；需兩個(gè)以上單位（部門）或人員辦理時(shí)，應(yīng)批明主辦單位或主辦人。D.承辦、催辦

承辦——根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的批辦意見，具體辦理文件中提出的有關(guān)事項(xiàng)。這是辦文過程中最重要的環(huán)節(jié)之一，是落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)批示的關(guān)鍵一環(huán)。

秘書承辦公文的范圍主要有5：

a.對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)來文的承辦。3種方法：

——傳達(dá)；

——轉(zhuǎn)發(fā)；

——翻印。

b.對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人批件的承辦——收到批件后，立即呈送本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人閱示，并按照本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人的批示意見，迅速轉(zhuǎn)交有關(guān)部門、單位或人員辦理。大事、急事應(yīng)提出辦理時(shí)限，并將辦理結(jié)果報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)。

C.對(duì)本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人批件的承辦——秘書應(yīng)嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)人批示的意見辦理，或?qū)⑴D(zhuǎn)交、傳達(dá)給有關(guān)單位。批示的辦理落實(shí)情況，要及時(shí)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。做到件件有著落、有回音。

d.對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示件的承辦——根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示：或擬文批復(fù)請(qǐng)示單位和部門（轉(zhuǎn)入公文制發(fā)程序）；或電話回復(fù)請(qǐng)示單位和部門（準(zhǔn)確傳達(dá)和解釋領(lǐng)導(dǎo)的批示意見并做好電話記錄）；或口頭答復(fù)請(qǐng)示單位和部門（在請(qǐng)示件或呈批簽中將口頭答復(fù)情況詳加注明）。

對(duì)下級(jí)的請(qǐng)示，上級(jí)機(jī)關(guān)的秘書部門和秘書人員務(wù)必快辦、快復(fù)，不得延誤！

e.對(duì)其他需要回復(fù)的來文的承辦。包括：

——上級(jí)機(jī)關(guān)布置、詢問和要求辦理的事項(xiàng)；

——平行或不相隸屬機(jī)關(guān)之間需作出答復(fù)的公文等等。秘書部門應(yīng)交由業(yè)務(wù)部門研究提出意見，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱批準(zhǔn)后作出安排和回復(fù)。

承辦單位應(yīng)抓緊辦理，不得延誤。若發(fā)現(xiàn)該件不屬于本單位職權(quán)范圍或不宜由本單位辦理的，應(yīng)迅速退回交辦的文秘部門并說明理由。關(guān)于催辦a.概念：催辦——秘書對(duì)有關(guān)單位和部門公文承辦情況進(jìn)行檢查和督促，使公文及時(shí)得到辦理的活動(dòng)。催辦是避免辦事拖拉、